Beschreibung
Dieser Managed Service überprüft, kategorisiert und leitet die Zeiterfassungseinträge Ihrer Mitarbeiter weiter, sodass diese abrechnungsfertig in Ihrem Rechnungsstellungs- oder Buchhaltungssystem eingehen. implementi.ai betreibt und wartet die Automatisierung: Wir konfigurieren die Verbindungen, optimieren die Regeln und überwachen den Prozess kontinuierlich.
Die Lösung reduziert den Betriebsaufwand für die manuelle Zeitüberprüfung, sorgt für eine einheitliche Anwendung Ihrer Abrechnungsregeln und hebt Ausnahmen hervor, die einer manuellen Genehmigung bedürfen. Sie ist mit gängigen Zeiterfassungs- und Projektmanagementsystemen kompatibel und kann abrechnungsfertige Exportdateien erstellen oder Einträge nach vorheriger Vereinbarung direkt in Rechnungsstellungsplattformen übertragen.
Das Problem
Viele projektorientierte Unternehmen sind bei der Erstellung von Kundenrechnungen auf die manuelle Überprüfung von Stundenzetteln oder Ad-hoc-Tabellen angewiesen. Manager und Finanzteams verbringen Stunden damit, Projektcodes zu überprüfen, Zeitangaben zu korrigieren, interne Arbeitszeiten in abrechnungsfähige Einheiten umzurechnen und fehlende Genehmigungen einzuholen. Dies führt zu Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, entgangenen abrechnungsfähigen Stunden und Reibungen zwischen den Projekt- und Finanzteams. Mit steigender Mitarbeiterzahl oder zunehmender Projektanzahl wächst auch das Ausmaß an Ausnahmen, und die manuelle Überprüfung wird untragbar – Fehler schleichen sich ein, Genehmigungen verzögern sich und die Rechnungsstellungszyklen verlängern sich.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert die Validierung, Klassifizierung und Weiterleitung von Zeiteinträgen aus Erfassungssystemen in Abrechnungsworkflows. Es wendet Projekt- und Kundenabrechnungsregeln an, schlägt Korrekturen vor und erstellt entweder abrechnungsfertige Einzelposten oder leitet Ausnahmen zur manuellen Genehmigung weiter.
- Automatische Zuordnung der Arbeitszeit zu Projekten, Aufgaben und Abrechnungssätzen
- Validierungsprüfungen (Überschneidungen, fehlende Projektcodes, Tages-/Wochenhöchstgrenzen)
- Korrekturvorschläge mit Begründung zur Genehmigung durch den Gutachter
- Automatische Gruppierung in Rechnungspositionen oder Exportdateien
- Übertragung in Rechnungsstellungs- bzw. Buchhaltungssysteme oder Bereitstellung von CSV-/Tabellen-Exporten
- Ausnahmewarteschlange und Benachrichtigung an die Finanz- oder Projektmanager
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere Rechnungsstellungszyklen. Durch die Automatisierung der Validierung und Weiterleitung werden die manuellen Schritte zwischen der Zeiterfassung und der Rechnungserstellung reduziert, sodass die Finanzteams Rechnungen schneller und mit weniger Überarbeitungsschritten ausstellen können.
- Weniger verlorene abrechnungsfähige Stunden. Eine einheitliche Klassifizierung und automatische Aufforderungen bei fehlenden oder nicht kodierten Zeiten tragen dazu bei, Arbeitsstunden zu erfassen, die andernfalls übersehen oder vergessen würden.
- Geringerer Arbeitsaufwand bei der Überprüfung. Das System zeigt nur tatsächliche Ausnahmen und Lösungsvorschläge an, sodass Führungskräfte weniger Zeit mit Routinekontrollen verbringen und sich stattdessen stärker auf die Genehmigung komplexer Fälle konzentrieren können.
- Einheitliche Abrechnungsregeln. Die zentrale Durchsetzung von Abrechnungssätzen, Rundungsregeln und projektspezifischen Richtlinien verringert Streitigkeiten mit Kunden und verbessert die Genauigkeit der Rechnungen.
- Transparenz in der Betriebsführung. Eine lückenlos geführte Historie der Validierungen und Genehmigungen bietet einen nachvollziehbaren Nachweis zwischen den Einträgen in den Arbeitszeitnachweisen und den in Rechnung gestellten Beträgen.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein mittelständisches Beratungsunternehmen nutzt ein Cloud-Tool zur Zeiterfassung und ein separates Buchhaltungssystem für die Rechnungsstellung. Jeden Monat wartet die Finanzabteilung darauf, dass die Manager Hunderte von Zeiterfassungszeilen manuell prüfen, nicht abrechnungsfähige Stunden anpassen, projektspezifische Sätze anwenden und anschließend die Daten für die Rechnungsstellung exportieren. Mit diesem Service werden die Zeiterfassungsdaten jede Nacht automatisch anhand der Projektregeln validiert. Nicht trivial zu behandelnde Ausnahmen – wie lange Lücken, sich überschneidende Einträge oder Einträge, die mit falschen Sätzen abgerechnet wurden – werden zur Überprüfung durch die Führungskräfte in eine Warteschlange gestellt. Freigegebene Einträge werden zu rechnungsfertigen Einzelposten zusammengefasst und in das Buchhaltungssystem exportiert oder übertragen, wodurch der Hin- und Her-Austausch reduziert und der Abrechnungszyklus beschleunigt wird.
Für wen ist es gedacht?
- Dienstleistungsunternehmen (Beratungsfirmen, Agenturen, Ingenieurbüros), die ihren Kunden Arbeitsstunden in Rechnung stellen und auf eine zuverlässige Übereinstimmung zwischen Projektdaten und Rechnungsstellung angewiesen sind.
- Projektorientierte Teams innerhalb größerer Organisationen, die interne Arbeitszeiten nach einheitlichen Regeln auf Kundenrechnungen oder Rückverrechnungen übertragen müssen.
- Finanzteams, die den manuellen Abgleich von Arbeitszeitnachweisen reduzieren und die Forderungslaufzeit verkürzen möchten, ohne dabei tiefgreifende Prozessänderungen vornehmen zu müssen.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die verwaltete Automatisierung und die laufenden betrieblichen Aufgaben, die wir bei Projektstart vereinbaren. implementi.ai konfiguriert die Integrationen, stellt KI-Validierungs- und Klassifizierungslogik bereit, überwacht den Zustand der Jobs und führt Korrekturen durch, wenn Automatisierungen fehlschlagen. Jeden Monat warten und optimieren wir die Lösung, um sie an Ihre Abrechnungsregeln anzupassen, und nehmen angemessene Konfigurationsaktualisierungen vor, die erforderlich sind, um den vereinbarten Workflow aufrechtzuerhalten.
- Überwachung des Lösungsbetriebs und der Automatisierung
- Vor der Einführung vereinbarte Systemanbindungen
- KI-basierte Verarbeitung zur Validierung und Klassifizierung von Arbeitszeitnachweisen
- Behandlung und Behebung von Automatisierungsfehlern sowie routinemäßige Wartungsarbeiten
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Bei sehr kleinen Teams, die nur eine Handvoll Stunden pro Monat in Rechnung stellen, ist eine manuelle Überprüfung möglicherweise weiterhin einfacher und kostengünstiger.
- Organisationen, die nicht bereit sind, den vereinbarten Zugriff auf Zeiterfassungs- oder Abrechnungssysteme zu gewähren oder einheitliche Abrechnungsregeln für die Automatisierung festzulegen.
So funktioniert es
- Systeme miteinander verbinden und abbilden. Wir verbinden die von Ihnen ausgewählten Systeme für Zeiterfassung, Projektmanagement/PSA und Rechnungsstellung und ordnen Projektcodes, Abrechnungssätze und Benutzerkonten zu, damit die Automatisierung Ihre Struktur versteht.
- Einträge erfassen und normalisieren. Die Zeiterfassungszeilen werden in festgelegten Intervallen erfasst und zur Validierung und KI-Analyse in ein Standardformat umgewandelt.
- Auf Übereinstimmung mit den Regeln prüfen. Es werden automatisierte Prüfungen auf fehlende Projektcodes, Zeitüberschneidungen, nicht den Richtlinien entsprechende Arbeitszeiten und Tarifabweichungen durchgeführt; jede Prüfung wird entweder erfolgreich abgeschlossen, es wird eine Korrektur vorgeschlagen oder eine Ausnahme gemeldet.
- KI-Klassifizierung und Vorschläge. Die KI schlägt bei mehrdeutigen Einträgen Zuordnungen zu Projekten bzw. Aufgaben oder Tarifanpassungen vor, wobei sie zur Unterstützung der Entscheidungen der Prüfer Konfidenzwerte und Begründungen liefert.
- Zur Genehmigung weiterleiten oder automatisch freigeben. Einträge mit hoher Zuverlässigkeit, die den Vorschriften entsprechen, werden für den Export in die Warteschlange gestellt oder an die Abrechnung weitergeleitet; Ausnahmen werden zusammen mit Korrekturvorschlägen und dem Prüfkontext an die Verantwortlichen weitergeleitet.
- Rechnungspositionen gruppieren und vorbereiten. Abgewickelte Buchungen werden pro Kunde/Projekt zusammengefasst und zu rechnungsfertigen Einzelposten oder Exportdateien aufbereitet, die mit Ihrem Buchhaltungssystem kompatibel sind.
- Überwachen und warten. implementi.ai überwacht die Automatisierung, behebt Verbindungsfehler, optimiert Regeln und führt vereinbarte kleinere Konfigurationsanpassungen durch.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das einen Cloud-Zeiterfasser und eine separate Rechnungsstellungsplattform nutzt. Jede Nacht ruft die Automatisierung neue Zeiterfassungszeilen ab und normalisiert sie. Die KI kennzeichnet einen Eintrag ohne Projektcode und schlägt anhand der jüngsten Aktivitäten und Aufgabenbeschreibungen das wahrscheinlichste Projekt vor. Ein Manager prüft den Vorschlag und genehmigt ihn; die genehmigte Arbeitszeit wird automatisch mit anderen Einträgen für diesen Kunden zusammengefasst und als abrechnungsfertige CSV-Datei für das Abrechnungssystem exportiert. Bleiben mehrere Einträge mit geringer Zuverlässigkeit übrig, werden diese in einer Ausnahmewarteschlange für eine gebündelte Überprüfung zurückgestellt, wodurch Verzögerungen bei der Abrechnung der übrigen Arbeitszeit vermieden werden.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die wir anbinden, gehören Zeiterfassungs- und PSA-Tools wie Harvest, Toggl, Clockify, Tempo oder PSA-Module für Unternehmen; Projekt- und Aufgabenmanagement-Plattformen wie Asana oder Jira; sowie Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssysteme wie Xero, QuickBooks Online, Sage oder andere Buchhaltungsplattformen. Andere Systeme können potenziell ebenfalls angebunden werden, sofern APIs, Webhooks oder vereinbarte Export-/Importmethoden vorhanden sind.
Anschlussarten
Die Anbindungen werden nach Möglichkeit über verfügbare APIs oder native Integrationen realisiert. Sind keine APIs verfügbar, können wir als vereinbarte Alternative mit sicheren CSV-Exporten, SFTP-Dateiübertragungen, Google-Tabellen-Feeds oder E-Mail-basierten Exporten arbeiten. Die genaue Methode wird im Rahmen der Projektplanung festgelegt und vor der Umsetzung bestätigt.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welche Systeme Sie verwenden, welche Beispieldaten (repräsentative Arbeitszeitnachweis-Exporte) benötigt werden, welche Abrechnungs- und Genehmigungsregeln gelten und wie die abrechnungsfertige Ausgabe aussehen soll (direkte Übermittlung an eine Rechnungs-API oder strukturierter Export). Außerdem benötigen wir Informationen zu Projektcodes und Tariflogik sowie eine Liste der Genehmiger für die Weiterleitung von Ausnahmen. Kompatibilität und Zugriffsmethode werden vor Beginn der Arbeiten bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Zeiterfassungs- und Abrechnungssysteme unterstützen Sie?
Wir unterstützen gängige Zeiterfassungs- und Abrechnungssysteme über deren öffentliche APIs und können CSV- oder Google-Sheets-Feeds akzeptieren, wenn kein direkter API-Zugriff möglich ist. Die genaue Kompatibilität wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Inwieweit lassen sich die Abrechnungsregeln individuell anpassen?
Sie können projektspezifische Sätze, Rundungsregeln, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Kategorien sowie Genehmigungsschwellen festlegen. implementi.ai setzt die vereinbarten Regeln um, pflegt sie und führt im Rahmen des Service angemessene monatliche Aktualisierungen durch.
Was geschieht mit Ausnahmen und strittigen Einträgen?
Einträge, die die Validierung nicht bestehen oder eine geringe KI-Zuverlässigkeit aufweisen, werden zusammen mit Korrekturvorschlägen und Kontextinformationen an eine konfigurierbare Ausnahmewarteschlange weitergeleitet. Die Manager prüfen und bearbeiten diese manuell – nur geprüfte Einträge werden an die Abrechnung weitergeleitet.
Wie gehen Sie mit Datenschutz und Datenzugriff um?
Wir vereinbaren die erforderlichen Zugriffsmethoden vor der Implementierung und fordern nur den für den Betrieb der Automatisierung unbedingt notwendigen Mindestzugriff an. Die Einzelheiten zum Umgang mit Daten und zum Zugriff werden in der Projektdefinitionsphase festgelegt.
Wie schnell werden Rechnungen automatisch bearbeitet?
Die Dauer der Inbetriebnahme hängt von der Anzahl und Art der Integrationen, den Beispieldaten sowie der Komplexität der Abrechnungsregeln ab. Wir legen den Zeitplan im Rahmen der Projektplanung fest und nehmen anschließend die Konfiguration und Feinabstimmung der Automatisierung vor, bevor diese in Betrieb genommen wird.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche Zeiterfassungs-, Projekt-/PSA- und Abrechnungssysteme Sie verwenden, und legen Sie uns zur Festlegung des Leistungsumfangs ein Beispiel für Ihre Abrechnungsrichtlinien vor.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
