Beschreibung
Der KI-gestützte Angebotsgenerator und Genehmigungs-Router automatisiert die sich wiederholenden, fehleranfälligen Aufgaben bei der Erstellung maßgeschneiderter Angebote und deren Unterzeichnung. Er ruft Opportunity- und Kundendaten aus Ihrem CRM ab, füllt genehmigte Angebotsvorlagen aus, erstellt leicht verständliche Zusammenfassungen und leitet die Dokumente an die richtigen Genehmiger und kundenorientierten Kanäle weiter.
Implementi.ai betreibt und wartet die Automatisierung als monatlichen Managed Service: Wir konfigurieren Vorlagen und Regeln, binden vereinbarte Systeme ein, überwachen den Prozess und kümmern uns um Fehlerbehebungen und Updates, damit Ihr Vertriebsteam einheitliche und schnelle Angebote erstellen kann, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Das Problem
Viele Vertriebsteams erstellen Angebote manuell aus einer Mischung aus CRM-Notizen, Tabellenkalkulationen und Word- oder Google-Vorlagen. Dieser Prozess ist langsam, uneinheitlich und führt zu Fehlern – Preise, Konditionen und Umfang müssen oft manuell überprüft werden, Genehmigungen werden ad hoc abgewickelt und die Versionshistorie lässt sich nur schwer nachverfolgen. Mit steigendem Geschäftsvolumen und zunehmender Produktkomplexität führt die manuelle Erstellung von Angeboten zu Verzögerungen in Kundengesprächen, verstärkt rechtliche und genehmigungsbezogene Engpässe und erschwert es, zu messen, welche Angebotsvarianten tatsächlich zum Abschluss führen. Da diese Aufgabe systemübergreifend ist (CRM, Produktkatalog, Preisregeln, Dokumentenbibliothek), vereinfachen Teams die Angebote entweder zu stark oder verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben statt mit dem Verkauf.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert den gesamten Prozess der Angebotserstellung und der Genehmigungsabwicklung. Es standardisiert den Inhalt der Angebote, sorgt für die Einhaltung von Vorlagen und Preisregeln und führt für jedes Angebot ein nachverfolgbares Verlaufsprotokoll.
- Extrahieren Sie Opportunity- und Kundendaten aus CRM-Datensätzen und füllen Sie damit Angebotsvorlagen aus.
- Erstellen Sie mithilfe von KI prägnante Zusammenfassungen und optionale, individuell angepasste Begleittexte.
- Wenden Sie die konfigurierten Preis- und Konditionsregeln an und kennzeichnen Sie Ausnahmen zur Überprüfung.
- Leiten Sie die Vorschläge an die internen Genehmiger weiter und informieren Sie die Vertriebsmitarbeiter über die erforderlichen Maßnahmen.
- Übermitteln Sie den Kunden die endgültigen Angebote als PDF, über einen Link oder über integrierte E-Signatur-Funktionen.
- Führen Sie für jede Verkaufschance einen Zeitplan zum Angebotsstatus und einen Versionsverlauf.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere Bearbeitung von Angeboten. Das automatische Ausfüllen von Vorlagen und vorkonfigurierte Weiterleitungen verkürzen die Zeit zwischen der Annahme eines Verkaufsvorgangs und der Lieferung an den Kunden, sodass die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für den Verkauf haben.
- Konsistenz und Einhaltung der Vorschriften. Durch die Einhaltung von Vorlagen und die Überprüfung auf Regelkonformität wird sichergestellt, dass Preise, Bedingungen und rechtliche Klauseln den genehmigten Standards entsprechen, bevor die Dokumente das Unternehmen verlassen.
- Eindeutiger Genehmigungsworkflow. Durch automatisierte Weiterleitung und Ausnahmekennzeichnungen werden Ad-hoc-Genehmigungen per E-Mail reduziert und die Entscheidungsfindung bei rabattierten oder nicht standardmäßigen Angeboten beschleunigt.
- Bessere Nachverfolgung und Transparenz. Dank der zentralisierten Status- und Versionshistorie erhalten Revenue-Ops-Mitarbeiter und Manager einen aussagekräftigen Überblick über festgefahrene Angebote und Genehmigungsengpässe.
- Weniger Nacharbeit. Vorgefertigte Inhalte und KI-gestützte Zusammenfassungen reduzieren den manuellen Bearbeitungsaufwand und vermeiden häufige Fehler, die zu Verzögerungen oder Neuverhandlungen führen.
Ein praktischer Anwendungsfall
Bei einem mittelständischen B2B-Anbieter, der Dutzende aktiver Verkaufschancen verwaltet, zögern Vertriebsmitarbeiter oft mit dem Versenden von Angeboten, bis Preise und Vertragsklauseln von der Finanz- und Rechtsabteilung doppelt geprüft wurden. Mit diesem Produkt ruft die Automatisierung, sobald ein Vertriebsmitarbeiter eine Verkaufschance als „bereit für das Angebot“ markiert, die aktuellste Produktkonfiguration, Preisregeln und Kundendaten ab, erstellt ein maßgeschneidertes Angebotsdokument und leitet es je nach Rabattstufe oder Vertragsbedingungen an den richtigen Genehmiger weiter. Tritt eine Ausnahme auf (ungewöhnlicher Rabatt oder Vertragsklausel), kennzeichnet das System diese und liefert dem Genehmiger eine prägnante Zusammenfassung. Die finalisierten Angebote werden dem Kunden mit der Option zur elektronischen Unterschrift übermittelt, und der Status des Angebots wird im CRM-Vertriebskontakt erfasst.
Für wen ist es gedacht?
- Vertriebsteams in mittelständischen B2B-Unternehmen, die ein CRM-System nutzen und einheitliche Workflows für die Angebotserstellung benötigen.
- Teams im Bereich Umsatzabwicklung, die standardisierte Vorlagen, Versionskontrolle und Analysen zur Genehmigungsabwicklung benötigen.
- Unternehmen, die konfigurierbare Produkte oder Dienstleistungen anbieten, bei denen die Preisgestaltung und die Vertragsbedingungen einer Überprüfung bedürfen.
- Teams im Bereich der professionellen Dienstleistungen, die Leistungsbeschreibungen erstellen und eine schnellere Freigabe durch den Kunden benötigen.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die verwaltete Automatisierung und deren laufenden Betrieb. Implementi.ai konfiguriert die Lösung, verbindet die vereinbarten Systeme, überwacht den Betrieb, behebt Fehler und pflegt die Integration sowie die Vorlagen nach Bedarf.
- Laufende KI-Verarbeitung und Aktualisierungen der Vorlagen, um die Formulierungen in den Angeboten auf dem neuesten Stand zu halten.
- Überwachung des Betriebs der Automatisierung und Behebung von Routinefehlern.
- Wartung und angemessene Konfigurationsaktualisierungen in Bezug auf Routing, Vorlagen und Genehmigungsregeln.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Unternehmen ohne CRM oder zentralen Datenspeicher für Verkaufschancen – für sehr kleine Teams können manuelle Prozesse dennoch einfacher sein.
- Unternehmen, die komplexe CPQ-Logik benötigen, die eng mit einem lokalen ERP-System integriert ist, ohne dass zuvor der Projektumfang festgelegt wurde; diese Projekte erfordern möglicherweise maßgeschneiderte Lösungen, die über das standardmäßige Managed-Produkt hinausgehen.
So funktioniert es
- Auslöser für eine Gelegenheit. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine Verkaufschance als „angebotsbereit“ markiert (oder das System den Phasenwechsel erkennt), erfasst die Automatisierung die erforderlichen CRM-Felder, Produktauswahlen und Kundendaten, um mit der Dokumentenerstellung zu beginnen.
- Auswahl und Besetzung der Vorlagen. Das System wählt anhand der Produktlinie, der Region oder der Geschäftsart die passende Angebotsvorlage aus und füllt diese mit strukturierten CRM-Daten und freigegebenen Textblöcken.
- KI-Zusammenfassung und Personalisierung. Die KI erstellt anhand des Geschäftskontexts und der konfigurierten Regeln für den Tonfall eine kurze Zusammenfassung und ein personalisiertes Anschreiben, um die Lesbarkeit für den Kunden zu verbessern.
- Regelprüfungen und Erkennung von Ausnahmen. Preise, Rabattschwellen und Vertragsklauseln werden anhand der konfigurierten Regeln überprüft; jede Abweichung wird gekennzeichnet und es wird ein prägnanter Genehmigungsentwurf für die Prüfer erstellt.
- Genehmigungsweg. Genehmigungspflichtige Dokumente werden mit klaren Handlungsanweisungen an den oder die zuständigen Genehmiger weitergeleitet; diese können die Dokumente über eine zentrale Benutzeroberfläche oder per E-Mail-Benachrichtigung genehmigen, Änderungen anfordern oder an eine höhere Instanz weiterleiten.
- Fertigstellung und Lieferung. Nach der Genehmigung wird das PDF des Angebots oder ein Link zum Teilen generiert und dem Kunden übermittelt, wobei optional eine Integration der elektronischen Signatur möglich ist; die Dokumentversion und der Status werden im CRM erfasst.
- Überwachung und Prüfpfad. Die Automatisierung protokolliert Statusänderungen, Genehmigungen und Lieferungen; Warnmeldungen informieren das Revenue-Ops-Team über festgefahrene Angebote, sodass implementi.ai im Rahmen des Managed Service Probleme untersuchen und beheben kann.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das ein CRM-System zur Nachverfolgung von Verkaufschancen nutzt und Vorlagen in Google Drive speichert. Ein Vertriebsmitarbeiter verschiebt eine Verkaufschance in den Status “Angebot”. Die Automatisierung liest die Details der Verkaufschance und die Preisangaben aus, wählt die regionale Angebotsvorlage aus, füllt die Leistungen im vereinbarten Umfang aus und erstellt eine zweizeilige Zusammenfassung. Das System erkennt einen vom Kunden angeforderten Rabatt, der die Befugnisse des Vertriebsmitarbeiters überschreitet, erstellt einen kurzen Genehmigungsantrag und leitet das Angebot an den Genehmiger in der Finanzabteilung weiter. Der Genehmiger erteilt die Genehmigung über einen E-Mail-Link, das endgültige PDF wird mit einer Aufforderung zur elektronischen Signatur generiert, und der Status des Angebots sowie die signierte Datei werden in der Verkaufschance erfasst. Sollte ein API-Fehler die Zustellung verhindern, protokolliert die Automatisierung die Ausnahme und benachrichtigt einen Support-Ansprechpartner, damit dieser manuell eingreifen kann.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die wir anbinden, gehören CRM-Plattformen (z. B. Salesforce oder HubSpot), Dokumentenspeicher (Google Drive, Microsoft SharePoint), Anbieter von elektronischen Signaturen (DocuSign, Adobe Sign) und Tools für die Zusammenarbeit (Slack, Microsoft Teams) für Benachrichtigungen. Andere Systeme können potenziell angebunden werden, sofern APIs oder Exportmethoden verfügbar sind; die endgültige Kompatibilität wird vor der Inbetriebnahme bestätigt.
Anschlussarten
Die Anbindung erfolgt in der Regel über offizielle APIs oder native Integrationen, sofern diese verfügbar sind. Wir können außerdem Webhooks für Ereignisauslöser, den sicheren Dateizugriff auf Dokumentbibliotheken sowie vereinbarte CSV- oder Datenbank-Exporte für Massendaten nutzen. Die genaue Vorgehensweise wird im Rahmen der Projektplanung vereinbart und validiert, um einen zuverlässigen und unterstützten Zugriff zu gewährleisten.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, welche Systeme integriert werden sollen, sowie Beispieldatensätze für Verkaufschancen, genehmigte Angebotsvorlagen und die Regeln für den Genehmigungsworkflow. Außerdem benötigen wir Beispielpreisregeln, eine Liste der Genehmigerrollen und ein oder zwei echte Angebotsbeispiele zum Testen. Die Zugriffsmethoden und spezifischen Zugangsdaten bzw. API-Bereiche werden während der Implementierung festgelegt; die Kompatibilität und die Zugriffsmethode werden vor Beginn der Arbeiten überprüft.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert das mit unserem CRM und unserem Vorlagenspeicher?
Ja. Wir stellen in der Regel Verbindungen zu den gängigen CRM-Systemen und Cloud-Dokumentenarchiven her. Im Rahmen der Projektplanung prüfen wir die verfügbaren APIs, die erforderlichen Felder und die Vorlagenformate und legen vor dem Start den genauen Ansatz für die Anbindung fest.
Wie werden Preisabweichungen behandelt?
Die Genehmigungsschwellenwerte und Ausnahmeregeln konfigurieren Sie während der Einrichtung. Die Automatisierung kennzeichnet Ausnahmen, erstellt eine kurze Genehmigungsvorlage und leitet den Vorgang an den zuständigen Genehmiger weiter, sodass Preisabweichungen einheitlich behandelt werden.
Verfasst die KI den vollständigen Antrag?
KI unterstützt durch die Erstellung von Zusammenfassungen, personalisierten Begleittexten und Textvorschlägen; der endgültige Inhalt des Angebots wird aus genehmigten Vorlagen und konfigurierbaren Textbibliotheken zusammengestellt, um die Einheitlichkeit der rechtlichen Formulierungen und Preisangaben zu gewährleisten.
Was passiert, wenn ein Liefer- oder API-Fehler auftritt?
Die Automatisierung protokolliert den Fehler, benachrichtigt den zuständigen Support-Ansprechpartner und führt gemäß der vereinbarten Regeln einen erneuten Versuch durch. Implementi.ai überwacht den Betrieb und wird im Rahmen des Managed Service wiederkehrende Fehler untersuchen und beheben.
Können wir unsere bestehenden Vorlagen und unser Branding beibehalten?
Ja. Wir arbeiten mit Ihren bestehenden Vorlagen und Markenrichtlinien. Ein Teil der Umsetzung besteht darin, die Felder der Vorlagen zuzuordnen und sicherzustellen, dass das Ergebnis Ihren visuellen und rechtlichen Anforderungen entspricht.
Wie beginnen wir mit der Umsetzung?
Zunächst legen wir fest, welche Systeme integriert werden sollen, stellen Beispieldaten bereit und geben Vorlagen weiter. Implementi.ai definiert den Umfang der Integration und legt die erforderliche Zugriffsmethode sowie den Arbeitsablauf fest, bevor mit der Entwicklung begonnen wird.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche CRM-, Dokumentenarchivierungs- und E-Signatur-Systeme Ihr Unternehmen derzeit einsetzt.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
