Beschreibung
Der KI-basierte Angebotsprüfer und Genehmigungsassistent überprüft jedes ausgehende kommerzielle Angebot auf Preisrichtigkeit, Einhaltung von Rabattbedingungen und vertragliche Einschränkungen, bevor es den Kunden erreicht. Er bündelt verstreute Regeln aus CRM, CPQ, Produktkatalog und ERP, kennzeichnet risikobehaftete Geschäfte und generiert empfohlene Genehmigungswege sowie Begründungen für Führungskräfte.
implementi.ai konfiguriert, betreibt und wartet die Automatisierung als monatlichen Managed Service: Wir verbinden die vereinbarten Systeme, optimieren die Regeln und überwachen die Automatisierung, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter konsistente und schnellere Genehmigungen erhalten, während Ihr Betriebsteam die Kontrolle über Margen und vertragliche Verpflichtungen behält.
Das Problem
Heutzutage verlassen sich viele Unternehmen bei der Überprüfung von Angeboten auf manuelle Kontrollen, Tabellenkalkulationen und das eigene Gedächtnis. Preisabweichungen, veraltete Produktlisten und uneinheitliche Rabattgewährung führen sowohl zu Umsatzrisiken als auch zu langwierigen Genehmigungsverfahren. Vertriebsmitarbeiter müssen darauf warten, dass ihre Vorgesetzten Margen, Bündelungsregeln oder Vertragsausnahmen manuell überprüfen. Mit steigendem Geschäftsvolumen verursachen manuelle Überprüfungen Engpässe, vergrößern den Genehmigungsrückstand und erhöhen das Risiko menschlicher Fehler – was zu unterpreisigen Verkäufen, nicht eingehaltenen Vertragsbedingungen oder verzögerter Umsatzrealisierung führt.
Was diese Lösung automatisiert
Diese Managed-Lösung automatisiert die Angebotsprüfung, die Risikoeinstufung und die Weiterleitung zur Genehmigung. Das System prüft die Einzelposten des Angebots, die gewährten Rabatte, die Kundenvertragsklauseln und den verfügbaren Lagerbestand (sofern relevant) und empfiehlt anschließend eine Maßnahme: automatische Genehmigung, Hinzufügen einer Begründung durch den Vorgesetzten oder Weiterleitung zur manuellen Genehmigung. implementi.ai sorgt für die Aufrechterhaltung der Automatisierung, behandelt Ausnahmen und aktualisiert die Regelsätze, sobald sich Ihre Preisrichtlinien ändern.
- Listpreis, Rabattgrenzen und Genehmigungsstufen für jede Angebotszeile überprüfen
- Vertragsbedingungen, Verlängerungsbedingungen und ausgehandelte Preise prüfen
- Abgleich von Produktkatalog und SKU-Verfügbarkeit zur Ermittlung von Fulfillment-Risiken
- Erstellen Sie eine für Menschen verständliche Begründung und schlagen Sie einen Genehmigungsverantwortlichen vor
- Die Weiterleitung an den richtigen Genehmiger automatisieren oder risikoarme Angebote automatisch genehmigen
- Entscheidungen protokollieren und einen durchsuchbaren Verlauf für Audits führen
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere Genehmigungen. Automatisieren Sie Entscheidungen mit geringem Risiko und liefern Sie klare Begründungen für Ausnahmen, damit Führungskräfte schnell handeln können, anstatt dieselben Überprüfungen immer wieder durchzuführen.
- Margensicherung. Verhindern Sie unberechtigte Rabatte und erkennen Sie unterbewertete Angebote, indem Sie Rabatte und Kostenannahmen prüfen, bevor das Angebot versendet wird.
- Konsequente Einhaltung der Vorschriften. Wenden Sie in allen Teams dieselben Preis-, Bündelungs- und Vertragsregeln an, damit Kunden vorhersehbare Angebote erhalten und gesetzliche Verpflichtungen eingehalten werden.
- Geringere manuelle Belastung. Die Mitarbeiter in Vertrieb und Finanzabteilung verbringen weniger Zeit mit Tabellenkalkulationen und Ad-hoc-Chats; die Automatisierung zeigt nur aussagekräftige Ausnahmen zur Überprüfung durch den Menschen an.
- Eindeutiger Prüfpfad. Führen Sie ein leicht zugängliches Verzeichnis der Validierungen, Genehmigungen und Begründungen, um Überprüfungen nach dem Verkauf und die Übergabe an die Finanzabteilung zu vereinfachen.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein Technologie-Reseller im Mittelstand nutzt mehrere CPQ-Vorlagen und ermöglicht es den Regionalleitern, Rabatte bis zu unterschiedlichen Obergrenzen zu genehmigen. Die Angebote werden aus dem CRM an ein Angebotstool weitergeleitet, und die Manager prüfen jede einzelne Position manuell. Mit diesem Produkt wird jedes Angebot automatisch validiert: Preisregeln und Vertragsausnahmen werden durchgesetzt, risikoarme Angebote werden automatisch genehmigt und risikobehaftete Fälle werden mit einer kurzen Begründung an den zuständigen regionalen Genehmiger weitergeleitet. Der Vertriebsmitarbeiter erhält eine klare Anweisung für den nächsten Schritt, und das Vertriebsteam erhält ein zentralisiertes Protokoll der Entscheidungen zur Abstimmung mit der Rechnungsstellung und der Finanzabteilung.
Für wen ist es gedacht?
- Vertriebsteams in B2B-Unternehmen, die eine einheitliche Preisgestaltung und schnellere Genehmigungsabläufe benötigen.
- Vertriebsabteilungen oder Gruppen im Bereich Commercial Finance, die eine zentrale Informationsquelle für die Angebotsprüfung benötigen.
- Unternehmen, die CRM + CPQ einsetzen und bei denen manuelle Rabattgenehmigungen zu Engpässen führen.
- Unternehmen mit ausgehandelten Kundenverträgen, bei denen vor dem Versand von Angeboten eine Validierung erforderlich ist.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die Elemente der Betriebsautomatisierung und des Managed Service, die für den reibungslosen Betrieb der Lösung erforderlich sind. implementi.ai konfiguriert die anfänglichen Regeln, bindet die vereinbarten Systeme ein, betreibt die Automatisierung, überwacht deren Leistung und kümmert sich um Fehlerbehebungen sowie angemessene Konfigurationsaktualisierungen. Die laufende Wartung umfasst die Aktualisierung der Genehmigungsregeln und die Umsetzung von Integrationsänderungen, wie vor dem Start vereinbart.
- Bedienung der Automatisierungs- und Regel-Engine
- Anbindungen an vereinbarte CRM-/CPQ-/ERP-Systeme
- Überwachung und Behandlung von Fehlern
- Wartung und angemessene Konfigurationsaktualisierungen
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Unternehmen, die nur sehr selten und punktuell Angebote erstellen und eine manuelle Prüfung bevorzugen.
- Unternehmen ohne digitale Angebotsablage (ausschließlich papierbasierte Angebotserstellung), bei denen eine Integration nicht möglich ist.
So funktioniert es
- Notieren Sie sich das Zitat. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter im verbundenen CRM/CPQ ein Angebot erstellt oder versendet, erhält die Automatisierung die Angebotsdaten zur Validierung.
- Extrahieren und normalisieren. Einzelposten, Preise, Rabatte, Kundenvertrags-IDs und Lieferorte werden extrahiert und den zentralen Produkt- und Preisregeln zugeordnet.
- Regelbasierte Prüfungen. Der Validator überprüft Listenpreise, Rabattgrenzen, Genehmigungsstufen, Vertragsausnahmen und die Verfügbarkeit von Artikelnummern anhand der konfigurierten Regeln und der jüngsten Historie.
- KI-gestützte Risikobewertung. Das System fasst komplexe Fälle (widersprüchliche Rabatte, Sonderklauseln) in einer kurzen, für Menschen verständlichen Begründung zusammen und weist ihnen eine Risikobewertung zu, um die Priorität bei der Genehmigung festzulegen.
- Entscheidung und Weiterleitung. Angebote mit geringem Risiko werden automatisch genehmigt und an den Vertriebsworkflow zurückgeleitet; Ausnahmen werden zusammen mit kontextbezogenen Belegen und vorgeschlagenen Entscheidungswegen an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet.
- Prüfung durch einen Mitarbeiter und Lösung des Problems. Ein Genehmiger erhält den weitergeleiteten Fall, prüft die generierte Begründung und genehmigt ihn entweder, fordert Änderungen an oder leitet ihn weiter; die Entscheidung wird im Quellsystem protokolliert.
- Protokollieren und Lernen. Entscheidungen und korrigierte Regeln werden protokolliert, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und regelmäßige Anpassungen vorzunehmen, um künftige Ausnahmen zu reduzieren.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das Software-Abonnements und Hardware-Pakete mithilfe eines CRM- und eines CPQ-Tools verkauft. Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot, bei dem ein Rabatt von 25% auf eine gebündelte Artikelnummer im Rahmen eines ausgehandelten Kundenvertrags angewendet wird. Die Automatisierung ruft das Angebot ab, gleicht die Produkt-SKU mit den aktuellen Vertragsbedingungen ab, erkennt, dass der Rabatt die Genehmigungsgrenze des Regionalleiters überschreitet, und stellt fest, dass der Lagerbestand des Hardwareartikels begrenzt ist. Sie verfasst eine prägnante Begründung, weist eine mittlere Risikobewertung zu und leitet das Angebot mit vorgeschlagenen Maßnahmen (Rabatt reduzieren, Lagerbestand bestätigen oder mit Begründung genehmigen) an den Regionalleiter weiter. Der Regionalleiter genehmigt das Angebot nach einer kurzen Prüfung, und es wird zur Rechnungsstellung weitergeleitet, wobei die Entscheidung für zukünftige Audits protokolliert wird.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die angebunden werden können, gehören CRM-Plattformen (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics), CPQ- und Angebotstools, ERP- und Bestandsverwaltungssysteme (NetSuite, SAP S/4HANA, Oracle), Zahlungs- und Abrechnungsplattformen sowie ein zentraler Produktkatalog oder ein PIM. Die genannten Plattformen dienen als typische Beispiele; die genaue Kompatibilität wird im Rahmen der Projektabgrenzung bestätigt.
Anschlussarten
Die Anbindung erfolgt über verfügbare APIs, native Integrationen (sofern unterstützt), Webhooks aus dem Angebotstool, sicheren CSV- oder Datenexport/-import oder Google Sheets für erste Pilotprojekte. Die endgültige Methode hängt von den von Ihnen verwendeten Systemen ab und wird vor der Implementierung vereinbart.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welche Systeme miteinander verbunden werden sollen, beispielsweise Angebotsdatensätze, Ihre Preis- und Genehmigungsregeln, die Speicherorte der Produkt- und Vertragsdaten sowie die bevorzugte Weiterleitungslogik für Genehmigungen. Außerdem legen wir die geeignete Verbindungsmethode (API, Webhook, CSV) sowie etwaige Beispielzugangsdaten oder Exportdateien fest, die für die Konfiguration erforderlich sind. Die Kompatibilität und die genaue Zugriffsmethode werden vor der Implementierung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen CRM- und CPQ-Systemen können Sie eine Anbindung herstellen?
In der Regel integrieren wir uns über APIs oder Webhooks in gängige CRM- und CPQ-Tools und können für Pilotprojekte auch mit Exportdateien oder Google Sheets arbeiten. Die genaue Kompatibilität wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Inwieweit sind Anpassungen erforderlich, um unseren Preisregeln gerecht zu werden?
In der Regel sind gewisse Anpassungen der Regeln erforderlich, um Genehmigungsstufen, Rabattobergrenzen und Vertragsausnahmen zu berücksichtigen. implementi.ai übernimmt die Konfiguration der Regeln und die laufenden Aktualisierungen im Rahmen des monatlichen Managed Service.
Was passiert mit komplexen Ausnahmen, die die KI meldet?
Komplexe oder mehrdeutige Fälle werden an einen namentlich benannten Genehmiger weitergeleitet, zusammen mit einer klaren, für den Menschen verständlichen Begründung und vorgeschlagenen Maßnahmen. Der Genehmiger trifft die endgültige Entscheidung, die anschließend vom System protokolliert wird.
Führen Sie Aufzeichnungen über frühere Validierungen und Genehmigungen?
Die Lösung führt ein durchsuchbares Protokoll über Validierungen, Entscheidungen und Begründungen, um Audits und zukünftige Optimierungen zu unterstützen. Die Speicherung und der Umfang des Protokolls werden vor der Inbetriebnahme vereinbart.
Wie ändern sich die Preise bei zusätzlichen Integrationen oder einem hohen Angebotsvolumen?
Die monatliche Gebühr deckt den vereinbarten Integrations- und Überwachungsumfang ab. Zusätzliche Systeme, eine häufigere Verarbeitung oder eine erhebliche Komplexität der Regeln können den Umfang erweitern; etwaige Änderungen bestätigen wir vor der Umsetzung.
Wie beginnen wir mit der Umsetzung?
Zunächst führen wir ein Sondierungsgespräch durch, um Systeme, Beispielangebote und Genehmigungsregeln zu erfassen. Nach der Einigung konfiguriert implementi.ai die Konnektoren, den Regelsatz und die Überwachung und bestätigt den Startplan. Die genauen Zeitpunkte werden im Rahmen der Sondierung festgelegt.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche CRM-, CPQ- und ERP-Systeme Ihr Unternehmen einsetzt und wie Ihre Rabatt- und Genehmigungsstufen aufgebaut sind.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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