الوصف
تعد أداة «AI PO-to-Invoice Reconciler» خدمة مُدارة تعمل على مراقبة الفواتير الواردة، ومقارنتها بأوامر الشراء وتأكيدات التسليم الخاصة بك، وتقديم ملخص يومي موجز للتسوية إلى فريق حسابات الدفع لديك. تقوم شركة Implementi.ai بتكوين قواعد المطابقة، وربط مصادر المستندات المتفق عليها، وتشغيل العملية الآلية في كل يوم عمل، بحيث يقتصر دور فريقك على مراجعة الحالات الاستثنائية الفعلية فقط.
بدلاً من مراجعة كل فاتورة يدويًّا، يتلقى موظفو قسم حسابات الدفع (AP) حالات الاستثناء مرتبةً حسب الأولوية، مع الأسباب المقترحة والخطوات التالية الموصى بها. تتولى شركة Implementi.ai تشغيل الخدمة وصيانتها، وتعديل القواعد كلما تغيرت تنسيقات الموردين، ومراقبة العمليات اليومية، بحيث تستمر الأتمتة في تقليل الأعمال الروتينية دون الحاجة إلى صيانة داخلية.
المشكلة
لا تزال معظم الشركات التي تستخدم أوامر الشراء تعتمد على الموظفين لمقارنة فواتير الموردين بأوامر الشراء وإيصالات استلام البضائع. ويؤدي ذلك إلى أعمال متكررة ومحددة زمنياً: حيث يبحث الموظفون عن أرقام أوامر الشراء المطابقة، ويتحققون من الكميات والأسعار، ويلاحقون تأكيدات التسليم المفقودة. ومع زيادة الحجم، تؤدي العمليات اليدوية إلى إبطاء عمليات الموافقة، وتزيد من خطر فقدان الخصومات أو تكرار المدفوعات، وتجعل تجميع سجلات التدقيق أكثر صعوبة. وتؤدي الاختلافات في تنسيقات الفواتير، وعمليات التسليم الجزئية، والوثائق المكتوبة بخط اليد إلى تضاعف الحالات الاستثنائية، مما يجعل فريق حسابات الدائنين يقضي معظم وقته في عمليات المطابقة الروتينية بدلاً من حل النزاعات الحقيقية.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
تعمل هذه الخدمة على أتمتة مهام التسوية الروتينية التي تستهلك قدرات قسم حسابات الدائنين وتؤدي إلى إبطاء عمليات السداد. وهي تتولى استيعاب المستندات، والمطابقة الآلية مع أوامر الشراء وسجلات التسليم، وتُنتج قائمة يومية بالاستثناءات تتضمن تشخيصات مقترحة والإجراءات التالية المطلوب اتخاذها.
- استيراد المستندات والتعرف الضوئي على الحروف (OCR) للفواتير بصيغة PDF أو الصور.
- المطابقة القائمة على القواعد بناءً على رقم أمر الشراء، وهوية المورد، ورموز SKU/الصنف، والكميات، وحدود التفاوت في الأسعار.
- التسوية التلقائية للمطابقات البسيطة وتتبع البنود التي تمت تسويتها.
- تجميع الاستثناءات وتحديد أولوياتها (عدم وجود أمر الشراء، تباين السعر، عدم تطابق الكمية، علامة الفاتورة المكررة).
- ملخص يومي للمطابقة وقائمة موجزة بالاستثناءات لمراجعتها يدويًّا.
- خطوات التصحيح المقترحة المرفقة بكل استثناء من أجل حل أسرع.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تقليل عبء العمل اليدوي. يتم مطابقة معظم الفواتير تلقائيًا وحذفها من قائمة المهام اليومية، بحيث يركز موظفو قسم حسابات الدائنين فقط على الحالات الاستثنائية التي تتطلب اتخاذ قرار.
- دورات سداد أكثر قابلية للتنبؤ بها. تقلل المعالجة الآلية المنتظمة من أحمال العمل غير المتوقعة وتساعد في الحفاظ على قابلية التنبؤ بفترات السداد، مما يسهل إدارة الخصومات وشروط الموردين.
- تقليل الأخطاء والتكرارات. تقلل المطابقة المنهجية واكتشاف التكرار من احتمالية عدم سداد المدفوعات، أو ضياع الخصومات، أو تكرار المدفوعات للموردين، كما أنها تبسط عملية التحضير للتدقيق.
- معالجة واضحة للاستثناءات. تتضمن كل فاتورة تم وضع علامة عليها سببًا مقترحًا وتوصيةً بالخطوة التالية، مما يسرع عملية الحل ويقلل من تبادل الرسائل مع الموردين.
- استمرارية التشغيل دون عبء الصيانة. تقوم Implementi.ai بتشغيل الأتمتة ومراقبتها وصيانتها، لذا لن تحتاج إلى أدوات داخلية أو تطوير مستمر للحفاظ على سير العملية.
حالة استخدام عملية
بالنسبة لموزع إقليمي يتلقى مئات الفواتير من الموردين كل أسبوع، كانت عملية المطابقة اليدوية تشكل عقبة متكررة: حيث كان الموظفون يقضون ساعات كل صباح في البحث عن أوامر الشراء وتأكيدات التسليم. وبعد نشر أداة المطابقة، أصبحت الفواتير التي تتطابق تمامًا مع أوامر الشراء ومذكرات التسليم تُسجل تلقائيًّا. واكتفى فريق حسابات الدفع بمراجعة الاستثناءات المجمعة فقط — مثل فروق الأسعار، أو عمليات التسليم الجزئية، أو الفواتير التي تفتقر إلى مراجع أوامر الشراء — مع اقتراح الخطوات التالية لكل منها. وأسفر ذلك عن تسريع عمليات الموافقة، وتقليل استفسارات الموردين، وتوفير سجل تدقيق أكثر إيجازًا، مع قيام implementi.ai بضبط القواعد وصيانة المصادر كلما تغيرت التنسيقات.
لمن هذا البرنامج؟
- تجار الجملة والموزعون — تؤدي الفواتير المنتظمة الصادرة عن الموردين والعدد الكبير من أوامر الشراء إلى مهام مطابقة متكررة ذات حجم كبير.
- الشركات المصنعة — تستفيد أوامر الشراء متعددة الخطوط والتسليمات الجزئية من عملية التسوية الآلية للكميات والتسليمات.
- شركات التجارة الإلكترونية متوسطة الحجم — فواتير الموردين المتكررة والتنسيقات المتنوعة، حيث تقلل المطابقة الآلية من الحاجة إلى الموظفين الذين يقومون بهذه المهام يدويًّا.
- فرق الخدمات المالية المشتركة — وهي مجموعات مركزية معنية بحسابات الدفع (AP) تتولى معالجة الفواتير لعدة وحدات أعمال وتحتاج إلى سير عمل متسق للتسوية.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يشمل الاشتراك الشهري خدمة التسوية المُدارة التي تديرها شركة implementi.ai. ونحن نتولى تشغيل نظام الأتمتة، وربط مصادر المستندات المتفق عليها، وإجراء معالجة المستندات ومطابقتها باستخدام الذكاء الاصطناعي، ومراقبة العمليات اليومية، بالإضافة إلى إجراء التصحيحات وأعمال الصيانة.
- تكوين قواعد المطابقة وضبطها حسب الحاجة.
- المعالجة الآلية اليومية وملخص الاستثناءات الذي يتم إرساله إلى فريق حسابات الدفع لديكم.
- المراقبة ومعالجة الأخطاء والصيانة الدورية لضمان استمرار تشغيل الحل المتفق عليه.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- الشركات التي لا تستخدم أوامر الشراء أو التي تتلقى عددًا قليلاً جدًّا من فواتير الموردين — قد تكون المعالجة اليدوية كافية بالفعل.
- المنظمات التي تحتاج إلى تخطيط وتوقعات شاملة ومخصصة للمشتريات تعتمد على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كجزء من نفس المشروع — يركز هذا المنتج على مطابقة الفواتير بأوامر الشراء بدلاً من تخطيط المخزون.
كيف يعمل
- التأهيل وإعداد القواعد. نقوم بجمع نماذج الفواتير، وتنسيق تصدير أوامر الشراء الخاصة بكم، وتأكيدات التسليم، كما نتفق مع مسؤول المحاسبة لديكم على حدود التفاوت المسموح بها وقواعد المطابقة.
- ربط مصادر الفواتير. تتصل الخدمة بمصادر المستندات التي تستخدمها بالفعل (صندوق بريد آمن، مجلد مشترك، تصدير من نظام المحاسبة الخاص بك) وتبدأ في استلام الفواتير لمعالجتها.
- التقاط المستندات واستخراج البيانات منها. تخضع الفواتير الواردة بصيغة PDF أو كصور لعملية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج الحقول الرئيسية (المورد، رقم الفاتورة، رقم أمر الشراء، بنود الفاتورة، الكميات والمبالغ).
- المطابقة التلقائية. يقوم النظام بتطبيق القواعد المُعدة مسبقًا لمطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وتأكيدات التسليم، وذلك باستخدام هوية المورد وأرقام أوامر الشراء ورموز الأصناف وفحوصات التفاوت المسموح به.
- تجميع الاستثناءات والتوصيات. يتم تجميع البنود غير المتطابقة حسب السبب (عدم وجود أمر شراء، تباين في السعر، عدم تطابق الكمية، تكرار)، ويتم اقتراح خطوة تالية لكل استثناء لمراجعتها من قِبل قسم حسابات الدائنين.
- ملخص الاستثناءات اليومية. في كل يوم عمل، يتلقى فريقك ملخصًا موجزًا للتسوية وقائمة بالاستثناءات مرتبة حسب الأولوية لمراجعتها واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها؛ أما حالات المطابقة البسيطة فيتم وضع علامة «تم تسويتها» عليها في النظام.
- الضبط والصيانة المستمران. تقوم Implementi.ai بمراقبة عمليات التشغيل، وإصلاح الأخطاء المتعلقة بالتنسيق، وتعديل القواعد وفقًا لتغيرات سلوك الموردين، بحيث تستمر الأتمتة في التحسن.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تتلقى فواتير الموردين عبر البريد الإلكتروني وتقوم أيضًا بتصدير أوامر الشراء من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بها. يتم تسجيل الفاتورة المرسلة عبر البريد الإلكتروني بصيغة PDF تلقائيًّا، ويقوم نظام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) باستخراج حقول الفاتورة، ثم يبحث موظف التسوية عن أمر الشراء المقابل من موجز التصدير. إذا تطابقت رموز الأصناف والكميات ضمن الحدود المسموح بها المتفق عليها، يتم وضع علامة «تمت التسوية» على الفاتورة وإدراجها في ملخص التسوية اليومي. وإذا كان هناك تباين في الأسعار أو أمر شراء مفقود، تظهر الفاتورة في قائمة الاستثناءات مع السبب المقترح والإجراء التالي. ويقوم موظف حسابات الدائنين بفتح تلك الاستثناءات فقط، وتأكيد الحل، ثم يسجل النظام حالة «تم تسويتها» لأغراض التدقيق.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي ندمجها منصات المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (على سبيل المثال: NetSuite، SAP، Sage أو Xero)، ووحدات المشتريات، وأنظمة التجارة الإلكترونية أو أنظمة إدارة الطلبات التي تقوم بتصدير أوامر الشراء، ومصادر البريد الإلكتروني/SFTP/المجلدات المشتركة القياسية لفواتير الموردين. ويمكن ربط أنظمة أخرى إذا كانت قادرة على توفير تصدير أوامر الشراء، أو تأكيدات التسليم، أو تغذية آمنة للوثائق.
طرق الاتصال
يمكننا استيراد بيانات الفواتير وأوامر الشراء عبر صندوق بريد آمن، أو بروتوكول SFTP/مجلد مشترك، أو عمليات تصدير دورية بتنسيق CSV أو XML من نظام المحاسبة/نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بكم، أو عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو webhook حيثما كان ذلك متاحًا. ويتم الاتفاق على طريقة الاتصال المحددة خلال مرحلة الإعداد الأولي بناءً على أنظمتكم ومتطلباتكم الأمنية.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل بدء التشغيل، نطلب عادةً فواتير نموذجية بالصيغ التي تتلقونها، وطريقة تصدير أو وصول إلى بيانات أوامر الشراء، وأمثلة على تأكيدات التسليم أو سجلات استلام البضائع، بالإضافة إلى جهة اتصال واحدة من قسم المحاسبة لتأكيد قواعد المطابقة وحدود التفاوت المسموح بها. كما نتفق معكم على مصادر المستندات المفضلة وأي قواعد خاصة بتسمية الملفات أو توجيهها. ويتم التأكيد معكم على التوافق وطريقة الوصول قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة المحاسبة أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي يمكنك ربطها؟
عادةً ما نتصل بأنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشائعة من خلال عمليات التصدير أو واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو الوصول إلى قواعد البيانات، حيثما كان ذلك متاحًا. ومن الأمثلة النموذجية على ذلك: NetSuite وSAP وSage وXero. ويتم التأكد من التوافق التام خلال مرحلة تحديد نطاق العمل ومرحلة الإعداد والتشغيل.
كيف يتم التعامل مع الاستثناءات وإبلاغ فريقنا بها؟
يتم تجميع الاستثناءات حسب السبب وترتيبها حسب الأولوية؛ ويتضمن كل منها السبب المقترح والخطوة التالية الموصى بها. ويتلقى فريقك ملخصًا يوميًا ويمكنه الوصول إلى قائمة انتظار موجزة بالاستثناءات لمراجعة الإجراءات وتأكيدها.
هل يمكن تعديل قواعد المطابقة لتناسب طبيعة أعمالنا؟
نعم. تقوم Implementi.ai بضبط القواعد الأولية استنادًا إلى العينات التي تقدمها، كما تقوم بتعديل حدود التفاوت ومطابقة رموز SKU وتعيينات الموردين حسب الحاجة. ويُعد ضبط القواعد جزءًا من الصيانة المستمرة المشمولة في الاشتراك.
ماذا يحدث للفواتير التي تصل في شكل صور ممسوحة ضوئيًا؟
تتم معالجة الفواتير الممسوحة ضوئيًا أو القائمة على الصور باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج الحقول الرئيسية. وفي حال كانت جودة الاستخراج منخفضة، يظهر البند في قائمة الانتظار الخاصة بالاستثناءات ليتم التعامل معه يدويًّا، ونعمل معكم لتحسين عملية الاستخراج أو تنسيق المصدر.
كيف يتغير السعر حسب الحجم أو عمليات التكامل؟
تعكس الرسوم الشهرية مدى تعقيد عملية التكامل المتوقعة، وتكرار المعالجة اليومية، وعمليات الضبط المطلوبة. وقد يؤدي وجود عملاء يتعاملون مع أحجام كبيرة من البيانات أو أولئك الذين يحتاجون إلى عمليات تكامل متعددة ومعقدة إلى زيادة الجهد التشغيلي وارتفاع الأسعار؛ ويتم تأكيد النطاق النهائي والسعر قبل بدء التشغيل.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن نظام المحاسبة وطريقة تصدير أوامر الشراء ومصادر الفواتير (البريد الإلكتروني أو SFTP أو المجلد المشترك) التي تستخدمها شركتك.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
