Beschreibung
Der „AI PO-to-Invoice Reconciler“ ist ein Managed Service, der eingehende Rechnungen überwacht, diese mit Ihren Bestellungen und Lieferbestätigungen abgleicht und Ihrem Kreditorenbuchhaltungsteam täglich eine übersichtliche Zusammenfassung des Abgleichs liefert. Implementi.ai konfiguriert die Abgleichregeln, bindet die vereinbarten Belegquellen ein und führt den automatisierten Prozess an jedem Werktag durch, sodass Ihr Team nur echte Ausnahmen prüfen muss.
Anstatt jede Rechnung manuell zu prüfen, erhalten Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung nach Priorität geordnete Ausnahmen mit vorgeschlagenen Gründen und empfohlenen nächsten Schritten. Implementi.ai betreibt und wartet den Dienst, passt die Regeln an, wenn sich die Formate der Lieferanten ändern, und überwacht die täglichen Durchläufe, sodass die Automatisierung weiterhin Routineaufgaben reduziert, ohne dass interner Wartungsaufwand entsteht.
Das Problem
Die meisten Unternehmen, die mit Bestellungen arbeiten, verlassen sich nach wie vor auf Mitarbeiter, die Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Das führt zu sich wiederholenden, zeitkritischen Aufgaben: Sachbearbeiter suchen nach übereinstimmenden Bestellnummern, überprüfen Mengen und Preise und haken bei fehlenden Lieferbestätigungen nach. Mit steigendem Volumen verlangsamen manuelle Prozesse die Genehmigungen, bergen das Risiko von entgangenen Rabatten oder Doppelzahlungen und erschweren die Erstellung von Prüfpfaden. Unterschiedliche Rechnungsformate, Teillieferungen und handschriftliche Dokumente führen zu einer Vielzahl von Ausnahmen, sodass das Kreditorenbuchhaltungsteam den Großteil seiner Zeit mit routinemäßigen Abgleichen verbringt, anstatt echte Streitfälle zu klären.
Was diese Lösung automatisiert
Dieser Service automatisiert die routinemäßigen Abstimmungsaufgaben, die Kapazitäten in der Kreditorenbuchhaltung beanspruchen und den Zahlungsablauf verlangsamen. Er übernimmt die Erfassung von Belegen, den automatisierten Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen und erstellt täglich eine Ausnahmeliste mit Diagnosevorschlägen und empfohlenen Folgemaßnahmen.
- Dokumentenerfassung und OCR für PDF- oder Bild-Rechnungen.
- Regelbasierter Abgleich anhand von Bestellnummer, Lieferantenbezeichnung, SKU-/Artikelcodes, Mengen und Preistoleranzen.
- Automatische Freigabe bei unkomplizierten Übereinstimmungen und Nachverfolgung freigegebener Posten.
- Gruppierung und Priorisierung von Ausnahmen (fehlende Bestellung, Preisabweichung, Mengenabweichung, Kennzeichnung als doppelte Rechnung).
- Tägliche Zusammenfassung der Abstimmung und eine übersichtliche Liste der Ausnahmen zur manuellen Überprüfung.
- Zu jeder Ausnahme sind empfohlene Maßnahmen zur Behebung beigefügt, um eine schnellere Lösung zu ermöglichen.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Geringerer manueller Arbeitsaufwand. Die meisten Rechnungen werden automatisch abgeglichen und von der täglichen Aufgabenliste entfernt, sodass sich die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung ausschließlich auf Ausnahmefälle konzentrieren können, die eine Beurteilung erfordern.
- Vorhersehbarere Zahlungszyklen. Eine regelmäßige automatisierte Bearbeitung verringert unerwartete Arbeitsbelastungen und trägt dazu bei, dass Zahlungsfristen vorhersehbar bleiben, sodass Rabatte und Lieferantenbedingungen leichter zu verwalten sind.
- Weniger Fehler und Doppelungen. Durch systematischen Abgleich und die Erkennung von Doppelbuchungen wird das Risiko von versäumten Zahlungen, entgangenen Rabatten oder doppelten Zahlungen an Lieferanten verringert und die Vorbereitung auf Rechnungsprüfungen vereinfacht.
- Eindeutige Ausnahmebehandlung. Jede markierte Rechnung enthält einen Vorschlag für den Grund sowie eine Empfehlung für die nächsten Schritte, was die Klärung beschleunigt und den Hin- und Her-Austausch mit den Lieferanten reduziert.
- Betriebskontinuität ohne Wartungsaufwand. Implementi.ai betreibt, überwacht und wartet die Automatisierung, sodass Sie keine internen Tools oder fortlaufende Entwicklungsarbeit benötigen, um den Prozess am Laufen zu halten.
Ein praktischer Anwendungsfall
Für einen regionalen Distributor, der jede Woche Hunderte von Lieferantenrechnungen erhält, stellte der manuelle Abgleich einen wiederkehrenden Engpass dar: Die Mitarbeiter verbrachten jeden Morgen Stunden damit, nach Bestellungen und Lieferbestätigungen zu suchen. Nach der Einführung des Abgleichsystems wurden Rechnungen, die exakt mit Bestellungen und Lieferscheinen übereinstimmten, automatisch abgeglichen. Das Kreditorenbuchhaltungsteam prüfte lediglich die gebündelten Ausnahmen – Preisabweichungen, Teillieferungen oder Rechnungen ohne Bestellnummern – jeweils mit Vorschlägen für die nächsten Schritte. Das Ergebnis waren schnellere Freigaben, weniger Rückfragen bei Lieferanten und ein übersichtlicherer Prüfpfad, wobei implementi.ai die Regelanpassung und die Pflege der Quelldaten übernahm, sobald sich die Formate änderten.
Für wen ist es gedacht?
- Großhändler und Vertriebsunternehmen – regelmäßige Lieferantenrechnungen und zahlreiche Bestellungen führen zu einem hohen Aufkommen an sich wiederholenden Abgleichaufgaben.
- Hersteller – bei Bestellungen mit mehreren Artikelpositionen und Teillieferungen kommt der automatisierte Abgleich von Mengen und Lieferungen zum Tragen.
- Mittelgroße E-Commerce-Unternehmen – häufige Lieferantenrechnungen und unterschiedliche Formate, bei denen der automatisierte Abgleich den Bedarf an manuellem Personal reduziert.
- Finanzteams mit Shared Services – zentrale Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die Rechnungen für mehrere Geschäftsbereiche bearbeiten und einen einheitlichen Abstimmungsworkflow benötigen.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst den von implementi.ai betriebenen Managed-Reconciliation-Service. Wir übernehmen die Automatisierung, binden die vereinbarten Dokumentenquellen ein, führen die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und -abgleichung durch, überwachen die täglichen Durchläufe und kümmern uns um Korrekturen und Wartungsarbeiten.
- Konfiguration und Anpassung der Abgleichregeln nach Bedarf.
- Tägliche automatisierte Verarbeitung und die Zusammenfassung der Ausnahmen, die Ihrem Kreditorenbuchhaltungsteam zugestellt wird.
- Überwachung, Fehlerbehebung und routinemäßige Wartung, um den Betrieb der vereinbarten Lösung aufrechtzuerhalten.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Unternehmen, die keine Bestellungen verwenden oder nur sehr wenige Lieferantenrechnungen erhalten – hier kann eine manuelle Bearbeitung bereits ausreichen.
- Unternehmen, die im Rahmen eines einzigen Projekts eine umfassende, maßgeschneiderte, ERP-gestützte Beschaffungsplanung und -prognose benötigen – dieses Produkt konzentriert sich eher auf den Abgleich von Rechnungen und Bestellungen als auf die Bestandsplanung.
So funktioniert es
- Einrichtung und Konfiguration der Regeln. Wir sammeln Musterrechnungen, Ihr Exportformat für Bestellungen sowie Lieferbestätigungen und vereinbaren mit Ihrem Ansprechpartner in der Buchhaltung Toleranzgrenzen und Abgleichregeln.
- Rechnungsquellen verknüpfen. Der Dienst stellt eine Verbindung zu den von Ihnen bereits genutzten Dokumentenquellen her (sichere Mailbox, freigegebener Ordner, Export aus Ihrem Buchhaltungssystem) und beginnt mit der Erfassung von Rechnungen zur Bearbeitung.
- Erfassung und Extraktion von Dokumenten. Rechnungen, die als PDF-Dateien oder Bilder eingehen, werden einer OCR-Verarbeitung unterzogen, um wichtige Felder (Lieferant, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Einzelposten, Mengen und Beträge) zu extrahieren.
- Automatischer Abgleich. Das System wendet die konfigurierten Regeln an, um Rechnungen anhand der Lieferanten-ID, der Bestellnummern, der Artikelnummern und von Toleranzprüfungen den Bestellungen und Lieferbestätigungen zuzuordnen.
- Ausnahmegruppierung und Empfehlungen. Nicht übereinstimmende Posten werden nach Grund gruppiert (fehlende Bestellung, Preisabweichung, Mengenabweichung, Doppelbuchung), und für jede Ausnahme wird ein Vorschlag für die nächste Maßnahme zur Prüfung durch die Kreditorenbuchhaltung gemacht.
- Tägliche Übersicht über Ausnahmen. An jedem Werktag erhält Ihr Team eine übersichtliche Zusammenfassung der Kontenabstimmung sowie eine nach Priorität geordnete Liste der Ausnahmen zur Überprüfung und Bearbeitung; eindeutig zuzuordnende Posten werden im System als „abgearbeitet“ gekennzeichnet.
- Laufende Optimierung und Wartung. Implementi.ai überwacht die Durchläufe, behebt formatbezogene Fehler und passt die Regeln an, wenn sich das Verhalten der Lieferanten ändert, sodass die Automatisierung kontinuierlich verbessert wird.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das Lieferantenrechnungen per E-Mail erhält und zudem Bestellungen aus seinem ERP-System exportiert. Eine per E-Mail gesendete PDF-Rechnung wird automatisch erfasst, per OCR werden die Rechnungsfelder extrahiert, und der Sachbearbeiter sucht die entsprechende Bestellung aus dem Export-Feed heraus. Stimmen Artikelnummern und Mengen innerhalb der vereinbarten Toleranzen überein, wird die Rechnung als beglichen markiert und in die tägliche Abstimmungsübersicht aufgenommen. Bei Preisabweichungen oder einer fehlenden Bestellung wird die Rechnung in der Ausnahmeliste mit dem vorgeschlagenen Grund und der nächsten Maßnahme angezeigt. Der Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung öffnet nur diese Ausnahmen, bestätigt die Lösung, und das System protokolliert den Status „beglichen“ für Prüfungszwecke.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die wir integrieren, gehören Buchhaltungs- und ERP-Plattformen (zum Beispiel: NetSuite, SAP, Sage oder Xero), Beschaffungsmodule, E-Commerce- oder Auftragsverwaltungssysteme, die Bestellungen exportieren, sowie Standardquellen wie E-Mail, SFTP oder gemeinsam genutzte Ordner für Lieferantenrechnungen. Andere Systeme können potenziell angebunden werden, sofern sie den Export von Bestellungen, Lieferbestätigungen oder eine sichere Dokumentenübermittlung ermöglichen.
Anschlussarten
Wir können Rechnungen und Bestelldaten über eine sichere Mailbox, SFTP/einen freigegebenen Ordner, regelmäßige CSV- oder XML-Exporte aus Ihrem Buchhaltungs-/ERP-System oder, sofern verfügbar, über eine API/einen Webhook einlesen. Die genaue Verbindungsmethode wird während des Onboardings auf der Grundlage Ihrer Systeme und Sicherheitsanforderungen vereinbart.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme bitten wir in der Regel um Musterrechnungen in den Formaten, in denen Sie diese erhalten, um eine Export- oder Zugriffsmethode für Bestelldaten, um Beispiele für Lieferbestätigungen oder Wareneingangsbelege sowie um die Angabe eines Ansprechpartners aus der Buchhaltung, um Abgleichregeln und Toleranzen abzustimmen. Außerdem vereinbaren wir die bevorzugten Dokumentenquellen sowie etwaige Namens- und Weiterleitungsregeln. Kompatibilität und Zugriffsmethode werden vor der Implementierung mit Ihnen abgestimmt.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen können Sie eine Anbindung herstellen?
In der Regel stellen wir eine Anbindung an gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme über Exporte, APIs oder – sofern verfügbar – über den Datenbankzugriff her. Typische Beispiele hierfür sind NetSuite, SAP, Sage und Xero. Die genaue Kompatibilität wird im Rahmen der Bedarfsanalyse und der Einführungsphase bestätigt.
Wie werden Ausnahmen behandelt und an unser Team weitergeleitet?
Ausnahmen werden nach Grund gruppiert und nach Priorität geordnet; zu jeder Ausnahme gibt es einen vermuteten Grund und einen empfohlenen nächsten Schritt. Ihr Team erhält täglich eine Zusammenfassung und kann auf eine übersichtliche Ausnahmeliste zugreifen, um Maßnahmen zu prüfen und zu bestätigen.
Können die Abgleichregeln an unser Unternehmen angepasst werden?
Ja. Implementi.ai konfiguriert die anfänglichen Regeln auf der Grundlage Ihrer Beispiele und passt Toleranzen, SKU-Zuordnungen und Lieferantenzuordnungen bei Bedarf an. Die Regeloptimierung ist Teil der laufenden Wartung, die im Abonnement enthalten ist.
Was passiert mit Rechnungen, die als gescannte Bilder eingehen?
Gescannte oder bildbasierte Rechnungen werden mittels OCR verarbeitet, um wichtige Felder zu extrahieren. Ist die Extraktionsqualität unzureichend, wird der Eintrag in die Ausnahmeliste zur manuellen Bearbeitung aufgenommen, und wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen daran, die Erfassung oder die Formatierung der Quelldaten zu verbessern.
Wie ändern sich die Preise in Abhängigkeit vom Volumen oder von Integrationen?
Die monatliche Gebühr richtet sich nach der zu erwartenden Komplexität der Integration, der täglichen Verarbeitungshäufigkeit und dem erforderlichen Optimierungsaufwand. Bei Kunden mit hohem Datenaufkommen oder solchen, die mehrere komplexe Integrationen benötigen, können sich der Betriebsaufwand und die Kosten erhöhen; der endgültige Umfang und Preis werden vor dem Start bestätigt.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welches Buchhaltungssystem, welche Methode zum Export von Bestellungen und welche Rechnungsquellen (E-Mail, SFTP oder freigegebener Ordner) Ihr Unternehmen verwendet.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
Buchen Sie ein 30-minütiges Telefonat
| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
