Descripción
Este servicio gestionado valida, clasifica y canaliza los datos de las hojas de horas de los empleados para que lleguen a tu sistema de facturación o contabilidad listos para su facturación. implementi.ai se encarga del funcionamiento y el mantenimiento de la automatización: configuramos las conexiones, ajustamos las reglas y supervisamos el proceso de forma continua.
La solución reduce la carga operativa que supone la revisión manual de las horas, garantiza la aplicación coherente de tus normas de facturación y destaca las excepciones que requieren aprobación humana. Es compatible con los sistemas habituales de seguimiento del tiempo y de gestión de proyectos, y puede generar archivos de exportación listos para la facturación o enviar los datos directamente a las plataformas de facturación, una vez acordado.
El problema
Muchas empresas orientadas a proyectos recurren a la revisión manual de hojas de horas o hojas de cálculo improvisadas para preparar las facturas de los clientes. Los responsables y los equipos financieros dedican horas a comprobar los códigos de proyecto, corregir las duraciones, convertir el tiempo interno en unidades facturables y perseguir las aprobaciones pendientes. Esto provoca retrasos en la facturación, la pérdida de horas facturables y roces entre los equipos de ejecución y de finanzas. A medida que aumenta la plantilla o el número de proyectos, crece el volumen de excepciones y la revisión manual se vuelve insostenible: se cuelan errores, se retrasan las aprobaciones y se alargan los ciclos de facturación.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza la validación, la clasificación y el envío de los registros de horas desde los sistemas de seguimiento a los flujos de trabajo de facturación. Aplica las normas de facturación de proyectos y clientes, sugiere correcciones y, o bien crea partidas listas para la facturación, o bien pone en cola las excepciones para que sean aprobadas manualmente.
- Clasificación automática del tiempo dedicado a proyectos, tareas y tarifas de facturación
- Comprobaciones de validación (solapamientos, códigos de proyecto que faltan, límites diarios/semanales)
- Correcciones sugeridas con justificación para su aprobación por parte del revisor
- Agrupación automática en partidas de factura o archivos de exportación
- Transferencia a sistemas de facturación o contabilidad, o envío de exportaciones en formato CSV o hoja de cálculo
- Cola de excepciones y notificación a los responsables financieros o de proyectos
Lo que gana tu empresa
- Ciclos de facturación más rápidos. La automatización de la validación y el enrutamiento reduce los pasos manuales entre el registro del tiempo y la creación de la factura, lo que permite a los equipos financieros emitir las facturas antes y con menos iteraciones.
- Reducción de las horas facturables perdidas. Una clasificación coherente y las indicaciones automáticas sobre el tiempo que falta o no está codificado ayudan a registrar las horas que, de otro modo, se pasarían por alto o se olvidarían.
- Reducir la carga de trabajo relacionada con las revisiones. El sistema solo muestra las excepciones reales y las soluciones sugeridas, por lo que los responsables dedican menos tiempo a las comprobaciones rutinarias y más a la aprobación de casos complejos.
- Normas de facturación coherentes. La aplicación centralizada de las tarifas de facturación, las normas de redondeo y las políticas específicas de cada proyecto reduce las disputas con los clientes y mejora la precisión de las facturas.
- Transparencia operativa. El historial de validaciones y aprobaciones que se mantiene proporciona un registro auditable que relaciona los datos de las hojas de horas con los importes facturados.
Un caso práctico
Una empresa de consultoría de tamaño medio utiliza una herramienta de control de horas en la nube y un sistema de contabilidad independiente para la facturación. Cada mes, el departamento financiero espera a que los responsables revisen manualmente cientos de líneas de las hojas de horas, ajusten las horas no facturables, apliquen las tarifas específicas de cada proyecto y, a continuación, exporten los datos para la facturación. Con este servicio, las entradas de las hojas de horas se validan automáticamente cada noche según las reglas del proyecto. Las excepciones significativas —como intervalos prolongados, entradas superpuestas o entradas facturadas con tarifas incorrectas— se colocan en una cola para que las revisen los responsables. Las entradas validadas se agrupan en partidas listas para la factura y se exportan o se transfieren al sistema de contabilidad, lo que reduce las idas y venidas y agiliza el ciclo de facturación.
¿A quién va dirigido?
- Empresas de servicios profesionales (consultoras, agencias, estudios de ingeniería) que facturan por horas a sus clientes y necesitan una precisión fiable en la relación entre proyectos y facturación.
- Equipos que trabajan en proyectos dentro de organizaciones más grandes y que deben transferir las horas trabajadas internamente a las facturas de los clientes o a los reembolsos siguiendo unas normas coherentes.
- Equipos de finanzas que buscan reducir el tiempo dedicado a la conciliación manual de las hojas de asistencia y acortar el plazo medio de cobro sin necesidad de introducir cambios importantes en los procesos.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada y las tareas operativas continuas que acordemos en el momento de la puesta en marcha. implementi.ai configura las integraciones, implementa la lógica de validación y clasificación basada en IA, supervisa el estado de los trabajos y se encarga de las correcciones cuando fallan las automatizaciones. Cada mes mantenemos y ajustamos la solución para que se adapte a tus normas de facturación y nos encargamos de las actualizaciones de configuración razonables necesarias para que el flujo de trabajo acordado siga funcionando.
- Supervisión del funcionamiento y la automatización de la solución
- Conexiones con sistemas acordadas antes del lanzamiento
- Procesamiento mediante IA para la validación y clasificación de hojas de horas
- Gestión y resolución de errores de automatización y mantenimiento rutinario
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- En el caso de equipos muy pequeños que facturan solo unas pocas horas al mes, la revisión manual puede seguir siendo más sencilla y económica.
- Organizaciones que no están dispuestas a conceder el acceso acordado a los sistemas de control de horas o de facturación, ni a definir normas de facturación coherentes para la automatización.
Cómo funciona
- Conectar y mapear sistemas. Conectamos los sistemas de seguimiento del tiempo, de gestión de proyectos/PSA y de facturación que elijas, y asignamos los códigos de proyecto, las tarifas de facturación y las cuentas de usuario para que el sistema de automatización comprenda tu estructura.
- Importar y normalizar los registros. Las líneas de las hojas de horas se recopilan con una periodicidad programada y se normalizan en un formato estándar para su validación y análisis mediante inteligencia artificial.
- Comprobar que cumple las normas. Se realizan comprobaciones automáticas para detectar códigos de proyecto que faltan, solapamientos de horarios, horas que no se ajustan a la política y discrepancias en las tarifas; cada comprobación puede dar resultado satisfactorio, sugerir una corrección o señalar una excepción.
- Clasificación y sugerencias basadas en IA. La IA propone correspondencias entre proyectos y tareas o ajustes en las tarifas para las entradas ambiguas, con puntuaciones de confianza y un razonamiento que faciliten las decisiones de los revisores.
- Ruta para su aprobación o autorización automática. Las entradas de alta fiabilidad y que cumplen con las normas se ponen en cola para su exportación o se envían al departamento de facturación; las excepciones se remiten a los responsables junto con sugerencias de corrección y el contexto de auditoría.
- Agrupar y preparar las líneas de la factura. Las entradas liquidadas se agrupan por cliente o proyecto y se formatean en partidas individuales listas para facturar o en archivos de exportación compatibles con tu sistema de contabilidad.
- Supervisar y mantener. implementi.ai supervisa la automatización, resuelve los errores de conexión, ajusta las reglas y aplica pequeñas actualizaciones de configuración según lo acordado.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imagina una empresa que utiliza un sistema de seguimiento de horas en la nube y una plataforma de facturación independiente. Cada noche, el proceso automatizado extrae las nuevas líneas de las hojas de horas y las normaliza. La IA señala cualquier entrada que carezca de código de proyecto y sugiere el proyecto más probable basándose en la actividad reciente y en las descripciones de las tareas. Un responsable revisa la sugerencia y la aprueba; el tiempo aprobado se agrupa automáticamente con otras entradas correspondientes a ese cliente y se exporta como un archivo CSV listo para la facturación al sistema de facturación. Si quedan varias entradas con bajo nivel de confianza, se dejan en una cola de excepciones para su revisión por lotes, lo que evita retrasos en la facturación del resto del tiempo.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales con los que nos conectamos se incluyen herramientas de seguimiento del tiempo y de gestión de proyectos (PSA), como Harvest, Toggl, Clockify, Tempo o módulos PSA para empresas; plataformas de gestión de proyectos y tareas, como Asana o Jira; y sistemas de facturación y contabilidad, como Xero, QuickBooks Online, Sage u otras plataformas contables. Es posible conectar otros sistemas siempre que dispongan de API, webhooks o métodos de exportación/importación acordados.
Métodos de conexión
Las conexiones se implementan utilizando las API disponibles o, siempre que sea posible, integraciones nativas. Cuando no hay API disponibles, podemos trabajar con exportaciones seguras en formato CSV, transferencias de archivos mediante SFTP, fuentes de Google Sheets o exportaciones por correo electrónico como alternativa acordada. El método concreto se elige durante la fase de definición del alcance y se confirma antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos los sistemas que utilizas, los datos de muestra (exportaciones representativas de hojas de horas), tus normas de facturación y aprobación, y el formato deseado para los resultados listos para la facturación (envío directo a una API de facturación o exportación estructurada). También necesitamos información sobre los códigos de proyecto y la lógica de tarifas, así como una lista de personas encargadas de aprobar las excepciones. La compatibilidad y el método de acceso se confirman antes de comenzar el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas de control de horas y facturación sois compatibles?
Admitimos los sistemas habituales de control de horas y facturación a través de sus API públicas y podemos aceptar archivos CSV o hojas de cálculo de Google Sheets cuando no se dispone de acceso directo a la API. La compatibilidad exacta se confirma durante la fase de análisis del proyecto.
¿Hasta qué punto es posible personalizar las normas de facturación?
Puedes definir tarifas específicas para cada proyecto, reglas de redondeo, categorías facturables y no facturables, y umbrales de aprobación. implementi.ai se encarga de aplicar y mantener las reglas acordadas, y realiza actualizaciones mensuales razonables como parte del servicio.
¿Qué ocurre con las excepciones y las entradas impugnadas?
Las entradas que no superan la validación o que presentan un bajo nivel de confianza de la IA se desvían a una cola de excepciones configurable, junto con las correcciones sugeridas y el contexto. Los responsables revisan y resuelven estas entradas manualmente; solo los elementos revisados se envían a facturación.
¿Cómo gestionáis la privacidad y el acceso a los datos?
Acordamos los métodos de acceso necesarios antes de la implementación y solo solicitamos el acceso mínimo imprescindible para el funcionamiento de la automatización. Los detalles relativos al tratamiento y al acceso a los datos se confirman durante la fase de definición del alcance.
¿En cuánto tiempo veremos que las facturas se procesan automáticamente?
El tiempo de puesta en marcha depende del número y el tipo de integraciones, de los datos de prueba y de la complejidad de las reglas de facturación. Confirmamos los plazos durante la fase de definición del alcance y, a continuación, configuramos y ajustamos la automatización antes de su puesta en marcha.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de control de horas, de gestión de proyectos/contabilidad de servicios profesionales y de facturación utilizas, y facilítanos un ejemplo de política de facturación para definir el alcance del proyecto.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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