Descripción
Este servicio gestionado analiza continuamente tus fuentes de gastos, transacciones con tarjetas corporativas, registros de horas y registros de proyectos para asignar automáticamente los costes a los proyectos y generar propuestas de partidas facturables para las facturas de los clientes. implementi.ai configura las reglas de asignación, se encarga del mantenimiento de la automatización y supervisa el funcionamiento diario, de modo que tus equipos de finanzas y de proyectos dediquen menos tiempo a buscar recibos y más tiempo a facturar con precisión.
La solución está diseñada para empresas que trabajan por proyectos, en las que es frecuente que se pasen por alto horas facturables y se realicen conciliaciones que requieren mucho tiempo. Ofrecemos la automatización mediante una suscripción: conectamos los sistemas acordados, ajustamos la lógica de conciliación según tus normas de facturación y nos encargamos de que el proceso siga funcionando y se mantenga actualizado a medida que cambian tus necesidades.
El problema
En muchas agencias y empresas de servicios profesionales, los datos de gastos y de tarjetas se gestionan por separado de los calendarios de proyectos y el control de horas. Los equipos recopilan manualmente los recibos, deciden si los costes son facturables, buscan el código de proyecto adecuado e introducen manualmente cada línea de factura en los sistemas de facturación. La conciliación manual es lenta y propensa a errores: se pasan por alto partidas facturables, los costes se asignan erróneamente a proyectos equivocados o quedan sin conciliar, y los cierres de fin de mes requieren tediosas correcciones. A medida que la empresa crece —más proyectos, más tarjetas, más proveedores—, el volumen de excepciones aumenta, lo que hace que las facturas atrasadas y los cargos impugnados sean más habituales y reduce la rapidez en el cobro.
Qué automatiza esta solución
Este servicio automatiza la identificación, clasificación y asignación continuas de los gastos a los proyectos, y prepara propuestas de partidas de facturación para la emisión de facturas y la conciliación. La automatización gestionada permite:
- Importa los datos de las tarjetas de empresa, los informes de gastos, las facturas de proveedores y los archivos de registro de horas.
- Clasifica las transacciones como facturables, no facturables o parcialmente facturables mediante una coincidencia basada en reglas y asistida por IA.
- Sugerir automáticamente códigos de proyecto, categorías de gastos y descripciones de facturas destinadas a los clientes.
- Crea borradores de partidas facturables en tu sistema de contabilidad o facturación, o genera informes que puedan ser revisados por los responsables de la aprobación.
- Señalará las excepciones y las transacciones sin resolver para que sean revisadas por una persona, junto con el contexto y las soluciones sugeridas.
Lo que gana tu empresa
- Recuperar los servicios facturables que se han pasado por alto. Detecta automáticamente los gastos y las entradas de tiempo que deben facturarse a los clientes pero que aún no se han registrado, lo que reduce la pérdida de ingresos y el trabajo manual de seguimiento.
- Un ciclo de facturación más rápido. Al generar líneas de factura ya preparadas y reducir el tiempo de conciliación, los procesos de facturación se completan antes y con menos correcciones.
- Descripciones coherentes de los clientes. Las descripciones de factura estandarizadas y las asignaciones de categorías sugeridas por la IA reducen las consultas de los clientes y la tasa de reclamaciones durante el proceso de facturación.
- Reducir la carga de trabajo en el ámbito financiero. La automatización y el servicio gestionado reducen las tareas repetitivas de conciliación, de modo que los responsables de contabilidad y de proyectos pueden centrarse en las aprobaciones y las excepciones.
- Registros preparados para auditorías. Cada coincidencia sugerida incluye los datos de origen y la justificación de la decisión, lo que agiliza y clarifica la facturación a los clientes y las auditorías internas.
Un caso práctico
En una agencia digital de tamaño medio que gestiona docenas de proyectos simultáneos, los gastos proceden de tarjetas de empresa, informes de gastos de consultores y facturas puntuales de proveedores. Anteriormente, los gestores de proyectos reenviaban los recibos por correo electrónico y el departamento financiero conciliaba manualmente los costes antes de emitir las facturas mensuales. Con este servicio, los flujos de transacciones y los registros de tiempo se analizan de forma continua; las partidas facturables se asignan al proyecto correspondiente y se presentan como líneas de factura preliminares para su aprobación. El departamento de finanzas revisa únicamente las excepciones señaladas, lo que agiliza el ciclo de facturación y reduce el número de cargos a clientes que antes se pasaban por alto.
¿A quién va dirigido?
- Agencias digitales y creativas: los gastos frecuentes de los proyectos y las normas de facturación variables exigen una conciliación automatizada para evitar la pérdida de ingresos facturables.
- Las empresas de servicios profesionales (consultoría, ingeniería, servicios jurídicos): los proyectos complejos y la facturación a los clientes requieren una asignación coherente de los gastos y el tiempo.
- Proveedores de servicios gestionados y de TI: los proyectos recurrentes y los costes de subcontratación se benefician de la conciliación automatizada a nivel de proyecto.
- Equipos con una gran carga de proyectos dentro de empresas más grandes: equipos centrales de finanzas que desean mejorar la precisión de la contabilidad de proyectos sin aumentar la plantilla.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre los elementos de automatización operativa y de servicio gestionado continuo necesarios para que el sistema de conciliación de gastos del proyecto siga funcionando y resulte útil.
- Configuración y funcionamiento del sistema de automatización acordado que conecta los sistemas que usted apruebe.
- Clasificación asistida por IA y procesamiento diario de transacciones, con supervisión del funcionamiento del sistema automatizado.
- Gestión y corrección de errores de automatización, ajuste de las reglas de correspondencia y actualizaciones razonables de la configuración a medida que evolucionan tus reglas de facturación.
- Mantenimiento continuo de los conectores y ajustes para mantener las líneas de factura sugeridas alineadas con tus códigos contables y de proyecto.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Las empresas muy pequeñas, con pocas transacciones mensuales y sin necesidad de facturación por proyectos, pueden arreglárselas con procesos manuales.
- Organizaciones que no facturan a sus clientes los gastos de los proyectos o que no requieren una asignación a nivel de proyecto: este producto se centra en la asignación facturable.
Cómo funciona
- Conecta las fuentes de datos. Conectamos los sistemas acordados —contabilidad, proveedor de tarjetas o plataforma de gastos, gestión de proyectos y control de horas— mediante API, transferencias seguras de archivos o métodos de exportación acordados.
- Importar y normalizar las transacciones. Los cargos en tarjetas, los informes de gastos, las facturas de proveedores y los registros de horas se normalizan en un formato de transacción común para que puedan compararse con los registros de los proyectos.
- Clasificación asistida por IA. El servicio aplica reglas y modelos de inteligencia artificial para clasificar cada transacción como facturable, no facturable o parcialmente facturable, y sugiere el código de proyecto y la categoría de gasto adecuados.
- Adaptarse al proyecto y al cliente. El sistema busca en los registros de proyectos, las entradas de horas y las facturas recientes para encontrar la coincidencia más adecuada; si hay varias coincidencias posibles, clasifica las sugerencias y adjunta la documentación justificativa.
- Elaborar borradores de partidas presupuestarias. Las partidas conciliadas y facturables se convierten en líneas de factura preliminar o en un informe de facturación revisable, y se colocan en cola para su aprobación por parte del departamento financiero o del responsable del proyecto.
- Elevar las excepciones. Las transacciones que no se pueden emparejar con certeza se marcan con códigos de motivo y se indican las medidas recomendadas para que un revisor humano las resuelva.
- Ajuste y supervisión continuos. implementi.ai supervisa el funcionamiento diario, soluciona los problemas de los conectores, ajusta las reglas de correspondencia en función de los comentarios recibidos y aplica las actualizaciones de configuración oportunas a medida que cambian tus procesos.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que gestiona varios proyectos de clientes y expide tarjetas corporativas a los responsables de los proyectos. Se recibe una transacción con tarjeta correspondiente a una factura de servicios en la nube, que el sistema de automatización procesa junto con los registros de horas del proyecto y el código del contrato del cliente. El clasificador de IA reconoce al proveedor y asigna el gasto al «Proyecto Delta», marcándolo como facturable al cliente. El sistema de automatización sugiere una descripción estándar de la factura y crea un borrador de línea de factura en el sistema contable para que el departamento financiero lo revise. Si el proveedor o el importe no se ajustan a ninguna de las reglas del proyecto, la transacción se marca y se remite al gestor del proyecto con sugerencias de proyectos que podrían corresponder, junto con el recibo original adjunto.
Integraciones
Sistemas típicos
El servicio suele conectarse a sistemas de contabilidad (por ejemplo: Xero, QuickBooks Online, Sage Intacct, NetSuite), plataformas de gestión de proyectos/PSA y de control de horas (por ejemplo: Harvest, Toggl, Mavenlink), plataformas de tarjetas corporativas y de gastos (por ejemplo: Ramp, Brex, Airbase) y sistemas de CRM o de facturación, si la facturación se realiza en tiempo real a partir de esos registros. Es posible conectar otros sistemas utilizando los métodos acordados; la compatibilidad definitiva se confirma antes de la puesta en marcha.
Métodos de conexión
Utilizamos las API disponibles e integraciones nativas cuando sea posible, webhooks seguros para eventos en tiempo real o importaciones programadas a través de CSV/SFTP cuando no haya API disponibles. Google Sheets o las transferencias seguras de archivos son opciones para los flujos de trabajo de exportación manual. El método de conexión elegido se confirma durante la fase de análisis del alcance para que se adapte a tus sistemas y prácticas de seguridad.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes de la puesta en marcha, acordamos los sistemas que se van a conectar, los datos de muestra de transacciones y del proyecto, sus normas de facturación y aprobación, así como el destino deseado para las líneas de las facturas provisionales o los informes. También necesitamos normas de decisión para los artículos parcialmente facturables y una persona de contacto para las aprobaciones y excepciones. La compatibilidad y el método exacto de acceso se confirman y acuerdan antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿A qué sistemas te puedes conectar?
Podemos conectarnos a la mayoría de los sistemas modernos de contabilidad, gastos y gestión de proyectos a través de API, webhooks o importaciones de archivos programadas. Durante la fase de análisis del proyecto, confirmamos la compatibilidad exacta con tus plataformas.
¿Cómo se revisan los partidos antes de la facturación?
Las partidas facturables coincidentes se generan como líneas de factura preliminar o como un informe susceptible de revisión. Tú decides si se requieren aprobaciones para todas las sugerencias o solo para las excepciones que superen los umbrales establecidos.
¿Puedo personalizar qué se considera facturable?
Sí: las reglas de facturación y las asignaciones de categorías forman parte de la configuración inicial y pueden ajustarse con el tiempo. implementi.ai aplica actualizaciones razonables de la configuración como parte del servicio mensual.
¿Qué ocurre con las transacciones sin emparejar o ambiguas?
Las transacciones que no se pueden emparejar con certeza se marcan con acciones sugeridas y pruebas justificativas; estas se remiten al revisor designado para que tome una decisión, y el resultado mejora el emparejamiento en el futuro.
¿Cómo gestionáis los datos financieros confidenciales?
Acordamos el método de acceso y los datos necesarios antes de la implementación. Nos encargamos de gestionar y supervisar la automatización, así como de resolver los problemas relacionados con los conectores, como parte de la suscripción mensual; las medidas de seguridad específicas se confirman durante el proceso de incorporación.
¿Cómo se inicia la puesta en marcha?
Comenzamos con una sesión de análisis para identificar los sistemas, los datos de muestra y las normas de facturación. El plazo de puesta en marcha depende del número y el tipo de integraciones, así como de la complejidad de sus normas de facturación; confirmaremos los plazos durante la sesión de análisis.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de contabilidad, gestión de proyectos y gastos utiliza actualmente tu empresa y pon un ejemplo de un gasto facturable que se haya pasado por alto.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
