Beschreibung
Dieser Managed Service bewertet eingehende Leads automatisch, ordnet sie zu und leitet sie anhand von Vertriebsgebieten, Arbeitsauslastung, Kompetenzen und Geschäftsregeln an den richtigen Vertriebsmitarbeiter weiter. Er macht Schluss mit langwieriger manueller Zuordnung, ad-hoc erstellten Gebietsplänen und überfüllten Posteingängen, sodass Leads schneller und vom am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter kontaktiert werden.
implementi.ai konfiguriert die Regeln, verbindet die vereinbarten Systeme, betreibt die Automatisierung und wartet sie monatlich – wir überwachen das Routing, beheben Fehler und aktualisieren die Konfiguration, sobald sich Ihr Vertriebsbereich oder Ihre Regeln ändern.
Das Problem
Viele Vertriebsorganisationen leiten Leads nach wie vor über Tabellenkalkulationen, manuelle Regeln oder nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ weiter. Dies führt zu einem uneinheitlichen Service: Einige Regionen werden übermäßig betreut, in anderen entgehen wichtige Nachfassaktionen, und hochwertige Leads können verzögert werden, während die Vertriebsmitarbeiter über die Zuständigkeit entscheiden. Wenn das Volumen wächst und Teams neue Regionen, Produkte oder Kanäle hinzufügen, werden manuelle Regeln unzuverlässig. Wichtige Informationen – Lead-Quelle, Region, Produktinteresse, Verfügbarkeit des Vertriebsmitarbeiters und Quotenstatus – müssen kontrolliert und kombiniert werden, um die richtige Zuweisung vorzunehmen. Das manuelle Erfassen und Anwenden dieser Signale ist jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert den kontinuierlichen Prozess der Bewertung eingehender Leads und deren Zuweisung an den am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter gemäß konfigurierbaren Geschäftsregeln. Der Dienst kombiniert Lead-Daten, Gebietsdefinitionen, die Verfügbarkeit der Vertriebsmitarbeiter sowie Leistungsindikatoren, um Zuweisungsentscheidungen zu treffen und Weiterleitungsmaßnahmen durchzuführen.
- Bewertung nach Region, Wert, Produktinteresse und Quelle.
- Wenden Sie Geschäftsregeln für Kontingente, die Zuordnung nach Kompetenzen/Segmenten und die faire Round-Robin-Verteilung an.
- Erstellen oder aktualisieren Sie Lead-Datensätze in Ihrem CRM und kennzeichnen Sie den Grund für die Zuweisung.
- Senden Sie Benachrichtigungen an Vertriebsmitarbeiter über CRM-Aufgaben, Slack, E-Mail oder SMS.
- Nicht akzeptierte Leads nach Ablauf einer konfigurierbaren Wartezeit automatisch eskalieren und dem nächsten verfügbaren Vertriebsmitarbeiter zuweisen.
- Führen Sie Aufgabeverlaufsdaten und Auslastungskennzahlen für die fortlaufende Optimierung.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellerer Kontakt, höheres Konversionspotenzial. Leads werden sofort an die richtige Person weitergeleitet, sodass sich die Reaktionszeiten verkürzen und die Vertriebsmitarbeiter die Leads bearbeiten können, solange das Interesse noch frisch ist.
- Gerechtere, arbeitslastabhängige Verteilung. Bei der Zuweisung von Aufträgen werden die aktuelle Arbeitsauslastung und die Kontingente berücksichtigt, um eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden und eine einheitliche Bearbeitung in allen Gebieten zu gewährleisten.
- Weniger manueller Verwaltungsaufwand im Vertriebsbereich. Regeln und Ausnahmen werden automatisch verarbeitet, wodurch das Betriebspersonal von der Routenplanung mithilfe von Tabellenkalkulationen und der manuellen Neuzuweisung entlastet wird.
- Eindeutige Rückverfolgbarkeit der Zuordnung. Bei jeder Zuweisung eines Leads werden der Grund und der Verlauf im CRM gespeichert, sodass Manager die Abdeckung überprüfen und die Regeln anpassen können.
- Skalierbar bei wachsender Anzahl von Kanälen. Die Automatisierung passt sich an, wenn Sie Marketingkanäle, Regionen oder Produktlinien hinzufügen, ohne dass sich der manuelle Aufwand vervielfacht.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein mittelständischer B2B-Anbieter erhält beispielsweise Webformulare, Messelisten und Empfehlungen von Partnern. In der Vergangenheit wurden eingehende Leads per E-Mail an einen gemeinsamen Posteingang gesendet, und erfahrene Vertriebsmitarbeiter wählten die interessantesten Leads aus, während andere warten mussten. Nach der Implementierung erfasst die Automatisierung die Lead-Quelle sowie Postanschrift und Telefonnummer, wendet Gebietszuordnungen und Regeln zu Produktkenntnissen an und weist jeden Lead anschließend einem verfügbaren Vertriebsmitarbeiter zu. Hochwertige Enterprise-Leads werden mit voreingestellten SLA-Benachrichtigungen an Enterprise-Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet; kleinere eingehende Anfragen gehen nach dem Round-Robin-Verfahren an den Inside-Sales-Bereich. Manager nutzen den Zuweisungsverlauf, um Ungleichgewichte in den Vertriebsgebieten zu erkennen und die Regeln monatlich anzupassen.
Für wen ist es gedacht?
- Regionale B2B-Vertriebsteams – Teams mit festgelegten Gebieten, die eine einheitliche Verteilung und Nachverfolgbarkeit von Leads benötigen.
- Vertriebsteams – Unternehmen, die manuelle Weiterleitungen reduzieren und die Zuweisung auf Basis von Tabellenkalkulationen abschaffen möchten.
- Inside-Sales- und SDR-Abteilungen – Teams mit hohem Eingangsvolumen, die automatisierten Lastausgleich und Eskalationsverfahren benötigen.
- Anbieter mehrerer Produkte oder Vertriebspartner – Unternehmen, die Leads den Vertriebsmitarbeitern zuordnen müssen, die über die entsprechenden Produktkenntnisse verfügen oder für den jeweiligen Partnerbereich zuständig sind.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die betriebene Automatisierung sowie die laufenden Serviceleistungen, die erforderlich sind, um den Routing-Prozess aufrechtzuerhalten und an geschäftliche Veränderungen anzupassen. Implementi.ai pflegt die konfigurierten Workflows, überwacht den Betrieb, bearbeitet und behebt Automatisierungsfehler und nimmt angemessene Konfigurationsaktualisierungen vor, wenn sich Ihre Gebiete oder Regeln ändern.
- Betrieb der Automatisierung für Lead-Scoring und -Weiterleitung.
- Anbindungen an vereinbarte Systeme und die laufende Wartung dieser Integrationen.
- Überwachung des Betriebszustands der Automatisierung sowie Bearbeitung von Störungen oder Weiterleitungsausnahmen.
- Konfigurationsaktualisierungen und Regeloptimierung im vereinbarten Umfang.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Sehr kleine Teams (weniger als ca. 5 Vertriebsmitarbeiter) mit nur wenigen eingehenden Leads – eine manuelle Weiterleitung kann in diesem Fall einfacher und kostengünstiger sein.
- Unternehmen ohne CRM-System oder festgelegten digitalen Prozess zur Lead-Erfassung – dieses Produkt benötigt strukturierte Lead-Daten aus verschiedenen Quellen, um effektiv zu sein.
So funktioniert es
- Leitquellen verbinden. Die Automatisierung empfängt Leads aus vereinbarten Quellen (Webformulare, Werbeplattformen, Uploads von Partnern oder CSV-Dateien) und standardisiert die für die Weiterleitung erforderlichen Schlüsselfelder.
- Daten anreichern und validieren. Durch eine grundlegende Anreicherung (Postanschrift/Telefonnummer, abgeleitete Region) und Validierungsprüfungen wird sichergestellt, dass jeder Lead die gemäß den Gebietsregeln erforderlichen Attribute aufweist; unvollständige Leads werden zur manuellen Überprüfung gekennzeichnet.
- Bewertung nach geschäftlichen Kriterien. Das System wendet konfigurierbare Bewertungskriterien (Übereinstimmung mit dem Vertriebsgebiet, Produktinteresse, geschätzte Geschäftsgröße, Qualität der Lead-Quelle) an, um Entscheidungen zur Zuweisung zu priorisieren.
- Wenden Sie die Regeln für Gebiete und Arbeitsauslastung an. Geschäftsregeln kombinieren Gebietspläne, die Kompetenzen der Vertriebsmitarbeiter, die aktuelle Arbeitsauslastung und Quotenvorgaben, um den am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter oder die am besten geeignete Warteschlange auszuwählen.
- Auftrag ausführen und Benachrichtigung versenden. Der ausgewählte CRM-Lead wird angelegt bzw. aktualisiert, und der Vertriebsmitarbeiter erhält über den vereinbarten Kanal (CRM-Aufgabe, Slack, E-Mail) eine Benachrichtigung. Der Grund für die Zuweisung sowie die Metadaten werden zu Prüfungszwecken gespeichert.
- Die Akzeptanz überwachen und bei Bedarf eskalieren. Wird ein Lead nicht innerhalb einer festgelegten Zeitüberschreitung angenommen, nimmt die Automatisierung gemäß Ihren Ausweichregeln eine Neuzuweisung oder Eskalation vor und protokolliert die Aktion.
- Verlauf und Abstimmung pflegen. Der Zuweisungsverlauf und die Kennzahlen zur Arbeitsauslastung werden gespeichert, damit die Vertriebsabteilung und implementi.ai die Regeln und Schwellenwerte regelmäßig anpassen können.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das Leads über ein Website-Formular, bezahlte Suchanzeigen und Partnerempfehlungen sammelt. Ein neuer Lead geht ein, mit Angaben zum Standort und zum Produktinteresse. Der Dienst ergänzt den Datensatz, um die Region zu ermitteln, bewertet den Lead höher, da er aus einer Partnerempfehlung stammt, und prüft anschließend die Verfügbarkeit sowie die Quote des Vertriebsmitarbeiters. Die Automatisierung weist den Lead dem nächstgelegenen Vertriebsmitarbeiter im Unternehmensbereich zu, der über Kapazitäten verfügt, legt den CRM-Lead an und versendet eine Slack-Benachrichtigung mit den wichtigsten Details. Wenn der Vertriebsmitarbeiter den Lead nicht innerhalb von zwei Stunden annimmt, weist das System ihn automatisch dem nächsten verfügbaren Vertriebsmitarbeiter zu und protokolliert die Änderung zur Überprüfung.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die wir anbinden, gehören CRM-Plattformen (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), Marketing-Automatisierungs- und Lead-Quellen (Google Ads, LinkedIn Lead Gen, Marketing-Plattformen mit Webhooks), Tools für die Zusammenarbeit (Slack), Telefonie-/Web-Call-Plattformen (Twilio oder andere Telefonieanbieter) sowie Kalender (Google Kalender, Office 365). Andere Systeme können möglicherweise über eine API, einen Webhook oder einen vereinbarten Datenexport angebunden werden.
Anschlussarten
Gängige Methoden sind API-Integrationen und Webhooks für die Live-Übermittlung von Leads, native CRM-APIs zum Anlegen bzw. Aktualisieren von Lead-Datensätzen und Aufgaben sowie Konnektoren für Slack, E-Mail-Benachrichtigungen oder SMS. Ist kein direkter API-Zugriff möglich, können wir als vereinbarte Alternative sichere CSV-Exporte, Google Sheets oder das Parsen von E-Mail-Postfächern nutzen. Die Kompatibilität und die gewählten Methoden werden vor dem Start bestätigt.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welche Lead-Quellen und CRM-Systeme Sie nutzen, stellen API- oder Integrationszugang für diese Systeme bereit (oder vereinbaren entsprechende Exportmethoden) und liefern Gebietsdefinitionen, Lead-Listen, Qualifikationskriterien sowie etwaige Quoten- oder Akzeptanzregeln. Außerdem benötigen wir Ihre bevorzugten Benachrichtigungskanäle und Eskalationsregeln. Die Zugriffsmethode, die Zuordnung der Datenfelder und die endgültige Kompatibilität werden während der Projektplanung und vor der Aktivierung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Welche CRM-Systeme und Lead-Quellen unterstützen Sie?
Wir integrieren unsere Lösung in der Regel über APIs oder Webhooks in gängige CRM-Systeme (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) sowie in Marketing- und Web-Lead-Quellen. Falls ein System keine API bietet, können wir als vereinbarte Alternative mit CSV-Exporten, Google Sheets oder der Erfassung per E-Mail arbeiten. Die endgültige Kompatibilität wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Inwieweit lassen sich die Weiterleitungsregeln anpassen?
Die Weiterleitungsregeln sind in hohem Maße konfigurierbar: Gebietszuordnungen, die Zuordnung von Produkten zu Kompetenzen, Quoten- und Round-Robin-Optionen, Prioritäten für bestimmte Quellen sowie Zeitlimit- und Eskalationsregeln können individuell angepasst werden. Implementi.ai wendet diese Regeln im Rahmen des monatlichen Service im vereinbarten Umfang an und pflegt sie.
Was passiert, wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Lead nicht annimmt?
Die Automatisierung kann einem konfigurierten Fallback-Verhalten folgen: Weiterleitung an einen anderen Mitarbeiter, Einreihung in die Warteschlange eines Team-Pools oder Eskalation an einen Vorgesetzten nach Ablauf einer festgelegten Zeitüberschreitung. Alle Aktionen und Zeitstempel werden protokolliert, sodass Sie die Zeitüberschreitungen überprüfen und anpassen können.
Wie verhindert das System eine Überlastung der Leistungsträger?
Der Dienst berücksichtigt bei seinen Entscheidungen die aktuelle Arbeitsauslastung und die jüngsten Zuweisungen und unterstützt quotenorientierte sowie auf eine gerechte Verteilung ausgerichtete Richtlinien, um eine Überlastung einzelner Mitarbeiter zu verhindern. Historische Zuweisungsdaten werden zur Feinabstimmung dieser Regeln gespeichert.
Kann das System eine produkt- oder kanalspezifische Weiterleitung bewältigen?
Ja. Die Regeln können Produkt- oder Segmentkenntnisse berücksichtigen, sodass Leads für bestimmte Produktlinien an Vertriebsmitarbeiter mit der entsprechenden Fachkompetenz weitergeleitet werden. Auch kanalspezifische Prioritäten (z. B. Partnerempfehlungen gegenüber Marketing-Leads) werden unterstützt.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welches CRM-System, welche Lead-Quellen und welche Regionen oder Gebiete Ihr Unternehmen derzeit nutzt.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
