Opis
Narzędzie AI Sales Proposal Generator & Approval Router automatyzuje powtarzalne i podatne na błędy zadania związane z tworzeniem spersonalizowanych ofert i uzyskiwaniem ich podpisów. Pobiera dane dotyczące szans sprzedaży i klientów z systemu CRM, wypełnia zatwierdzone szablony ofert, generuje przystępne dla odbiorców streszczenia oraz kieruje dokumenty do odpowiednich osób zatwierdzających i kanałów komunikacji z klientami.
Implementi.ai obsługuje i utrzymuje system automatyzacji w ramach miesięcznej usługi zarządzanej: konfigurujemy szablony i reguły, integrujemy uzgodnione systemy, monitorujemy proces oraz zajmujemy się naprawami i aktualizacjami, dzięki czemu Twój zespół sprzedaży może wysyłać spójne i szybkie oferty bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
Problem
Wiele zespołów sprzedażowych tworzy oferty ręcznie, korzystając z połączenia notatek w systemie CRM, arkuszy kalkulacyjnych oraz szablonów programu Word lub Google. Proces ten jest powolny, niespójny i prowadzi do błędów — ceny, warunki i zakres często wymagają ręcznej weryfikacji, zatwierdzanie odbywa się doraźnie, a wersjonowanie jest trudne do śledzenia. Wraz ze wzrostem liczby transakcji i złożoności produktów ręczne tworzenie ofert powoduje opóźnienia w rozmowach z klientami, zwiększa wąskie gardła związane z kwestiami prawnymi i zatwierdzaniem oraz utrudnia określenie, które warianty ofert faktycznie przynoszą sukces. Międzysystemowy charakter tego zadania (CRM, katalog produktów, reguły cenowe, biblioteka dokumentów) oznacza, że zespoły albo nadmiernie upraszczają oferty, albo poświęcają nieproporcjonalnie dużo czasu na zadania administracyjne zamiast na sprzedaż.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje cały proces tworzenia ofert i przekazywania ich do zatwierdzenia. Standaryzuje treść ofert, zapewnia przestrzeganie zasad dotyczących szablonów i wyceny oraz przechowuje podlegającą audytowi historię zmian każdej oferty.
- Pobierz informacje o możliwościach sprzedaży i danych klientów z rekordów systemu CRM i wprowadź je do szablonów ofert.
- Tworzenie zwięzłych streszczeń oraz opcjonalnych, dostosowanych do potrzeb notatek towarzyszących przy pomocy sztucznej inteligencji.
- Zastosuj skonfigurowane zasady dotyczące cen i warunków oraz oznacz wyjątki do weryfikacji.
- Przekazać propozycje tras do zatwierdzenia przez wewnętrznych decydentów i poinformować przedstawicieli handlowych o wymaganych działaniach.
- Przekazuj klientom ostateczne oferty w formacie PDF, za pomocą linku lub poprzez zintegrowane rozwiązania do podpisów elektronicznych.
- Należy prowadzić harmonogram statusów ofert oraz historię wersji dla każdej szansy sprzedaży.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsza realizacja ofert. Automatyczne wypełnianie szablonów i wstępnie skonfigurowane trasy dostaw skracają czas między przyjęciem zlecenia a dostawą do klienta, dzięki czemu przedstawiciele handlowi mogą poświęcić więcej czasu na sprzedaż.
- Spójność i zgodność z przepisami. Stosowanie szablonów i sprawdzanie zgodności z zasadami gwarantują, że ceny, warunki i klauzule prawne są zgodne z zatwierdzonymi standardami, zanim dokumenty opuszczą organizację.
- Przejrzysty proces zatwierdzania. Zautomatyzowane kierowanie wiadomości i oznaczenia wyjątków ograniczają liczbę doraźnych zatwierdzeń e-mailowych oraz przyspieszają proces podejmowania decyzji w przypadku ofert z rabatem lub niestandardowych.
- Lepsze monitorowanie i przejrzystość. Scentralizowane informacje o statusie i historii wersji zapewniają działom ds. przychodów oraz menedżerom praktyczny wgląd w zablokowane oferty i wąskie gardła w procesie zatwierdzania.
- Mniej poprawek. Gotowe treści i streszczenia tworzone przy pomocy sztucznej inteligencji ograniczają konieczność ręcznej edycji oraz pozwalają uniknąć typowych błędów, które powodują opóźnienia lub konieczność ponownych negocjacji.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości dostawcy z sektora B2B, zarządzającego dziesiątkami aktywnych szans sprzedaży, przedstawiciele handlowi często opóźniają wysyłanie ofert do czasu, aż ceny i postanowienia umowne zostaną dokładnie zweryfikowane przez działy finansowy i prawny. Dzięki temu produktowi, gdy przedstawiciel handlowy oznaczy szansę sprzedaży jako gotową do przygotowania oferty, automatyczny system pobiera najnowszą konfigurację produktu, zasady wyceny i dane klienta, tworzy dostosowany dokument oferty i kieruje go do właściwej osoby zatwierdzającej w oparciu o poziom rabatu lub warunki umowy. W przypadku wystąpienia wyjątku (nietypowa zniżka lub klauzula umowna) system sygnalizuje to i przekazuje osobie zatwierdzającej zwięzłą informację. Sfinalizowane oferty są dostarczane klientowi z opcją podpisu elektronicznego, a status oferty jest rejestrowany w ramach szansy sprzedaży w systemie CRM.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły sprzedażowe w średnich firmach z sektora B2B, które korzystają z systemu CRM i potrzebują spójnych procesów tworzenia ofert.
- Zespoły ds. operacji przychodowych, które potrzebują ujednoliconych szablonów, kontroli wersji oraz analiz dotyczących zatwierdzania.
- Firmy sprzedające produkty lub usługi, które można dostosować do indywidualnych potrzeb, a których ceny i warunki umów wymagają weryfikacji.
- Zespoły świadczące usługi profesjonalne, które sporządzają dokumenty określające zakres prac i potrzebują szybszego zatwierdzenia przez klienta.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz jej bieżącą eksploatację. Firma Implementi.ai konfiguruje rozwiązanie, łączy uzgodnione systemy, monitoruje działanie, usuwa błędy oraz w razie potrzeby dba o integrację i szablony.
- Ciągłe przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji oraz aktualizacje szablonów w celu zapewnienia aktualności treści ofert.
- Monitorowanie działania systemu automatyki oraz usuwanie typowych usterek.
- Konserwacja oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji dotyczące routingu, szablonów i reguł zatwierdzania.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Firmy nieposiadające systemu CRM ani scentralizowanego repozytorium danych dotyczących szans sprzedaży — w przypadku bardzo małych zespołów ręczne procesy mogą nadal być prostsze.
- Przedsiębiorstwa wymagające złożonej logiki CPQ ściśle zintegrowanej z lokalnym systemem ERP bez wcześniejszego określenia zakresu projektu; projekty te mogą wymagać indywidualnego podejścia wykraczającego poza standardowy produkt zarządzany.
Jak to działa
- Czynnik wyzwalający szansę. Gdy przedstawiciel handlowy oznaczy szansę sprzedaży jako gotową do przygotowania oferty (lub system wykryje zmianę etapu), system automatyzacji gromadzi wymagane pola z systemu CRM, wybrane produkty oraz dane klienta, aby rozpocząć tworzenie dokumentu.
- Wybór szablonu i wprowadzenie danych. System wybiera odpowiedni szablon oferty na podstawie linii produktowej, regionu lub rodzaju transakcji i wypełnia go ustrukturyzowanymi danymi z systemu CRM oraz zatwierdzonymi blokami tekstowymi.
- Podsumowanie oparte na sztucznej inteligencji i personalizacja. Sztuczna inteligencja generuje krótkie streszczenie oraz spersonalizowaną notatkę towarzyszącą, wykorzystując kontekst danej okazji oraz skonfigurowane zasady dotyczące stylu wypowiedzi, aby ułatwić klientowi zapoznanie się z treścią.
- Sprawdzanie zgodności z regułami i wykrywanie wyjątków. Ceny, progi rabatowe i klauzule umowne są weryfikowane pod kątem zgodności ze skonfigurowanymi regułami; wszelkie odstępstwa są sygnalizowane, a dla osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie tworzony jest zwięzły opis do zatwierdzenia.
- Procedura zatwierdzania. Dokumenty wymagające zatwierdzenia są przekazywane do odpowiednich osób zatwierdzających wraz z jasno określonymi zadaniami; osoby zatwierdzające mogą zatwierdzać dokumenty, prosić o wprowadzenie zmian lub eskalować sprawę za pośrednictwem scentralizowanego interfejsu lub poprzez powiadomienia e-mailowe.
- Sfinalizowanie i dostawa. Po zatwierdzeniu generowany jest plik PDF z propozycją lub link do udostępnienia, który jest przekazywany klientowi z opcjonalną integracją podpisu elektronicznego; wersja i status dokumentu są rejestrowane w systemie CRM.
- Monitorowanie i ścieżka audytu. System automatycznie rejestruje zmiany statusu, zatwierdzenia i dostawy; powiadomienia informują dział ds. przychodów o zablokowanych ofertach, dzięki czemu implementi.ai może zbadać i rozwiązać problemy w ramach usługi zarządzanej.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która korzysta z systemu CRM do śledzenia szans sprzedaży i przechowuje szablony w Google Drive. Przedstawiciel handlowy przenosi szansę sprzedaży do statusu “Oferta”. Automatyzacja odczytuje pozycje szansy sprzedaży i ceny, wybiera regionalny szablon oferty, wypełnia zakres usług i generuje dwuakapitowe streszczenie wykonawcze. System wykrywa zniżkę żądaną przez klienta, która przekracza uprawnienia przedstawiciela handlowego, tworzy krótką notatkę zatwierdzającą i przekazuje ofertę do osoby zatwierdzającej z działu finansowego. Osoba zatwierdzająca zatwierdza ofertę za pomocą linku w wiadomości e-mail, generowany jest ostateczny plik PDF z prośbą o podpis elektroniczny, a status oferty oraz podpisany plik są rejestrowane w ramach danej szansy sprzedaży. Jeśli błąd API uniemożliwia dostarczenie oferty, automatyzacja rejestruje wyjątek i powiadamia osobę kontaktową z działu wsparcia w celu podjęcia ręcznej interwencji.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to platformy CRM (na przykład Salesforce lub HubSpot), biblioteki do przechowywania dokumentów (Google Drive, Microsoft SharePoint), dostawcy usług podpisu elektronicznego (DocuSign, Adobe Sign) oraz narzędzia do współpracy (Slack, Microsoft Teams) służące do wysyłania powiadomień. Istnieje możliwość podłączenia innych systemów, o ile dostępne są interfejsy API lub metody eksportu; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Połączenia nawiązywane są zazwyczaj za pośrednictwem oficjalnych interfejsów API lub integracji natywnych, o ile są one dostępne. Możemy również korzystać z webhooków do wyzwalania zdarzeń, bezpiecznego dostępu do bibliotek dokumentów oraz uzgodnionych eksportów danych w formacie CSV lub z baz danych w przypadku danych zbiorczych. Dokładna metoda jest uzgadniana i weryfikowana na etapie określania zakresu projektu, aby zapewnić niezawodny i obsługiwany dostęp.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać zintegrowane, przykładowe rekordy szans sprzedaży, zatwierdzone szablony ofert oraz zasady obiegu zatwierdzeń. Potrzebujemy również przykładowych reguł wyceny, listy ról osób zatwierdzających oraz jednego lub dwóch rzeczywistych przykładów ofert do celów testowych. Metody dostępu oraz konkretne dane uwierzytelniające lub zakresy API są potwierdzane w trakcie wdrażania; zgodność i metoda dostępu są weryfikowane przed rozpoczęciem prac.
Najczęściej zadawane pytania
Czy to będzie działać z naszym systemem CRM i magazynem szablonów?
Tak. Zazwyczaj integrujemy się z głównymi systemami CRM i chmurowymi magazynami dokumentów. Na etapie określania zakresu projektu sprawdzamy dostępne interfejsy API, wymagane pola oraz formaty szablonów, a przed uruchomieniem ustalamy dokładny sposób integracji.
W jaki sposób traktowane są wyjątki cenowe?
Podczas konfiguracji ustala się progi zatwierdzania oraz reguły dotyczące wyjątków. System automatycznie sygnalizuje wyjątki, tworzy krótką notatkę dotyczącą zatwierdzenia i przekazuje sprawę do odpowiedniej osoby zatwierdzającej, dzięki czemu nieprawidłowości cenowe są rozpatrywane w spójny sposób.
Czy sztuczna inteligencja sporządza pełną wersję wniosku?
Sztuczna inteligencja wspomaga ten proces, generując streszczenia, spersonalizowane notatki towarzyszące oraz propozycje fragmentów tekstu; ostateczna treść oferty jest tworzona na podstawie zatwierdzonych szablonów i konfigurowalnych bibliotek tekstowych, co pozwala zachować spójność sformułowań prawnych i cenowych.
Co się dzieje, gdy wystąpi błąd dostawy lub błąd API?
System automatyczny rejestruje błąd, powiadamia wyznaczoną osobę kontaktową z działu wsparcia technicznego i ponawia próbę zgodnie z ustalonymi zasadami. Implementi.ai monitoruje działanie systemu oraz, w ramach usługi zarządzanej, bada i usuwa powtarzające się awarie.
Czy możemy zachować nasze dotychczasowe szablony i identyfikację wizualną?
Tak. Korzystamy z Państwa istniejących szablonów i wytycznych dotyczących marki. Częścią wdrożenia jest przyporządkowanie pól szablonów oraz zapewnienie, że wynik końcowy jest zgodny z Państwa wymaganiami wizualnymi i prawnymi.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od ustalenia, które systemy mają zostać zintegrowane, dostarczamy przykładowe dane i udostępniamy szablony. Przed rozpoczęciem prac programistycznych firma Implementi.ai określa zakres integracji oraz ustala wymaganą metodę dostępu i przebieg procesu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów CRM, przechowywania dokumentów i podpisów elektronicznych korzysta obecnie Państwa firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
