Opis
Ta usługa zarządzana automatyzuje zadania związane z ujmowaniem przychodów, które zazwyczaj spowalniają proces zamknięcia miesiąca: wyodrębnianie zdarzeń rozliczeniowych, przyporządkowywanie faktur do warunków umów, generowanie harmonogramów ujmowania przychodów oraz przygotowywanie propozycji zapisów księgowych do księgi głównej. Implementi.ai zapewnia kompleksową automatyzację oraz zajmuje się monitorowaniem, usuwaniem błędów i wprowadzaniem uzgodnionych aktualizacji, dzięki czemu zespół finansowy może polegać na powtarzalnych wynikach.
Usługa ta jest przydatna, gdy faktury, subskrypcje lub rozliczenia etapowe są przechowywane w systemach innych niż system ERP, a zasady ujmowania różnią się w zależności od produktu lub umowy. Przed uruchomieniem usługi wspólnie z Państwem konfigurujemy integracje i zasady ujmowania, a następnie zapewniamy obsługę automatyzacji w ramach miesięcznej subskrypcji.
Problem
Bez automatyzacji ujmowanie przychodów wymaga ręcznego przeglądu faktur, umów i harmonogramów subskrypcji w wielu systemach. Zespoły spędzają całe dni na uzgadnianiu zdarzeń rozliczeniowych z warunkami umów, ręcznym obliczaniu przychodów odroczonych oraz przygotowywaniu zapisów księgowych. Praca ta ma charakter powtarzalny, jest podatna na błędy ludzkie i trudna do skalowania wraz ze wzrostem liczby faktur lub złożoności umów. Nierówności często pojawiają się w postaci rozbieżności między datami fakturowania, datami rozpoczęcia i zakończenia umowy oraz etapami realizacji usług, co wydłuża czas zamknięcia cyklu rozliczeniowego i zwiększa ryzyko niespójnego traktowania danych w poszczególnych miesiącach.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje proces pozyskiwania danych, klasyfikacji oraz generowania harmonogramów niezbędnych do ujmowania przychodów na koniec miesiąca. Tworzy on podlegające audytowi harmonogramy ujmowania przychodów, sygnalizuje wyjątki do weryfikacji przez pracownika oraz przygotowuje propozycje zapisów księgowych, które zespół księgowy może sprawdzić i wyeksportować do systemu ERP.
- Pobieraj zdarzenia rozliczeniowe i metadane faktur z platform rozliczeniowych lub plików CSV.
- Należy dopasować faktury do warunków umowy i określić metodę ujmowania przychodów (metoda liniowa, metoda etapowa, metoda oparta na wykorzystaniu).
- Wygeneruj harmonogramy przychodów odroczonych oraz kwoty ujmowane w poszczególnych okresach.
- Przygotować proponowane zapisy księgowe i raporty uzgodnieniowe do zaimportowania do systemu ERP lub do weryfikacji.
- Zaznaczanie nieprawidłowości (brak umowy, nakładające się terminy, niespójności w rozliczeniach) do przeglądu księgowego.
- Prowadzić historię uznania i umożliwiać bieżące aktualizacje uzgodnionych zasad.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze zamknięcie miesiąca. Automatyzuje powtarzające się obliczenia i tworzenie harmonogramów, dzięki czemu zespoły finansowe poświęcają mniej czasu na zadania księgowe, a więcej na przegląd i analizę.
- Spójne zasady rachunkowości. Stosuje te same zasady rozpoznawania w odniesieniu do faktur i umów, aby ograniczyć zmienność i zapewnić jednolite harmonogramy w poszczególnych okresach.
- Przejrzysta obsługa wyjątków. Wskazuje faktury i umowy wymagające weryfikacji przez człowieka, co pozwala skrócić czas poświęcany na poszukiwanie przyczyn źródłowych i zapobiega niezauważonym rozbieżnościom.
- Harmonogramy i wyniki podlegające audytowi. Tworzy możliwe do prześledzenia harmonogramy rozpoznania oraz sugerowane zapisy księgowe, które ułatwiają udzielanie odpowiedzi na pytania audytorów oraz przeprowadzanie wewnętrznych przeglądów.
- Mniejsze ryzyko operacyjne. Ogranicza ręczną pracę z arkuszami kalkulacyjnymi oraz doraźne obliczenia, które mogą prowadzić do błędów w intensywnych okresach zamknięcia ksiąg.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku rozwijającej się firmy usługowej, która wystawia faktury miesięczne, faktury za osiągnięcie poszczególnych etapów oraz sporadycznie umowy przedpłacone, ujmowanie przychodów staje się niejednolite w miarę mnożenia się źródeł rozliczeń. Dział finansowy musi obliczać przychody przyszłych okresów, rozdzielać kwoty na cały okres świadczenia usług oraz przygotowywać zapisy księgowe do systemu ERP. Dzięki tej usłudze zdarzenia rozliczeniowe z platformy subskrypcyjnej oraz faktury jednorazowe z systemu CRM są dopasowywane do warunków umów; harmonogramy ujmowania przychodów są generowane automatycznie, a wyjątki (na przykład brak podpisanej umowy) są oznaczane do weryfikacji. Zespół księgowy otrzymuje gotowe do weryfikacji harmonogramy oraz propozycje zapisów księgowych z możliwością eksportu, co skraca czas zamknięcia okresu rozliczeniowego i ogranicza konieczność wprowadzania ręcznych korekt.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Małe i średnie zespoły finansowe, które borykają się z presją związaną z comiesięcznym zamknięciem ksiąg — potrzebują powtarzalnego procesu rozpoznawania bez zwiększania liczby pracowników.
- Firmy działające w modelu SaaS i na zasadzie subskrypcji — skomplikowane warunki rozliczeniowe, umowy obejmujące wiele okresów oraz zwroty kosztów wymagają niezawodnych harmonogramów.
- Firmy świadczące usługi profesjonalne stosujące rozliczenia etapowe — muszą rozdzielać przychody na poszczególne etapy realizacji i prowadzić ścieżki audytowe.
- Firmy korzystające z oddzielnych systemów rozliczeniowych i ERP potrzebują zarządzanego modułu łączącego, który przyporządkowuje zdarzenia do wpisów w księdze głównej.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżącą eksploatację skonfigurowanego rozwiązania. Implementi.ai konfiguruje i utrzymuje integracje, uruchamia procesy rozpoznawania zgodnie z uzgodnionym harmonogramem, monitoruje automatyzację, zajmuje się błędami operacyjnymi i je usuwa, a także w razie potrzeby wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji reguł rozpoznawania lub mapowań.
- Obsługa systemu automatyki oraz monitorowanie jego stanu.
- Powiązania z systemami uzgodnione przed uruchomieniem.
- Przetwarzanie wspomagane sztuczną inteligencją w celu klasyfikacji faktur i tworzenia harmonogramów rozpoznawania.
- Obsługa i usuwanie błędów automatyzacji oraz wprowadzanie uzasadnionych aktualizacji mapowań i reguł.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku firm o bardzo niewielkim wolumenie, które wystawiają zaledwie kilka faktur rocznie — ręczne procesy mogą nadal być prostsze i tańsze.
- Firmy, które potrzebują dostosowanych do indywidualnych potrzeb metod rozliczania przychodów, odbiegających od standardowych schematów ujmowania, mogą wymagać indywidualnej transformacji finansowej zamiast tej standardowej usługi zarządzanej.
Jak to działa
- Identyfikacja i analiza polityki. Gromadzimy informacje na temat stosowanych przez Państwa zasad rozpoznawania, typowych rodzajów umów oraz systemów, w których przechowywane są faktury i umowy, a następnie przyporządkowujemy reguły biznesowe do metod rozpoznawania.
- Połączenia danych i proces wdrażania. Implementi.ai łączy się z Twoimi źródłami danych dotyczących rozliczeń, subskrypcji lub umów zgodnie z uzgodnioną metodą i pobiera metadane faktur oraz umów niezbędne do ich rozpoznania.
- Klasyfikacja wydarzeń. Usługa klasyfikuje zdarzenia rozliczeniowe i przypisuje każde z nich do odpowiedniej kategorii rozliczeniowej (np. przedpłata, abonament, płatność za osiągnięcie etapu, opłata za zużycie) na podstawie warunków umowy i atrybutów faktury.
- Tworzenie harmonogramów. Dla każdej dopasowanej pozycji system automatyczny tworzy harmonogram ujmowania w poszczególnych okresach oraz oblicza kwoty odroczone i ujęte dla okresów sprawozdawczych.
- Zaproponowanie wpisu do dziennika i uzgodnienie. System przygotowuje proponowane zapisy księgowe oraz raport uzgodnieniowy, w którym zdarzenia rozliczeniowe są zestawione z kontami księgi głównej systemu ERP w celu ich przeglądu lub importu.
- Obsługa wyjątków i ich analiza. Faktury lub umowy, których nie da się dopasować lub które naruszają zasady, są oznaczane i przekazywane do Twojego zespołu w celu weryfikacji wraz z danymi kontekstowymi i zalecanymi działaniami.
- Comiesięczne uruchamianie i konserwacja. Podczas każdego cyklu na koniec miesiąca system automatyczny aktualizuje harmonogramy, prowadzi historię i wprowadza wszelkie zatwierdzone zmiany w zasadach; w ramach subskrypcji usługa implementi.ai monitoruje i usuwa problemy.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która sprzedaje roczne subskrypcje oraz okazjonalne usługi konfiguracyjne. Pod koniec miesiąca platforma subskrypcyjna zgłasza zdarzenia związane z fakturami, a system CRM przechowuje podpisane umowy. System automatyzacji pobiera najnowsze faktury, wyszukuje pasującą umowę, rozpoznaje, że subskrypcja opiera się na 12-miesięcznym harmonogramie z amortyzacją liniową, i tworzy miesięczny zapis ujęcia przychodów. Jednorazowa faktura za konfigurację powiązana z kamieniem milowym dostawy jest klasyfikowana do ujęcia w momencie osiągnięcia kamienia milowego; system automatyzacji generuje harmonogram ujęć, które są księgowane po zakończeniu danego kamienia milowego. Każda faktura bez pasującej umowy lub z nakładającymi się datami jest oznaczana i gromadzona w raporcie wyjątków, aby kierownik finansowy mógł ją zatwierdzić lub skorygować przed ostatecznym eksportem księgi.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi integrujemy nasze rozwiązania, to systemy ERP/księgowe (na przykład NetSuite, Sage, Xero), platformy do fakturowania i obsługi subskrypcji (na przykład Stripe Billing, Chargebee, Zuora), systemy CRM przechowujące metadane umów (na przykład Salesforce, HubSpot) oraz źródła oparte na plikach, takie jak eksporty w formacie CSV lub SFTP. W zależności od stosu technologicznego klienta możliwe jest również podłączenie innych systemów; ostateczna kompatybilność zostanie potwierdzona na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Łączymy się za pomocą dostępnych interfejsów API i webhooków, o ile są obsługiwane, lub poprzez zaplanowane eksporty w formacie CSV/SFTP, bezpieczną bazę danych lub Arkusze Google, w zależności od sytuacji. Wybór metody zależy od możliwości poszczególnych systemów oraz od Państwa zasad bezpieczeństwa; przed wdrożeniem potwierdzamy zatwierdzone metody połączeń.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać podłączone, przedstawiamy przykładowe faktury i umowy, ustalamy stosowane przez Państwa zasady rozpoznawania (metoda liniowa, wyzwalacze związane z osiągnięciem kamieni milowych, logika oparta na wykorzystaniu) oraz pożądany format wyjściowy sugerowanych wpisów księgowych. Potrzebujemy również listy powiązań kont oraz opisu harmonogramu zamknięcia miesiąca. Kompatybilność i sposób dostępu są potwierdzane przed rozpoczęciem projektu.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami księgowymi i rozliczeniowymi można się połączyć?
Zazwyczaj łączymy się z nowoczesnymi systemami ERP, platformami rozliczeniowymi i systemami CRM za pośrednictwem ich interfejsów API lub, w przypadku braku dostępnych interfejsów API, akceptujemy zaplanowane eksporty w formacie CSV lub SFTP. Dokładna kompatybilność jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
W jakim stopniu można dostosować reguły rozpoznawania?
Zasady ujmowania są konfigurowane zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości. Usługa obsługuje metody amortyzacji liniowej, opartej na etapach realizacji oraz opartej na wykorzystaniu i umożliwia wprowadzanie uzasadnionych aktualizacji zasad w ramach zarządzanej subskrypcji.
Co dzieje się z wyjątkami i fakturami bez przypisania?
Wyjątki są gromadzone w kolejce do weryfikacji wraz z danymi kontekstowymi i zalecanym rozwiązaniem. Zespół finansowy dokonuje weryfikacji i zatwierdza lub koryguje zapisy; implementi.ai zajmuje się automatycznym wprowadzaniem poprawek i aktualizacji w razie potrzeby.
Czy wprowadzacie dane bezpośrednio do systemu ERP?
Przygotowujemy proponowane zapisy księgowe i raporty uzgodnieniowe w uzgodnionym formacie do zaimportowania do Państwa systemu ERP lub możemy pomóc w automatycznym księgowaniu w systemie ERP, o ile funkcja ta jest dostępna i została uzgodniona przed uruchomieniem systemu.
Jak zmieniają się ceny w zależności od wielkości zamówienia lub integracji?
Wysokość miesięcznej opłaty zależy od liczby i złożoności integracji, ilości danych oraz konieczności utrzymania stanu rozpoznania. Analizujemy te czynniki na etapie określania zakresu projektu, aby zapewnić, że wybrany pakiet odpowiada oczekiwanym potrzebom w zakresie przetwarzania i wsparcia.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od rozmowy wstępnej, której celem jest przegląd systemów, przykładowych danych i zasad rozpoznawania. Następnie firma Implementi.ai konfiguruje integracje i mapowania rozpoznawania oraz potwierdza zakres wdrożenia przed rozpoczęciem działania.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ERP, rozliczeniowych i umownych Państwo obecnie korzystają, a także o przedstawienie typowego harmonogramu zamknięcia miesiąca.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
