Descripción
Este servicio gestionado automatiza las tareas de reconocimiento de ingresos que suelen ralentizar el cierre de fin de mes: extracción de eventos de facturación, asignación de facturas a las condiciones contractuales, generación de calendarios de reconocimiento y preparación de asientos contables sugeridos para tu libro mayor. Implementi.ai se encarga de la automatización de principio a fin y gestiona la supervisión, la corrección de errores y las actualizaciones acordadas, para que tu equipo financiero pueda confiar en resultados repetibles.
Este servicio resulta útil cuando las facturas, las suscripciones o la facturación por hitos se gestionan en sistemas independientes de tu ERP y cuando las normas de contabilización varían según el producto o el contrato. Configuramos las integraciones y las políticas de contabilización junto contigo antes de la puesta en marcha y, a continuación, nos encargamos del mantenimiento de la automatización como parte de la suscripción mensual.
El problema
Sin automatización, el reconocimiento de ingresos requiere una revisión manual de las facturas, los contratos y los calendarios de suscripción en varios sistemas. Los equipos dedican días a conciliar los eventos de facturación con las condiciones contractuales, a calcular manualmente los ingresos diferidos y a preparar los asientos contables. Este trabajo es repetitivo, propenso a errores humanos y difícil de ampliar a medida que aumenta el volumen de facturas o la complejidad de los contratos. A menudo surgen discrepancias en forma de desajustes entre las fechas de facturación, las fechas de inicio y finalización de los contratos y los hitos de prestación del servicio, lo que aumenta la duración del ciclo de cierre y el riesgo de que el tratamiento contable no sea coherente de un mes a otro.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza la extracción, la clasificación y la generación de calendarios necesarios para el reconocimiento de ingresos a final de mes. Crea calendarios de reconocimiento auditables, señala las excepciones para su revisión manual y prepara propuestas de asientos contables que tu equipo de contabilidad puede revisar y exportar al ERP.
- Extraer eventos de facturación y metadatos de las facturas desde plataformas de facturación o exportaciones en formato CSV.
- Contrastar las facturas con las condiciones del contrato y determinar el método de reconocimiento (lineal, por hitos o en función del uso).
- Generar calendarios de ingresos diferidos y los importes de reconocimiento por período.
- Preparar los asientos contables propuestos y los informes de conciliación para su importación al sistema ERP o para su revisión.
- Señalará las anomalías (contratos que faltan, fechas que se solapan, facturación incoherente) para su revisión contable.
- Mantener el historial de reconocimientos y permitir que se actualicen las políticas acordadas de forma continua.
Lo que gana tu empresa
- Cierre de fin de mes más rápido. Automatiza los cálculos repetitivos y la elaboración de presupuestos, de modo que los equipos financieros dediquen menos tiempo a las tareas de contabilidad y más a la revisión y el análisis.
- Tratamiento contable coherente. Aplica las mismas normas de contabilización tanto a las facturas como a los contratos para reducir la variabilidad y garantizar la uniformidad de los calendarios entre períodos.
- Gestión clara de excepciones. Detecta las facturas y los contratos que requieren revisión humana, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar las causas fundamentales y evita que pasen desapercibidas las discrepancias.
- Planes y resultados verificables. Genera planes de reconocimiento trazables y propuestas de asientos contables que facilitan la respuesta a las preguntas de los auditores y las revisiones internas.
- Menor riesgo operativo. Reduce el trabajo manual con hojas de cálculo y los cálculos puntuales que pueden dar lugar a errores durante los periodos de cierre, en los que hay mucho trabajo.
Un caso práctico
Para una empresa de servicios en expansión que emite facturas mensuales, facturas por hitos y, ocasionalmente, contratos de prepago, el reconocimiento de ingresos se vuelve inconsistente a medida que se multiplican las fuentes de facturación. El departamento financiero debe calcular los ingresos diferidos, distribuir los importes a lo largo del período de prestación del servicio y preparar los asientos contables para el ERP. Con este servicio, los eventos de facturación procedentes de una plataforma de suscripción y las facturas puntuales del CRM se ajustan a las condiciones del contrato; los calendarios de reconocimiento se generan automáticamente y las excepciones (por ejemplo, la falta de un contrato firmado) se señalan para su revisión. El equipo de contabilidad recibe calendarios listos para su revisión y sugerencias de asientos contables exportables que agilizan el cierre y reducen las correcciones manuales.
¿A quién va dirigido?
- Equipos financieros de tamaño pequeño a mediano que se enfrentan a la presión de los cierres mensuales: necesitan un proceso de reconocimiento sistemático sin aumentar la plantilla.
- Los negocios de SaaS y por suscripción —con condiciones de facturación complejas, contratos que abarcan varios periodos y reembolsos— requieren calendarios fiables.
- Las empresas de servicios profesionales que aplican la facturación por hitos deben desglosar los ingresos por fases de prestación del servicio y conservar los registros de auditoría.
- Las empresas que cuentan con sistemas de facturación y ERP independientes necesitan un conector gestionado que asigne los eventos a los asientos contables.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada y el funcionamiento continuo de la solución configurada. Implementi.ai configura y mantiene las integraciones, ejecuta el proceso de reconocimiento según el calendario acordado, supervisa la automatización, gestiona y corrige los errores operativos, y aplica actualizaciones razonables a las reglas de reconocimiento o a las asignaciones, según sea necesario.
- Puesta en marcha del sistema de automatización y supervisión de su estado.
- Conexiones con los sistemas acordadas antes del lanzamiento.
- Procesamiento asistido por IA para clasificar facturas y elaborar calendarios de reconocimiento.
- Gestión y corrección de errores de automatización, así como actualizaciones razonables de las correspondencias y las reglas.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- En el caso de las empresas con un volumen muy reducido, que solo emiten unas pocas facturas al año, los procesos manuales pueden seguir siendo más sencillos y económicos.
- Las empresas que requieran métodos de contabilidad de ingresos a medida, que no se ajusten a los patrones de reconocimiento estándar, podrían necesitar una transformación financiera a medida en lugar de este servicio gestionado estandarizado.
Cómo funciona
- Análisis y mapeo de políticas. Recopilamos vuestras políticas de reconocimiento, los tipos de contrato habituales y los sistemas en los que se almacenan las facturas y los contratos; a continuación, asignamos las reglas de negocio a los métodos de reconocimiento.
- Conexiones de datos e incorporación. Implementi.ai se conecta a tus fuentes de facturación, suscripción o contratos mediante el método acordado y extrae los metadatos de las facturas y los contratos necesarios para su reconocimiento.
- Clasificación de eventos. El servicio clasifica los eventos de facturación y asigna a cada uno de ellos una categoría de reconocimiento (por ejemplo, prepago, suscripción, hito, consumo) en función de las condiciones del contrato y las características de la factura.
- Elaboración de horarios. Para cada partida conciliada, el sistema automatizado elabora un calendario de contabilización por períodos y calcula los importes diferidos y contabilizados correspondientes a los períodos de referencia.
- Propuesta de asiento contable y conciliación. El sistema prepara los asientos contables sugeridos y un informe de conciliación que compara los eventos de facturación con las cuentas contables del ERP, para su revisión o importación.
- Gestión y revisión de excepciones. Las facturas o los contratos que no se puedan cotejar o que incumplan las normas se marcan y se envían a tu equipo para su revisión, junto con datos contextuales y las acciones recomendadas.
- Revisión y mantenimiento mensuales. Al final de cada mes, el sistema automatizado actualiza los horarios, mantiene el historial y aplica cualquier cambio aprobado en las políticas; implementi.ai supervisa y resuelve los problemas como parte de la suscripción.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que vende suscripciones anuales y servicios de configuración puntuales. A final de mes, la plataforma de suscripciones notifica los eventos de facturación y el CRM almacena los contratos firmados. El sistema de automatización importa las facturas recientes, localiza el contrato correspondiente, reconoce que la suscripción sigue un plan lineal de 12 meses y crea un asiento de reconocimiento mensual. Una factura de configuración puntual vinculada a un hito de entrega se clasifica para su contabilización por hitos; el sistema de automatización genera un calendario de contabilización que se contabiliza cuando se completa el hito. Cualquier factura que no tenga un contrato correspondiente o cuyas fechas se solapen se marca y se recoge en un informe de excepciones para que el responsable financiero la apruebe o corrija antes de la exportación final del libro mayor.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales con los que nos integramos se incluyen sistemas ERP y de contabilidad (por ejemplo, NetSuite, Sage, Xero), plataformas de facturación y suscripción (por ejemplo, Stripe Billing, Chargebee, Zuora), CRM que contienen metadatos de contratos (por ejemplo, Salesforce, HubSpot) y fuentes basadas en archivos, como exportaciones CSV o SFTP. Es posible conectar otros sistemas en función de su entorno tecnológico; la compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del alcance del proyecto.
Métodos de conexión
Nos conectamos mediante las API y los webhooks disponibles, cuando sea posible, o a través de exportaciones programadas en formato CSV o SFTP, una base de datos segura o Google Sheets, según corresponda. El método elegido depende de las capacidades de cada sistema y de tus políticas de seguridad; confirmamos los métodos de conexión aprobados antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes de la puesta en marcha, acordamos qué sistemas se van a conectar, las facturas y los contratos de muestra, las reglas de reconocimiento que se aplicarán (amortización lineal, activación por hitos, lógica basada en el uso) y el formato de salida deseado para los asientos contables sugeridos. También necesitamos una lista de asignaciones de cuentas y una descripción de su calendario de cierre de mes. La compatibilidad y el método de acceso se confirman antes de que comience el proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas de contabilidad y facturación se puede conectar?
Normalmente nos conectamos a los sistemas ERP, plataformas de facturación y CRM modernos a través de sus API, o aceptamos exportaciones programadas en formato CSV o SFTP cuando no hay API disponibles. La compatibilidad exacta se confirma durante la fase de análisis del proyecto.
¿Hasta qué punto se pueden personalizar las reglas de reconocimiento?
Las reglas de contabilización se configuran de acuerdo con tus principios contables aceptados. El servicio admite los métodos lineal, por hitos y basado en el uso, y permite realizar actualizaciones razonables de las reglas como parte de la suscripción gestionada.
¿Qué ocurre con las excepciones y las facturas sin asignar?
Las excepciones se recopilan en una cola de revisión junto con datos contextuales y una solución recomendada. Tu equipo financiero revisa y aprueba o corrige los registros; implementi.ai se encarga de aplicar las correcciones y actualizaciones automáticas según sea necesario.
¿Realizáis el registro directamente en el ERP?
Preparamos los asientos contables propuestos y los informes de conciliación en el formato acordado para su importación a su sistema ERP, o bien podemos ayudarle con la contabilización automática en el ERP, si está disponible y se ha acordado antes de la puesta en marcha.
¿Cómo varía el precio en función del volumen o de las integraciones?
El precio mensual depende del número y la complejidad de las integraciones, del volumen de datos y de la necesidad de mantener el estado de reconocimiento. Analizamos estos factores durante la fase de definición del alcance para garantizar que el nivel elegido se ajuste a las necesidades previstas de procesamiento y asistencia técnica.
¿Cómo empezamos con la puesta en marcha?
Comenzamos con una reunión de análisis para revisar los sistemas, los datos de muestra y las políticas de reconocimiento. A continuación, Implementi.ai configura las integraciones y las asignaciones de reconocimiento, y confirma el alcance de la puesta en marcha antes de que comience la operación.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de ERP, facturación y gestión de contratos utilizas actualmente y cuál es tu calendario habitual para el cierre de fin de mes.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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