Opis
Ta usługa zarządzana automatycznie ocenia, przypisuje i kieruje przychodzące leady do odpowiedniego przedstawiciela handlowego na podstawie obszaru działania, obciążenia pracą, umiejętności oraz reguł biznesowych. Eliminuje ona powolną ręczną dystrybucję, doraźne mapy obszarów działania oraz przepełnione skrzynki odbiorcze, dzięki czemu leady są szybciej kontaktowane przez najlepiej dopasowanego przedstawiciela.
implementi.ai konfiguruje reguły, łączy uzgodnione systemy, obsługuje proces automatyzacji i zapewnia jego bieżącą konserwację — monitorujemy routing, usuwamy błędy i aktualizujemy konfigurację w miarę zmian w zasięgu sprzedaży lub regułach.
Problem
Wiele organizacji sprzedażowych nadal kieruje potencjalnymi klientami na podstawie arkuszy kalkulacyjnych, ręcznych reguł lub skrzynek odbiorczych działających na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Powoduje to nierównomierną obsługę: niektóre regiony są nadmiernie obsługiwane, w innych pomija się kluczowe działania następcze, a wysokiej jakości potencjalni klienci mogą być opóźniani, podczas gdy przedstawiciele handlowi ustalają, kto jest za nich odpowiedzialny. Wraz ze wzrostem wolumenu i rozszerzaniem zasięgu zespołów o nowe regiony, produkty lub kanały dystrybucji ręczne reguły stają się coraz mniej niezawodne. Istotne informacje — źródło potencjalnego klienta, region, zainteresowanie produktem, dostępność przedstawiciela oraz stan realizacji planu sprzedaży — muszą być kontrolowane i łączone w celu dokonania właściwego przypisania, jednak ręczne gromadzenie i stosowanie tych sygnałów jest powolne i podatne na błędy.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje ciągły proces oceny potencjalnych klientów oraz przydzielania ich do najlepszego przedstawiciela handlowego zgodnie z konfigurowalnymi regułami biznesowymi. Usługa łączy dane dotyczące potencjalnych klientów, definicje obszarów sprzedaży, dostępność przedstawicieli oraz wskaźniki wydajności w celu podejmowania decyzji dotyczących przydziału i wykonywania działań związanych z kierowaniem potencjalnych klientów.
- Wyniki według regionu, wartości, zainteresowania produktem i źródła.
- Zastosuj reguły biznesowe dotyczące limitów, dopasowywania umiejętności/segmentów oraz sprawiedliwego rozdzielania zadań metodą „round-robin”.
- Utwórz lub zaktualizuj rekordy potencjalnych klientów w systemie CRM i oznacz powód przypisania.
- Wysyłaj powiadomienia do przedstawicieli handlowych za pośrednictwem zadań w systemie CRM, serwisu Slack, poczty elektronicznej lub SMS-ów.
- Po upływie ustawionego czasu oczekiwania automatycznie eskaluj odrzucone leady i przypisz je do kolejnego dostępnego przedstawiciela handlowego.
- Prowadź historię przydziałów zadań oraz wskaźniki obciążenia pracą w celu ciągłego optymalizowania procesów.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybszy kontakt, większy potencjał konwersji. Potencjalni klienci są natychmiast kierowani do odpowiedniej osoby, dzięki czemu skraca się czas reakcji, a przedstawiciele handlowi mogą podjąć działania, póki zainteresowanie jest jeszcze świeże.
- Sprawiedliwszy podział zadań uwzględniający obciążenie pracą. Przydzielanie zadań uwzględnia aktualne obciążenie pracą i limity, aby zapobiec przeciążeniu pracowników i zapewnić spójność postępowania we wszystkich regionach.
- Ograniczenie ręcznych czynności administracyjnych w obszarze operacji sprzedażowych. Zasady i wyjątki są obsługiwane automatycznie, co zwalnia personel operacyjny z konieczności planowania tras w arkuszach kalkulacyjnych i ręcznego przydzielania zadań.
- Przejrzysta identyfikowalność zadań. Każde przypisanie potencjalnego klienta jest rejestrowane wraz z uzasadnieniem i historią w systemie CRM, dzięki czemu menedżerowie mogą weryfikować zasięg działań i dostosowywać reguły.
- Możliwość skalowania wraz z rozwojem liczby kanałów. Automatyzacja dostosowuje się do nowych kanałów marketingowych, regionów lub linii produktów bez konieczności wykonywania dodatkowych zadań ręcznych.
Praktyczny przykład zastosowania
Na przykład dostawca z segmentu średnich przedsiębiorstw działający w branży B2B otrzymuje formularze internetowe, listy z targów oraz polecenia od partnerów. Dawniej potencjalni klienci zgłaszający się z własnej inicjatywy byli kierowani na wspólną skrzynkę e-mailową, a starsi przedstawiciele wybierali najciekawsze zgłoszenia, podczas gdy inni musieli czekać. Po wdrożeniu system automatyczny odczytuje źródło potencjalnego klienta oraz dane adresowe i telefoniczne, stosuje mapy terytoriów i reguły dotyczące kompetencji produktowych, a następnie przypisuje każdego potencjalnego klienta do dostępnego przedstawiciela handlowego. Potencjalni klienci korporacyjni o wysokiej wartości są kierowani do przedstawicieli ds. klientów korporacyjnych wraz z ustalonymi powiadomieniami dotyczącymi umowy SLA; mniejsze zapytania przychodzące trafiają do działu sprzedaży wewnętrznej na zasadzie rotacji (round-robin). Menedżerowie wykorzystują historię przydziałów do wykrywania nierównowagi na terytoriach i comiesięcznego udoskonalania reguł.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Regionalne zespoły sprzedaży B2B — zespoły obsługujące określone obszary, które wymagają spójnego przydzielania potencjalnych klientów oraz możliwości śledzenia ich losów.
- Zespoły ds. operacji sprzedażowych — organizacje, które chcą ograniczyć ręczne kierowanie zleceń i zrezygnować z przydzielania zadań za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.
- Działy sprzedaży wewnętrznej i zespoły SDR — zespoły obsługujące dużą liczbę zgłoszeń przychodzących, wymagające zautomatyzowanego równoważenia obciążenia i eskalacji.
- Sprzedawcy wielu produktów lub partnerzy kanału dystrybucji — firmy, które muszą dopasowywać potencjalnych klientów do przedstawicieli handlowych posiadających odpowiednią wiedzę o produktach lub odpowiedzialnych za danego partnera.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje obsługę systemów automatyzacji oraz bieżące usługi niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania systemu routingu i dostosowywania go do zmian w działalności firmy. Implementi.ai dba o utrzymanie skonfigurowanych przepływów pracy, monitoruje działanie systemu, zajmuje się błędami automatyzacji i je usuwa, a także wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji w miarę zmian obszarów działania lub reguł.
- Działanie systemu automatycznej oceny potencjalnych klientów i kierowania ich do odpowiednich osób.
- Podłączenie do uzgodnionych systemów oraz bieżąca konserwacja tych integracji.
- Monitorowanie stanu systemów automatyki oraz obsługa awarii i wyjątków związanych z trasowaniem.
- Aktualizacje konfiguracji i dostosowywanie reguł w uzgodnionym zakresie.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku bardzo małych zespołów (liczących mniej niż ~5 przedstawicieli handlowych) z minimalną liczbą potencjalnych klientów przychodzących — ręczne kierowanie zgłoszeń może być prostsze i tańsze.
- Organizacje, które nie posiadają systemu CRM ani ustalonego cyfrowego procesu pozyskiwania potencjalnych klientów — aby ten produkt był skuteczny, konieczne jest dostarczanie ustrukturyzowanych danych dotyczących potencjalnych klientów z różnych źródeł.
Jak to działa
- Podłącz źródła sygnału. System automatyzacji pobiera dane potencjalnych klientów z uzgodnionych źródeł (formularze internetowe, platformy reklamowe, dane przesłane przez partnerów lub pliki CSV) i ujednolica kluczowe pola niezbędne do przypisania tych danych.
- Wzbogacaj i weryfikuj dane. Podstawowe uzupełnianie danych (adres pocztowy/numer telefonu, wywnioskowany region) oraz kontrole weryfikacyjne gwarantują, że każdy potencjalny klient posiada atrybuty wymagane przez zasady dotyczące obszarów; niekompletne dane potencjalnych klientów są oznaczane do ręcznej weryfikacji.
- Ocena według kryteriów biznesowych. System wykorzystuje konfigurowalny system punktacji (dopasowanie obszaru, zainteresowanie produktem, szacowana wartość transakcji, jakość źródła potencjalnego klienta) w celu ustalenia priorytetów przy przydzielaniu zadań.
- Zastosuj zasady dotyczące obszaru działania i obciążenia pracą. Reguły biznesowe uwzględniają mapy obszarów, kompetencje przedstawicieli handlowych, aktualne obciążenie pracą oraz ograniczenia związane z limitami sprzedaży, aby wybrać najbardziej odpowiedniego przedstawiciela handlowego lub kolejkę.
- Wykonaj zlecenie i powiadom. Wybrany potencjalny klient w systemie CRM zostaje utworzony lub zaktualizowany, a do przedstawiciela handlowego wysyłane jest powiadomienie za pośrednictwem uzgodnionego kanału (zadanie w systemie CRM, Slack, e-mail). Przyczyna przypisania oraz metadane są zapisywane na potrzeby audytu.
- Monitoruj proces akceptacji i zgłaszaj problemy wyżej. Jeśli potencjalny klient nie zostanie zaakceptowany w ciągu ustawionego limitu czasu, system automatyczny ponownie przydzieli sprawę lub przekieruje ją zgodnie z regułami awaryjnymi i zarejestruje tę czynność.
- Zachowaj historię i ustawienia. Historia zleceń i wskaźniki obciążenia pracą są przechowywane, dzięki czemu dział operacji sprzedaży oraz implementi.ai mogą okresowo dostosowywać reguły i progi.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która pozyskuje potencjalnych klientów za pośrednictwem formularza na stronie internetowej, płatnych reklam w wyszukiwarce oraz poleceń od partnerów. Pojawia się nowy potencjalny klient wraz z informacją o lokalizacji i zainteresowaniach produktowych. Usługa uzupełnia dane, aby określić region, przyznaje potencjalnemu klientowi wyższą ocenę, ponieważ pochodzi on z polecenia partnera, a następnie sprawdza dostępność przedstawiciela handlowego i jego limit. Automatyzacja przypisuje potencjalnego klienta do najbliższego przedstawiciela ds. klientów korporacyjnych, który ma wolne zasoby, tworzy rekord potencjalnego klienta w systemie CRM i wysyła powiadomienie w Slacku zawierające kluczowe informacje. Jeśli przedstawiciel nie przyjmie potencjalnego klienta w ciągu dwóch godzin, system automatycznie przypisuje go do kolejnego dostępnego przedstawiciela i rejestruje tę zmianę do weryfikacji.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to platformy CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), narzędzia do automatyzacji marketingu i źródła potencjalnych klientów (Google Ads, LinkedIn Lead Gen, platformy marketingowe z webhookami), narzędzia do współpracy (Slack), platformy telefoniczne/do połączeń internetowych (Twilio lub inni dostawcy usług telefonicznych) oraz kalendarze (Kalendarz Google, Office 365). Inne systemy można potencjalnie podłączyć za pomocą API, webhooków lub uzgodnionego eksportu danych.
Metody połączeń
Typowe metody to integracje API i webhooki do przekazywania potencjalnych klientów w czasie rzeczywistym, natywne interfejsy API systemów CRM do tworzenia i aktualizowania rekordów potencjalnych klientów oraz zadań, a także łączniki z serwisem Slack, powiadomieniami e-mailowymi lub SMS-ami. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do API możemy skorzystać z bezpiecznego eksportu plików CSV, Arkuszy Google lub analizy treści skrzynek pocztowych jako uzgodnionej alternatywy. Zgodność i wybrane metody są potwierdzane przed uruchomieniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z jakich źródeł potencjalnych klientów i systemów CRM korzystasz, zapewniamy dostęp do API lub integracji z tymi systemami (lub organizujemy uzgodnione metody eksportu) oraz dostarczamy definicje terytoriów, listy potencjalnych klientów, umiejętności oraz wszelkie zasady dotyczące limitów lub akceptacji. Potrzebujemy również informacji o preferowanych kanałach powiadomień i zasadach eskalacji. Sposób dostępu, mapowanie pól danych oraz ostateczna kompatybilność są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu oraz przed aktywacją.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie systemy CRM i źródła potencjalnych klientów obsługujecie?
Zazwyczaj integrujemy się z popularnymi systemami CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) oraz źródłami leadów marketingowych i internetowych za pośrednictwem interfejsu API lub webhooków. Jeśli dany system nie posiada interfejsu API, jako uzgodnioną alternatywę możemy korzystać z eksportów w formacie CSV, Arkuszy Google lub przekazywania danych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ostateczna kompatybilność jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
W jakim stopniu można dostosować reguły routingu?
Reguły kierowania są wysoce konfigurowalne: można dostosować mapy terytoriów, dopasowanie produktów do kompetencji, opcje limitów i algorytmu „round-robin”, priorytet dla określonych źródeł oraz reguły dotyczące limitów czasu i eskalacji. Implementi.ai stosuje i utrzymuje te reguły w ramach comiesięcznej usługi w uzgodnionym zakresie.
Co się dzieje, gdy przedstawiciel handlowy nie przyjmie potencjalnego klienta?
Automatyzacja może działać zgodnie ze skonfigurowanym zachowaniem awaryjnym: przydzielić sprawę innemu przedstawicielowi, umieścić ją w kolejce dla zespołu lub przekazać do przełożonego po upływie ustalonego limitu czasu. Wszystkie działania i znaczniki czasu są rejestrowane, co pozwala na kontrolę i dostosowanie limitów czasu.
W jaki sposób system zapobiega przeciążeniu najlepszych pracowników?
Usługa przy podejmowaniu decyzji uwzględnia aktualne obciążenie pracą oraz ostatnie przydziały zadań i wspiera zasady uwzględniające limity oraz sprawiedliwy podział zadań, aby zapobiec przeciążeniu poszczególnych przedstawicieli handlowych. Dane historyczne dotyczące przydziałów zadań są przechowywane w celu dostosowywania tych zasad.
Czy to rozwiązanie obsługuje routing dla wielu produktów lub dla poszczególnych kanałów?
Tak. Reguły mogą uwzględniać kompetencje dotyczące produktów lub segmentów, dzięki czemu potencjalni klienci z określonych linii produktowych są kierowani do przedstawicieli posiadających odpowiednią wiedzę specjalistyczną. Obsługiwane jest również ustalanie priorytetów w zależności od kanału (np. polecenia od partnerów a potencjalni klienci pozyskani w ramach działań marketingowych).
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakiego systemu CRM, jakich źródeł pozyskiwania potencjalnych klientów oraz z jakich regionów lub obszarów działania korzysta obecnie Państwa firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
