Opis
Usługa ta na bieżąco ustala priorytety wizyt u klientów i potencjalnych klientów dla zespołów sprzedaży terenowej, tworzy efektywne trasy obejmujące wiele punktów oraz wprowadza terminy spotkań do kalendarzy przedstawicieli handlowych, jednocześnie aktualizując dane w systemie CRM. Ogranicza to konieczność ręcznego planowania, poprawek w ostatniej chwili oraz niepotrzebnych podróży wynikających ze złego planowania.
Firma implementi.ai odpowiada za obsługę i utrzymanie rozwiązania: konfigurujemy połączone systemy, uruchamiamy algorytm ustalania priorytetów, monitorujemy proces automatyzacji oraz zajmujemy się obsługą błędów, dzięki czemu Twój zespół ds. sprzedaży otrzymuje przewidywalne, codzienne plany pracy bez konieczności samodzielnego tworzenia i obsługi integracji.
Problem
Bez automatyzacji planowanie tras i rezerwacja wizyt to zadania wykonywane ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych, wątkach e-mailowych i za pomocą jednorazowych zaproszeń kalendarzowych. Kierownicy sprzedaży i przedstawiciele handlowi spędzają godziny na zmianie terminów spotkań, sprawdzaniu dostępności i aktualizowaniu pól w systemie CRM. Wraz ze wzrostem rozmiarów obszarów działania, liczby klientów i ograniczeń związanych z podróżami ręczny proces staje się zawodny: klienci o wysokim priorytecie mogą zostać pominięci, podróże są nieefektywne, a dane w systemie CRM nie są zsynchronizowane z rzeczywistymi wynikami wizyt. Skutkiem tego jest skrócenie czasu poświęcanego na sprzedaż, nierównomierne pokrycie klientów oraz dodatkowe obciążenie administracyjne dla zespołów operacyjnych.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie typu „managed” automatyzuje ciągłe ustalanie priorytetów i planowanie wizyt handlowych w terenie oraz związane z tym aktualizacje operacyjne. Ocenia priorytet klientów, dostępne terminy przedstawicieli handlowych, czas dojazdu oraz reguły biznesowe, a następnie generuje zoptymalizowane plany podróży i synchronizuje działania między kalendarzami a systemem CRM.
- Ustal priorytety kont i szans sprzedaży na podstawie sygnałów z systemu CRM, zaplanowanych spotkań oraz niestandardowych reguł biznesowych.
- Wygeneruj optymalne trasy podróży z wieloma przystankami dla każdego przedstawiciela handlowego, uwzględniając czas podróży, długość spotkań i przedziały czasowe.
- Tworzenie lub proponowanie wydarzeń w kalendarzu oraz wysyłanie powiadomień dostosowanych do urządzeń mobilnych do przedstawicieli handlowych.
- Aktualizuj rekordy w systemie CRM, dodając zaplanowane wizyty, pola wyników oraz przypomnienia o kolejnych działaniach.
- Wykrywanie konfliktów w harmonogramie lub nieodbytych wizyt oraz przekazywanie tych informacji do działu operacyjnego w celu podjęcia działań ręcznych.
Korzyści dla Twojej firmy
- Więcej czasu na sprzedaż. Przedstawiciele handlowi poświęcają mniej czasu na planowanie, a więcej na spotkania z klientami, ponieważ harmonogramy i rezerwacje są przygotowywane automatycznie i dodawane do ich kalendarzy.
- Bardziej przemyślana ochrona ubezpieczeniowa. Planowanie oparte na priorytetach gwarantuje, że klienci o wysokiej wartości są odwiedzani w odpowiednim czasie, a rutynowe wizyty są efektywnie grupowane w celu ograniczenia kosztów związanych z dojazdami.
- Mniej błędów w planowaniu. Automatyczne wykrywanie konfliktów i synchronizacja kalendarzy ograniczają liczbę podwójnych rezerwacji, opuszczonych spotkań oraz rozbieżności w systemie CRM.
- Przejrzystość operacyjna. Kierownicy otrzymują skonsolidowane plany dzienne oraz raporty dotyczące odstępstw, dzięki czemu mogą zmienić przydział wizyt lub podjąć odpowiednie działania, zanim utracone zostaną szanse.
- Spójne dane w systemie CRM. Zaplanowane wizyty, wyniki i zadania związane z dalszymi działaniami są rejestrowane automatycznie, co zwiększa dokładność procesu obsługi potencjalnych klientów oraz usprawnia przekazywanie spraw między przedstawicielami handlowymi a kierownikami.
Praktyczny przykład zastosowania
Na przykład regionalna firma z sektora B2B zatrudniała pięciu przedstawicieli terenowych obsługujących setki klientów. Kierownicy co tydzień ręcznie przydzielali wizyty, a przedstawiciele zmieniali terminy spotkań przez telefon. Dzięki temu produktowi firma łączy swoje systemy CRM i kalendarza, określa proste reguły priorytetów (aktywne szanse sprzedaży, terminy odnowień, klienci strategiczni), a usługa generuje codzienną trasę dla każdego przedstawiciela. Tworzone są wydarzenia w kalendarzu, uwzględniany jest czas dojazdu, a wyjątki są sygnalizowane działowi operacyjnemu. Przedstawiciele przybywają z przygotowanymi planami spotkań, menedżerowie mają pewność, że wszystkie klienty są obsługiwani, a zespół operacyjny poświęca mniej czasu na rozwiązywanie kolizji w harmonogramie w ostatniej chwili.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Regionalne zespoły sprzedaży B2B, w których pracują przedstawiciele handlowi korzystający z systemu CRM i kalendarza — potrzebują one zautomatyzowanego przydzielania zadań i umawiania spotkań, aby zwolnić czas przedstawicieli.
- Kierownicy ds. sprzedaży, którzy zajmują się planowaniem obszarów działania i chcą mieć przewidywalne codzienne trasy oraz mniej ręcznych zmian w harmonogramie.
- Dystrybutorzy i hurtownicy, którzy planują wizyty u klientów w wielu lokalizacjach — czerpią korzyści z optymalizacji tras pod kątem oszczędności czasu na dojazdach oraz zsynchronizowanych danych.
- Firmy prowadzące programy terenowe oparte na umówionych spotkaniach (szkolenia, prezentacje, audyty), które muszą automatycznie równoważyć priorytety i dostępne terminy przedstawicieli handlowych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżącą obsługę usługi planowania tras i harmonogramów. Firma implementi.ai konfiguruje i utrzymuje uzgodnione integracje, realizuje proces ustalania priorytetów i generowania tras wspomagany przez sztuczną inteligencję, monitoruje działanie automatyzacji oraz zajmuje się wykrywaniem i usuwaniem błędów w miarę ich pojawiania się. Usługa obejmuje również uzasadnione aktualizacje konfiguracji, mające na celu dostosowanie reguł i priorytetów do zmieniających się potrzeb biznesowych.
- Automatyzacja procesów operacyjnych i zarządzanie usługami
- Integracja z wybranymi systemami (CRM, kalendarz, mapy)
- Przetwarzanie wspomagane sztuczną inteligencją w zakresie ustalania priorytetów i przygotowywania wytycznych dotyczących wizyt
- Monitorowanie, obsługa błędów i rutynowa konserwacja
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Firmy, które zatrudniają tylko jednego przedstawiciela handlowego pracującego w siedzibie firmy i nie mają potrzeb związanych z planowaniem podróży, a ręczne planowanie jest dla nich sprawą prostą.
- Zespoły terenowe, które wymagają specjalistycznego planowania tras w oparciu o złożone ograniczenia regulacyjne (materiały niebezpieczne, zezwolenia na dostęp ograniczony) — mogą one potrzebować indywidualnego rozwiązania wykraczającego poza standardowe zasady planowania tras.
Jak to działa
- Połącz systemy. Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy CRM, kalendarze i usługi mapowe należy podłączyć, oraz potwierdzamy metody dostępu, tak aby dane dotyczące kont, szans sprzedaży i dostępności przedstawicieli handlowych były dostępne w serwisie.
- Określ zasady ustalania priorytetów. Kierownictwo działów operacyjnych i sprzedaży określa priorytety (etap szansy sprzedaży, poziom konta, umowa SLA, cele kampanii) oraz ograniczenia, takie jak godziny pracy i maksymalny dzienny czas podróży.
- Codzienne pozyskiwanie danych. Każdego dnia system automatyczny pobiera aktualne dane dotyczące potencjalnych klientów i szans sprzedaży, otwartych zadań oraz dostępności handlowców, tworząc zbiór danych służący do ustalania priorytetów i przydzielania zadań.
- Ustal priorytety wizyt. System ocenia konta i szanse sprzedaży pod kątem ustalonych przez Ciebie zasad, aby stworzyć rankingową listę wizyt oraz proponowane przedziały czasowe dla każdego przedstawiciela handlowego.
- Zoptymalizuj trasy. Dla każdego przedstawiciela handlowego system tworzy efektywny plan trasy z wieloma przystankami, uwzględniający czas trwania spotkań, czas dojazdu oraz przedziały czasowe, a następnie generuje propozycję harmonogramu.
- Opublikuj i zsynchronizuj. W kalendarzach przedstawicieli handlowych tworzone są lub proponowane planowane wizyty, na urządzenia mobilne wysyłane są powiadomienia, a system CRM jest aktualizowany o zapisy dotyczące zaplanowanych wizyt oraz zadania do wykonania.
- Monitorowanie i obsługa wyjątków. Wykrywane są konflikty, odwołania w ostatniej chwili lub nieodbyte wizyty; wyjątki są przekazywane do działu operacyjnego w celu ręcznej obsługi, a plan podróży jest w razie potrzeby przeliczany.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która zarządza 40 regionalnymi klientami i zatrudnia trzech przedstawicieli terenowych. Każdego ranka system automatyczny pobiera dane dotyczące szans sprzedaży z systemu CRM, sprawdza, które konta są oznaczone jako priorytetowe, oraz analizuje dostępność przedstawicieli w kalendarzach. Następnie ocenia i klasyfikuje potencjalne wizyty, a potem oblicza optymalne trasy z wieloma przystankami, które mieszczą się w harmonogramie dnia każdego przedstawiciela. Tworzone są wydarzenia w kalendarzu wraz z sugerowanymi punktami programu, w systemie CRM dodawane są adnotacje o zaplanowanych wizytach, a przedstawiciele otrzymują powiadomienia na urządzenia mobilne. Jeśli przedstawiciel oznaczy wizytę jako odwołaną, system automatyczny zaznacza ten termin, powiadamia dział operacyjny i ponownie oblicza trasę, dzięki czemu zasięg pozostaje zachowany bez konieczności ręcznego planowania.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to platformy CRM, takie jak Salesforce czy HubSpot, platformy kalendarzowe, np. Google Calendar lub Microsoft Exchange/Outlook, interfejsy API do map i wyznaczania tras, np. Google Maps czy Mapbox, a także aplikacje mobilne i terenowe używane przez przedstawicieli handlowych. Inne systemy można potencjalnie zintegrować za pomocą interfejsu API, webhooków lub uzgodnionego eksportu danych, w zależności od stosowanej przez Państwa infrastruktury.
Metody połączeń
Połączenia nawiązuje się zazwyczaj za pośrednictwem interfejsów API dostawców oraz protokołu OAuth w przypadku kalendarzy, interfejsów API systemów CRM lub webhooków w przypadku wydarzeń i danych dotyczących kont, a także usług routingu (interfejsy API Map) do obliczania czasu podróży. Gdy interfejsy API nie są dostępne, jako rozwiązanie tymczasowe możemy zaakceptować zaplanowane eksporty plików CSV lub Arkusze Google. Dokładne metody są ustalane na etapie określania zakresu projektu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z jakich systemów CRM i kalendarzy Państwo korzystają, dostarczamy przykładowe dane dotyczące klientów i dostępności przedstawicieli handlowych oraz określamy zasady ustalania priorytetów i planowania (pożądany czas trwania wizyty, dopuszczalne przedziały czasowe na dojazd, poziomy klientów). Potwierdzamy również, z której usługi mapowania/wyznaczania tras będziemy korzystać oraz jakie konta użytkowników są potrzebne do integracji. Kompatybilność i ostateczna metoda dostępu są uzgadniane i potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć?
Zazwyczaj integrujemy się z głównymi platformami CRM (Salesforce, HubSpot), kalendarzami Google i Microsoft oraz interfejsami API służącymi do wyznaczania tras (Google Maps, Mapbox). Jeśli korzystasz z innego systemu, oceniamy wykonalność tej integracji na etapie określania zakresu projektu i potwierdzamy sposób połączenia przed uruchomieniem.
W jakim stopniu można dostosować reguły ustalania priorytetów?
Priorytetyzację można konfigurować: można przypisywać wagi etapom szans sprzedaży, poziomom kont, tagom kampanii, zaplanowanym działaniom następczym oraz polom niestandardowym. Wdrażamy uzgodnione zasady i zapewniamy rutynowe korekty w ramach comiesięcznej usługi.
Jak radzicie sobie z kolizjami terminów i odwołaniami w ostatniej chwili?
System automatyczny wykrywa konflikty i albo proponuje alternatywne terminy lub trasy, albo sygnalizuje wyjątki w przebiegu operacji. W przypadku odwołania trasy jest ona ponownie obliczana, a wizyty, których to dotyczy, otrzymują nowe priorytety; zasady eskalacji określają, kiedy konieczna jest interwencja ręczna.
Czy przedstawiciele handlowi potrzebują specjalnej aplikacji mobilnej?
Nie jest wymagana żadna specjalna aplikacja. Możemy wysyłać wydarzenia kalendarzowe oraz powiadomienia dostosowane do urządzeń mobilnych. Jeśli korzystasz z aplikacji terenowej, możemy zintegrować z nią powiadomienia, o ile pozwala na to interfejs API lub webhook tej aplikacji.
Jak długo trwa wdrożenie?
Czas wdrożenia zależy od liczby i rodzaju integracji, jakości danych oraz złożoności reguł ustalania priorytetów. Realistyczny harmonogram ustalamy na etapie określania zakresu projektu; miesięczna usługa obejmuje bieżące monitorowanie oraz rutynowe korekty po uruchomieniu.
Co powoduje zmiany ceny miesięcznej?
Ceny uwzględniają liczbę integracji, częstotliwość generowania tras, ilość danych oraz zakres wymaganych dostosowań lub wsparcia technicznego. Istotne zmiany w zakresie projektu lub dodatkowe integracje są omawiane z Państwem i wyceniane indywidualnie.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakich usług CRM, kalendarza i zarządzania zleceniami korzysta obecnie Twój zespół oraz ilu przedstawicieli terenowych zarządzasz.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
