Beschreibung
Dieser Managed Service automatisiert Aufgaben im Zusammenhang mit der Umsatzrealisierung, die den Monatsabschluss in der Regel verlangsamen: das Extrahieren von Abrechnungsvorgängen, das Abgleichen von Rechnungen mit Vertragsbedingungen, das Erstellen von Realisierungsplänen und die Vorbereitung von Vorschlägen für Buchungssätze für Ihr Hauptbuch. Implementi.ai übernimmt die durchgängige Automatisierung und kümmert sich um die Überwachung, Fehlerbehebung und vereinbarte Aktualisierungen, sodass sich Ihr Finanzteam auf reproduzierbare Ergebnisse verlassen kann.
Der Service ist nützlich, wenn Rechnungen, Abonnements oder Meilensteinabrechnungen in anderen Systemen als Ihrem ERP-System verwaltet werden und wenn die Erfassungsregeln je nach Produkt oder Vertrag variieren. Wir konfigurieren die Integrationen und Erfassungsrichtlinien gemeinsam mit Ihnen vor der Inbetriebnahme und pflegen die Automatisierung anschließend im Rahmen des monatlichen Abonnements.
Das Problem
Ohne Automatisierung erfordert die Umsatzrealisierung eine manuelle Überprüfung von Rechnungen, Verträgen und Abonnementplänen über mehrere Systeme hinweg. Teams verbringen Tage damit, Abrechnungsvorgänge mit den Vertragsbedingungen abzugleichen, abgegrenzte Umsätze manuell zu berechnen und Buchungssätze vorzubereiten. Diese Arbeit ist repetitiv, anfällig für menschliche Fehler und lässt sich nur schwer skalieren, wenn das Rechnungsvolumen oder die Komplexität der Verträge zunimmt. Häufig treten Unstimmigkeiten in Form von Abweichungen zwischen Rechnungsdaten, Vertragsbeginn und -ende sowie Meilensteinen der Leistungserbringung auf, was die Dauer des Abschlusszyklus verlängert und das Risiko einer uneinheitlichen Behandlung über die Monate hinweg erhöht.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert die Erfassung, Klassifizierung und Erstellung von Zeitplänen, die für die Umsatzrealisierung zum Monatsende erforderlich sind. Es erstellt überprüfbare Zeitpläne für die Umsatzrealisierung, kennzeichnet Ausnahmen zur manuellen Überprüfung und bereitet vorgeschlagene Buchungen vor, die Ihr Buchhaltungsteam prüfen und in das ERP-System exportieren kann.
- Extrahieren Sie Abrechnungsvorgänge und Rechnungsmetadaten aus Abrechnungsplattformen oder CSV-Exporten.
- Rechnungen mit den Vertragsbedingungen abgleichen und die Erfassungsmethode festlegen (linear, nach Meilensteinen, nutzungsabhängig).
- Erstellen Sie Zeitpläne für abgegrenzte Umsätze und die pro Periode zu erfassenden Beträge.
- Erstellen Sie vorgeschlagene Buchungssätze und Abstimmungsberichte für den ERP-Import oder zur Überprüfung.
- Anomalien kennzeichnen (fehlender Vertrag, sich überschneidende Daten, inkonsistente Abrechnung) für die buchhalterische Prüfung.
- Den Verlauf der Anerkennungen pflegen und fortlaufend vereinbarte Richtlinienaktualisierungen zulassen.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellerer Monatsabschluss. Automatisiert sich wiederholende Berechnungen und die Erstellung von Zeitplänen, sodass Finanzteams weniger Zeit mit Buchhaltungsaufgaben verbringen und sich stattdessen stärker auf die Überprüfung und Analyse konzentrieren können.
- Einheitliche Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. Wendet für Rechnungen und Verträge einheitliche Bilanzierungsregeln an, um Abweichungen zu reduzieren und über die Berichtsperioden hinweg einheitliche Zeitpläne zu gewährleisten.
- Eindeutige Ausnahmebehandlung. Zeigt Rechnungen und Verträge an, die einer manuellen Überprüfung bedürfen, wodurch sich der Zeitaufwand für die Suche nach den Ursachen verringert und unbemerkte Unstimmigkeiten vermieden werden.
- Nachprüfbare Zeitpläne und Ergebnisse. Erstellt nachvollziehbare Erfassungspläne und Vorschläge für Buchungszeilen, die die Fragen der Wirtschaftsprüfer und interne Überprüfungen vereinfachen.
- Geringeres operatives Risiko. Reduziert den manuellen Aufwand mit Tabellenkalkulationen und Ad-hoc-Berechnungen, die in hektischen Abschlussphasen zu Fehlern führen können.
Ein praktischer Anwendungsfall
Für ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen, das monatliche Rechnungen, Meilensteinrechnungen und gelegentlich auch Vorauszahlungsverträge ausstellt, wird die Umsatzrealisierung mit zunehmender Anzahl der Abrechnungsquellen uneinheitlich. Die Finanzabteilung muss abgegrenzte Umsätze berechnen, die Beträge über den Leistungszeitraum verteilen und Buchungssätze für das ERP-System erstellen. Mit diesem Service werden Abrechnungsereignisse aus einer Abonnementplattform und Einmalrechnungen aus einem CRM den Vertragsbedingungen zugeordnet; Erfassungspläne werden automatisch generiert und Ausnahmen (beispielsweise ein fehlender unterzeichneter Vertrag) werden zur Überprüfung gekennzeichnet. Das Buchhaltungsteam erhält prüfbereite Pläne und exportierbare Buchungsvorschläge, die den Abschluss verkürzen und manuelle Korrekturen reduzieren.
Für wen ist es gedacht?
- Kleine bis mittelgroße Finanzteams, die unter dem Druck monatlicher Abschlussfristen stehen – benötigen eine wiederholbare Erfassung, ohne Personal aufstocken zu müssen.
- SaaS- und Abonnement-Unternehmen – komplexe Abrechnungsbedingungen, Verträge über mehrere Abrechnungszeiträume und Rückerstattungen erfordern zuverlässige Zeitpläne.
- Dienstleistungsunternehmen mit meilensteinbasierter Abrechnung – müssen ihre Umsätze auf die einzelnen Leistungsphasen aufteilen und Prüfpfade führen.
- Unternehmen mit getrennten Abrechnungs- und ERP-Systemen benötigen einen verwalteten Konnektor, der Ereignisse den Buchungssätzen zuordnet.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die verwaltete Automatisierung und den laufenden Betrieb der konfigurierten Lösung. Implementi.ai konfiguriert und pflegt die Integrationen, führt die Erkennungsverarbeitung gemäß dem vereinbarten Zeitplan durch, überwacht die Automatisierung, behandelt und behebt Betriebsfehler und nimmt bei Bedarf angemessene Konfigurationsaktualisierungen an Erkennungsregeln oder Zuordnungen vor.
- Betrieb der Automatisierung und Überwachung ihres Zustands.
- Die Anbindung an die Systeme wurde bereits vor dem Start vereinbart.
- KI-gestützte Verarbeitung zur Klassifizierung von Rechnungen und zur Erstellung von Erfassungsplänen.
- Behandlung und Behebung von Automatisierungsfehlern sowie angemessene Aktualisierungen von Zuordnungen und Regeln.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Für Unternehmen mit sehr geringem Rechnungsaufkommen – nur eine Handvoll Rechnungen pro Jahr – sind manuelle Prozesse möglicherweise weiterhin einfacher und kostengünstiger.
- Unternehmen, die maßgeschneiderte Methoden zur Umsatzrechnungslegung benötigen, die nicht den üblichen Bilanzierungsmustern entsprechen, benötigen möglicherweise eher eine maßgeschneiderte Finanztransformation als diesen standardisierten Managed Service.
So funktioniert es
- Ermittlung und Bestandsaufnahme der politischen Rahmenbedingungen. Wir erfassen Ihre Bilanzierungsgrundsätze, typische Vertragsarten und die Systeme, in denen Rechnungen und Verträge gespeichert sind, und ordnen anschließend die Geschäftsregeln den Bilanzierungsmethoden zu.
- Datenverbindungen und Onboarding. Implementi.ai stellt über die vereinbarte Methode eine Verbindung zu Ihren Abrechnungs-, Abonnement- oder Vertragsquellen her und ruft die für die Erkennung erforderlichen Metadaten aus Rechnungen und Verträgen ab.
- Ereignisklassifizierung. Der Dienst klassifiziert Abrechnungsvorgänge und ordnet jeden einzelnen davon auf der Grundlage der Vertragsbedingungen und Rechnungsmerkmale einer Erfassungskategorie zu (z. B. Prepaid, Abonnement, Meilenstein, Nutzung).
- Erstellung von Zeitplänen. Für jeden abgeglichenen Posten erstellt die Automatisierung einen periodenbezogenen Erfassungsplan und berechnet die abgegrenzten und erfassten Beträge für die Berichtsperioden.
- Buchungsvorschlag und Abstimmung. Das System erstellt vorgeschlagene Buchungen und einen Abstimmungsbericht, in dem Abrechnungsvorgänge den ERP-Hauptbuchkonten zugeordnet werden, damit diese überprüft oder importiert werden können.
- Ausnahmebehandlung und Überprüfung. Rechnungen oder Verträge, die nicht zugeordnet werden können oder gegen Vorschriften verstoßen, werden markiert und Ihrem Team zur Überprüfung zusammen mit Kontextdaten und empfohlenen Maßnahmen übermittelt.
- Monatliche Inbetriebnahme und Wartung. Bei jedem Monatsabschluss aktualisiert das Automatisierungssystem die Zeitpläne, pflegt den Verlauf und wendet alle genehmigten Richtlinienänderungen an; implementi.ai überwacht und behebt Probleme im Rahmen des Abonnements.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das Jahresabonnements und gelegentliche Einrichtungsdienste verkauft. Am Monatsende meldet die Abonnementplattform Rechnungsereignisse, und in einem CRM-System werden die unterzeichneten Verträge gespeichert. Die Automatisierung erfasst die aktuellen Rechnungen, findet den passenden Vertrag, erkennt, dass es sich bei dem Abonnement um einen linearen 12-Monats-Plan handelt, und erstellt einen monatlichen Erfassungsbuchungseintrag. Eine einmalige Einrichtungsrechnung, die an einen Liefermeilenstein gebunden ist, wird für die Meilensteinabrechnung klassifiziert; die Automatisierung generiert einen Abrechnungsplan, der verbucht wird, sobald der Meilenstein erreicht ist. Jede Rechnung ohne passenden Vertrag oder mit sich überschneidenden Datumsangaben wird markiert und in einem Ausnahmebericht gesammelt, damit der Finanzmanager sie vor dem endgültigen Export der Buchungssätze genehmigen oder korrigieren kann.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die wir integrieren, gehören ERP-/Buchhaltungssysteme (z. B. NetSuite, Sage, Xero), Abrechnungs- und Abonnementplattformen (z. B. Stripe Billing, Chargebee, Zuora), CRMs, die Vertragsmetadaten enthalten (z. B. Salesforce, HubSpot), sowie dateibasierte Quellen wie CSV- oder SFTP-Exporte. Je nach Ihrer Systemumgebung können möglicherweise auch andere Systeme angebunden werden; die endgültige Kompatibilität wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Anschlussarten
Wir stellen die Verbindung über verfügbare APIs und Webhooks her, sofern diese unterstützt werden, oder gegebenenfalls über geplante CSV-/SFTP-Exporte, eine sichere Datenbank oder Google Tabellen. Die Wahl der Methode hängt von den Möglichkeiten des jeweiligen Systems und Ihren Sicherheitsrichtlinien ab; wir klären vor der Implementierung die genehmigten Verbindungsmethoden ab.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor dem Start vereinbaren wir, welche Systeme angebunden werden sollen, legen Muster für Rechnungen und Verträge fest, legen die von Ihnen anzuwendenden Erkennungsregeln fest (lineare Verrechnung, Meilenstein-Auslöser, nutzungsbasierte Logik) und das gewünschte Ausgabeformat für vorgeschlagene Buchungssätze. Außerdem benötigen wir eine Liste der Kontenzuordnungen und eine Beschreibung Ihres Monatsabschlussplans. Kompatibilität und Zugriffsmethode werden vor Projektbeginn bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen können Sie eine Anbindung herstellen?
In der Regel stellen wir über deren APIs eine Verbindung zu modernen ERP-Systemen, Abrechnungsplattformen und CRM-Systemen her oder nehmen geplante CSV-/SFTP-Exporte entgegen, sofern keine APIs verfügbar sind. Die genaue Kompatibilität wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Inwieweit lassen sich die Erkennungsregeln anpassen?
Die Erfassungsregeln werden so konfiguriert, dass sie Ihren anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen entsprechen. Der Dienst unterstützt lineare, meilensteinbasierte und nutzungsabhängige Erfassungsmodelle und ermöglicht im Rahmen des verwalteten Abonnements angemessene Anpassungen der Regeln.
Was geschieht mit Ausnahmen und nicht zugeordneten Rechnungen?
Ausnahmen werden zusammen mit Kontextdaten und einem Lösungsvorschlag in einer Überprüfungswarteschlange gesammelt. Ihr Finanzteam prüft die Datensätze und genehmigt oder korrigiert sie; implementi.ai übernimmt bei Bedarf die automatisierten Korrekturen und Aktualisierungen.
Buchen Sie direkt im ERP-System?
Wir erstellen vorgeschlagene Buchungssätze und Abstimmungsberichte im vereinbarten Format für den Import in Ihr ERP-System. Alternativ können wir Sie bei der automatisierten ERP-Buchung unterstützen, sofern diese verfügbar ist und vor der Inbetriebnahme vereinbart wurde.
Wie ändern sich die Preise in Abhängigkeit vom Volumen oder von Integrationen?
Die monatlichen Kosten richten sich nach der Anzahl und Komplexität der Integrationen, dem Datenvolumen und der Notwendigkeit, den Erkennungsstatus aufrechtzuerhalten. Wir prüfen diese Faktoren im Rahmen der Bedarfsanalyse, um sicherzustellen, dass die gewählte Tarifstufe den erwarteten Anforderungen an Verarbeitung und Support entspricht.
Wie beginnen wir mit der Umsetzung?
Zunächst führen wir ein Erstgespräch durch, um die Systeme, Beispieldaten und Erkennungsrichtlinien zu prüfen. Anschließend konfiguriert Implementi.ai die Integrationen und Erkennungszuordnungen und bestätigt den Umfang der Inbetriebnahme, bevor der Betrieb aufgenommen wird.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche ERP-, Abrechnungs- und Vertragssysteme Sie derzeit nutzen und wie Ihr typischer Zeitplan für den Monatsabschluss aussieht.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
