Opis
Narzędzie AI PO-to-Invoice Reconciler to usługa zarządzana, która monitoruje przychodzące faktury, porównuje je z zamówieniami zakupu i potwierdzeniami dostawy, a następnie przekazuje zespołowi ds. zobowiązań zwięzłe codzienne podsumowanie uzgodnień. Firma Implementi.ai konfiguruje reguły dopasowywania, łączy uzgodnione źródła dokumentów i uruchamia zautomatyzowany proces każdego dnia roboczego, dzięki czemu Twój zespół zajmuje się wyłącznie weryfikacją rzeczywistych wyjątków.
Zamiast ręcznie sprawdzać każdą fakturę, pracownicy działu rozliczeń dostawców otrzymują informacje o wyjątkach uszeregowanych według priorytetów wraz z sugerowanymi przyczynami i zalecanymi kolejnymi krokami. Firma Implementi.ai obsługuje i utrzymuje tę usługę, dostosowuje reguły w miarę zmian formatów faktur dostawców oraz monitoruje codzienne przebiegi procesów, dzięki czemu automatyzacja nieustannie ogranicza rutynową pracę bez konieczności wewnętrznej konserwacji.
Problem
Większość firm korzystających z zamówień zakupowych nadal polega na pracownikach, którzy porównują faktury dostawców z zamówieniami i potwierdzeniami odbioru towarów. Powoduje to powtarzalną pracę, w której liczy się czas: pracownicy szukają pasujących numerów zamówień, weryfikują ilości i ceny oraz dopytywają o brakujące potwierdzenia dostawy. Wraz ze wzrostem wolumenu ręczne procesy spowalniają zatwierdzanie, niosą ryzyko utraty rabatów lub podwójnych płatności oraz utrudniają tworzenie ścieżek audytowych. Różnice w formatach faktur, dostawy częściowe i dokumenty sporządzane odręcznie powodują wzrost liczby wyjątków, przez co zespół ds. rozliczeń zobowiązań poświęca większość czasu na rutynowe dopasowywanie danych, a nie na rozwiązywanie rzeczywistych sporów.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Usługa ta automatyzuje rutynowe zadania związane z uzgadnianiem rozliczeń, które pochłaniają zasoby działu rozliczeń zobowiązań i spowalniają realizację płatności. Obsługuje ona pobieranie dokumentów, automatyczne dopasowywanie do zamówień zakupu i dokumentów dostawy oraz generuje codzienną kolejkę wyjątków wraz z sugerowanymi diagnozami i zalecanymi działaniami.
- Przetwarzanie dokumentów i rozpoznawanie tekstu (OCR) w przypadku faktur w formacie PDF lub w postaci obrazów.
- Dopasowywanie oparte na regułach na podstawie numeru zamówienia, danych dostawcy, kodów SKU/artykułów, ilości oraz tolerancji cenowych.
- Automatyczne rozliczanie prostych transakcji oraz śledzenie rozliczonych pozycji.
- Grupowanie i ustalanie priorytetów wyjątków (brak zlecenia zakupu, rozbieżność cenowa, niezgodność ilościowa, oznaczenie o zduplikowanej fakturze).
- Codzienne podsumowanie uzgodnień oraz zwięzła lista wyjątków do sprawdzenia przez pracownika.
- Do każdego wyjątku dołączono sugerowane działania naprawcze, aby przyspieszyć rozwiązanie problemu.
Korzyści dla Twojej firmy
- Mniejsze obciążenie pracą ręczną. Większość faktur jest automatycznie dopasowywana i usuwana z codziennej listy zadań do wykonania, dzięki czemu pracownicy działu rozliczeń dostawców mogą skupić się wyłącznie na wyjątkach wymagających oceny.
- Bardziej przewidywalne cykle płatności. Regularne, zautomatyzowane przetwarzanie ogranicza nagłe wzrosty obciążenia pracą i pozwala zachować przewidywalność terminów płatności, dzięki czemu łatwiej jest zarządzać rabatami i warunkami dostawców.
- Mniej błędów i powtórzeń. Systematyczne porównywanie danych i wykrywanie duplikatów zmniejsza ryzyko pominięcia płatności, utraty rabatów lub wielokrotnego opłacenia dostawców, a także ułatwia przygotowanie do audytu.
- Przejrzysta obsługa wyjątków. Każda oznaczona faktura zawiera sugerowaną przyczynę oraz zalecenie dotyczące dalszych działań, co przyspiesza rozwiązanie problemu i ogranicza wymianę korespondencji z dostawcami.
- Ciągłość działania bez obciążenia związanego z konserwacją. Implementi.ai odpowiada za uruchamianie, monitorowanie i konserwację systemu automatyzacji, dzięki czemu nie potrzebujesz własnych narzędzi ani ciągłego rozwoju oprogramowania, aby proces działał bez zakłóceń.
Praktyczny przykład zastosowania
Dla regionalnego dystrybutora, który co tydzień otrzymuje setki faktur od dostawców, ręczne dopasowywanie stanowiło powtarzające się wąskie gardło: pracownicy spędzali każdego ranka wiele godzin na wyszukiwaniu zamówień zakupu i potwierdzeń dostawy. Po wdrożeniu narzędzia do uzgadniania faktury, które dokładnie odpowiadały zamówieniom zakupu i potwierdzeniom dostawy, były automatycznie rozliczane. Zespół ds. rozliczeń zobowiązań sprawdzał jedynie zgrupowane wyjątki — różnice cenowe, dostawy częściowe lub faktury bez odniesień do zamówień — przy czym do każdego z nich dołączano sugestie dotyczące dalszych działań. Efektem były szybsze zatwierdzenia, mniej zapytań od dostawców oraz bardziej przejrzysta ścieżka audytu, a implementi.ai zajmowało się dostosowywaniem reguł i aktualizacją źródeł w miarę zmian formatów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Hurtownicy i dystrybutorzy — regularne faktury od dostawców oraz liczne zamówienia zakupowe powodują konieczność wykonywania powtarzalnych zadań związanych z dopasowywaniem dokumentów w dużych ilościach.
- Producenci — w przypadku zamówień obejmujących wiele linii asortymentowych i dostaw częściowych korzystają z automatycznego uzgadniania ilości i dostaw.
- Średniej wielkości firmy z branży e-commerce — częste faktury od dostawców i zróżnicowane formaty, w przypadku których automatyczne dopasowywanie faktur pozwala ograniczyć zapotrzebowanie na personel do ręcznego przetwarzania danych.
- Zespoły finansowe świadczące usługi wspólne — centralne działy obsługi zobowiązań, które przetwarzają faktury dla wielu jednostek biznesowych i potrzebują spójnego procesu uzgadniania rozliczeń.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje usługę zarządzanego uzgadniania prowadzoną przez firmę implementi.ai. Zajmujemy się automatyzacją procesu, podłączamy uzgodnione źródła dokumentów, przeprowadzamy przetwarzanie i dopasowywanie dokumentów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, monitorujemy codzienne przebiegi oraz zajmujemy się wprowadzaniem poprawek i konserwacją.
- Konfiguracja i dostosowywanie reguł dopasowywania w razie potrzeby.
- Codzienne automatyczne przetwarzanie oraz zestawienie wyjątków przekazywane zespołowi ds. rozliczeń dostawców.
- Monitorowanie, obsługa błędów i rutynowa konserwacja w celu zapewnienia ciągłego działania uzgodnionego rozwiązania.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku firm, które nie korzystają z zamówień zakupu lub otrzymują bardzo niewiele faktur od dostawców — ręczne przetwarzanie może już wystarczyć.
- Organizacje, które potrzebują szczegółowego, dostosowanego do indywidualnych potrzeb planowania i prognozowania zakupów opartego na systemie ERP w ramach tego samego projektu — produkt ten koncentruje się na uzgadnianiu faktur z zamówieniami, a nie na planowaniu zapasów.
Jak to działa
- Wdrożenie i konfiguracja zasad. Gromadzimy przykładowe faktury, format eksportu zamówień zakupu oraz potwierdzenia dostaw, a także uzgadniamy z osobą odpowiedzialną za księgowość w Państwa firmie progi tolerancji i zasady dopasowywania dokumentów.
- Podłącz źródła faktur. Usługa łączy się ze źródłami dokumentów, z których już korzystasz (bezpieczna skrzynka pocztowa, folder współdzielony, eksport z systemu księgowego) i rozpoczyna pobieranie faktur w celu ich przetworzenia.
- Rejestracja i ekstrakcja dokumentów. Faktury otrzymane w formacie PDF lub jako obrazy są przetwarzane za pomocą technologii OCR w celu wyodrębnienia kluczowych pól (dostawca, numer faktury, numer zamówienia, pozycje, ilości i kwoty).
- Automatyczne dopasowywanie. System stosuje skonfigurowane reguły w celu dopasowania faktur do zamówień zakupu i potwierdzeń dostawy, wykorzystując dane identyfikacyjne dostawcy, numery zamówień zakupu, kody pozycji oraz kontrole tolerancji.
- Grupowanie wyjątków i zalecenia. Pozycje niezgodne są pogrupowane według przyczyny (brak zamówienia, rozbieżność cenowa, niezgodność ilościowa, duplikat), a dla każdego wyjątku podano sugerowany kolejny krok do rozpatrzenia przez dział rozliczeń.
- Codzienne podsumowanie wyjątków. Każdego dnia roboczego Twój zespół otrzymuje zwięzłe podsumowanie uzgodnień oraz listę wyjątków uszeregowanych według priorytetów do przejrzenia i podjęcia odpowiednich działań; proste dopasowania są w systemie oznaczane jako rozliczone.
- Bieżące dostrajanie i konserwacja. Implementi.ai monitoruje przebieg procesów, usuwa błędy związane z formatem i dostosowuje reguły w miarę zmian w zachowaniu dostawców, dzięki czemu automatyzacja stale się poprawia.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje faktury od dostawców pocztą elektroniczną, a także eksportuje zamówienia zakupu ze swojego systemu ERP. Faktura w formacie PDF przesłana pocztą elektroniczną jest automatycznie rejestrowana, technologia OCR wyodrębnia pola faktury, a osoba odpowiedzialna za uzgadnianie wyszukuje odpowiadające jej zamówienie zakupu w eksportowanym pliku. Jeśli kody pozycji i ilości są zgodne w ramach uzgodnionych tolerancji, faktura zostaje oznaczona jako rozliczona i uwzględniona w dziennym podsumowaniu uzgodnień. W przypadku rozbieżności cenowej lub braku zamówienia zakupu faktura trafia do kolejki wyjątków wraz z sugerowaną przyczyną i zalecanym działaniem. Pracownik działu rozliczeń otwiera tylko te wyjątki, potwierdza rozwiązanie, a system rejestruje status „rozliczone” na potrzeby audytu.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to platformy księgowe i ERP (na przykład: NetSuite, SAP, Sage lub Xero), moduły zaopatrzeniowe, systemy e-commerce lub systemy zarządzania zamówieniami, które eksportują zamówienia zakupu, a także standardowe źródła faktur dostawców, takie jak poczta elektroniczna, SFTP czy foldery współdzielone. Istnieje możliwość podłączenia innych systemów, o ile umożliwiają one eksport zamówień zakupu, potwierdzeń dostaw lub bezpieczny przesył dokumentów.
Metody połączeń
Możemy pobierać dane z faktur i zamówień za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej, protokołu SFTP lub folderu współdzielonego, okresowych eksportów w formacie CSV lub XML z Państwa systemu księgowego/ERP, a także poprzez API lub webhook, o ile są one dostępne. Dokładna metoda połączenia jest ustalana podczas wdrażania usługi w oparciu o Państwa systemy i wymagania bezpieczeństwa.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem systemu zazwyczaj prosimy o dostarczenie przykładowych faktur w formatach, w jakich je Państwo otrzymują, o informacje dotyczące eksportu lub sposobu uzyskania dostępu do danych z zamówień zakupu, o przykłady potwierdzeń dostawy lub protokołów odbioru towarów, a także o wskazanie jednej osoby kontaktowej ds. księgowości w celu ustalenia zasad dopasowywania danych i dopuszczalnych odchyleń. Uzgadniamy również preferowane źródła dokumentów oraz wszelkie konwencje dotyczące nazewnictwa i przepływu dokumentów. Kompatybilność i sposób uzyskiwania dostępu są z Państwem uzgadniane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami księgowymi lub ERP można się połączyć?
Zazwyczaj łączymy się z popularnymi systemami księgowymi i ERP za pomocą eksportów, interfejsów API lub dostępu do baz danych, o ile jest to możliwe. Typowe przykłady to NetSuite, SAP, Sage i Xero. Dokładną kompatybilność potwierdzamy na etapie określania zakresu projektu i wdrażania.
W jaki sposób obsługiwane są wyjątki i przekazywane naszemu zespołowi?
Wyjątki są pogrupowane według przyczyn i uszeregowane według priorytetów; do każdego z nich dołączona jest sugerowana przyczyna oraz zalecane dalsze działanie. Twój zespół otrzymuje codzienne podsumowanie i ma dostęp do zwięzłej listy wyjątków, aby je przejrzeć i zatwierdzić podjęte działania.
Czy zasady dopasowywania można dostosować do potrzeb naszej firmy?
Tak. Implementi.ai konfiguruje wstępne reguły na podstawie dostarczonych przez Państwa próbek i w razie potrzeby dostosowuje wartości tolerancji, dopasowanie kodów SKU oraz mapowanie dostawców. Dostrajanie reguł stanowi część bieżącej obsługi technicznej objętej subskrypcją.
Co dzieje się z fakturami, które przychodzą w postaci zeskanowanych obrazów?
Faktury zeskanowane lub w formie obrazu są przetwarzane za pomocą technologii OCR w celu wyodrębnienia kluczowych pól. Jeśli jakość wyodrębnionych danych jest niska, pozycja trafia do kolejki wyjątków w celu ręcznej obsługi, a my współpracujemy z Państwem nad poprawą jakości skanowania lub formatowania dokumentów źródłowych.
Jak zmieniają się ceny w zależności od wielkości zamówienia lub integracji?
Opłata miesięczna uwzględnia przewidywany stopień złożoności integracji, częstotliwość codziennego przetwarzania oraz wymagane dostosowania. Klienci generujący duży wolumen danych lub wymagający wielu złożonych integracji mogą spowodować wzrost nakładu pracy operacyjnej i wyższą cenę; ostateczny zakres usług i cena są potwierdzane przed uruchomieniem usługi.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakiego systemu księgowego, jakiej metody eksportu zamówień zakupu oraz jakich źródeł faktur (e-mail, SFTP lub folder współdzielony) korzysta Państwa firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
