Opis
Ta usługa zarządzana na bieżąco analizuje dane dotyczące wydatków, transakcje kartami firmowymi, wpisy czasu pracy oraz dokumentację projektową, aby automatycznie przypisywać koszty do projektów i generować propozycje pozycji rozliczeniowych do faktur dla klientów. implementi.ai konfiguruje reguły dopasowywania, zarządza automatyzacją oraz monitoruje codzienne działanie systemu, dzięki czemu zespoły finansowe i projektowe poświęcają mniej czasu na poszukiwanie paragonów, a więcej na dokładne wystawianie faktur.
Rozwiązanie to jest przeznaczone dla firm realizujących projekty, w których często zdarzają się pominięte pozycje rozliczeniowe i czasochłonne uzgodnienia. Usługę automatyzacji świadczymy w ramach abonamentu: łączymy uzgodnione systemy, dostosowujemy logikę dopasowywania do zasad rozliczeniowych klienta oraz dbamy o ciągłe działanie i aktualizację procesu w miarę zmian potrzeb.
Problem
W wielu agencjach i firmach świadczących usługi profesjonalne dane dotyczące wydatków i kart płatniczych są przechowywane oddzielnie od harmonogramów projektów i rejestrów czasu pracy. Zespoły ręcznie gromadzą rachunki, decydują, czy koszty podlegają rozliczeniu, wyszukują odpowiedni kod projektu i wprowadzają pozycję do systemu fakturowania. Ręczne dopasowywanie jest powolne i podatne na błędy: pomija się pozycje podlegające rozliczeniu, koszty są błędnie przypisywane do niewłaściwych projektów lub pozostają niezgodne, a zamknięcia księgowe na koniec miesiąca wymagają żmudnych korekt. W miarę rozwoju firmy — więcej projektów, więcej kart, więcej dostawców — rośnie liczba wyjątków, co sprawia, że opóźnienia w fakturowaniu i spory dotyczące opłat stają się coraz częstsze, a tempo ściągania należności spada.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Usługa ta automatyzuje ciągłą identyfikację, klasyfikację i przypisywanie wydatków do projektów oraz przygotowuje proponowane pozycje rozliczeniowe na potrzeby wystawiania faktur i uzgadniania rozliczeń. Ta zarządzana automatyzacja umożliwia:
- Przetwarzaj dane z kart firmowych, raporty z wydatków, faktury od dostawców oraz pliki eksportowe z rejestrów czasu pracy.
- Klasyfikuj transakcje jako podlegające rozliczeniu, niepodlegające rozliczeniu lub częściowo podlegające rozliczeniu, korzystając z dopasowywania opartego na regułach i wspomaganego przez sztuczną inteligencję.
- Automatyczne podpowiadanie kodów projektów, kategorii wydatków oraz opisów na fakturach dla klientów.
- Utwórz wstępne pozycje rozliczeniowe w systemie księgowym lub rozliczeniowym albo wygeneruj raporty do wglądu dla osób zatwierdzających.
- Zaznaczaj wyjątki i nierozstrzygnięte transakcje do weryfikacji przez człowieka, podając kontekst i proponowane rozwiązania.
Korzyści dla Twojej firmy
- Odzyskaj nieujęte kwoty rozliczeniowe. Automatycznie identyfikuj wydatki i wpisy dotyczące czasu pracy, które powinny zostać rozliczone z klientami, ale obecnie nie są zarejestrowane, co pozwala ograniczyć utratę przychodów i ręczne działania związane z przypominaniem o płatnościach.
- Szybszy cykl fakturowania. Dzięki generowaniu gotowych pozycji rozliczeniowych i skróceniu czasu potrzebnego na uzgodnienie danych procesy rozliczeniowe są realizowane szybciej i wymagają mniej poprawek.
- Spójne opisy klientów. Sugerowane przez sztuczną inteligencję, ujednolicone opisy faktur i przyporządkowania do kategorii ograniczają liczbę zapytań klientów oraz odsetek sporów związanych z fakturowaniem.
- Zmniejszenie obciążenia pracą związaną z finansami. Automatyzacja i usługi zarządzane ograniczają powtarzalne zadania związane z dopasowywaniem danych, dzięki czemu księgowi i kierownicy projektów mogą skupić się na zatwierdzaniu i rozpatrywaniu wyjątków.
- Ślady gotowe do audytu. Każde zaproponowane dopasowanie zawiera dane źródłowe oraz uzasadnienie decyzji, dzięki czemu rozliczenia z klientami i audyty wewnętrzne przebiegają szybciej i są bardziej przejrzyste.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości agencji cyfrowej, realizującej jednocześnie dziesiątki projektów, wydatki pochodzą z kart firmowych, rozliczeń kosztów konsultantów oraz doraźnych faktur od dostawców. Wcześniej kierownicy projektów przesyłali rachunki pocztą elektroniczną, a dział finansowy ręcznie dopasowywał koszty przed wystawieniem miesięcznych faktur. Dzięki tej usłudze dane transakcyjne i wpisy dotyczące czasu pracy są na bieżąco analizowane; pozycje podlegające rozliczeniu są przypisywane do odpowiedniego projektu i przedstawiane jako projekty pozycji na fakturze do zatwierdzenia. Dział finansowy weryfikuje wyłącznie zaznaczone wyjątki, co przyspiesza cykl rozliczeniowy i zmniejsza liczbę pominiętych opłat od klientów, które wcześniej umykały uwadze.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Agencje cyfrowe i kreatywne — częste wydatki związane z projektami oraz zmienne zasady rozliczeniowe wymagają zautomatyzowanego dopasowywania, aby uniknąć utraty kwot podlegających rozliczeniu.
- Firmy świadczące usługi profesjonalne (doradztwo, inżynieria, prawo) — realizacja złożonych projektów i rozliczanie klientów wymagają spójnego rozliczania kosztów i czasu pracy.
- Dostawcy usług zarządzanych/usług IT — w przypadku projektów cyklicznych i kosztów podwykonawców korzystne jest zautomatyzowane uzgadnianie na poziomie projektu.
- Zespoły zajmujące się głównie projektami w większych firmach — centralne zespoły finansowe, które chcą poprawić dokładność rozliczania projektów bez zwiększania liczby pracowników.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje automatyzację operacyjną oraz bieżące usługi zarządzane niezbędne do zapewnienia prawidłowego i efektywnego działania systemu porównawczego kosztów projektów.
- Konfiguracja i obsługa uzgodnionej automatyki łączącej systemy, na które wyrażasz zgodę.
- Klasyfikacja transakcji wspomagana sztuczną inteligencją oraz ich codzienne przetwarzanie, wraz z monitorowaniem działania systemu automatyzacji.
- Obsługa i usuwanie błędów automatyzacji, dostosowywanie reguł dopasowywania oraz wprowadzanie uzasadnionych aktualizacji konfiguracji w miarę ewolucji zasad rozliczeniowych.
- Bieżąca konserwacja złączy oraz wprowadzanie korekt w celu zapewnienia zgodności sugerowanych pozycji na fakturach z kodami księgowymi i kodami projektowymi klienta.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Bardzo małe firmy, które realizują niewiele transakcji miesięcznie i nie potrzebują rozliczeń na poziomie projektów — w takich przypadkach wystarczające mogą być procesy ręczne.
- Organizacje, które nie rozliczają się z klientami z tytułu wydatków związanych z projektami lub nie wymagają alokacji na poziomie projektu — ten produkt skupia się na alokacji podlegającej rozliczeniu.
Jak to działa
- Podłącz źródła danych. Łączymy uzgodnione systemy — księgowe, dostawców kart płatniczych lub platformy do rozliczania wydatków, systemy do zarządzania projektami oraz systemy do rejestracji czasu pracy — za pomocą interfejsów API, bezpiecznego przesyłania plików lub uzgodnionych metod eksportu.
- Pobieranie i normalizacja transakcji. Otrzymane obciążenia kart kredytowych, raporty wydatków, faktury od dostawców oraz wpisy dotyczące czasu pracy są ujednolicane do wspólnego formatu transakcji, dzięki czemu można je porównać z danymi projektowymi.
- Klasyfikacja wspomagana sztuczną inteligencją. Usługa wykorzystuje reguły i modele sztucznej inteligencji do klasyfikowania każdej transakcji jako podlegającą rozliczeniu, niepodlegającą rozliczeniu lub częściowo podlegającą rozliczeniu, a także sugeruje odpowiedni kod projektu i kategorię wydatków.
- Dopasować do projektu i klienta. System przeszukuje dane projektów, wpisy dotyczące czasu pracy oraz ostatnie faktury w celu znalezienia najlepszego dopasowania; jeśli istnieje kilka możliwych dopasowań, tworzy ranking propozycji i dołącza dokumenty potwierdzające.
- Przygotuj projekt poszczególnych pozycji ustawy. Zgodne, podlegające rozliczeniu pozycje są przekształcane w pozycje w projekcie faktury lub raport rozliczeniowy do weryfikacji, a następnie umieszczane w kolejce do zatwierdzenia przez dział finansowy lub kierownika projektu.
- Eskaluj wyjątki. Transakcje, których nie da się jednoznacznie dopasować, są oznaczane kodami przyczyny oraz zalecanymi działaniami, które powinien podjąć recenzent w celu ich rozstrzygnięcia.
- Ciągłe dostrajanie i monitorowanie. implementi.ai monitoruje codzienne działanie systemu, usuwa problemy z łącznikami, dostosowuje reguły dopasowywania na podstawie informacji zwrotnych oraz wprowadza odpowiednie aktualizacje konfiguracji w miarę zmian w procesach.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która realizuje wiele projektów dla klientów i wydaje karty firmowe kierownikom projektów. Transakcja kartą dotycząca faktury za usługę w chmurze zostaje zarejestrowana przez system automatyzacji wraz z zapisami czasu pracy w ramach projektu oraz kodem umowy z klientem. Klasyfikator oparty na sztucznej inteligencji rozpoznaje dostawcę i przypisuje wydatek do projektu „Delta”, oznaczając go jako podlegający rozliczeniu z klientem. System automatyzacji sugeruje standardowy opis faktury i tworzy w systemie księgowym wstępną pozycję na fakturę do weryfikacji przez dział finansowy. Jeśli dostawca lub kwota nie odpowiadają żadnym regułom projektowym, transakcja zostaje oznaczona jako nietypowa i przekazana kierownikowi projektu wraz z sugerowanymi dopasowaniami projektowymi oraz załączonym oryginalnym dowodem księgowym.
Integracje
Typowe systemy
Usługa zazwyczaj łączy się z systemami księgowymi (przykłady: Xero, QuickBooks Online, Sage Intacct, NetSuite), platformami do zarządzania projektami/PSA oraz platformami do rejestracji czasu pracy (przykłady: Harvest, Toggl, Mavenlink), platformy obsługujące karty firmowe i rozliczanie wydatków (przykłady: Ramp, Brex, Airbase) oraz systemy CRM lub systemy rozliczeniowe, jeśli fakturowanie odbywa się na bieżąco na podstawie danych z tych systemów. Istnieje możliwość podłączenia innych systemów przy użyciu uzgodnionych metod; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem usługi.
Metody połączeń
Korzystamy z dostępnych interfejsów API i integracji natywnych tam, gdzie są one obsługiwane, z bezpiecznych webhooków do obsługi zdarzeń w czasie rzeczywistym lub z zaplanowanych importów za pośrednictwem plików CSV/SFTP, gdy interfejsy API są niedostępne. Arkusze Google lub bezpieczne kanały plików stanowią opcje dla procesów ręcznego eksportu. Wybrana metoda połączenia jest potwierdzana na etapie określenia zakresu projektu, tak aby była dostosowana do systemów i praktyk bezpieczeństwa klienta.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, przykładowe dane transakcyjne i projektowe, zasady rozliczeniowe i zatwierdzania oraz docelową lokalizację dla pozycji faktur w wersji roboczej lub raportów. Potrzebujemy również zasad podejmowania decyzji dotyczących pozycji podlegających częściowemu rozliczeniu oraz osoby kontaktowej w sprawie zatwierdzeń i wyjątków. Kompatybilność oraz dokładna metoda dostępu są potwierdzane i uzgadniane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć?
Możemy połączyć się z większością nowoczesnych systemów księgowych, systemów do zarządzania wydatkami i systemów projektowych za pośrednictwem interfejsu API, webhooków lub zaplanowanych importów plików. Na etapie określania zakresu projektu sprawdzamy dokładną kompatybilność z Państwa platformami.
W jaki sposób sprawdzane są zamówienia przed wystawieniem faktury?
Dopasowane pozycje rozliczeniowe są generowane jako wstępne pozycje faktury lub raport do weryfikacji. To użytkownik decyduje, czy zatwierdzenie jest wymagane dla wszystkich propozycji, czy tylko dla wyjątków przekraczających ustalone progi.
Czy mogę samodzielnie określić, co zalicza się do kosztów rozliczeniowych?
Tak — zasady rozliczeń i przyporządkowania kategorii stanowią część początkowej konfiguracji i można je z czasem dostosowywać. Firma implementi.ai wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji w ramach comiesięcznej usługi.
Co się dzieje w przypadku transakcji, których nie udało się dopasować, lub transakcji niejednoznacznych?
Transakcje, których nie da się jednoznacznie dopasować, są oznaczane wraz z sugerowanymi działaniami i dowodami potwierdzającymi; są one przekazywane wyznaczonemu recenzentowi w celu podjęcia decyzji, a wynik tej decyzji poprawia jakość przyszłego dopasowywania.
Jak postępujecie z poufnymi danymi finansowymi?
Przed wdrożeniem uzgadniamy sposób dostępu oraz wymagane dane. W ramach miesięcznej subskrypcji zapewniamy obsługę i monitorowanie automatyzacji oraz zajmujemy się naprawami łączników; szczegółowe ustalenia dotyczące bezpieczeństwa są potwierdzane podczas wdrażania.
Jak rozpoczyna się wdrażanie?
Zaczynamy od sesji analizy zakresu, podczas której sporządzamy wykaz systemów, przykładowych danych i zasad rozliczeniowych. Termin uruchomienia zależy od liczby i rodzaju integracji oraz złożoności zasad rozliczeniowych; harmonogram potwierdzamy podczas sesji analizy zakresu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów księgowych, projektowych i do rozliczania wydatków korzysta obecnie Państwa firma, oraz o podanie przykładu wydatku podlegającego rozliczeniu, który został pominięty.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
