Description
Le générateur de propositions commerciales et module de routage des validations basé sur l'IA automatise les tâches répétitives et sources d'erreurs liées à l'élaboration de propositions sur mesure et à leur signature. Il extrait les données relatives aux opportunités et aux comptes de votre CRM, remplit les modèles de propositions approuvés, génère des résumés exécutifs faciles à comprendre, puis achemine les documents vers les validateurs appropriés et les canaux en contact avec la clientèle.
Implementi.ai assure l'exploitation et la maintenance de l'automatisation sous la forme d'un service géré mensuel : nous configurons les modèles et les règles, connectons les systèmes convenus, surveillons le processus et nous chargeons des corrections et des mises à jour afin que votre équipe commerciale puisse envoyer des devis cohérents et rapides sans avoir à augmenter ses effectifs.
Le problème
De nombreuses équipes commerciales élaborent leurs propositions manuellement à partir d’un mélange de notes issues du CRM, de tableurs et de modèles Word ou Google. Ce processus est lent, incohérent et source d’erreurs : les tarifs, les conditions et le périmètre nécessitent souvent une vérification manuelle, les validations sont gérées au cas par cas et il est difficile de suivre l’historique des versions. À mesure que le volume des transactions et la complexité des produits augmentent, l’élaboration manuelle des propositions entraîne des retards dans les échanges avec les clients, accentue les goulots d’étranglement juridiques et liés aux validations, et rend difficile l’évaluation des variantes de propositions qui remportent réellement le marché. Le caractère intersystémique de cette tâche (CRM, catalogue de produits, règles de tarification, bibliothèque de documents) conduit les équipes soit à simplifier à l’excès leurs propositions, soit à consacrer un temps disproportionné aux tâches administratives au détriment de la vente.
Ce que cette solution automatise
Ce produit automatise l'ensemble du processus de création et de validation des devis. Il uniformise le contenu des devis, garantit le respect des modèles et des règles de tarification, et conserve un historique vérifiable de chaque devis.
- Extraire les informations relatives aux opportunités et aux comptes à partir des fiches du CRM et les intégrer dans les modèles de proposition.
- Générez des résumés concis et, si vous le souhaitez, des notes d'accompagnement personnalisées à l'aide de l'IA.
- Appliquer les règles de tarification et de conditions générales configurées et signaler les exceptions pour examen.
- Transmettre les propositions d'itinéraires aux responsables internes chargés de les approuver et informer les commerciaux des mesures à prendre.
- Transmettez les propositions définitives aux clients au format PDF, via un lien de partage ou grâce aux fonctionnalités de signature électronique intégrées.
- Tenir à jour un calendrier des étapes de l'offre et un historique des versions pour chaque opportunité.
Les avantages pour votre entreprise
- Délais de traitement des devis plus courts. Le remplissage automatique des modèles et le routage préconfiguré réduisent le délai entre l'acceptation d'une opportunité et la livraison au client, ce qui permet aux commerciaux de consacrer davantage de temps à la vente.
- Cohérence et conformité. L'application des modèles et la vérification du respect des règles permettent de s'assurer que les tarifs, les conditions et les clauses juridiques sont conformes aux normes approuvées avant que les documents ne quittent l'entreprise.
- Processus de validation clair. Le routage automatisé et les indicateurs d'exception permettent de réduire les validations ponctuelles par e-mail et d'accélérer la prise de décision concernant les propositions à prix réduit ou non standard.
- Un meilleur suivi et une meilleure visibilité. Grâce à la centralisation des statuts et de l'historique des versions, les équipes chargées des opérations commerciales et les responsables bénéficient d'une visibilité concrète sur les propositions en attente et les goulots d'étranglement au niveau des validations.
- Réduction des retouches. Les contenus préremplis et les résumés générés par l'IA réduisent le travail de révision manuelle et permettent d'éviter les erreurs courantes qui entraînent des retards ou une renégociation.
Un cas d'utilisation concret
Pour un fournisseur B2B du marché intermédiaire gérant des dizaines d'opportunités en cours, les commerciaux retardent souvent l'envoi des propositions jusqu'à ce que les tarifs et les clauses contractuelles aient été vérifiés par les services financier et juridique. Avec ce produit, lorsqu’un commercial marque une opportunité comme prête à faire l’objet d’une proposition, le système automatisé récupère la dernière configuration produit, les règles de tarification et les données client, crée un document de proposition sur mesure et le transmet au responsable de validation approprié en fonction du niveau de remise ou des conditions contractuelles. Si une exception survient (remise inhabituelle ou clause contractuelle particulière), le système la signale et fournit une note d’information concise au responsable de la validation. Les propositions finalisées sont transmises au client avec une option de signature électronique, et le statut de la proposition est enregistré dans l’opportunité du CRM.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes commerciales des entreprises B2B de taille moyenne qui utilisent un logiciel CRM et ont besoin de processus de création d'offres cohérents.
- Les équipes chargées de la gestion des recettes qui souhaitent disposer de modèles standardisés, d'un contrôle des versions et d'analyses des validations.
- Entreprises proposant des produits ou services configurables dont les tarifs et les conditions contractuelles doivent faire l'objet d'un examen.
- Les équipes de services professionnels qui établissent des cahiers des charges et ont besoin d'une validation plus rapide de la part des clients.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre l'automatisation gérée et son exploitation continue. Implementi.ai se charge de configurer la solution, de connecter les systèmes convenus, de surveiller le fonctionnement, de corriger les erreurs et d'assurer la maintenance de l'intégration et des modèles selon les besoins.
- Traitement continu par IA et mises à jour régulières des modèles afin de garantir l'actualité du contenu des propositions.
- Surveillance du fonctionnement du système d'automatisation et résolution des pannes courantes.
- Maintenance et mises à jour raisonnables de la configuration concernant le routage, les modèles et les règles de validation.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Entreprises ne disposant pas d'un CRM ou d'une base de données centralisée sur les opportunités : les processus manuels peuvent tout de même s'avérer plus simples pour les très petites équipes.
- Les entreprises ayant besoin d'une logique CPQ complexe étroitement intégrée à un ERP sur site sans définition préalable du périmètre ; ces projets peuvent nécessiter une prestation sur mesure allant au-delà de l'offre standard gérée.
Comment ça marche
- Déclencheur d'opportunité. Lorsqu'un commercial marque une opportunité comme « prête pour une proposition » (ou que le système détecte le changement d'étape), le processus automatisé rassemble les champs CRM requis, les sélections de produits et les données client afin de lancer la création du document.
- Sélection et constitution de l'échantillon. Le système sélectionne le modèle de proposition approprié en fonction de la gamme de produits, de la région ou du type de transaction, puis le remplit à l'aide de données CRM structurées et de blocs de texte approuvés.
- Résumé généré par l'IA et personnalisation. L'IA génère un bref résumé et une lettre d'accompagnement personnalisée en s'appuyant sur le contexte de l'opportunité et les règles de ton définies, afin d'améliorer la lisibilité pour le client.
- Vérification des règles et détection des exceptions. Les tarifs, les seuils de remise et les clauses contractuelles sont validés par rapport aux règles configurées ; toute exception est signalée et une note de validation concise est générée à l'intention des responsables de la validation.
- Circuit d'approbation. Les documents nécessitant une validation sont transmis au(x) responsable(s) de validation concerné(s) avec des actions à effectuer clairement définies ; les responsables de validation peuvent valider, demander des modifications ou transmettre le dossier à un niveau hiérarchique supérieur depuis une interface centralisée ou par notification par e-mail.
- Finalisation et livraison. Une fois approuvée, la proposition au format PDF ou le lien de partage est généré et transmis au client, avec une option d'intégration de la signature électronique ; la version et le statut du document sont enregistrés dans le CRM.
- Suivi et piste d'audit. Le système automatisé enregistre les changements de statut, les validations et les livraisons ; des alertes signalent aux équipes chargées des opérations commerciales les propositions bloquées afin qu’implementi.ai puisse examiner et résoudre les problèmes dans le cadre du service géré.
Exemple de flux de travail
Prenons l’exemple d’une entreprise qui utilise un CRM pour suivre ses opportunités commerciales et stocke ses modèles sur Google Drive. Un commercial fait passer une opportunité au statut “ Proposition ”. L’automatisation lit les éléments de l’opportunité et les tarifs, sélectionne le modèle de proposition régional, renseigne les services concernés et génère un résumé de deux paragraphes. Le système détecte une remise demandée par le client qui dépasse les pouvoirs du commercial, crée une brève note de validation et transmet la proposition au responsable financier chargé de la validation. Ce dernier donne son accord via un lien envoyé par e-mail ; le PDF final est généré avec une demande de signature électronique, et le statut de la proposition ainsi que le fichier signé sont enregistrés dans l’opportunité. Si une erreur d’API empêche la transmission, l’automatisation consigne l’exception et avertit un interlocuteur du support technique pour une intervention manuelle.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes que nous connectons habituellement, on trouve les plateformes CRM (par exemple Salesforce ou HubSpot), les bibliothèques de stockage de documents (Google Drive, Microsoft SharePoint), les fournisseurs de signature électronique (DocuSign, Adobe Sign) et les outils de collaboration (Slack, Microsoft Teams) pour les notifications. D'autres systèmes peuvent éventuellement être connectés dès lors que des API ou des méthodes d'exportation sont disponibles ; la compatibilité finale est confirmée avant le lancement.
Méthodes de connexion
Les connexions s'effectuent généralement via des API officielles ou des intégrations natives, lorsqu'elles sont disponibles. Nous pouvons également recourir à des webhooks pour le déclenchement d'événements, à un accès sécurisé aux bibliothèques de documents et à des exportations au format CSV ou vers une base de données, selon ce qui a été convenu, pour les données en masse. La méthode précise est définie et validée lors de la phase de cadrage afin de garantir un accès fiable et pris en charge.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons des systèmes à intégrer, d'exemples d'enregistrements d'opportunités, des modèles de propositions approuvés et des règles de circulation des validations. Nous avons également besoin d'exemples de règles de tarification, d'une liste des rôles des validateurs et d'un ou deux exemples concrets de propositions à des fins de test. Les méthodes d'accès, les identifiants spécifiques et les périmètres d'API sont confirmés au cours de la mise en œuvre ; la compatibilité et la méthode d'accès sont validées avant le début des travaux.
FAQ
Est-ce que cela peut fonctionner avec notre CRM et notre système de stockage de modèles ?
Oui. Nous nous connectons généralement aux principaux logiciels de gestion de la relation client (CRM) et aux espaces de stockage de documents dans le cloud. Lors de la phase de définition du périmètre, nous vérifions les API disponibles, les champs obligatoires et les formats des modèles, puis nous validons la méthode de connexion exacte avant le lancement.
Comment sont gérées les exceptions en matière de tarification ?
Vous configurez les seuils d'approbation et les règles d'exception lors de la mise en place. Le système automatisé signale les exceptions, génère une brève note d'approbation et transmet le dossier au responsable compétent, afin que les anomalies tarifaires soient traitées de manière cohérente.
Est-ce que l'IA rédige l'intégralité de la proposition ?
L'IA apporte son aide en générant des résumés, des notes d'accompagnement personnalisées et des suggestions de blocs de texte ; le contenu final de la proposition est élaboré à partir de modèles approuvés et de bibliothèques de textes configurables, afin de garantir la cohérence de la terminologie juridique et tarifaire.
Que se passe-t-il en cas d'erreur de livraison ou d'API ?
Le système automatisé enregistre l'erreur, alerte le contact d'assistance désigné et effectue une nouvelle tentative conformément aux règles convenues. Implementi.ai assure la surveillance du fonctionnement et se charge d'analyser et de résoudre les défaillances récurrentes dans le cadre du service géré.
Pouvons-nous conserver nos modèles et notre identité visuelle actuels ?
Oui. Nous travaillons à partir de vos modèles existants et de vos directives de marque. Une partie du processus de mise en œuvre consiste à mapper les champs des modèles et à veiller à ce que le résultat final soit conforme à vos exigences visuelles et juridiques.
Comment entamer la mise en œuvre ?
Nous commençons par identifier les systèmes à intégrer, en fournissant des exemples de données et en partageant des modèles. Implementi.ai définit le périmètre de l'intégration et confirme la méthode d'accès et le flux de travail requis avant le début du développement.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont les systèmes de CRM, de gestion documentaire et de signature électronique actuellement utilisés par votre entreprise.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
Réservez un appel de 30 minutes
| Envoyez-nous un e-mailcontact@implementi.ai | Appelez-nous+48 660 983 178 |
