Descripción
El gestor de excepciones y política de gastos de tarjetas corporativas de IA recopila de forma continua los datos de las tarjetas corporativas y los registros de gastos, clasifica las transacciones según la política de tu empresa y sugiere o realiza automáticamente conciliaciones y aprobaciones. Reduce el trabajo manual de clasificación, detecta los gastos de riesgo o que incumplen la normativa y organiza los recibos para agilizar el cierre de fin de mes.
implementi.ai configura las conexiones, entrena la lógica de clasificación según tus reglas, gestiona la automatización y se encarga del mantenimiento del sistema. El servicio mensual garantiza que las alertas, las excepciones y las conciliaciones rutinarias se gestionen sin necesidad de aumentar la plantilla.
El problema
Muchas empresas recurren a la revisión manual de las transacciones realizadas con tarjetas corporativas y de los recibos enviados por correo electrónico. Los equipos financieros dedican horas a recopilar los recibos que faltan, a contactar con los responsables de la aprobación y a decidir si los gastos cumplen con la política. Este proceso manual retrasa las conciliaciones, da lugar a una gestión inconsistente de las excepciones y aumenta el riesgo de que pasen desapercibidas las infracciones de la política. A medida que la empresa crece, el volumen de transacciones aumenta más rápido que la plantilla, lo que agrava el retraso acumulado y la tasa de errores, y dificulta la identificación de las tendencias de gasto y las actividades inusuales.
Qué automatiza esta solución
Esta solución gestionada automatiza la supervisión continua, la clasificación y el flujo de trabajo de las excepciones relacionadas con las tarjetas corporativas y los gastos. El servicio detecta la falta de recibos, el incumplimiento de las políticas, los cargos duplicados y la actividad inusual de los proveedores, y, en función del caso, remite los elementos para su aprobación manual o aplica las soluciones previamente acordadas.
- Importa los datos de las tarjetas de empresa, los archivos CSV exportados o las API de herramientas de gestión de gastos, y normaliza los datos de las transacciones.
- Asigna automáticamente las transacciones a los recibos y las facturas subidos.
- Aplicar reglas de política y clasificación mediante IA para señalar posibles excepciones (gastos personales, falta de recibo, proveedor que incumple la política).
- Derivar las excepciones a los responsables de la aprobación con un texto de resolución sugerido o cerrar automáticamente los casos de bajo riesgo.
- Sincroniza los estados finales y los códigos contables con tu ERP o sistema de contabilidad.
- Proporcionar un panel de control de excepciones y un resumen semanal de las partidas pendientes.
Lo que gana tu empresa
- Una conciliación más rápida. La automatización de la conciliación de recibos y la clasificación de excepciones reduce el tiempo que dedica el personal de finanzas a conciliar los extractos de las tarjetas y agiliza el cierre de fin de mes.
- Aplicación coherente de las políticas. La clasificación mediante IA aplica las mismas reglas a todas las transacciones y destaca las excepciones de mayor riesgo para que sean revisadas por personas, lo que reduce las decisiones puntuales.
- Menores costes operativos. La automatización de las comprobaciones rutinarias y de las soluciones propuestas permite a los equipos de finanzas y operaciones centrarse en tareas de mayor valor añadido, en lugar de dedicarse a buscar recibos.
- Registro de auditoría claro. Todas las excepciones, autorizaciones y resoluciones se registran y se sincronizan con los sistemas contables para garantizar la trazabilidad durante las auditorías.
- Procesamiento escalable. El servicio gestiona volúmenes de transacciones cada vez mayores sin que ello suponga un aumento lineal del tiempo dedicado por el personal, ya que las excepciones se priorizan y se procesan automáticamente.
Un caso práctico
Una empresa de servicios de tamaño medio recibe cientos de transacciones con tarjetas corporativas cada mes. El personal de finanzas dedica tiempo a buscar recibos y a clasificar manualmente los conceptos. Con este producto, los datos de las tarjetas y las subidas de gastos se supervisan de forma continua, y la inteligencia artificial empareja los recibos con las transacciones. Los pequeños problemas (por ejemplo, la falta de un recibo cuando posteriormente se sube uno digital) se cierran automáticamente o se marcan para una única confirmación, mientras que los gastos que parecen de carácter personal se remiten a los responsables para su aprobación. El resultado es un menor número de transacciones sin conciliar a final de mes y unos registros más claros para la contabilidad.
¿A quién va dirigido?
- Equipos financieros de pymes con un volumen mensual de transacciones con tarjetas de empresa: necesidad de reducir el trabajo manual de conciliación.
- Los responsables de operaciones de las empresas con sedes distribuidas: deben establecer flujos de aprobación coherentes para los gastos que se desvíen de la política establecida.
- Equipos de contabilidad que preparan el cierre de fin de mes: aprovechen las ventajas de la conciliación automática de recibos y los estados sincronizados.
- Las empresas que utilizan programas de tarjetas corporativas y herramientas de gestión de gastos: quieren reducir las excepciones y agilizar las aprobaciones.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada y el funcionamiento continuo de la solución acordada. implementi.ai configura y mantiene las conexiones, ejecuta la clasificación y la supervisión mediante IA, gestiona los errores de automatización y realiza las actualizaciones de configuración necesarias para que la solución se adapte a los cambios en las políticas o en el sistema.
- Automatización de los procesos y supervisión continua.
- Las conexiones con los sistemas se acordaron antes del lanzamiento.
- Procesamiento mediante IA para la clasificación y la correspondencia.
- Supervisión, gestión de errores y mantenimiento del sistema de automatización.
- Actualizaciones mensuales razonables de la configuración de las reglas y los flujos de trabajo.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- En el caso de las empresas que solo procesan unas pocas transacciones con tarjeta al mes, puede que baste con una revisión manual.
- Empresas que necesitan asesoramiento jurídico o fiscal a medida para cada operación; este servicio automatiza la clasificación y el envío de solicitudes, pero no sustituye al asesoramiento de especialistas.
Cómo funciona
- Conecta las fuentes de datos. Conectamos las fuentes de datos de tus tarjetas de empresa, tu herramienta de gestión de gastos o tus exportaciones en formato CSV, así como tu sistema de contabilidad o ERP, para recibir los datos de las transacciones y los recibos.
- Normalizar y enriquecer. Las transacciones entrantes se normalizan, se depuran los nombres de los proveedores y se enriquecen con los metadatos disponibles, como la categoría comercial y el propietario de la empresa.
- La IA compara y clasifica. Los modelos de IA intentan relacionar los recibos con las transacciones y clasificar cada artículo según las normas establecidas, señalando los recibos que faltan, los posibles gastos personales u otras excepciones.
- Aplicar reglas de negocio. Las reglas preconfiguradas resuelven automáticamente los elementos de bajo riesgo y asignan las excepciones de riesgo medio o alto a los responsables de aprobación o equipos designados.
- Aprobación y resolución. Las personas encargadas de dar el visto bueno reciben información concisa sobre el contexto y el texto propuesto para la resolución; las decisiones se registran y, una vez aprobadas, los resultados se sincronizan con los sistemas contables.
- Panel de control de excepciones y alertas. Un panel de control gestionado muestra las excepciones pendientes y los resúmenes automáticos; implementi.ai supervisa el funcionamiento y corrige los errores de automatización.
- Sincronizar y cerrar. Los estados definitivos, los códigos contables y los enlaces a los comprobantes se sincronizan con tu ERP o sistema de contabilidad para completar la conciliación.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que emite tarjetas corporativas al personal de ventas y que también utiliza una herramienta básica de gestión de gastos. Una importación diaria de los datos de la tarjeta traslada las nuevas transacciones al servicio gestionado. La IA localiza automáticamente un recibo correspondiente enviado por correo electrónico y clasifica el gasto como relacionado con un viaje, pero lo marca porque el proveedor es una cadena hotelera no autorizada. El sistema remite la partida al responsable del empleado con un texto de justificación sugerido. El responsable la aprueba tras añadir un breve comentario; la plataforma registra la aprobación, adjunta el recibo, asigna el código contable correcto y sincroniza la transacción cerrada con el sistema contable de la empresa. Las partidas sin recibos se remiten, tras un periodo de espera configurable, para que un responsable las revise manualmente.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas típicos que se pueden conectar se incluyen proveedores de tarjetas corporativas y fuentes de datos, herramientas de gestión de gastos (por ejemplo, Expensify o SAP Concur, cuando estén disponibles), sistemas de contabilidad y ERP (por ejemplo, Xero, Sage o NetSuite), y servicios de RR. HH. o de directorio para la asignación de responsables de aprobación. Es posible conectar otros sistemas a través de API, webhooks o exportaciones CSV acordadas; la compatibilidad se confirma durante el proceso de incorporación.
Métodos de conexión
Las conexiones se implementan mediante las API y los webhooks disponibles, siempre que sean compatibles, o mediante exportaciones programadas de datos en formato CSV y transferencia segura de archivos cuando no se disponga de acceso a la API. Algunos clientes optan por utilizar una bandeja de entrada compartida para los recibos enviados por correo electrónico o una hoja de cálculo de Google como área de almacenamiento temporal. El método concreto se acuerda antes del lanzamiento en función de tus sistemas y requisitos de seguridad.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué proveedores de tarjetas, herramientas de gestión de gastos y sistemas contables se van a conectar, así como archivos de transacciones de muestra o credenciales de API, una copia de vuestra política de gastos y las normas de tramitación de aprobaciones. También necesitamos detalles sobre los códigos contables necesarios y los umbrales de decisión para la resolución automática frente a la aprobación manual. La compatibilidad y el método de acceso se confirman durante la fase de análisis y antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Con qué proveedores de tarjetas y herramientas de gestión de gastos puedes conectarte?
Normalmente nos conectamos a través de las API de los proveedores, webhooks o exportaciones programadas de archivos CSV. Durante la fase de análisis, comprobamos si tu proveedor admite una API o si el método más adecuado es una exportación segura de archivos.
¿Puede la IA aprender las excepciones a las políticas específicas de nuestra empresa?
Sí. Entrenamos el modelo de clasificación y el conjunto de reglas durante la fase de incorporación utilizando sus documentos normativos y el historial de transacciones. El ajuste continuo forma parte del servicio gestionado para mantener la precisión adaptada a los cambios.
¿Cómo se gestionan las autorizaciones?
Las excepciones se remiten a los responsables de aprobación predefinidos, junto con un texto de resolución sugerido. Los responsables de aprobación toman la decisión en la herramienta y las decisiones quedan registradas. Los elementos de bajo riesgo pueden cerrarse automáticamente si se acuerda dicha acción antes del lanzamiento.
¿Qué ocurre si no se puede asociar una transacción a un recibo?
La automatización marca el elemento y sigue la política de escalado que hayas configurado; por ejemplo, el envío de correos electrónicos de recordatorio al empleado, el envío al departamento de finanzas tras un periodo de espera o el escalado inmediato en el caso de elementos de gran valor.
¿Cómo se integra esto con la contabilidad de fin de mes?
Los estados finales, los códigos contables asignados y los enlaces a los comprobantes se sincronizan con su sistema contable o ERP, de modo que las transacciones conciliadas aparezcan en el libro mayor para el cierre de fin de mes.
¿Cómo empezamos con la puesta en marcha?
Comenzamos con una llamada inicial para confirmar los sistemas, las reglas necesarias y los datos de muestra. El plazo de puesta en marcha depende de las integraciones y del alcance del proyecto; implementi.ai confirma el calendario y los requisitos de acceso antes de comenzar el trabajo.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué proveedores de tarjetas de empresa, herramientas de gestión de gastos y sistemas de contabilidad utiliza actualmente tu empresa.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
