Opis
Narzędzie AI Corporate Card Exception & Expense Policy Manager na bieżąco przetwarza dane z kart firmowych oraz rejestry wydatków, klasyfikuje transakcje zgodnie z polityką firmy oraz automatycznie sugeruje lub przeprowadza uzgodnienia i zatwierdzenia. Ogranicza to konieczność ręcznej weryfikacji, pozwala wykrywać ryzykowne lub niezgodne z polityką wydatki oraz porządkuje paragony, co przyspiesza zamknięcie miesiąca.
implementi.ai konfiguruje połączenia, dostosowuje algorytm klasyfikacji do Twoich reguł, obsługuje procesy automatyzacji oraz zapewnia utrzymanie systemu. W ramach miesięcznej usługi zapewniamy obsługę alertów, wyjątków i rutynowych uzgodnień bez konieczności zwiększania liczby pracowników.
Problem
Wiele firm opiera się na ręcznej weryfikacji transakcji dokonywanych kartami służbowymi oraz paragonów przesyłanych pocztą elektroniczną. Dział finansowy spędza wiele godzin na zbieraniu brakujących paragonów, kontaktowaniu się z osobami zatwierdzającymi oraz podejmowaniu decyzji, czy wydatki są zgodne z polityką firmy. Ten ręczny proces opóźnia uzgadnianie sald, powoduje niespójne traktowanie wyjątków i zwiększa ryzyko niezauważonych naruszeń zasad. W miarę rozwoju firmy liczba transakcji rośnie szybciej niż liczba pracowników, co pogłębia zaległości i zwiększa wskaźnik błędów, a także utrudnia dostrzeżenie trendów w wydatkach i nietypowych działań.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie typu „managed” automatyzuje ciągłe monitorowanie, klasyfikację i przepływ pracy w zakresie wyjątków dotyczących kart firmowych i wydatków. Usługa wykrywa brakujące paragony, naruszenia zasad, zduplikowane opłaty oraz nietypową aktywność dostawców, a następnie albo przekazuje te sprawy do zatwierdzenia przez pracownika, albo stosuje wcześniej uzgodnione rozwiązania.
- Pobieraj dane z kart firmowych, wyeksportowanych plików CSV lub interfejsów API narzędzi do rozliczania wydatków i ujednolicaj dane dotyczące transakcji.
- Automatycznie dopasowuj transakcje do przesłanych paragonów i faktur.
- Zastosuj reguły polityki i klasyfikację opartą na sztucznej inteligencji w celu zidentyfikowania potencjalnych odstępstw (wydatki osobiste, brak paragonu, dostawca niezgodny z polityką).
- Przekazuj wyjątki do osób zatwierdzających wraz z sugerowanym tekstem rozwiązania lub automatycznie zamykaj zgłoszenia o niskim ryzyku.
- Zsynchronizuj statusy końcowe i kody księgowe z systemem ERP lub systemem księgowym.
- Należy udostępnić pulpit monitorujący wyjątki oraz cotygodniowe podsumowanie spraw nierozstrzygniętych.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze uzgadnianie. Automatyzacja procesu dopasowywania paragonów i klasyfikacji wyjątków pozwala skrócić czas poświęcany przez pracowników działu finansowego na uzgadnianie wyciągów z kart oraz przyspiesza zamknięcie miesiąca.
- Spójne egzekwowanie zasad. Klasyfikacja oparta na sztucznej inteligencji stosuje te same zasady do każdej transakcji i wskazuje wyjątki o najwyższym ryzyku do weryfikacji przez człowieka, co ogranicza liczbę decyzji podejmowanych doraźnie.
- Niższe koszty operacyjne. Automatyzacja rutynowych kontroli i proponowanych rozwiązań pozwala zespołom finansowym i operacyjnym skupić się na zadaniach o większej wartości, zamiast tracić czas na poszukiwanie rachunków.
- Przejrzysta ścieżka audytu. Każdy wyjątek, każda zgoda i każda decyzja są rejestrowane i synchronizowane z systemami księgowymi w celu zapewnienia identyfikowalności podczas audytów.
- Skalowalne przetwarzanie. Usługa radzi sobie z rosnącą liczbą transakcji bez konieczności proporcjonalnego zwiększania nakładu pracy personelu, ponieważ wyjątki są automatycznie klasyfikowane według priorytetów i przetwarzane.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma usługowa rejestruje co miesiąc setki transakcji dokonywanych kartami firmowymi. Pracownicy działu finansowego poświęcają czas na poszukiwanie paragonów i ręczne klasyfikowanie pozycji. Dzięki temu rozwiązaniu dane z kart oraz przesłane wydatki są na bieżąco monitorowane, a sztuczna inteligencja dopasowuje paragony do transakcji. Drobne problemy (np. brakujący paragon, którego cyfrowa wersja została później przesłana) są automatycznie zamykane lub oznaczane do jednorazowego potwierdzenia, natomiast wydatki, które prawdopodobnie mają charakter prywatny, są przekazywane do menedżerów w celu zatwierdzenia. Efektem jest mniejsza liczba niezgodnych transakcji na koniec miesiąca oraz przejrzystsze zapisy księgowe.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy finansowe w małych i średnich przedsiębiorstwach, w których miesięczny obrót kartami firmowymi jest znaczny: konieczność ograniczenia ręcznych czynności związanych z uzgadnianiem sald.
- Kierownicy operacyjni w firmach o rozproszonej strukturze: wymagają spójnych procedur zatwierdzania wydatków niezgodnych z wytycznymi.
- Zespoły księgowe przygotowujące zamknięcie miesiąca: skorzystajcie z automatycznego dopasowywania dokumentów przychodowych i zsynchronizowanych statusów.
- Firmy korzystające z programów kart korporacyjnych i narzędzi do rozliczania wydatków: chcą ograniczyć liczbę wyjątków i przyspieszyć proces zatwierdzania.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżącą eksploatację uzgodnionego rozwiązania. Firma implementi.ai konfiguruje i utrzymuje połączenia, przeprowadza klasyfikację i monitorowanie oparte na sztucznej inteligencji, zajmuje się błędami automatyzacji oraz wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji, aby rozwiązanie było dostosowane do zmieniających się zasad lub modyfikacji systemu.
- Automatyzacja procesów operacyjnych i ciągłe monitorowanie.
- Połączenia z systemami uzgodnione przed uruchomieniem.
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu klasyfikacji i dopasowywania.
- Monitorowanie, obsługa błędów i konserwacja systemu automatyki.
- Rozsądna liczba comiesięcznych aktualizacji konfiguracji reguł i przepływów pracy.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku firm, które przetwarzają zaledwie kilka transakcji kartowych miesięcznie — wystarczająca może być ręczna weryfikacja.
- Firmy, które potrzebują indywidualnego doradztwa prawnego lub podatkowego przy każdej transakcji; usługa ta automatyzuje proces wstępnej oceny i kierowania spraw, ale nie zastępuje konsultacji ze specjalistą.
Jak to działa
- Podłącz źródła danych. Łączymy źródła danych z Twoich kart firmowych, narzędzia do rozliczania wydatków lub eksportów w formacie CSV z Twoim systemem księgowym/ERP, aby pobierać dane dotyczące transakcji i rachunków.
- Normalizuj i wzbogacaj. Transakcje przychodzące są normalizowane, nazwy dostawców są oczyszczane i wzbogacane o dostępne metadane, takie jak kategoria sprzedawcy i właściciel-pracownik.
- Dopasowywanie i klasyfikowanie za pomocą sztucznej inteligencji. Modele sztucznej inteligencji próbują dopasować paragony do transakcji i sklasyfikować każdą pozycję zgodnie z zasadami polityki, wskazując brakujące paragony, prawdopodobne wydatki osobiste lub inne wyjątki.
- Zastosuj reguły biznesowe. Wstępnie skonfigurowane reguły automatycznie rozpatrują zgłoszenia o niskim ryzyku, a wyjątki o średnim lub wysokim ryzyku przekazują wyznaczonym osobom zatwierdzającym lub zespołom.
- Zatwierdzenie i uchwała. Osoby zatwierdzające otrzymują zwięzły opis sytuacji oraz proponowaną treść decyzji; decyzje są rejestrowane, a po zatwierdzeniu wyniki są synchronizowane z systemami księgowymi.
- Pulpit wyjątków i alerty. W panelu kontrolnym wyświetlane są listy nierozwiązanych wyjątków oraz automatycznie generowane podsumowania; platforma implementi.ai monitoruje działanie systemu i usuwa błędy związane z automatyzacją.
- Zsynchronizuj i zamknij. Ostateczne statusy, kody księgowe i linki do dokumentów potwierdzających są synchronizowane z systemem ERP lub systemem księgowym w celu zakończenia uzgodnienia.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która wydaje karty firmowe pracownikom działu sprzedaży i korzysta również z podstawowego narzędzia do rozliczania wydatków. Codzienny zrzut danych z kart importuje nowe transakcje do usługi zarządzanej. Sztuczna inteligencja automatycznie wyszukuje pasujący paragon przesłany e-mailem i klasyfikuje wydatek jako związany z podróżą służbową, ale jednocześnie oznacza go jako nietypowy, ponieważ dostawcą jest niezatwierdzona sieć hotelowa. System przekazuje pozycję do przełożonego pracownika wraz z sugerowanym tekstem uzasadnienia. Przełożony zatwierdza ją po dodaniu krótkiego komentarza; platforma rejestruje zatwierdzenie, dołącza paragon, przypisuje właściwy kod księgowy i synchronizuje zamkniętą transakcję z systemem księgowym firmy. Pozycje bez paragonów są przekazywane do dalszej obsługi przez pracownika po upływie konfigurowalnego okresu oczekiwania.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, które można podłączyć, to między innymi dostawcy kart firmowych i ich kanały danych, narzędzia do zarządzania wydatkami (na przykład Expensify, SAP Concur – o ile są dostępne), systemy księgowe i ERP (np. Xero, Sage, NetSuite) oraz systemy kadrowe lub usługi katalogowe służące do mapowania osób zatwierdzających. Inne systemy można potencjalnie podłączyć za pośrednictwem API, webhooków lub uzgodnionego eksportu plików CSV; zgodność jest potwierdzana podczas wdrażania.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane za pomocą dostępnych interfejsów API i webhooków, o ile są one obsługiwane, lub poprzez zaplanowane eksporty danych w formacie CSV oraz bezpieczny transfer plików w przypadkach, gdy dostęp do API nie jest możliwy. Niektórzy klienci decydują się na korzystanie ze wspólnej skrzynki odbiorczej na potwierdzenia przesyłane pocztą elektroniczną lub z arkusza Google jako tymczasowego obszaru przejściowego. Dokładna metoda jest uzgadniana przed uruchomieniem usługi w oparciu o systemy klienta i jego wymagania dotyczące bezpieczeństwa.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem ustalamy, z którymi dostawcami kart, narzędziami do rozliczania wydatków i systemami księgowymi należy się połączyć, a także uzgadniamy przykładowe pliki transakcji lub dane uwierzytelniające do API, kopię polityki rozliczania wydatków oraz zasady przepływu zatwierdzeń. Potrzebujemy również szczegółowych informacji na temat wymaganych kodów księgowych oraz progów decyzyjnych dotyczących automatycznego rozliczania w porównaniu z zatwierdzaniem ręcznym. Kompatybilność i sposób dostępu są potwierdzane na etapie analizy potrzeb oraz przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi dostawcami kart i narzędziami do zarządzania wydatkami można się połączyć?
Zazwyczaj łączymy się za pośrednictwem interfejsów API dostawców, webhooków lub zaplanowanych eksportów plików CSV. W trakcie analizy sprawdzamy, czy dany dostawca obsługuje interfejs API, czy też odpowiednią metodą jest bezpieczny eksport plików.
Czy sztuczna inteligencja może nauczyć się wyjątków dotyczących zasad obowiązujących w naszej firmie?
Tak. Podczas wdrażania trenujemy algorytm klasyfikacji i zbiór reguł, korzystając z dokumentów dotyczących zasad oraz danych historycznych dotyczących transakcji. Bieżące dostrajanie stanowi część usługi zarządzanej, co pozwala utrzymać dokładność na poziomie odpowiadającym wprowadzanym zmianom.
Jak przebiega proces zatwierdzania?
Wyjątki są przekazywane do wcześniej wyznaczonych osób zatwierdzających wraz z sugerowaną treścią rozwiązania. Osoby zatwierdzające podejmują decyzję w narzędziu, a decyzje są rejestrowane. Pozycje o niskim ryzyku mogą być automatycznie zamykane, o ile takie postępowanie zostanie uzgodnione przed uruchomieniem.
Co się stanie, jeśli nie uda się przyporządkować transakcji do paragonu?
System automatyczny oznacza daną pozycję i postępuje zgodnie ze skonfigurowaną polityką eskalacji — np. wysyła e-maile z przypomnieniem do pracownika, przekazuje sprawę do działu finansowego po upływie okresu oczekiwania lub natychmiastowo eskaluje pozycje o wysokiej wartości.
W jaki sposób to się wiąże z rozliczeniami na koniec miesiąca?
Ostateczne statusy, przypisane kody księgowe i linki do dokumentów księgowych są synchronizowane z systemem księgowym lub ERP użytkownika, dzięki czemu uzgodnione transakcje pojawiają się w księdze głównej na potrzeby zamknięcia miesiąca.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od rozmowy wstępnej, podczas której ustalamy, jakie systemy są wykorzystywane, jakie zasady należy uwzględnić oraz jakie dane przykładowe są potrzebne. Termin uruchomienia zależy od integracji i zakresu projektu; firma implementi.ai przed rozpoczęciem prac potwierdza harmonogram oraz wymagania dotyczące dostępu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z usług jakich dostawców kart firmowych, narzędzi do rozliczania wydatków oraz systemów księgowych korzysta obecnie Państwa firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
