Descripción
El generador de propuestas de ventas y canalizador de aprobaciones basado en IA automatiza las tareas repetitivas y propensas a errores que supone elaborar propuestas personalizadas y conseguir que se firmen. Extrae datos sobre oportunidades y cuentas de tu CRM, rellena plantillas de propuestas aprobadas, genera resúmenes ejecutivos fáciles de entender y envía los documentos a los responsables de aprobación correspondientes y a los canales de atención al cliente.
Implementi.ai gestiona y mantiene la automatización como un servicio gestionado mensual: configuramos plantillas y reglas, conectamos los sistemas acordados, supervisamos el proceso y nos encargamos de las correcciones y actualizaciones para que tu equipo de ventas pueda enviar propuestas rápidas y coherentes sin necesidad de aumentar la plantilla.
El problema
Muchos equipos de ventas elaboran propuestas manualmente a partir de una combinación de notas del CRM, hojas de cálculo y plantillas de Word o Google. Ese proceso es lento, inconsistente y da lugar a errores: los precios, las condiciones y el alcance suelen requerir una comprobación manual, las aprobaciones se gestionan de forma puntual y resulta difícil hacer un seguimiento de las versiones. A medida que aumenta el volumen de operaciones y la complejidad de los productos, la elaboración manual de propuestas provoca retrasos en las conversaciones con los clientes, aumenta los cuellos de botella legales y de aprobación, y dificulta la evaluación de qué variantes de propuesta son las que realmente dan resultado. El carácter multisistema de la tarea (CRM, catálogo de productos, reglas de fijación de precios, biblioteca de documentos) hace que los equipos o bien simplifiquen en exceso las propuestas o bien dediquen un tiempo desproporcionado a tareas administrativas en lugar de a la venta.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza el proceso completo de generación de propuestas y tramitación de aprobaciones. Estandariza el contenido de las propuestas, garantiza el cumplimiento de las plantillas y las normas de fijación de precios, y mantiene un historial auditable del estado de cada propuesta.
- Extraer los datos de las oportunidades y las cuentas de los registros del CRM y rellenar las plantillas de propuestas.
- Genera resúmenes ejecutivos concisos y notas de presentación personalizadas opcionales mediante IA.
- Aplica las reglas de precios y condiciones configuradas y señala las excepciones para su revisión.
- Remitir las propuestas de ruta a los responsables internos y notificar a los comerciales las acciones que deben llevar a cabo.
- Envía las propuestas definitivas a los clientes en formato PDF, mediante un enlace compartido o a través de los canales de firma electrónica integrados.
- Mantén un cronograma del estado de las propuestas y un historial de versiones para cada oportunidad.
Lo que gana tu empresa
- Términos de entrega de las propuestas más rápidos. El rellenado automático de plantillas y el enrutamiento preconfigurado reducen el tiempo que transcurre entre la aceptación de una oportunidad y la entrega al cliente, lo que permite a los comerciales dedicar más tiempo a la venta.
- Coherencia y cumplimiento. La aplicación de plantillas y las comprobaciones de cumplimiento de las normas garantizan que los precios, las condiciones y las cláusulas legales se ajusten a las normas aprobadas antes de que los documentos salgan de la organización.
- Un proceso de aprobación claro. El enrutamiento automatizado y los indicadores de excepción reducen las aprobaciones puntuales por correo electrónico y agilizan la toma de decisiones en el caso de propuestas con descuentos o que se salen de lo habitual.
- Mejor seguimiento y visibilidad. El estado centralizado y el historial de versiones proporcionan al equipo de operaciones de ingresos y a los responsables una visibilidad útil sobre las propuestas estancadas y los cuellos de botella en el proceso de aprobación.
- Menos trabajo de corrección. El contenido prellenado y los resúmenes generados con ayuda de la IA reducen la edición manual y evitan los errores habituales que provocan retrasos o la necesidad de renegociar.
Un caso práctico
En el caso de un proveedor B2B del segmento medio que gestiona docenas de oportunidades activas, los comerciales suelen retrasar el envío de las propuestas hasta que se hayan comprobado dos veces los precios y las cláusulas contractuales con los departamentos financiero y jurídico. Con este producto, cuando un comercial marca una oportunidad como lista para la propuesta, el sistema automatizado recupera la última configuración del producto, las reglas de precios y los datos del cliente, crea un documento de propuesta a medida y lo envía al responsable de aprobación adecuado en función del nivel de descuento o de las condiciones contractuales. Si surge alguna excepción (un descuento inusual o una cláusula contractual atípica), el sistema la señala y envía un resumen conciso al responsable de la aprobación. Las propuestas finalizadas se envían al cliente con la opción de firma electrónica y el estado de la propuesta queda registrado en la oportunidad del CRM.
¿A quién va dirigido?
- Equipos de ventas de empresas B2B del segmento medio que utilizan un CRM y necesitan flujos de trabajo coherentes para la elaboración de propuestas.
- Equipos de gestión de ingresos que desean disponer de plantillas estandarizadas, control de versiones y análisis de aprobaciones.
- Empresas que comercializan productos o servicios configurables cuyos precios y condiciones contractuales deben revisarse.
- Equipos de servicios profesionales que elaboran documentos sobre el alcance del trabajo y necesitan que los clientes los aprueben con mayor rapidez.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada y su funcionamiento continuo. Implementi.ai configura la solución, conecta los sistemas acordados, supervisa el funcionamiento, corrige los errores y se encarga del mantenimiento de la integración y las plantillas según sea necesario.
- Procesamiento continuo mediante IA y actualizaciones de las plantillas para mantener actualizado el texto de las propuestas.
- Supervisión del funcionamiento del sistema de automatización y resolución de fallos habituales.
- Mantenimiento y actualizaciones razonables de la configuración del enrutamiento, las plantillas y las normas de aprobación.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Empresas que no disponen de un CRM ni de un almacén centralizado de datos sobre oportunidades: en el caso de equipos muy pequeños, los procesos manuales pueden seguir resultando más sencillos.
- Empresas que necesitan una lógica CPQ compleja estrechamente integrada con un sistema ERP local sin un análisis previo del alcance; estos proyectos pueden requerir una colaboración a medida que vaya más allá del producto gestionado estándar.
Cómo funciona
- Desencadenante de oportunidades. Cuando un comercial marca una oportunidad como «lista para la propuesta» (o el sistema detecta el cambio de fase), el sistema de automatización recopila los campos necesarios del CRM, las selecciones de productos y los datos del cliente para iniciar la creación del documento.
- Selección y composición de la muestra. El sistema selecciona la plantilla de propuesta adecuada en función de la línea de productos, la región o el tipo de operación, y la rellena con datos estructurados del CRM y bloques de texto aprobados.
- Resumen y personalización mediante IA. La IA genera un breve resumen ejecutivo y una nota de presentación personalizada utilizando el contexto de la oportunidad y las reglas de tono de voz configuradas para facilitar la lectura al cliente.
- Comprobación de reglas y detección de excepciones. Los precios, los umbrales de descuento y las cláusulas contractuales se comprueban según las reglas configuradas; cualquier excepción se señala y se crea un resumen conciso para su aprobación por parte de los revisores.
- Proceso de aprobación. Los documentos que requieren aprobación se remiten a los responsables correspondientes con instrucciones claras sobre las acciones a realizar; estos pueden aprobarlos, solicitar modificaciones o remitirlos a un nivel superior desde una interfaz centralizada o mediante notificación por correo electrónico.
- Finalización y entrega. Una vez aprobada, se genera el PDF de la propuesta o el enlace para compartirla y se envía al cliente, con la opción de integrar la firma electrónica; la versión y el estado del documento se registran en el CRM.
- Seguimiento y registro de auditoría. La automatización registra los cambios de estado, las aprobaciones y las entregas; las alertas avisan al equipo de operaciones de ingresos de las propuestas que se han quedado atascadas, de modo que implementi.ai pueda investigar y resolver los problemas como parte del servicio gestionado.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que utiliza un CRM para realizar un seguimiento de las oportunidades y almacena plantillas en Google Drive. Un comercial traslada una oportunidad a la fase “Propuesta”. La automatización lee los detalles de la oportunidad y los precios, selecciona la plantilla de propuesta regional, rellena los servicios incluidos y genera un resumen ejecutivo de dos párrafos. El sistema detecta un descuento solicitado por el cliente que excede la autoridad del comercial, crea un breve informe de aprobación y envía la propuesta al responsable de finanzas. El responsable de la aprobación da su visto bueno a través de un enlace por correo electrónico, se genera el PDF definitivo con una solicitud de firma electrónica, y el estado de la propuesta y el archivo firmado se registran en la oportunidad de venta. Si un error de la API impide el envío, la automatización registra la excepción y notifica a un contacto de soporte técnico para que intervenga manualmente.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas más habituales con los que nos conectamos se incluyen plataformas de CRM (como, por ejemplo, Salesforce o HubSpot), bibliotecas de almacenamiento de documentos (Google Drive, Microsoft SharePoint), proveedores de firma electrónica (DocuSign, Adobe Sign) y herramientas de colaboración (Slack, Microsoft Teams) para el envío de notificaciones. Es posible conectar otros sistemas siempre que dispongan de API o métodos de exportación; la compatibilidad definitiva se confirma antes del lanzamiento.
Métodos de conexión
Las conexiones suelen realizarse a través de API oficiales o integraciones nativas, cuando estén disponibles. También podemos utilizar webhooks para la activación de eventos, el acceso seguro a archivos en bibliotecas de documentos y exportaciones acordadas en formato CSV o a bases de datos para datos masivos. El método exacto se acuerda y se valida durante la fase de definición del alcance del proyecto para garantizar un acceso fiable y compatible.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos los sistemas que se van a integrar, registros de oportunidades de muestra, plantillas de propuestas aprobadas y las reglas de ruta de aprobación. También necesitamos ejemplos de reglas de fijación de precios, una lista de roles de los responsables de la aprobación y uno o dos ejemplos reales de propuestas para realizar pruebas. Los métodos de acceso y las credenciales específicas o los ámbitos de la API se confirman durante la implementación; la compatibilidad y el método de acceso se validan antes de comenzar el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Funcionará esto con nuestro CRM y nuestro sistema de almacenamiento de plantillas?
Sí. Normalmente nos conectamos con los principales sistemas CRM y almacenes de documentos en la nube. Durante la fase de análisis del proyecto, verificamos las API disponibles, los campos obligatorios y los formatos de las plantillas, y confirmamos el método exacto de conexión antes de la puesta en marcha.
¿Cómo se gestionan las excepciones en los precios?
Los umbrales de aprobación y las reglas de excepción se configuran durante la configuración inicial. El sistema de automatización señala las excepciones, crea un breve resumen para la aprobación y lo remite al responsable adecuado, de modo que las anomalías en los precios se gestionen de forma coherente.
¿Escribe la IA la propuesta completa?
La IA ayuda a generar resúmenes ejecutivos, notas de presentación personalizadas y bloques de texto sugeridos; el contenido final de la propuesta se elabora a partir de plantillas aprobadas y bibliotecas de texto configurables, con el fin de garantizar la coherencia en la terminología jurídica y en la fijación de precios.
¿Qué ocurre cuando se produce un error en la entrega o en la API?
El sistema automatizado registra el error, avisa a la persona de contacto designada del servicio de asistencia y vuelve a intentarlo según las reglas acordadas. Implementi.ai supervisa el funcionamiento e investigará y solucionará los fallos recurrentes como parte del servicio gestionado.
¿Podemos conservar nuestras plantillas y nuestra imagen de marca actuales?
Sí. Trabajamos con tus plantillas actuales y tus directrices de marca. Parte del proceso de implementación consiste en asignar los campos de las plantillas y garantizar que el resultado final se ajuste a tus requisitos visuales y legales.
¿Cómo empezamos con la puesta en marcha?
Comenzamos por confirmar los sistemas que se van a integrar, proporcionar datos de ejemplo y compartir plantillas. Implementi.ai define el alcance de la integración y confirma el método de acceso y el flujo de trabajo necesarios antes de que comience el desarrollo.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de CRM, almacenamiento de documentos y firma electrónica utiliza actualmente tu empresa.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
Reserva una llamada de 30 minutos
| Envíanos un correo electrónicocontact@implementi.ai | Llámanos+48 660 983 178 |
