الوصف
يعمل «مولد عروض المبيعات وموجه الموافقة» المدعوم بالذكاء الاصطناعي على أتمتة الأعمال المتكررة والمعرضة للأخطاء المتعلقة بإعداد عروض مخصصة والحصول على التوقيع عليها. فهو يستخرج بيانات الفرص والحسابات من نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك، ويملأ قوالب العروض المعتمدة، ويُعد ملخصات تنفيذية سهلة الفهم، ويوجه المستندات إلى الجهات المعنية بالموافقة والقنوات التي تتعامل مع العملاء.
تقوم شركة Implementi.ai بتشغيل وصيانة نظام الأتمتة كخدمة شهرية مُدارة: فنقوم بتهيئة القوالب والقواعد، وربط الأنظمة المتفق عليها، ومراقبة العملية، بالإضافة إلى إجراء الإصلاحات والتحديثات، حتى يتمكن فريق المبيعات لديك من إرسال عروض أسعار متسقة وسريعة دون الحاجة إلى زيادة عدد الموظفين.
المشكلة
تقوم العديد من فرق المبيعات بإعداد العروض يدويًّا بالاعتماد على مزيج من ملاحظات نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وجداول البيانات وقوالب Word أو Google. وتتميز هذه العملية بالبطء وعدم الاتساق وتؤدي إلى حدوث أخطاء — فغالبًا ما تتطلب الأسعار والشروط ونطاق العمل مراجعة يدوية، وتتم معالجة الموافقات بشكل عشوائي، كما يصعب تتبع الإصدارات المختلفة. ومع تزايد حجم الصفقات وتعقيد المنتجات، يتسبب التجميع اليدوي للعروض في تأخير المحادثات مع العملاء، ويزيد من العقبات القانونية أو المتعلقة بالموافقات، ويجعل من الصعب قياس أي من متغيرات العروض هي التي تفوز فعليًّا. ونظرًا لطبيعة هذه المهمة التي تشمل أنظمة متعددة (نظام إدارة علاقات العملاء، وكتالوج المنتجات، وقواعد التسعير، ومكتبة المستندات)، فإن الفرق إما تبسط العروض بشكل مفرط أو تقضي وقتًا غير متناسب في الأعمال الإدارية بدلاً من التركيز على البيع.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا المنتج على أتمتة عملية إعداد العروض وتوجيهها للموافقة من البداية إلى النهاية. كما يعمل على توحيد محتوى العروض، وفرض قواعد القوالب والتسعير، والاحتفاظ بسجل قابل للتدقيق لتاريخ كل عرض.
- استخراج تفاصيل الفرص والحسابات من سجلات نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وتعبئة قوالب العروض.
- إنشاء ملخصات تنفيذية موجزة وملاحظات غلاف مخصصة اختيارية باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- تطبيق قواعد التسعير والشروط المُعدَّة مسبقًا، والإبلاغ عن الاستثناءات لمراجعتها.
- إحالة المقترحات إلى الجهات المعنية بالموافقة الداخلية وإخطار مندوبي المبيعات بالإجراءات المطلوبة.
- قم بتسليم العروض النهائية للعملاء عبر ملفات PDF أو روابط المشاركة أو قنوات التوقيع الإلكتروني المدمجة.
- يجب الاحتفاظ بجدول زمني لحالة العروض وسجل الإصدارات لكل فرصة.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تسريع مدة إنجاز العروض. يؤدي ملء القوالب تلقائيًا وتوجيه الطلبات المُعدة مسبقًا إلى تقليل الفترة الزمنية بين قبول الفرصة وتسليم المنتج للعميل، مما يتيح للمندوبين تخصيص المزيد من الوقت للبيع.
- الاتساق والامتثال. يضمن تطبيق القوالب والتحقق من الامتثال للقواعد أن الأسعار والشروط والأحكام القانونية تتوافق مع المعايير المعتمدة قبل خروج المستندات من المؤسسة.
- مسار عمل واضح للموافقة. تعمل ميزة التوجيه التلقائي وعلامات الاستثناء على تقليل عمليات الموافقة على رسائل البريد الإلكتروني في الحالات الاستثنائية، وتسريع عملية اتخاذ القرار بشأن العروض المخفضة أو غير القياسية.
- تحسين التتبع والرؤية. يوفر سجل الحالة والإصدارات المركزي لفريق عمليات الإيرادات والمديرين رؤية عملية تتيح لهم تحديد العروض المتوقفة وعمليات الموافقة المتعثرة.
- تقليل عمليات إعادة العمل. يقلل المحتوى المُعد مسبقًا والملخصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي من الحاجة إلى التحرير اليدوي، كما يساعدان على تجنب الأخطاء الشائعة التي تتسبب في تأخيرات أو إعادة التفاوض.
حالة استخدام عملية
بالنسبة لمزود خدمات B2B في قطاع الشركات المتوسطة الحجم الذي يدير العشرات من الفرص النشطة، غالبًا ما يؤجل مندوبو المبيعات إرسال العروض حتى يتم التحقق مرة أخرى من الأسعار وشروط العقد مع الإدارات المالية والقانونية. مع هذا المنتج، عندما يحدد مندوب المبيعات فرصة ما على أنها جاهزة لتقديم عرض، تقوم الآلية التلقائية باستخراج أحدث تكوين للمنتج وقواعد التسعير وبيانات العميل، ثم تنشئ وثيقة عرض مخصصة وتوجهها إلى المسؤول المعتمد المناسب بناءً على مستوى الخصم أو شروط العقد. وفي حالة ظهور استثناء (مثل خصم غير معتاد أو بند تعاقدي غير معتاد)، يقوم النظام بتمييزه وتقديم تقرير موجز إلى المسؤول عن الموافقة. يتم تسليم العروض النهائية إلى العميل مع خيار التوقيع الإلكتروني، ويتم تسجيل حالة العرض في سجل الفرص بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
لمن هذا البرنامج؟
- فرق المبيعات في الشركات المتوسطة الحجم العاملة في مجال الأعمال بين الشركات (B2B) التي تستخدم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وتحتاج إلى سير عمل متسق لإعداد العروض.
- فرق عمليات الإيرادات التي ترغب في الحصول على قوالب موحدة، ومراقبة الإصدارات، وتحليلات الموافقة.
- الشركات التي تبيع منتجات أو خدمات قابلة للتخصيص، حيث يتعين مراجعة الأسعار وشروط العقود.
- فرق الخدمات المهنية التي تصدر وثائق نطاق العمل وتحتاج إلى الحصول على موافقة العملاء بشكل أسرع.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري خدمات الأتمتة المُدارة وتشغيلها المستمر. تقوم شركة Implementi.ai بتهيئة الحل، وربط الأنظمة المتفق عليها، ومراقبة التشغيل، وإصلاح الأخطاء، وصيانة التكامل والقوالب حسب الحاجة.
- معالجة مستمرة باستخدام الذكاء الاصطناعي وتحديثات للقوالب للحفاظ على حداثة صياغة العروض.
- مراقبة تشغيل نظام التشغيل الآلي ومعالجة الأعطال الروتينية.
- الصيانة والتحديثات المعقولة للتكوينات المتعلقة بالتوجيه والقوالب وقواعد الموافقة.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- الشركات التي لا تمتلك نظامًا لإدارة علاقات العملاء (CRM) أو مخزنًا مركزيًّا لبيانات الفرص — قد تظل العمليات اليدوية أسهل بالنسبة للفرق الصغيرة جدًّا.
- الشركات التي تحتاج إلى منطق معقد لنظام تحديد السعر والتكوين (CPQ) متكامل بشكل وثيق مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المحلي دون تحديد نطاق مسبق؛ وقد تتطلب هذه المشاريع تعاقدًا مخصصًا يتجاوز نطاق المنتج المُدار القياسي.
كيف يعمل
- محفز الفرص. عندما يقوم مندوب المبيعات بوضع علامة على فرصة ما على أنها «جاهزة لتقديم العرض» (أو عندما يكتشف النظام تغيير المرحلة)، تقوم الأتمتة بجمع الحقول المطلوبة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) واختيارات المنتجات وبيانات العميل لبدء إنشاء المستند.
- اختيار النموذج وتحديد العينة. يختار النظام نموذج العرض المناسب بناءً على خط الإنتاج أو المنطقة أو نوع الصفقة، ويملؤه ببيانات CRM منظمة وكتل نصية معتمدة.
- الملخص والتخصيص باستخدام الذكاء الاصطناعي. تقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء ملخص تنفيذي موجز ومذكرة تغطية مخصصة، وذلك بالاعتماد على سياق الفرصة وقواعد أسلوب الكتابة المحددة مسبقًا، بهدف تحسين سهولة قراءة النص بالنسبة للعميل.
- التحقق من القواعد واكتشاف الاستثناءات. يتم التحقق من صحة الأسعار وعتبات الخصم وبنود العقود وفقًا للقواعد المُعدة مسبقًا؛ ويتم الإبلاغ عن أي استثناء وإنشاء موجز موافقة موجز للمراجعين.
- مسار الموافقة. يتم توجيه المستندات التي تتطلب الموافقة إلى المُوافق عليه (الموافقين عليه) المعنيين مع توضيح الإجراءات المطلوبة؛ ويمكن للموافقين الموافقة على المستندات أو طلب إجراء تعديلات عليها أو رفعها إلى مستوى أعلى من خلال واجهة مركزية أو عن طريق إشعار عبر البريد الإلكتروني.
- الانتهاء من العمل والتسليم. بمجرد الموافقة على الاقتراح، يتم إنشاء ملف PDF الخاص به أو رابط مشاركته وإرساله إلى العميل مع إمكانية دمج التوقيع الإلكتروني بشكل اختياري؛ ويتم تسجيل إصدار المستند وحالته في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
- المراقبة وسجل التدقيق. تقوم الأتمتة بتسجيل تغييرات الحالة والموافقات وعمليات التسليم؛ وتُرسل التنبيهات إلى فريق عمليات الإيرادات لإبلاغهم بالمقترحات المتوقفة، حتى يتسنى لـ implementi.ai التحقيق في المشكلات وحلها كجزء من الخدمة المُدارة.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تستخدم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لتتبع الفرص وتخزين القوالب في Google Drive. يقوم مندوب مبيعات بنقل فرصة إلى مرحلة “العرض”. تقوم الأتمتة بقراءة بنود الفرصة والتسعير، وتختار نموذج العرض الإقليمي، وتملأ الخدمات المحددة النطاق، وتُنشئ ملخصًا تنفيذيًا من فقرتين. يكتشف النظام خصمًا طلبه العميل يتجاوز صلاحيات مندوب المبيعات، فيُنشئ موجزًا قصيرًا للموافقة ويُحيل العرض إلى المسؤول المالي المعني بالموافقة. يوافق المسؤول عن الموافقة عبر رابط في البريد الإلكتروني، ويتم إنشاء ملف PDF نهائي مع طلب توقيع إلكتروني، ويتم تسجيل حالة العرض والملف الموقع في الفرصة. إذا حال خطأ في واجهة برمجة التطبيقات (API) دون التسليم، تقوم الأتمتة بتسجيل الاستثناء وإخطار جهة الاتصال بالدعم للتدخل اليدوي.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي نقوم بربطها منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Salesforce أو HubSpot)، ومكتبات تخزين المستندات (Google Drive، Microsoft SharePoint)، ومزودي خدمات التوقيع الإلكتروني (DocuSign، Adobe Sign)، وأدوات التعاون (Slack، Microsoft Teams) لإرسال الإشعارات. ويمكن ربط أنظمة أخرى إذا توفرت واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو طرق التصدير؛ ويتم التأكد من التوافق النهائي قبل الإطلاق.
طرق الاتصال
تتم عمليات الاتصال عادةً عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) الرسمية أو عمليات التكامل الأصلية، حيثما كانت متاحة. كما يمكننا استخدام «webhooks» لتشغيل الأحداث، والوصول الآمن إلى الملفات في مكتبات المستندات، وعمليات التصدير المتفق عليها بتنسيق CSV أو من قواعد البيانات للبيانات المجمعة. ويتم الاتفاق على الطريقة المحددة والتحقق من صحتها خلال مرحلة تحديد نطاق العمل لضمان وصول موثوق ومدعوم.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل البدء، نتفق على الأنظمة المقرر دمجها، ونماذج لسجلات الفرص، ونماذج العروض المعتمدة، وقواعد مسار الموافقة. كما نحتاج إلى أمثلة لقواعد التسعير، وقائمة بأدوار المُصادِرين، ومثال أو مثالين فعليين للعروض من أجل الاختبار. ويتم تأكيد طرق الوصول وبيانات الاعتماد المحددة أو نطاقات واجهة برمجة التطبيقات (API) أثناء التنفيذ؛ كما يتم التحقق من التوافق وطريقة الوصول قبل بدء العمل.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يعمل هذا مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بنا ونظام تخزين القوالب؟
نعم. عادةً ما نقوم بالربط مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) الرئيسية ومخازن المستندات السحابية. وأثناء مرحلة تحديد نطاق العمل، نتحقق من واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة، والحقول المطلوبة، وتنسيقات القوالب، ونؤكد طريقة الربط الدقيقة قبل بدء التشغيل.
كيف يتم التعامل مع الاستثناءات المتعلقة بالأسعار؟
يمكنك تكوين عتبات الموافقة وقواعد الاستثناءات أثناء الإعداد. تقوم عملية الأتمتة بتمييز حالات الاستثناء، وإنشاء موجز قصير للموافقة، وتوجيه الطلب إلى المُصادِر المناسب، بحيث يتم التعامل مع حالات الشذوذ في الأسعار بطريقة متسقة.
هل تقوم الذكاء الاصطناعي بكتابة المقترح بالكامل؟
تساعد الذكاء الاصطناعي في إعداد الملخصات التنفيذية والملاحظات التمهيدية المخصصة ومقاطع النص المقترحة؛ ويتم تجميع محتوى العرض النهائي من قوالب معتمدة ومكتبات نصية قابلة للتخصيص، وذلك لضمان اتساق الصياغة القانونية والتسعيرية.
ماذا يحدث عند حدوث خطأ في التسليم أو في واجهة برمجة التطبيقات (API)؟
يقوم نظام الأتمتة بتسجيل الخطأ، وإخطار جهة الاتصال المخصصة للدعم، وإعادة المحاولة وفقًا للقواعد المتفق عليها. وتقوم Implementi.ai بمراقبة التشغيل، كما ستقوم بالتحقيق في الأعطال المتكررة وإصلاحها كجزء من الخدمة المدارة.
هل يمكننا الاحتفاظ بالقوالب والعلامة التجارية الحالية؟
نعم. نحن نعمل وفقًا للقوالب الحالية الخاصة بكم وإرشادات العلامة التجارية الخاصة بكم. ويشمل التنفيذ تحديد حقول القوالب والتأكد من أن النتائج النهائية تتوافق مع متطلباتكم البصرية والقانونية.
كيف نبدأ في التنفيذ؟
نبدأ بتحديد الأنظمة المراد دمجها، وتوفير بيانات نموذجية، ومشاركة القوالب. وتقوم Implementi.ai بتحديد نطاق عملية الدمج والتأكد من طريقة الوصول وسير العمل المطلوبين قبل بدء عملية التطوير.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وتخزين المستندات والتوقيع الإلكتروني التي تستخدمها شركتك حاليًا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
