الوصف
تقوم هذه الخدمة المُدارة بالتحقق من صحة إدخالات سجلات دوام الموظفين وتصنيفها وتوجيهها بحيث تصل إلى نظام الفوترة أو المحاسبة لديك جاهزة للفوترة. تتولى شركة implementi.ai تشغيل هذه العملية الآلية وصيانتها: فنقوم بإعداد الاتصالات، وضبط القواعد، ومراقبة العملية بشكل مستمر.
يقلل هذا الحل من الأعباء التشغيلية المرتبطة بالمراجعة اليدوية لساعات العمل، ويضمن تطبيق قواعد الفوترة الخاصة بك بشكل متسق، ويبرز الحالات الاستثنائية التي تتطلب موافقة بشرية. وهو يتوافق مع أنظمة تتبع ساعات العمل وإدارة المشاريع الشائعة، ويمكنه إنتاج ملفات تصدير جاهزة للفوترة أو إرسال البيانات مباشرةً إلى منصات إصدار الفواتير بمجرد الاتفاق على ذلك.
المشكلة
تعتمد العديد من الشركات التي تعمل بنظام المشاريع على المراجعة اليدوية لجداول الدوام أو جداول البيانات المؤقتة لإعداد فواتير العملاء. ويقضي المديرون وفرق الشؤون المالية ساعات في التحقق من رموز المشاريع، وتصحيح المدد الزمنية، وتحويل الساعات الداخلية إلى وحدات قابلة للفوترة، ومتابعة الموافقات المفقودة. ويؤدي ذلك إلى تأخيرات في إصدار الفواتير، وفقدان ساعات قابلة للفوترة، وتوتر بين فرق التنفيذ وفرق الشؤون المالية. ومع تزايد عدد الموظفين أو عدد المشاريع، يرتفع حجم الحالات الاستثنائية وتصبح المراجعة اليدوية غير قابلة للاستمرار — فتتسلل الأخطاء، وتتأخر الموافقات، وتطول دورات إصدار الفواتير.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا المنتج على أتمتة عملية التحقق من صحة إدخالات الوقت وتصنيفها وتوجيهها من أنظمة التتبع إلى سير عمل الفوترة. كما يضمن الالتزام بقواعد الفوترة الخاصة بالمشاريع والعملاء، ويقترح التصحيحات اللازمة، ويقوم إما بإنشاء بنود جاهزة للفوترة أو بإدراج الاستثناءات في قائمة الانتظار للموافقة عليها يدويًّا.
- التصنيف الآلي للوقت حسب المشروع والمهمة ومعدل الفوترة
- عمليات التحقق من الصحة (التداخلات، رموز المشاريع المفقودة، الحدود القصوى اليومية/الأسبوعية)
- التصحيحات المقترحة مع الأسباب المبررة لها للحصول على موافقة المراجع
- التجميع التلقائي في بنود الفاتورة أو ملفات التصدير
- نقل البيانات إلى أنظمة الفواتير/المحاسبة أو تصديرها بتنسيق CSV أو جداول بيانات
- قائمة الانتظار الخاصة بالاستثناءات وإخطار مديري الشؤون المالية أو مديري المشاريع
ما الذي ستجنيه شركتك
- دورات إصدار الفواتير أسرع. تؤدي أتمتة عمليات التحقق والتوجيه إلى تقليل الخطوات اليدوية بين تسجيل الوقت وإنشاء الفاتورة، مما يتيح لفرق الشؤون المالية إصدار الفواتير في وقت أسرع وبعدد أقل من المراجعات.
- انخفاض عدد الساعات القابلة للفوترة المهدرة. يساعد التصنيف المتسق والمطالبات التلقائية بشأن الساعات المفقودة أو غير المُصنفَّة على تسجيل الساعات التي كانت ستُفوَّت أو تُنسى لولا ذلك.
- تقليل عبء العمل المتعلق بالمراجعة. لا يعرض النظام سوى الاستثناءات الحقيقية والحلول المقترحة، مما يتيح للمديرين تخصيص وقت أقل للفحوصات الروتينية ووقت أكبر للموافقة على الحالات المعقدة.
- قواعد فوترة متسقة. يؤدي التطبيق المركزي لمعدلات الفوترة وقواعد التقريب والسياسات الخاصة بالمشاريع إلى تقليل النزاعات مع العملاء وتحسين دقة الفواتير.
- الشفافية التشغيلية. يوفر السجل المحفوظ لعمليات التحقق والموافقات مسارًا قابلًا للتدقيق يربط بين إدخالات كشوف الحضور والانصراف والمبالغ المفوترة.
حالة استخدام عملية
تستخدم شركة استشارية متوسطة الحجم أداة سحابية لتتبع الوقت ونظام محاسبة منفصل لإصدار الفواتير. في كل شهر، تنتظر إدارة الشؤون المالية قيام المديرين بمراجعة مئات البنود في كشوفات الدوام يدويًّا، وتعديل الساعات غير القابلة للفوترة، وتطبيق الأسعار الخاصة بالمشروع، ثم تصدير البيانات لإصدار الفواتير. وبفضل هذه الخدمة، يتم التحقق تلقائيًّا من صحة إدخالات كشوفات الدوام وفقًا لقواعد المشروع كل ليلة. أما الاستثناءات غير البسيطة — مثل الفجوات الطويلة، أو الإدخالات المتداخلة، أو الإدخالات التي تم إصدار فواتير لها بأسعار غير صحيحة — فيتم وضعها في قائمة انتظار لمراجعتها من قِبل المديرين. ويتم تجميع الإدخالات التي تمت الموافقة عليها في بنود جاهزة للفوترة، ثم يتم تصديرها أو نقلها إلى نظام المحاسبة، مما يقلل من عمليات التبادل المتكررة ويسرع دورة إصدار الفواتير.
لمن هذا البرنامج؟
- شركات الخدمات المهنية (شركات الاستشارات، والوكالات، والمكاتب الهندسية) التي تحاسب عملاءها على أساس الساعات وتحتاج إلى دقة موثوقة في ربط المشاريع بالفواتير.
- الفرق التي تعمل على أساس المشاريع داخل المؤسسات الكبيرة، والتي يتعين عليها تحويل الساعات الداخلية إلى فواتير العملاء أو عمليات الاسترداد وفقًا لقواعد ثابتة.
- فرق الشؤون المالية التي تسعى إلى تقليل عمليات المطابقة اليدوية لجداول الدوام وتقليص مدة استحقاق الذمم المدينة دون إجراء تغييرات جذرية في العمليات.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري خدمات الأتمتة المُدارة والمهام التشغيلية المستمرة التي نتفق عليها عند بدء الخدمة. تقوم implementi.ai بإعداد عمليات التكامل، ونشر منطق التحقق والتصنيف القائم على الذكاء الاصطناعي، ومراقبة حالة المهام، وإجراء الإصلاحات عند فشل عمليات الأتمتة. ونقوم كل شهر بصيانة الحل وضبطه لضمان توافقه مع قواعد الفوترة الخاصة بكم، كما نتولى إجراء تحديثات التكوين المعقولة اللازمة للحفاظ على سير العمل المتفق عليه.
- تشغيل الحل ومراقبة الأتمتة
- الاتفاق على التوصيلات مع الأنظمة قبل الإطلاق
- معالجة البيانات باستخدام الذكاء الاصطناعي للتحقق من صحة سجلات الدوام وتصنيفها
- معالجة أخطاء أنظمة التشغيل الآلي وإصلاحها، بالإضافة إلى الصيانة الروتينية
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- بالنسبة للفرق الصغيرة جدًّا التي لا تصدر فواتير إلا لعدد قليل جدًّا من الساعات شهريًّا — قد تظل المراجعة اليدوية أكثر بساطة وأقل تكلفة.
- المنظمات التي لا ترغب في منح حق الوصول المتفق عليه إلى أنظمة تتبع الوقت أو أنظمة الفوترة، أو في تحديد قواعد فوترة متسقة لأغراض الأتمتة.
كيف يعمل
- ربط الأنظمة ورسم خرائطها. نقوم بربط أنظمة تتبع الوقت وأنظمة إدارة المشاريع/الخدمات المهنية (PSA) وأنظمة إعداد الفواتير التي تختارها، ونقوم بمطابقة رموز المشاريع وأسعار الفوترة وحسابات المستخدمين حتى تتمكن أنظمة الأتمتة من فهم هيكل عملك.
- استيعاب البيانات وتوحيدها. يتم جمع بيانات سطور سجلات الدوام وفقًا لجدول زمني محدد، ثم يتم توحيدها في تنسيق قياسي من أجل التحقق من صحتها وإجراء تحليلها باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- التحقق من مطابقتها للقواعد. يتم إجراء عمليات فحص آلية للكشف عن رموز المشاريع المفقودة، وتداخل الأوقات، والساعات التي تتجاوز السياسة المطبقة، وتباين الأسعار؛ وتكون نتيجة كل عملية فحص إما «ناجحة»، أو تقترح تصحيحًا، أو تشير إلى وجود استثناء.
- التصنيف والاقتراحات التي تقدمها الذكاء الاصطناعي. يقترح الذكاء الاصطناعي تخصيصات للمشاريع/المهام أو تعديلات في الأسعار بالنسبة للمدخلات الغامضة، مصحوبة بدرجات ثقة وتبريرات لمساعدة المراجعين في اتخاذ قراراتهم.
- توجيه الطلب للموافقة أو الموافقة التلقائية. يتم وضع البيانات التي تتمتع بدرجة عالية من الموثوقية والمتوافقة مع القواعد في قائمة الانتظار للتصدير أو إرسالها إلى قسم الفوترة؛ أما الحالات الاستثنائية فيتم توجيهها إلى المديرين مصحوبة باقتراحات للتصحيح وسياق المراجعة.
- تجميع بنود الفاتورة وإعدادها. يتم تجميع البنود التي تمت الموافقة عليها حسب العميل/المشروع، وتهيئتها في شكل بنود فاتورة جاهزة أو ملفات تصدير متوافقة مع نظام المحاسبة الخاص بك.
- المراقبة والصيانة. تقوم implementi.ai بمراقبة عملية الأتمتة، وحل أخطاء الاتصال، وضبط القواعد، وتطبيق تحديثات بسيطة على الإعدادات وفقًا لما تم الاتفاق عليه.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تستخدم أداة تتبع الوقت السحابية ومنصة منفصلة لإصدار الفواتير. كل ليلة، تقوم الأتمتة بسحب الأسطر الجديدة من سجلات الوقت وتوحيدها. ويقوم الذكاء الاصطناعي بتمييز أي إدخال يفتقر إلى رمز المشروع، ويقترح المشروع الأكثر احتمالاً استناداً إلى الأنشطة الأخيرة ووصف المهام. يقوم أحد المديرين بمراجعة الاقتراح والموافقة عليه؛ ثم يتم تجميع الساعات المعتمدة تلقائيًا مع الإدخالات الأخرى الخاصة بذلك العميل وتصديرها في شكل ملف CSV جاهز للفوترة لنظام إصدار الفواتير. وإذا بقيت عدة إدخالات ذات دרגة ثقة منخفضة، يتم وضعها في قائمة الانتظار الخاصة بالاستثناءات لمراجعتها دفعة واحدة، مما يمنع حدوث تأخير في فوترة بقية الساعات.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي نقوم بربطها أدوات تتبع الوقت وأدوات إدارة المشاريع والخدمات المهنية (PSA) مثل Harvest وToggl وClockify وTempo أو وحدات PSA الخاصة بالمؤسسات؛ ومنصات إدارة المشاريع والمهام مثل Asana أو Jira؛ وأنظمة إصدار الفواتير/المحاسبة مثل Xero وQuickBooks Online وSage أو منصات محاسبية أخرى. ويمكن ربط أنظمة أخرى في حال توفر واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو webhooks أو طرق التصدير/الاستيراد المتفق عليها.
طرق الاتصال
يتم تنفيذ عمليات الربط باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة أو عمليات التكامل الأصلية حيثما أمكن ذلك. وفي حالة عدم توفر واجهات برمجة التطبيقات (API)، يمكننا العمل باستخدام عمليات تصدير آمنة بتنسيق CSV، أو نقل الملفات عبر بروتوكول SFTP، أو موجزات Google Sheets، أو عمليات التصدير عبر البريد الإلكتروني كبديل متفق عليه. ويتم اختيار الطريقة المحددة خلال مرحلة تحديد نطاق العمل، ويتم تأكيدها قبل التنفيذ.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على الأنظمة التي تستخدمونها، والبيانات النموذجية (ملفات تصدير نموذجية لجداول الدوام)، وقواعد الفوترة والموافقة الخاصة بكم، والهدف المطلوب للمخرجات الجاهزة للفوترة (الإرسال المباشر إلى واجهة برمجة تطبيقات الفوترة أو التصدير المنظم). كما نحتاج إلى معلومات حول رموز المشاريع ومنطق تحديد الأسعار، وقائمة بالموافقين لتوجيه الحالات الاستثنائية. ويتم التأكد من التوافق وطريقة الوصول قبل بدء العمل.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة تتبع الوقت والفوترة التي تدعمونها؟
نحن ندعم أنظمة تتبع الوقت وإصدار الفواتير الشائعة عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) العامة الخاصة بها، ويمكننا قبول ملفات CSV أو جداول Google Sheets في الحالات التي يتعذر فيها الوصول المباشر إلى واجهة برمجة التطبيقات. ويتم التأكد من التوافق التام خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
إلى أي مدى يمكن تخصيص قواعد الفوترة؟
يمكنك تحديد الأسعار الخاصة بكل مشروع، وقواعد التقريب، والفئات القابلة للفوترة مقابل غير القابلة للفوترة، وعتبات الموافقة. تقوم implementi.ai بتنفيذ القواعد المتفق عليها والحفاظ عليها، كما تطبق تحديثات شهرية معقولة كجزء من الخدمة.
ماذا يحدث بالنسبة للاستثناءات والبنود المتنازع عليها؟
يتم توجيه الإدخالات التي تفشل في عملية التحقق من الصحة أو التي تتمتع بمستوى ثقة منخفض من نظام الذكاء الاصطناعي إلى قائمة انتظار للاستثناءات قابلة للتكوين، مع تضمين التصحيحات المقترحة والسياق. ويقوم المديرون بمراجعة هذه الإدخالات وحلها يدويًّا — ولا يتم إحالة سوى العناصر التي تمت مراجعتها إلى قسم الفوترة.
كيف تتعاملون مع مسألة خصوصية البيانات والوصول إليها؟
نتفق على طرق الوصول المطلوبة قبل التنفيذ، ولا نطلب سوى الحد الأدنى من الصلاحيات اللازمة لتشغيل نظام التشغيل الآلي. ويتم تأكيد تفاصيل معالجة البيانات والوصول إليها خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
متى سنشهد معالجة الفواتير تلقائيًّا؟
يعتمد وقت الإطلاق على عدد وعمليات التكامل ونوعها، والبيانات النموذجية، ومدى تعقيد قواعد الفوترة. ونقوم بتأكيد الجدول الزمني خلال مرحلة تحديد نطاق العمل، ثم نقوم بتكوين الأتمتة وضبطها قبل بدء تشغيلها.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة تتبع الوقت، وأنظمة إدارة المشاريع/خدمات القطاع العام، وأنظمة إصدار الفواتير التي تستخدمها، بالإضافة إلى نموذج لسياسة الفوترة لتحديد نطاق العمل.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
