Automatisierung der Seeverkehrsagentur für besser koordinierte Hafenaufenthalte

Neben der routinemäßigen Korrespondenz gehen auch neue Nominierungen und Änderungen ein, was es erschwert, festzustellen, wer für die nächste Maßnahme zuständig ist. Ähnliche Schiffsnamen können zudem dazu führen, dass Nachrichten dem falschen Anruf zugeordnet werden.

Nachrichten im Posteingang einer zugelassenen Agentur klassifizieren und den Schiffsnamen, die IMO-Nummer, den Hafen, den Auftraggeber sowie die angeforderten Dienstleistungen in einen vorgeschlagenen Nominierungsdatensatz extrahieren. Mit bestehenden Anläufen abgleichen, mehrdeutige Identifikatoren kennzeichnen und die Originalnachricht an den zuständigen Agenten weiterleiten.

Besatzungslisten, Schiffsdaten und Ankunftsmeldungen gehen möglicherweise nach und nach ein oder enthalten widersprüchliche Angaben zur Reise. Die Agenten öffnen immer wieder Anhänge, um festzustellen, was noch aussteht.

Vergleichen Sie die erhaltenen Dateien mit der von der Behörde geführten Checkliste für den jeweiligen Hafen und die jeweilige Anlaufart und halten Sie dabei fehlende Felder, unlesbare Seiten und inkonsistente Kennungen fest. Erstellen Sie eine zusammengefasste Korrekturanforderung und holen Sie vor jeder offiziellen Einreichung die Genehmigung des Sachbearbeiters ein.

Die für einen Anlauf vorgelegten Zertifikate können Daten enthalten, die einer weiteren Überprüfung bedürfen, oder sich auf ein anderes Schiff beziehen. Die bloße Einreichung des Anhangs reicht nicht aus, um die Gültigkeit oder die behördliche Zulässigkeit nachzuweisen.

Extrahieren Sie die Schiffs-Identifikationsnummer, die Art des Zertifikats und die sichtbaren Gültigkeitsdaten und vergleichen Sie diese anschließend mit den geplanten Anlaufterminen und der Prüfungscheckliste der Behörde. Markieren Sie fehlende Vermerke, unklare Datumsangaben und nicht übereinstimmende Identifikationsnummern für eine qualifizierte Überprüfung, ohne das Schiff als konform zu erklären.

Korrekturanfragen von Hafen-, Zoll- oder Einwanderungsbehörden können von der ursprünglich eingereichten Dokumentversion abweichen. Ein Vertreter könnte versehentlich eine veraltete Datei erneut versenden.

Erfassen Sie jede behördliche Anfrage unter Angabe der Einreichungsnummer, der Dokumentversion, des Verantwortlichen und der Antwortfrist. Stellen Sie ein überarbeitetes Antwortpaket mit dem Änderungsverlauf zusammen und halten Sie die Übermittlung bis zur Genehmigung durch die zuständige Stelle zurück.

Die voraussichtlichen Ankunftszeiten variieren zwischen Master-, Principal- und Terminal-Meldungen, sodass die verschiedenen Beteiligten von unterschiedlichen Zeitangaben ausgehen. Ungeklärte Abweichungen können sich auf mehrere Dienstleistungsvereinbarungen auswirken.

Extrahieren Sie die überarbeiteten ETA-Angaben zusammen mit ihrem Quellzeitstempel und ihrer Zeitzone, vergleichen Sie diese mit der vom Agenten genehmigten Arbeits-ETA und kennzeichnen Sie widersprüchliche Berichte. Erstellen Sie nach der Überprüfung Aktualisierungsaufgaben für die betroffenen Lieferanten und verfolgen Sie deren Rückmeldungen anhand des überarbeiteten Einsatzplans.

Ein vorgeschlagener Anlegezeitraum kann von der Zustimmung des Terminals, der Bereitschaft der Ladung und der Verfügbarkeit des Schiffes abhängen. Wird eine informelle Angabe als bestätigt angesehen, kann dies zu verfrühten Vorkehrungen führen.

Verfolgen Sie vorgeschlagene und bestätigte Liegeplatzfenster separat, einschließlich der Quelle, der Gültigkeitsbedingungen und der noch offenen Abhängigkeiten. Benachrichtigen Sie den zuständigen Sachbearbeiter, wenn sich eine Abhängigkeit ändert oder eine Bestätigungsfrist abläuft, sodass die Annahme des Liegeplatzes und die damit verbundenen Verpflichtungen unter menschlicher Kontrolle bleiben.

Anfragen für Lotsen- und Schleppdienste können übermittelt werden, ohne dass eine eindeutige Aufzeichnung über die Annahme, Änderungen oder Stornierungsbedingungen vorliegt. Eine Terminänderung erreicht möglicherweise nicht jeden Dienstleister.

Erstellen Sie eine Buchungscheckliste auf der Grundlage der von den Agenten genehmigten Schiffsdaten, Fahrpläne und vor Ort überprüften Dienstleistungsanforderungen. Verfolgen Sie Anfragen, Bestätigungen der Dienstleister und überarbeitete Bestätigungen und eskalieren Sie fehlende Antworten, ohne eigenmächtig über Lotsen- oder Schleppdienstanforderungen zu entscheiden.

Bei Besatzungswechseln spielen Reisedetails, Einreisebestimmungen sowie Transport- und Zugangsregelungen für das Schiff eine Rolle, die sich unabhängig voneinander ändern können. Fehlt in einer Phase eine Bestätigung, kann dies den gesamten Transfer beeinträchtigen.

Erstellen Sie Checklisten für die Ein- und Ausreise mit eingeschränktem Zugriff, die nur die erforderlichen personenbezogenen Daten enthalten, und verfolgen Sie anschließend die von den Agenten bestätigten Meilensteine in Bezug auf Reisen, Genehmigungen und Transport. Weisen Sie den Crew-Koordinator auf Änderungen am Reiseplan und fehlende Genehmigungen hin, ohne die Einreiseberechtigung zu prüfen.

Dringende Ersatzteile können vor Ort eintreffen, ohne dass die korrekte Schiffsreferenz, Umschlaganweisungen oder eine Bestätigung der Weiterlieferung vorliegen. Der Zollstatus und der Zugang zum Terminal können bis zur geplanten Übergabe unklar bleiben.

Verfolgen Sie jede Sendung anhand des Luftfrachtbriefs oder der Sendungsnummer, des Schiffes und des Anlaufs, mit separaten Meilensteinen für Ankunft, vom Agenten bestätigte Zollfreigabe und Lieferfreigabe. Fordern Sie fehlende Nachweise an und planen Sie Übergabeaufgaben erst ein, nachdem die zuständigen Mitarbeiter die geltenden Anforderungen bestätigt haben.

Bei Bunker-Vereinbarungen kann es zu Änderungen der Lieferzeitfenster und zu ungelösten Abweichungen zwischen den Anweisungen des Auftraggebers und den Bestätigungen des Lieferanten kommen. Diese Abweichungen können in langen E-Mail-Ketten leicht übersehen werden.

Vergleichen Sie die Bestätigungen der Lieferanten mit der genehmigten Anfrage hinsichtlich Produktbezeichnung, Menge, Lieferort und Lieferzeitraum und kennzeichnen Sie Abweichungen für den Sachbearbeiter. Verfolgen Sie die Bestätigungen des Schiffes und den Eingang der Lieferdokumente, ohne Entscheidungen hinsichtlich der Eignung, Qualität oder Sicherheit des Kraftstoffs zu treffen.

In Anträgen auf Abfallannahme können von dem örtlichen Anbieter geforderte Angaben zu Kategorien, Mengen oder Abholbedingungen fehlen. Nachträgliche Korrekturen können die Planung der Abholung erschweren.

Erstellen Sie anhand der vom Schiff vorgelegten Erklärungen und unter Verwendung der lokal genehmigten Informationscheckliste einen Serviceauftrag, in dem Sie fehlende Angaben und den vorgeschlagenen Abholtermin hervorheben. Leiten Sie diesen zur Bestätigung an den Agenten und den Dienstleister weiter und verfolgen Sie anschließend die Abholnachweise, ohne Gefahrgut einzustufen oder die Entsorgung zu genehmigen.

Ereignisse im Zusammenhang mit Ankunft, Anlegen und Ladungsumschlag werden möglicherweise mit uneinheitlichen Zeitstempeln oder Beschreibungen gemeldet. Die Erstellung eines Sachverhaltsberichts erfordert wiederholte Abgleiche zwischen Protokollen und Meldungen.

Erstellen Sie anhand der genehmigten Unterlagen einen Entwurf einer Ereignischronologie, wobei Sie Quellenangaben, Zeitzonenangaben und widersprüchliche Einträge beibehalten. Leiten Sie Unstimmigkeiten an den Hafenagenten weiter und behalten Sie die sachliche Bestätigung, die vertragliche Auslegung sowie Entscheidungen zur Liegezeit den autorisierten Prüfern vor.

In einer Pro-forma-Ausgabenabrechnung kann eine angeforderte Leistung fehlen oder es kann eine veraltete Tarifgrundlage zugrunde gelegt werden. Zwischen geschätzten und bestätigten Lieferantenkosten wird nicht immer klar unterschieden.

Erstellen Sie einen Kostenvoranschlag auf der Grundlage der von der Agentur genehmigten Tarife, der Schiffsdaten und der angeforderten Dienstleistungen und halten Sie dabei jede Tarifquelle, das Gültigkeitsdatum, die Währung und die zugrunde liegenden Annahmen fest. Kennzeichnen Sie fehlende Kostenpositionen und Posten, die außerhalb der delegierten Limits liegen, bevor ein befugter Vertreter den Kostenvoranschlag für den Auftraggeber genehmigt.

Ausstehende Finanzierungsanträge und informelle Zahlungszusagen lassen sich bei laufenden Ausschreibungen nur schwer nachverfolgen. Die Sachbearbeiter könnten einen Auftraggeber kontaktieren, ohne die aktuelle Finanzierungsnotiz gesehen zu haben.

Priorisieren Sie die Nachverfolgung genehmigter Förderanträge, Fristen, Meilensteine der Ausschreibung und festgehaltener Zusagen und erstellen Sie Mahnungen unter Bezugnahme auf die entsprechende Auszahlungsprognose. Verfolgen Sie zugesagte Zahlungstermine und leiten Sie nicht eingehaltene Verpflichtungen an die Finanzabteilung weiter, wobei Kreditentscheidungen und etwaige Nutzungsbeschränkungen den befugten Mitarbeitern vorbehalten bleiben.

Rechnungen für das Auslaufen, Schleppdienste, Terminaldienstleistungen und Transportleistungen gehen gebündelt ein, ohne dass sie einheitliche Referenznummern enthalten. Das manuelle Sortieren verzögert die Prüfung und kann dazu führen, dass eine Gebühr der falschen Schiffsakte zugeordnet wird.

Lieferanten, Rechnungsnummer, Datum, Währung sowie sichtbare Schiffs- oder Anlaufreferenzen extrahieren und anschließend nach Dienstleistungsart und Hafenanlauf einen Bestimmungsort vorschlagen. Ungewisse Übereinstimmungen und mögliche Duplikate vor der Buchung in eine Überprüfungswarteschlange weiterleiten.

Eine Lieferantenrechnung kann hinsichtlich Menge, Preis, Währung oder Leistungsumfang von der genehmigten Bestellung abweichen. Aus der begleitenden Korrespondenz geht die Ursache für die Abweichung nicht immer eindeutig hervor.

Ordnen Sie Rechnungen den Bestellungen der Agentur nach Lieferant, Referenz und Aufruf zu und vergleichen Sie anschließend die Einzelposten anhand der von der Agentur festgelegten Toleranzen. Fügen Sie relevante Leistungsbestätigungen bei und leiten Sie nicht zugeordnete Einzelposten oder Preisunterschiede zur Genehmigung weiter, ohne die Zahlung zu autorisieren.

Kosten für Hafenanläufe können unzugeordnet bleiben oder es fehlen die für die Abrechnung mit dem Auftraggeber erforderlichen Belege. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung müssen rekonstruieren, welche Kosten abrechnungsfähig sind und welche einer Klärung bedürfen.

Ordnen Sie genehmigte Ausgaben und Lieferantenabrechnungen dem jeweiligen Auftrag zu und erstellen Sie vorgeschlagene Abrechnungspositionen unter Beifügung der Belege und unter Berücksichtigung der vom Auftraggeber festgehaltenen Abrechnungsanweisungen. Trennen Sie strittige, nicht belegte und möglicherweise nicht abrechnungsfähige Posten zur Überprüfung durch die Finanzabteilung, bevor die endgültige Abrechnung genehmigt wird.

Dringende Anfragen zu Schiffsbewegungen, Betriebsstörungen oder unerwarteten Gebühren können hinter der routinemäßigen Korrespondenz zurückbleiben. Die Zuständigkeiten und Antwortfristen können zwischen den Schichten unklar sein.

Klassifizieren Sie eingehende Anfragen nach Anruf, Art des Problems und von der Agentur festgelegter Dringlichkeit und weisen Sie ihnen anschließend gemäß den vom Auftraggeber vereinbarten Serviceregeln einen Verantwortlichen sowie eine Antwortfrist zu. Eskalieren Sie überfällige Fälle mit einer auf die Quelle verweisenden Zusammenfassung und leiten Sie sicherheitskritische Anliegen an den Notfallprozess der Agentur weiter.

Eine erste Nominierung kann eintreffen, bevor die Rechnungsangaben, die autorisierten Ansprechpartner und die Präferenzen für die Berichterstattung vollständig vorliegen. Der Kundendienst muss dann Fragen zur Kontoeinrichtung während eines laufenden Gesprächs klären.

Beachten Sie die Onboarding-Checkliste der Agentur hinsichtlich der Angaben zur juristischen Person, der autorisierten Anweisungen, der Abrechnungsanforderungen, der Ansprechpartner für Eskalationsfälle und der erforderlichen Due-Diligence-Prüfungen. Weisen Sie fehlende Punkte zu und halten Sie den Onboarding-Status getrennt von menschlichen Entscheidungen bezüglich der Kundenakzeptanz, Sanktionsbedenken und der Kreditgenehmigung.

Potenzielle Auftraggeber fordern Angebote oder Kostenvoranschläge an, ohne genügend Details anzugeben, um die Eignung der Dienstleistung beurteilen zu können. Die Mitarbeiter der Handelsabteilung fragen wiederholt nach Schiffsdaten, Hafenanforderungen und dem geplanten Umfang der Anlaufaktivitäten.

Entnehmen Sie die angeforderten Angaben zu Hafen, Schiffstyp, voraussichtlichem Zeitplan und Leistungsumfang und vergleichen Sie diese mit einem von der Agentur geführten Verzeichnis der Abdeckung und Kapazitäten. Formulieren Sie gezielte Klärungsfragen und erstellen Sie ein CRM-Qualifizierungsdokument, in dem Sie nicht verifizierte Abdeckungen oder ungewöhnliche Anforderungen zur kaufmännischen Prüfung kennzeichnen.

Vorschläge zur Beauftragung einer Agentur können ins Stocken geraten, wenn kein nächster Schritt festgehalten wird, insbesondere wenn sich der vom Auftraggeber erwartete Rückruftermin ändert. Durch wiederholte allgemeine Nachfragen können ungelöste operative Fragen außer Acht gelassen werden.

Planen Sie Folgeaktionen ausgehend vom Datum der Angebotsgenehmigung, dem voraussichtlichen Zeitpunkt des Anrufs und den erfassten Einwänden, wobei Sie Nachrichten verwenden, die auf die angeforderten Anschlüsse und Dienste verweisen. Beenden Sie den Ablauf bei einer Antwort oder einer Terminvereinbarung und leiten Sie Preisänderungen oder Dienstleistungszusagen an den Vertriebsverantwortlichen weiter.