Opis
Ta usługa zarządzana weryfikuje, klasyfikuje i przekazuje wpisy z kart czasu pracy pracowników, tak aby trafiły one do systemu fakturowania lub księgowości w postaci gotowej do rozliczenia. Firma implementi.ai zajmuje się obsługą i utrzymaniem tego rozwiązania automatycznego: konfigurujemy połączenia, dostosowujemy reguły i na bieżąco monitorujemy proces.
Rozwiązanie to zmniejsza nakłady operacyjne związane z ręczną weryfikacją czasu pracy, zapewnia spójne stosowanie zasad rozliczeniowych oraz sygnalizuje wyjątki wymagające zatwierdzenia przez pracownika. Współpracuje z popularnymi systemami rejestracji czasu pracy i zarządzania projektami oraz umożliwia generowanie plików eksportowych gotowych do rozliczenia lub, po uzgodnieniu, bezpośrednie przesyłanie wpisów do platform fakturowych.
Problem
Wiele firm realizujących projekty opiera się na ręcznej weryfikacji kart ewidencji czasu pracy lub doraźnych arkuszach kalkulacyjnych przy sporządzaniu faktur dla klientów. Menedżerowie i zespoły finansowe spędzają godziny na sprawdzaniu kodów projektów, korygowaniu czasów trwania, przeliczaniu czasu wewnętrznego na jednostki rozliczeniowe oraz dopytywaniu o brakujące zatwierdzenia. Powoduje to opóźnienia w fakturowaniu, utratę godzin rozliczeniowych oraz napięcia między zespołami realizującymi projekty a działami finansowymi. Wraz ze wzrostem liczby pracowników lub projektów rośnie liczba wyjątków, a ręczna weryfikacja staje się niemożliwa do utrzymania — pojawiają się błędy, zatwierdzenia są opóźniane, a cykle fakturowania się wydłużają.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje weryfikację, klasyfikację i przekazywanie zapisów czasu z systemów monitorowania do procesów rozliczeniowych. Egzekwuje zasady rozliczeń dotyczących projektów i klientów, sugeruje poprawki oraz tworzy pozycje gotowe do rozliczenia lub kieruje wyjątki do kolejki w celu zatwierdzenia przez pracownika.
- Automatyczne przypisywanie czasu do projektu, zadania i stawki rozliczeniowej
- Kontrole poprawności (nakładanie się, brakujące kody projektów, limity dzienne/tygodniowe)
- Proponowane poprawki wraz z uzasadnieniem do zatwierdzenia przez recenzenta
- Automatyczne grupowanie w pozycje faktury lub pliki eksportowe
- Przesyłanie danych do systemów fakturowania/księgowych lub eksport w formacie CSV/arkusza kalkulacyjnego
- Kolejka wyjątków i powiadomienia kierowane do działu finansowego lub kierowników projektów
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze cykle fakturowania. Automatyzacja procesu weryfikacji i kierowania dokumentów pozwala ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie między zarejestrowaniem czasu a wystawieniem faktury, dzięki czemu zespoły finansowe mogą szybciej wystawiać faktury przy mniejszej liczbie poprawek.
- Zmniejszenie liczby straconych godzin rozliczeniowych. Spójna klasyfikacja oraz automatyczne przypomnienia o brakujących lub niezakodowanych godzinach pomagają uwzględnić godziny, które w przeciwnym razie zostałyby pominięte lub zapomniane.
- Zmniejszenie nakładu pracy związanego z przeglądem. System wyświetla wyłącznie rzeczywiste wyjątki i sugerowane rozwiązania, dzięki czemu menedżerowie poświęcają mniej czasu na rutynowe kontrole, a więcej na zatwierdzanie złożonych spraw.
- Spójne zasady rozliczeń. Scentralizowane egzekwowanie stawek rozliczeniowych, zasad zaokrąglania oraz wytycznych dotyczących poszczególnych projektów ogranicza spory z klientami i poprawia dokładność faktur.
- Przejrzystość działania. Prowadzona dokumentacja walidacji i zatwierdzeń zapewnia ścieżkę audytową łączącą wpisy w kartach ewidencji czasu pracy z kwotami zafakturowanymi.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma konsultingowa korzysta z narzędzia do rejestracji czasu pracy w chmurze oraz z odrębnego systemu księgowego do wystawiania faktur. Każdego miesiąca dział finansowy czeka, aż menedżerowie ręcznie sprawdzą setki pozycji w kartach ewidencji czasu pracy, skorygują godziny niepodlegające rozliczeniu, zastosują stawki właściwe dla poszczególnych projektów, a następnie wyeksportują dane do celów rozliczeniowych. Dzięki tej usłudze wpisy w kartach ewidencji czasu pracy są co noc automatycznie weryfikowane pod kątem zgodności z zasadami obowiązującymi dla poszczególnych projektów. Istotne wyjątki — takie jak długie luki, nakładające się wpisy lub wpisy rozliczone według nieprawidłowych stawek — są umieszczane w kolejce do przeglądu przez kierownika. Zatwierdzone wpisy są grupowane w pozycje gotowe do faktury, a następnie eksportowane lub przesyłane do systemu księgowego, co ogranicza liczbę wymian informacji i przyspiesza cykl rozliczeniowy.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Firmy świadczące usługi profesjonalne (firmy konsultingowe, agencje, biura inżynieryjne), które rozliczają się z klientami na podstawie przepracowanego czasu i potrzebują niezawodnej dokładności w powiązaniu projektów z rozliczeniami.
- Zespoły projektowe działające w ramach większych organizacji, które muszą przenosić czas pracy z ewidencji wewnętrznej na faktury dla klientów lub rozliczenia zwrotne zgodnie z ustalonymi zasadami.
- Działy finansowe, które chcą ograniczyć ręczne uzgadnianie kart ewidencji czasu pracy oraz skrócić okres spłaty należności bez wprowadzania znaczących zmian w procesach.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżące zadania operacyjne, które uzgodnimy na początku współpracy. implementi.ai konfiguruje integracje, wdraża logikę walidacji i klasyfikacji opartą na sztucznej inteligencji, monitoruje stan zadań oraz zajmuje się usuwaniem usterek w przypadku awarii automatyzacji. Co miesiąc dbamy o utrzymanie i optymalizację rozwiązania, aby było ono zgodne z zasadami rozliczeniowymi klienta, a także zajmujemy się uzasadnionymi aktualizacjami konfiguracji niezbędnymi do utrzymania zgodnego z ustaleniami przebiegu pracy.
- Monitorowanie działania rozwiązań i automatyzacji
- Uzgodnione przed uruchomieniem połączenia z systemami
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu weryfikacji i klasyfikacji kart ewidencji czasu pracy
- Postępowanie w przypadku błędów automatyki, ich usuwanie oraz rutynowa konserwacja
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku bardzo małych zespołów, które fakturowają zaledwie kilka godzin miesięcznie — ręczna weryfikacja może okazać się prostsza i tańsza.
- Organizacje, które nie chcą zapewnić uzgodnionego dostępu do systemów rejestracji czasu pracy lub rozliczeniowych ani określić spójnych zasad rozliczeniowych na potrzeby automatyzacji.
Jak to działa
- Połącz i przypisz systemy. Łączymy wybrane przez Ciebie systemy do rejestracji czasu pracy, zarządzania projektami/PSA oraz fakturowania, a także mapujemy kody projektów, stawki rozliczeniowe i konta użytkowników, aby system automatyzacji mógł zrozumieć Twoją strukturę.
- Wczytaj i znormalizuj wpisy. Wpisy z kart ewidencji czasu pracy są gromadzone zgodnie z ustalonym harmonogramem i przekształcane do standardowego formatu w celu weryfikacji oraz analizy za pomocą sztucznej inteligencji.
- Sprawdź zgodność z regułami. System przeprowadza automatyczne kontrole pod kątem brakujących kodów projektów, nakładających się okresów, godzin niezgodnych z polityką oraz rozbieżności w stawkach; każda kontrola kończy się wynikiem pozytywnym, sugestią poprawki lub zgłoszeniem wyjątku.
- Klasyfikacja i sugestie oparte na sztucznej inteligencji. Sztuczna inteligencja proponuje przyporządkowania projektów/zadań lub korekty stawek w przypadku niejednoznacznych wpisów, podając wskaźniki pewności oraz uzasadnienie, aby ułatwić recenzentom podjęcie decyzji.
- Przekazać do zatwierdzenia lub automatycznie zatwierdzić. Wpisy o wysokim poziomie wiarygodności i zgodne z zasadami są umieszczane w kolejce do eksportu lub przekazywane do działu rozliczeń; wyjątki są kierowane do kierowników wraz z sugerowanymi poprawkami i kontekstem audytowym.
- Zgrupuj i przygotuj pozycje faktury. Zatwierdzone wpisy są agregowane według klienta/projektu i formatowane w postaci pozycji gotowych do umieszczenia na fakturze lub plików eksportowych zgodnych z Państwa systemem księgowym.
- Monitorowanie i konserwacja. implementi.ai monitoruje proces automatyzacji, usuwa błędy połączeń, dostosowuje reguły oraz wprowadza niewielkie aktualizacje konfiguracji zgodnie z ustaleniami.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która korzysta z chmurowego narzędzia do rejestracji czasu pracy oraz oddzielnej platformy do fakturowania. Każdej nocy system automatyczny pobiera nowe wiersze z kart czasu pracy i je normalizuje. Sztuczna inteligencja zaznacza wpisy bez kodu projektu i sugeruje najbardziej prawdopodobny projekt na podstawie ostatnich działań oraz opisów zadań. Kierownik sprawdza sugestię i zatwierdza ją; zatwierdzony czas jest automatycznie grupowany z innymi wpisami dotyczącymi tego klienta i eksportowany jako plik CSV gotowy do rozliczenia do systemu fakturowania. Jeśli pozostaje wiele wpisów o niskim poziomie pewności, są one umieszczane w kolejce wyjątków do zbiorczej weryfikacji, co zapobiega opóźnieniom w rozliczaniu pozostałego czasu.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to narzędzia do rejestracji czasu pracy i systemy PSA, takie jak Harvest, Toggl, Clockify, Tempo czy moduły PSA dla przedsiębiorstw; platformy do zarządzania projektami i zadaniami, takie jak Asana czy Jira; oraz systemy fakturowania i księgowości, takie jak Xero, QuickBooks Online, Sage czy inne platformy księgowe. Istnieje możliwość podłączenia również innych systemów, o ile dostępne są interfejsy API, webhooki lub uzgodnione metody eksportu/importu.
Metody połączeń
Integracje są realizowane z wykorzystaniem dostępnych interfejsów API lub, w miarę możliwości, integracji natywnych. W przypadku braku dostępnych interfejsów API możemy korzystać z bezpiecznych eksportów w formacie CSV, przesyłania plików przez SFTP, kanałów danych z Arkuszy Google lub eksportów za pośrednictwem poczty elektronicznej jako uzgodnionej alternatywy. Dokładna metoda jest wybierana na etapie określania zakresu projektu i potwierdzana przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z jakich systemów Państwo korzystają, jakie dane przykładowe (reprezentatywne eksporty kart czasu pracy) będą wykorzystywane, jakie są Państwa zasady rozliczeniowe i zatwierdzania, a także jaki jest pożądany format danych gotowych do rozliczenia (bezpośrednie przesłanie do interfejsu API służącego do fakturowania lub eksport w formacie ustrukturyzowanym). Potrzebujemy również informacji na temat kodów projektów i logiki stawek, a także listy osób zatwierdzających w celu kierowania wyjątków. Kompatybilność i metoda dostępu są potwierdzane przed rozpoczęciem prac.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie systemy do rejestracji czasu pracy i rozliczeń obsługujecie?
Obsługujemy popularne systemy rejestracji czasu pracy i fakturowania za pośrednictwem ich publicznych interfejsów API, a w przypadku braku bezpośredniego dostępu do API akceptujemy pliki CSV lub arkusze kalkulacyjne Google. Dokładną kompatybilność potwierdzamy na etapie ustalania zakresu projektu.
W jakim stopniu można dostosować zasady rozliczeniowe?
Można zdefiniować stawki dla poszczególnych projektów, zasady zaokrąglania, kategorie rozliczalne i nierozliczalne oraz progi zatwierdzania. implementi.ai wdraża i utrzymuje uzgodnione zasady oraz wprowadza odpowiednie comiesięczne aktualizacje w ramach świadczonej usługi.
Co dzieje się z wyjątkami i kwestionowanymi wpisami?
Wpisy, które nie przeszły walidacji lub mają niski poziom pewności AI, są kierowane do konfigurowalnej kolejki wyjątków wraz z sugerowanymi poprawkami i kontekstem. Kierownicy sprawdzają je i rozwiązują ręcznie — tylko sprawdzone pozycje są przekazywane do działu rozliczeń.
Jak radzicie sobie z kwestią ochrony danych i dostępu do nich?
Przed wdrożeniem uzgadniamy wymagane metody dostępu i żądamy jedynie minimalnego dostępu niezbędnego do obsługi automatyzacji. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych i dostępu do nich są ustalane na etapie określania zakresu projektu.
Jak szybko zaczniemy obserwować automatyczne przetwarzanie faktur?
Czas uruchomienia zależy od liczby i rodzaju integracji, danych przykładowych oraz złożoności zasad rozliczeniowych. Termin uruchomienia ustalamy na etapie określania zakresu projektu, a następnie konfigurujemy i dostosowujemy automatyzację przed jej uruchomieniem.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów do rejestracji czasu pracy, zarządzania projektami/PSA oraz fakturowania Państwo korzystają, a także o przedstawienie przykładowych zasad rozliczania w zakresie ustalania zakresu prac.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
