Description
Ce service géré analyse en permanence vos flux de dépenses, les transactions par carte d'entreprise, les relevés de temps et les dossiers de projet afin d'affecter automatiquement les coûts aux projets et de proposer des éléments facturables pour les factures clients. implementi.ai configure les règles d'affectation, assure la gestion de l'automatisation et supervise le fonctionnement quotidien, ce qui permet à vos équipes financières et de projet de passer moins de temps à rechercher des justificatifs et davantage à établir des factures précises.
Cette solution est conçue pour les entreprises axées sur les projets, où les oublis de facturation et les opérations de rapprochement chronophages sont fréquents. Nous proposons cette automatisation sous forme d'abonnement : nous connectons les systèmes convenus, adaptons la logique de mise en correspondance à vos règles de facturation et assurons le bon fonctionnement et la mise à jour du processus à mesure que vos besoins évoluent.
Le problème
Dans de nombreuses agences et cabinets de services professionnels, les données relatives aux dépenses et aux cartes bancaires sont gérées séparément des calendriers de projet et du suivi du temps de travail. Les équipes collectent manuellement les justificatifs, déterminent si les coûts sont facturables, recherchent le code de projet approprié et saisissent les lignes de facture dans les systèmes de facturation. Ce rapprochement manuel est lent et source d’erreurs : des éléments facturables sont omis, des coûts sont affectés à de mauvais projets ou ne sont pas rapprochés, et les clôtures de fin de mois nécessitent des corrections fastidieuses. À mesure que l’entreprise se développe (plus de projets, plus de cartes, plus de fournisseurs), le volume d’exceptions augmente, ce qui rend les retards de facturation et les litiges de paiement plus fréquents et ralentit le recouvrement des créances.
Ce que cette solution automatise
Ce service automatise l'identification, la classification et l'affectation en continu des dépenses aux projets, et génère des propositions de lignes de facturation en vue de la facturation et du rapprochement. Cette automatisation gérée permet de :
- Importez les relevés des cartes d'entreprise, les notes de frais, les factures des fournisseurs et les fichiers d'exportation relatifs au suivi du temps de travail.
- Classez les transactions en « facturables », « non facturables » ou « partiellement facturables » à l'aide d'un système de mise en correspondance basé sur des règles et assisté par l'IA.
- Proposer automatiquement des codes de projet, des catégories de dépenses et des descriptions de factures destinées aux clients.
- Créez des brouillons de lignes facturables dans votre système comptable ou de facturation, ou générez des rapports à soumettre à l'approbation des responsables.
- Signaler les exceptions et les transactions non résolues afin qu'elles soient examinées par un intervenant humain, en fournissant le contexte et des suggestions de correction.
Les avantages pour votre entreprise
- Récupérer les heures facturables non comptabilisées. Identifier automatiquement les dépenses et les relevés d'heures qui devraient être facturés aux clients mais qui ne sont pas encore enregistrés, ce qui permet de réduire les pertes de chiffre d'affaires et les démarches manuelles de relance.
- Accélération du cycle de facturation. Grâce à la génération de lignes de facture préremplies et à la réduction du temps consacré au rapprochement, les cycles de facturation sont achevés plus rapidement et nécessitent moins de corrections.
- Descriptions cohérentes des clients. Les descriptions de factures standardisées et les correspondances de catégories proposées par l'IA permettent de réduire le nombre de demandes de précisions des clients et le taux de litiges lors de la facturation.
- Réduire la charge de travail liée aux opérations financières. L'automatisation et les services gérés réduisent les tâches répétitives de rapprochement, ce qui permet aux responsables comptables et aux chefs de projet de se concentrer sur les validations et les exceptions.
- Traces prêtes pour l'audit. Chaque correspondance proposée comprend les données sources et la justification de la décision, ce qui rend la facturation des clients et les audits internes plus rapides et plus clairs.
Un cas d'utilisation concret
Pour une agence numérique de taille moyenne gérant des dizaines de projets simultanés, les dépenses proviennent des cartes d’entreprise, des notes de frais des consultants et des factures ponctuelles des fournisseurs. Auparavant, les chefs de projet transmettaient les justificatifs par e-mail et le service financier effectuait manuellement le rapprochement des coûts avant l’établissement des factures mensuelles. Grâce à ce service, les flux de transactions et les relevés de temps sont analysés en continu ; les éléments facturables sont affectés au bon projet et présentés sous forme de lignes de facture provisoires pour validation. Le service financier n’examine que les exceptions signalées, ce qui accélère le cycle de facturation et réduit le nombre de frais client non facturés qui passaient auparavant entre les mailles du filet.
À qui s'adresse-t-il ?
- Agences numériques et créatives : la fréquence des dépenses liées aux projets et la variabilité des règles de facturation nécessitent un rapprochement automatisé afin d'éviter toute perte de chiffre d'affaires facturable.
- Les cabinets de services professionnels (conseil, ingénierie, droit) — les projets complexes et la facturation des clients nécessitent une répartition cohérente des dépenses et du temps.
- Prestataires de services gérés/de services informatiques : les projets récurrents et les coûts liés aux sous-traitants bénéficient d'un rapprochement automatisé au niveau des projets.
- Les équipes chargées de nombreux projets au sein de grandes entreprises — notamment les services financiers centraux qui souhaitent améliorer la précision de la comptabilité de projet sans augmenter leurs effectifs.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre les éléments liés à l'automatisation des opérations et aux services gérés continus nécessaires pour garantir le bon fonctionnement et l'utilité du système de rapprochement des dépenses du projet.
- Configuration et exploitation du système d'automatisation convenu reliant les systèmes que vous approuvez.
- Classification assistée par l'IA et traitement quotidien des transactions, avec suivi du fonctionnement du système automatisé.
- Gestion et correction des erreurs d'automatisation, ajustement des règles de mise en correspondance et mises à jour raisonnables de la configuration à mesure que vos règles de facturation évoluent.
- Maintenance régulière des connecteurs et ajustements visant à garantir la cohérence entre les lignes de facturation suggérées et vos codes comptables et de projet.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Les très petites entreprises qui effectuent peu de transactions mensuelles et qui n'ont pas besoin d'une facturation par projet : des processus manuels peuvent suffire.
- Organisations qui ne facturent pas les dépenses liées aux projets à leurs clients ou qui n'exigent pas de répartition au niveau des projets — ce produit est axé sur la répartition facturable.
Comment ça marche
- Connecter les sources de données. Nous connectons les systèmes convenus — comptabilité, prestataire de cartes de paiement ou plateforme de gestion des dépenses, gestion de projet et suivi du temps de travail — à l'aide d'API, de transferts de fichiers sécurisés ou de méthodes d'exportation convenues.
- Importer et normaliser les transactions. Les dépenses par carte bancaire, les notes de frais, les factures fournisseurs et les relevés d'heures sont harmonisés selon un format de transaction commun afin de pouvoir être comparés aux données des projets.
- Classification assistée par l'IA. Le service utilise des règles et des modèles d'intelligence artificielle pour classer chaque transaction comme facturable, non facturable ou partiellement facturable, et propose le code de projet et la catégorie de dépenses appropriés.
- En fonction du projet et du client. Le système effectue une recherche dans les fiches de projet, les relevés d'heures et les factures récentes afin de trouver la correspondance la plus pertinente ; si plusieurs correspondances sont possibles, il classe les suggestions par ordre de pertinence et y joint les pièces justificatives.
- Rédiger des projets de lignes de facture. Les éléments correspondants et facturables sont convertis en lignes de facture provisoire ou en rapport de facturation à valider, puis placés en file d'attente en vue de leur validation par le service financier ou le chef de projet.
- Signaler les exceptions. Les transactions qui ne peuvent pas être appariées avec certitude sont signalées à l'aide de codes de motif et d'actions recommandées, afin qu'un vérificateur humain puisse y remédier.
- Réglage et surveillance en continu. implementi.ai surveille le fonctionnement quotidien, résout les problèmes liés aux connecteurs, affine les règles de mise en correspondance en fonction des retours d'expérience et applique des mises à jour de configuration adaptées à l'évolution de vos processus.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui gère plusieurs projets clients et délivre des cartes d’entreprise aux chefs de projet. Une transaction par carte relative à une facture de services cloud est enregistrée par le système d’automatisation, accompagnée des relevés de temps du projet et du code de contrat client. Le classificateur IA identifie le fournisseur et affecte la dépense au projet « Delta », en la marquant comme facturable au client. Le système automatisé propose une description standard de la facture et crée un brouillon de ligne de facture dans le système comptable pour que le service financier l'examine. Si le fournisseur ou le montant ne correspond à aucune règle du projet, la transaction est signalée et transmise au chef de projet, accompagnée de suggestions de projets correspondants et du justificatif d'origine en pièce jointe.
Intégrations
Systèmes types
Ce service s'intègre généralement à des systèmes comptables (par exemple : Xero, QuickBooks Online, Sage Intacct, NetSuite), à des plateformes de gestion de projets/PSA et de suivi du temps (par exemple : Harvest, Toggl, Mavenlink), aux plateformes de cartes d'entreprise et de gestion des frais (par exemple : Ramp, Brex, Airbase) ainsi qu'aux systèmes CRM ou de facturation si la facturation s'effectue en temps réel à partir de ces données. D'autres systèmes peuvent éventuellement être connectés selon des méthodes convenues ; la compatibilité finale est confirmée avant le lancement.
Méthodes de connexion
Nous utilisons les API disponibles et les intégrations natives lorsque cela est possible, des webhooks sécurisés pour les événements en temps réel, ou des importations programmées via CSV/SFTP lorsque les API ne sont pas disponibles. Google Sheets ou les flux de fichiers sécurisés constituent des options pour les workflows d’exportation manuelle. La méthode de connexion choisie est validée lors de la définition du périmètre du projet afin de s’adapter à vos systèmes et à vos pratiques en matière de sécurité.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble des systèmes à connecter, des exemples de données de transactions et de projet, de vos règles de facturation et de validation, ainsi que de la destination souhaitée pour les lignes de factures provisoires ou les rapports. Nous avons également besoin de règles de décision concernant les éléments partiellement facturables et d'un interlocuteur pour les validations et les exceptions. La compatibilité et la méthode d'accès exacte sont confirmées et convenues avant la mise en œuvre.
FAQ
À quels systèmes pouvez-vous vous connecter ?
Nous pouvons nous connecter à la plupart des systèmes modernes de comptabilité, de gestion des dépenses et de gestion de projets via des API, des webhooks ou des importations de fichiers programmées. Lors de la phase de définition du périmètre, nous vérifions la compatibilité exacte avec vos plateformes.
Comment les matchs sont-ils vérifiés avant la facturation ?
Les éléments facturables correspondants sont générés sous forme de lignes de facture provisoires ou de rapport à valider. C'est vous qui décidez si des validations sont requises pour toutes les suggestions ou uniquement pour les exceptions dépassant les seuils définis.
Puis-je personnaliser ce qui est considéré comme facturable ?
Oui — les règles de facturation et les correspondances entre catégories font partie de la configuration initiale et peuvent être ajustées au fil du temps. implementi.ai procède à des mises à jour raisonnables de la configuration dans le cadre de son service mensuel.
Que se passe-t-il en cas de transactions non appariées ou ambiguës ?
Les transactions qui ne peuvent pas être appariées avec certitude sont signalées, accompagnées de suggestions d'actions à entreprendre et d'éléments justificatifs ; elles sont transmises au vérificateur désigné pour qu'il prenne une décision, et le résultat obtenu permet d'améliorer les appariements futurs.
Comment gérez-vous les données financières sensibles ?
Nous convenons au préalable de la méthode d'accès et des données requises avant la mise en œuvre. Nous assurons l'exploitation et la surveillance du système automatisé et prenons en charge les corrections des connecteurs dans le cadre de l'abonnement mensuel ; les dispositions spécifiques en matière de sécurité sont confirmées lors de la mise en service.
Comment la mise en œuvre commence-t-elle ?
Nous commençons par une réunion de cadrage afin de recenser les systèmes, les exemples de données et les règles de facturation. Le délai de mise en service dépend du nombre et du type d'intégrations, ainsi que de la complexité de vos règles de facturation ; nous confirmons ce délai lors de la réunion de cadrage.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont les systèmes de comptabilité, de gestion de projets et de gestion des dépenses actuellement utilisés par votre entreprise, et donnez-nous un exemple de dépense facturable qui n'a pas été prise en compte.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
