Beschreibung
Dieser Managed Service durchsucht kontinuierlich Ihre Spesen-Feeds, Firmenkartentransaktionen, Zeiterfassungen und Projektdatensätze, um Kosten automatisch den Projekten zuzuordnen und Vorschläge für abrechnungsfähige Posten für Kundenrechnungen zu erstellen. implementi.ai konfiguriert die Zuordnungsregeln, wartet die Automatisierung und überwacht den täglichen Betrieb, sodass Ihre Finanz- und Projektteams weniger Zeit mit der Suche nach Belegen verbringen und mehr Zeit für eine korrekte Rechnungsstellung haben.
Die Lösung richtet sich an projektorientierte Unternehmen, in denen es häufig zu versäumten Abrechnungen und zeitaufwändigen Abgleichen kommt. Wir bieten die Automatisierung im Abonnement an: Wir verbinden die vereinbarten Systeme, passen die Abgleichlogik an Ihre Abrechnungsregeln an und sorgen dafür, dass der Prozess läuft und bei sich ändernden Anforderungen aktualisiert wird.
Das Problem
In vielen Agenturen und Dienstleistungsunternehmen werden Spesen- und Kartendaten getrennt von Projektplänen und Zeiterfassung verwaltet. Die Teams sammeln Belege manuell, entscheiden, ob Kosten abrechnungsfähig sind, suchen nach dem richtigen Projektcode und geben eine Rechnungszeile in das Rechnungsstellungssystem ein. Das manuelle Abgleichen ist zeitaufwendig und fehleranfällig: Abrechnungsfähige Posten werden übersehen, Kosten werden falschen Projekten zugeordnet oder bleiben unabgestimmt, und Monatsabschlüsse erfordern mühsame Korrekturen. Mit dem Wachstum des Unternehmens – mehr Projekte, mehr Kreditkarten, mehr Lieferanten – steigt die Anzahl der Ausnahmen, wodurch verspätete Rechnungen und strittige Belastungen häufiger auftreten und sich der Zahlungseingang verzögert.
Was diese Lösung automatisiert
Dieser Service automatisiert die fortlaufende Erfassung, Klassifizierung und Zuordnung von Ausgaben zu Projekten und erstellt Vorschläge für Rechnungspositionen zur Rechnungsstellung und zum Abgleich. Die verwaltete Automatisierung kann:
- Importieren Sie Daten aus Firmenkreditkarten, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen und Zeiterfassungsdaten.
- Klassifizieren Sie Transaktionen mithilfe regelbasierter und KI-gestützter Zuordnung als abrechnungsfähig, nicht abrechnungsfähig oder teilweise abrechnungsfähig.
- Automatische Vorschläge für Projektcodes, Spesenkategorien und kundenorientierte Rechnungsbeschreibungen.
- Erstellen Sie vorläufige abrechnungsfähige Posten in Ihrem Buchhaltungs- oder Abrechnungssystem oder erstellen Sie Berichte zur Überprüfung durch die Genehmigungsberechtigten.
- Markieren Sie Ausnahmen und ungelöste Transaktionen zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter und fügen Sie dabei den Kontext sowie Lösungsvorschläge hinzu.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Versäumte abrechnungsfähige Leistungen nachholen. Ermittelt automatisch Ausgaben und Zeiteinträge, die den Kunden in Rechnung gestellt werden sollten, aber derzeit noch nicht erfasst sind, und reduziert so Umsatzverluste und den manuellen Aufwand für Nachfassaktionen.
- Schnellerer Rechnungsstellungszyklus. Durch die Erstellung vorgefertigter Rechnungszeilen und die Verkürzung des Abstimmungsaufwands werden Abrechnungsläufe schneller und mit weniger Korrekturen abgeschlossen.
- Einheitliche Kundenbeschreibungen. Von der KI vorgeschlagene, standardisierte Rechnungsbeschreibungen und Kategorizierungen reduzieren Kundenanfragen und die Anzahl der Streitfälle bei der Rechnungsstellung.
- Geringerer Arbeitsaufwand im Finanzbereich. Durch die Automatisierung und den Managed Service werden sich wiederholende Abgleichaufgaben reduziert, sodass sich die Buchhaltung und die Projektmanager auf Genehmigungen und Ausnahmen konzentrieren können.
- Prüfungsfähige Nachweise. Jeder vorgeschlagene Abgleich enthält Quelldaten und eine Begründung der Entscheidung, wodurch die Rechnungsstellung an Kunden und interne Prüfungen schneller und übersichtlicher werden.
Ein praktischer Anwendungsfall
Bei einer mittelgroßen Digitalagentur, die Dutzende von Projekten gleichzeitig betreut, entstehen Ausgaben über Firmenkreditkarten, Spesenabrechnungen von Beratern und Ad-hoc-Rechnungen von Lieferanten. Bisher leiteten die Projektmanager Belege per E-Mail weiter, und die Finanzabteilung ordnete die Kosten vor der monatlichen Rechnungsstellung manuell den Projekten zu. Mit diesem Service werden Transaktionsdaten und Zeiteinträge kontinuierlich analysiert; abrechnungsfähige Posten werden dem richtigen Projekt zugeordnet und als Rechnungsentwürfe zur Freigabe vorgelegt. Die Buchhaltung prüft nur markierte Ausnahmen, was den Abrechnungszyklus beschleunigt und die Anzahl der übersehenen Kundenabrechnungen reduziert, die zuvor durch das Raster gefallen sind.
Für wen ist es gedacht?
- Digital- und Kreativagenturen – häufige Projektkosten und variable Abrechnungsregeln erfordern eine automatisierte Zuordnung, um entgangene abrechnungsfähige Leistungen zu vermeiden.
- Dienstleistungsunternehmen (Beratung, Ingenieurwesen, Rechtsberatung) – komplexe Projekte und die Abrechnung gegenüber Kunden erfordern eine einheitliche Zuordnung von Aufwendungen und Zeitaufwand.
- Managed-Services-/IT-Anbieter – bei wiederkehrenden Projekten und Kosten für Subunternehmer kommt eine automatisierte Abstimmung auf Projektebene zum Tragen.
- Projektlastige Teams in größeren Unternehmen – zentrale Finanzabteilungen, die die Genauigkeit der Projektbuchhaltung verbessern möchten, ohne den Personalbestand zu erhöhen.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die Betriebsautomatisierung und die laufenden Managed-Service-Leistungen, die erforderlich sind, damit die Projektkostenabgleichung weiterhin funktioniert und ihren Zweck erfüllt.
- Konfiguration und Betrieb der vereinbarten Automatisierung zur Vernetzung der von Ihnen genehmigten Systeme.
- KI-gestützte Klassifizierung und tägliche Bearbeitung von Transaktionen sowie Überwachung des Automatisierungsbetriebs.
- Behandlung und Behebung von Automatisierungsfehlern, Anpassung der Abgleichregeln sowie angemessene Konfigurationsaktualisierungen im Zuge der Weiterentwicklung Ihrer Abrechnungsregeln.
- Laufende Pflege der Verknüpfungen und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die vorgeschlagenen Rechnungszeilen mit Ihren Buchhaltungs- und Projektcodes übereinstimmen.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Sehr kleine Unternehmen mit wenigen monatlichen Transaktionen und ohne Bedarf an einer projektbezogenen Abrechnung – hier können manuelle Prozesse ausreichend sein.
- Unternehmen, die ihren Kunden keine Projektkosten in Rechnung stellen oder keine Zuordnung auf Projektebene verlangen – dieses Produkt konzentriert sich auf die abrechnungsrelevante Zuordnung.
So funktioniert es
- Datenquellen verbinden. Wir verbinden die vereinbarten Systeme – Buchhaltung, Kartenanbieter oder Spesenplattform, Projektmanagement und Zeiterfassung – über APIs, sichere Dateiübertragungen oder vereinbarte Exportmethoden.
- Transaktionen erfassen und normalisieren. Eingehende Kartenbelastungen, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen und Zeiterfassungen werden in ein einheitliches Transaktionsformat umgewandelt, damit sie mit den Projektdaten abgeglichen werden können.
- KI-gestützte Klassifizierung. Der Dienst wendet Regeln und KI-Modelle an, um jede Transaktion als abrechnungsfähig, nicht abrechnungsfähig oder teilweise abrechnungsfähig einzustufen, und schlägt den entsprechenden Projektcode und die entsprechende Ausgabenkategorie vor.
- Auf das Projekt und den Kunden abstimmen. Das System durchsucht Projektdatensätze, Zeiteinträge und aktuelle Rechnungen, um die beste Übereinstimmung zu finden; wenn mehrere Übereinstimmungen möglich sind, ordnet es die Vorschläge nach Relevanz und fügt Belege bei.
- Entwürfe für Rechnungszeilen erstellen. Abgeglichene, abrechnungsfähige Posten werden in Rechnungsentwürfe oder einen zur Überprüfung vorliegende Abrechnungsbericht umgewandelt und zur Genehmigung durch die Finanzabteilung oder den Projektmanager in die Warteschlange gestellt.
- Ausnahmen eskalieren. Transaktionen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, werden mit Grundcodes und empfohlenen Maßnahmen gekennzeichnet, damit ein menschlicher Prüfer das Problem beheben kann.
- Kontinuierliche Optimierung und Überwachung. implementi.ai überwacht den täglichen Betrieb, behebt Probleme mit den Konnektoren, passt die Abgleichregeln auf Grundlage von Feedback an und nimmt angemessene Konfigurationsaktualisierungen vor, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das mehrere Kundenprojekte betreut und den Projektleitern Firmenkreditkarten ausstellt. Eine Kartentransaktion für eine Rechnung über Cloud-Dienste geht ein und wird von der Automatisierung zusammen mit den Projektzeiterfassungen und dem Kundenvertragscode erfasst. Der KI-Klassifikator erkennt den Lieferanten und ordnet die Ausgabe dem Projekt „Delta“ zu, wobei er sie als dem Kunden in Rechnung zu stellend kennzeichnet. Die Automatisierung schlägt eine Standard-Rechnungsbeschreibung vor und erstellt im Buchhaltungssystem einen Rechnungsentwurf zur Prüfung durch die Finanzabteilung. Wenn der Lieferant oder der Betrag keiner der Projektregeln entspricht, wird die Transaktion markiert und an den Projektmanager weitergeleitet – zusammen mit Vorschlägen für passende Projekte und dem angehängten Originalbeleg.
Integrationen
Typische Systeme
Der Dienst lässt sich in der Regel mit Buchhaltungssystemen (Beispiele: Xero, QuickBooks Online, Sage Intacct, NetSuite), Projekt-/PSA- und Zeiterfassungsplattformen (Beispiele: Harvest, Toggl, Mavenlink), Firmenkarten- und Spesenabrechnungsplattformen (Beispiele: Ramp, Brex, Airbase) sowie CRM- oder Abrechnungssysteme, sofern die Rechnungsstellung direkt auf Basis dieser Datensätze erfolgt. Andere Systeme können unter Umständen mithilfe vereinbarter Methoden angebunden werden; die endgültige Kompatibilität wird vor der Inbetriebnahme bestätigt.
Anschlussarten
Wir nutzen verfügbare APIs und native Integrationen, sofern diese unterstützt werden, sichere Webhooks für Echtzeitereignisse oder geplante Importe über CSV/SFTP, wenn keine APIs verfügbar sind. Google Sheets oder sichere Datei-Feeds sind Optionen für manuelle Export-Workflows. Die gewählte Verbindungsmethode wird im Rahmen der Projektabgrenzung bestätigt, um sie an Ihre Systeme und Sicherheitspraktiken anzupassen.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welche Systeme miteinander verbunden werden sollen, welche Beispieltransaktionen und Projektdaten verwendet werden, wie Ihre Abrechnungs- und Genehmigungsregeln lauten und wohin Entwürfe für Rechnungspositionen oder Berichte gesendet werden sollen. Außerdem benötigen wir Entscheidungsregeln für teilweise abrechnungsfähige Posten sowie einen Ansprechpartner für Genehmigungen und Ausnahmen. Die Kompatibilität und die genaue Zugriffsmethode werden vor der Implementierung bestätigt und vereinbart.
Häufig gestellte Fragen
An welche Systeme können Sie eine Verbindung herstellen?
Wir können eine Anbindung an die meisten modernen Buchhaltungs-, Spesen- und Projektsysteme über APIs, Webhooks oder geplante Dateiimporte herstellen. Im Rahmen der Projektplanung klären wir die genaue Kompatibilität mit Ihren Plattformen ab.
Wie werden die Spiele vor der Rechnungsstellung überprüft?
Die abgeglichenen abrechnungsfähigen Posten werden als Rechnungsentwürfe oder als überprüfbarer Bericht ausgegeben. Sie entscheiden, ob für alle Vorschläge oder nur für Ausnahmen, die festgelegte Schwellenwerte überschreiten, Genehmigungen erforderlich sind.
Kann ich individuell festlegen, was als abrechnungsfähig gilt?
Ja – Abrechnungsregeln und Kategorizierungen sind Teil der Erstkonfiguration und können im Laufe der Zeit angepasst werden. implementi.ai führt im Rahmen des monatlichen Service angemessene Konfigurationsaktualisierungen durch.
Was passiert bei nicht zugeordneten oder mehrdeutigen Transaktionen?
Transaktionen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden mit vorgeschlagenen Maßnahmen und Belegen gekennzeichnet; diese werden zur Entscheidung an den benannten Prüfer weitergeleitet, und das Ergebnis verbessert die zukünftige Zuordnung.
Wie gehen Sie mit sensiblen Finanzdaten um?
Vor der Implementierung vereinbaren wir die Zugriffsmethode und die erforderlichen Daten. Im Rahmen des monatlichen Abonnements übernehmen wir den Betrieb und die Überwachung der Automatisierung sowie die Behebung von Fehlern im Konnektor; konkrete Sicherheitsvorkehrungen werden während des Onboardings festgelegt.
Wie beginnt die Umsetzung?
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme, um Systeme, Beispieldaten und Abrechnungsregeln zu erfassen. Der Zeitpunkt der Inbetriebnahme hängt von der Anzahl und Art der Integrationen sowie von der Komplexität Ihrer Abrechnungsregeln ab; den Zeitplan legen wir im Rahmen der Bestandsaufnahme fest.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche Buchhaltungs-, Projekt- und Spesenabrechnungssysteme Ihr Unternehmen derzeit einsetzt, und nennen Sie uns ein Beispiel für eine nicht erfasste abrechnungsfähige Ausgabe.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
