الوصف
تقوم هذه الخدمة المُدارة بمسح مستمر لبيانات النفقات ومعاملات بطاقات الشركة وسجلات ساعات العمل وسجلات المشاريع، وذلك لمطابقة التكاليف مع المشاريع تلقائيًّا وتقديم اقتراحات بالبنود القابلة للفوترة لإصدار فواتير العملاء. تقوم implementi.ai بتهيئة قواعد المطابقة، وصيانة نظام الأتمتة، ومراقبة العمليات اليومية، بحيث يقضي فريقا الشؤون المالية والمشاريع وقتًا أقل في البحث عن الإيصالات، ووقتًا أطول في إصدار الفواتير بدقة.
تم تصميم هذا الحل للشركات التي تعتمد على المشاريع، حيث يتكرر حدوث حالات عدم تحصيل المبالغ المستحقة والتسويات التي تستغرق وقتًا طويلاً. نقدم خدمة الأتمتة بنظام الاشتراك: نقوم بربط الأنظمة المتفق عليها، وضبط منطق المطابقة وفقًا لقواعد الفوترة الخاصة بكم، ونحرص على استمرار العملية وتحديثها مع تغير احتياجاتكم.
المشكلة
في العديد من الوكالات وشركات الخدمات المهنية، تُخزَّن بيانات النفقات وبطاقات الدفع بشكل منفصل عن جداول المشاريع ونظام تتبع الوقت. وتقوم الفرق يدويًّا بجمع الإيصالات، وتحديد ما إذا كانت التكاليف قابلة للفوترة، والبحث عن رمز المشروع الصحيح، وإدخال بند الفاتورة في أنظمة الفوترة. تعد عملية المطابقة اليدوية بطيئة وعرضة للأخطاء: حيث يتم إغفال البنود القابلة للفوترة، أو تخصيص التكاليف لمشاريع خاطئة، أو تركها دون تسوية، كما تتطلب عمليات إغلاق الحسابات في نهاية الشهر إجراء تصحيحات مملة. ومع نمو الشركة — بزيادة عدد المشاريع والبطاقات والموردين — يزداد حجم الاستثناءات، مما يجعل الفواتير المتأخرة والرسوم المتنازع عليها أكثر شيوعًا ويقلل من سرعة تحصيل النقد.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
تعمل هذه الخدمة على أتمتة عمليات تحديد المصروفات وتصنيفها ومطابقتها بالمشاريع بشكل مستمر، كما تقوم بإعداد بنود الفواتير المقترحة لأغراض إصدار الفواتير والتسوية. ويمكن لهذه الأتمتة المُدارة أن:
- استيراد البيانات الواردة من بطاقات الشركات، وتقارير النفقات، وفواتير الموردين، وملفات التصدير الخاصة بتتبع ساعات العمل.
- تصنيف المعاملات إلى «قابلة للفوترة» أو «غير قابلة للفوترة» أو «قابلة للفوترة جزئيًا» باستخدام المطابقة القائمة على القواعد والمدعومة بالذكاء الاصطناعي.
- الاقتراح التلقائي لرموز المشاريع وفئات النفقات وأوصاف الفواتير الموجهة للعملاء.
- قم بإنشاء مسودات للبنود القابلة للفوترة في نظام المحاسبة أو الفوترة الخاص بك، أو قم بإعداد تقارير قابلة للمراجعة لتقديمها إلى المسؤولين عن الموافقة.
- الإبلاغ عن الاستثناءات والمعاملات التي لم يتم حلها لتتم مراجعتها يدويًّا، مع توضيح السياق وتقديم اقتراحات للإصلاح.
ما الذي ستجنيه شركتك
- استرداد المبالغ المستحقة التي لم يتم تحصيلها. إبراز النفقات وإدخالات الوقت التي ينبغي إصدار فواتير بها للعملاء، ولكنها غير مسجلة حاليًا، بشكل تلقائي، مما يقلل من الإيرادات المفقودة ويحد من الأعمال اليدوية المتعلقة بمتابعة هذه النفقات والإدخالات.
- دورة إصدار الفواتير أسرع. من خلال إنشاء بنود فواتير جاهزة وتقليل الوقت المستغرق في المطابقة، تُنجز عمليات إصدار الفواتير في وقت أقصر وبتصحيحات أقل.
- أوصاف متسقة للعملاء. تساهم الأوصاف الموحدة للفواتير وتخصيصات الفئات المقترحة بواسطة الذكاء الاصطناعي في تقليل استفسارات العملاء ومعدلات النزاعات أثناء عملية إصدار الفواتير.
- تقليل عبء العمل في المجال المالي. تعمل الأتمتة والخدمات المُدارة على تقليل مهام المطابقة المتكررة، مما يتيح لمديري المحاسبة ومديري المشاريع التركيز على عمليات الموافقة والاستثناءات.
- مسارات جاهزة للتدقيق. تتضمن كل مطابقة مقترحة البيانات المصدرية والأسباب المنطقية وراء القرار، مما يجعل عملية إصدار الفواتير للعملاء وعمليات التدقيق الداخلي أسرع وأكثر وضوحًا.
حالة استخدام عملية
بالنسبة لوكالة رقمية متوسطة الحجم تدير عشرات المشاريع في آن واحد، تأتي النفقات من بطاقات الشركة وتقارير نفقات الاستشاريين وفواتير الموردين المخصصة. في السابق، كان مديرو المشاريع يرسلون الإيصالات عبر البريد الإلكتروني، ويقوم قسم الشؤون المالية بمطابقة التكاليف يدويًّا قبل إصدار الفواتير الشهرية. وبفضل هذه الخدمة، يتم تحليل بيانات المعاملات وسجلات الوقت بشكل مستمر؛ حيث يتم ربط البنود القابلة للفوترة بالمشروع الصحيح وعرضها كبنود مسودة في الفاتورة للموافقة عليها. ولا تقوم إدارة الشؤون المالية بمراجعة سوى الحالات الاستثنائية التي تم الإبلاغ عنها، مما يسرع دورة الفوترة ويقلل من عدد الرسوم المستحقة على العملاء التي كانت تفوت في السابق.
لمن هذا البرنامج؟
- الوكالات الرقمية والإبداعية — تتطلب النفقات المتكررة للمشاريع وقواعد الفوترة المتغيرة إجراء مطابقة آلية لتجنب ضياع المبالغ القابلة للفوترة.
- شركات الخدمات المهنية (الاستشارات، الهندسة، الخدمات القانونية) — تتطلب المشاريع المعقدة وفوترة العملاء تخصيصًا متسقًا للمصروفات والوقت.
- مقدمو الخدمات المدارة/خدمات تكنولوجيا المعلومات — تستفيد المشاريع المتكررة وتكاليف المقاولين من الباطن من عملية التسوية الآلية على مستوى المشروع.
- الفرق التي تركز على المشاريع داخل الشركات الكبرى — فرق الشؤون المالية المركزية التي ترغب في تحسين دقة المحاسبة المتعلقة بالمشاريع دون زيادة عدد الموظفين.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري عناصر أتمتة التشغيل والخدمات المدارة المستمرة اللازمة لضمان استمرار عمل نظام مطابقة نفقات المشروع وفعاليته.
- تكوين وتشغيل نظام الأتمتة المتفق عليه الذي يربط بين الأنظمة التي توافق عليها.
- التصنيف المدعوم بالذكاء الاصطناعي والمعالجة اليومية للمعاملات، مع مراقبة سير عملية الأتمتة.
- معالجة أخطاء الأتمتة وإصلاحها، وضبط قواعد المطابقة، وإجراء تحديثات معقولة على التكوينات مع تطور قواعد الفوترة الخاصة بك.
- الصيانة المستمرة للموصلات وإجراء التعديلات اللازمة لضمان توافق بنود الفواتير المقترحة مع رموز المحاسبة ورموز المشاريع الخاصة بكم.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- الشركات الصغيرة جدًّا التي تجري عددًا قليلاً من المعاملات الشهرية ولا تحتاج إلى إصدار فواتير على مستوى المشاريع — قد تكون العمليات اليدوية كافية في هذه الحالة.
- المنظمات التي لا تُحمل العملاء تكاليف المشاريع أو لا تشترط تخصيص الموارد على مستوى المشروع — يركز هذا المنتج على التخصيص القابل للفوترة.
كيف يعمل
- ربط مصادر البيانات. نقوم بربط الأنظمة المتفق عليها — أنظمة المحاسبة، ومزودي خدمات البطاقات أو منصات إدارة النفقات، وإدارة المشاريع، وتتبع الوقت — باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API)، أو عمليات نقل الملفات الآمنة، أو طرق التصدير المتفق عليها.
- استيعاب المعاملات وتوحيدها. يتم توحيد رسوم البطاقات الواردة وتقارير النفقات وفواتير الموردين وسجلات ساعات العمل في تنسيق معاملات موحد حتى يمكن مقارنتها بسجلات المشاريع.
- التصنيف بمساعدة الذكاء الاصطناعي. تستخدم الخدمة قواعد ونماذج الذكاء الاصطناعي لتصنيف كل معاملة على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة أو قابلة للفوترة جزئيًا، وتقترح رمز المشروع وفئة المصروفات المناسبين.
- تناسب المشروع والعميل. يقوم النظام بالبحث في سجلات المشاريع، وإدخالات الوقت، والفواتير الحديثة للعثور على أفضل تطابق؛ وفي حال وجود عدة تطابقات محتملة، يقوم بترتيب الاقتراحات وإرفاق الأدلة الداعمة.
- إعداد مسودة بنود مشروع القانون. يتم تحويل البنود المطابقة والقابلة للفوترة إلى بنود في مسودة الفاتورة أو إلى تقرير فوترة قابل للمراجعة، ثم تُدرج في قائمة الانتظار للحصول على موافقة قسم الشؤون المالية أو مدير المشروع.
- تصعيد الاستثناءات. يتم وضع علامة على المعاملات التي يتعذر مطابقتها بشكل مؤكد، مع إدراج رموز الأسباب والإجراءات الموصى بها، حتى يتسنى للمراجع البشري حلها.
- الضبط والمراقبة المستمران. تقوم implementi.ai بمراقبة العمليات اليومية، وحل مشكلات الموصلات، وضبط قواعد المطابقة بناءً على التعليقات الواردة، وتطبيق تحديثات معقولة على الإعدادات مع تغير عملياتك.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تدير عدة مشاريع للعملاء وتصدر بطاقات ائتمان مؤسسية لمديري المشاريع. تصل معاملة بطاقة ائتمان تتعلق بفاتورة خدمة سحابية، ويتم استيعابها بواسطة نظام الأتمتة جنبًا إلى جنب مع سجلات ساعات العمل الخاصة بالمشروع ورمز عقد العميل. يتعرف مصنف الذكاء الاصطناعي على المورد ويُربط المصروف بمشروع «دلتا»، مع وضع علامة عليه باعتباره قابلًا للفوترة على العميل. تقترح الأتمتة وصفًا قياسيًا للفاتورة وتُنشئ مسودة بند فاتورة في نظام المحاسبة لمراجعتها من قِبل قسم الشؤون المالية. إذا لم يتطابق المورد أو المبلغ مع أي من قواعد المشروع، يتم وضع علامة على المعاملة وتوجيهها إلى مدير المشروع مع اقتراحات بالمشاريع المطابقة وإرفاق الإيصال الأصلي.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
عادةً ما تتصل الخدمة بأنظمة المحاسبة (أمثلة: Xero، QuickBooks Online، Sage Intacct، NetSuite)، ومنصات إدارة المشاريع/خدمات العملاء (PSA) وتتبع الوقت (مثل: Harvest، Toggl، Mavenlink)، ومنصات بطاقات الشركات والمصروفات (مثل: Ramp، Brex، Airbase)، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة الفوترة إذا كانت الفوترة تتم مباشرةً من تلك السجلات. ويمكن ربط أنظمة أخرى باستخدام طرق متفق عليها؛ ويتم التأكد من التوافق النهائي قبل الإطلاق.
طرق الاتصال
نستخدم واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة وعمليات التكامل الأصلية حيثما كان ذلك ممكنًا، أو «ويب هوكس» آمنة للأحداث في الوقت الفعلي، أو عمليات الاستيراد المجدولة عبر ملفات CSV/SFTP في حالة عدم توفر واجهات برمجة التطبيقات. وتعد «جوجل شيتس» أو موجزات الملفات الآمنة من الخيارات المتاحة لسير العمل الخاص بالتصدير اليدوي. ويتم تأكيد طريقة الاتصال المختارة خلال مرحلة تحديد نطاق العمل لضمان توافقها مع أنظمتكم وممارساتكم الأمنية.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على الأنظمة التي سيتم ربطها، وعينات من المعاملات وبيانات المشروع، وقواعد الفوترة والموافقة الخاصة بكم، والوجهة المطلوبة لسطور الفواتير الأولية أو التقارير. كما نحتاج إلى قواعد اتخاذ القرار بشأن البنود القابلة للفوترة جزئيًا، وجهة اتصال للموافقات/الاستثناءات. ويتم تأكيد التوافق وطريقة الوصول الدقيقة والاتفاق عليهما قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي الأنظمة التي يمكنك الاتصال بها؟
يمكننا الاتصال بمعظم أنظمة المحاسبة والمصروفات والمشاريع الحديثة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو خدمة «webhooks» أو عمليات استيراد الملفات المجدولة. ونقوم خلال مرحلة تحديد نطاق العمل بالتأكد من التوافق التام مع منصاتكم.
كيف تتم مراجعة المباريات قبل إصدار الفواتير؟
يتم إنشاء البنود القابلة للفوترة المطابقة في شكل بنود مسودة فاتورة أو تقرير قابل للمراجعة. وأنت من يقرر ما إذا كانت الموافقات مطلوبة لجميع الاقتراحات أم فقط للاستثناءات التي تتجاوز الحدود القصوى المحددة.
هل يمكنني تخصيص العناصر التي تُعتبر قابلة للفوترة؟
نعم — تُعد قواعد الفوترة وتعيينات الفئات جزءًا من التهيئة الأولية ويمكن تعديلها بمرور الوقت. وتقوم implementi.ai بتطبيق تحديثات معقولة على التهيئة كجزء من الخدمة الشهرية.
ماذا يحدث في حالة المعاملات غير المطابقة أو الغامضة؟
يتم تمييز المعاملات التي يتعذر مطابقتها بشكل مؤكد بإجراءات مقترحة وأدلة داعمة؛ ويتم توجيه هذه المعاملات إلى المراجع المعين لاتخاذ قرار بشأنها، وتساهم النتيجة في تحسين عملية المطابقة في المستقبل.
كيف تتعاملون مع البيانات المالية الحساسة؟
نتفق على طريقة الوصول والبيانات المطلوبة قبل البدء في التنفيذ. ونقوم بتشغيل ومراقبة نظام الأتمتة، بالإضافة إلى معالجة أي إصلاحات تتعلق بالموصلات، وذلك كجزء من الاشتراك الشهري؛ ويتم تأكيد الترتيبات الأمنية المحددة خلال مرحلة الإعداد الأولي.
كيف يبدأ التنفيذ؟
نبدأ بجلسة تحديد نطاق المشروع لإعداد قائمة بالأنظمة وعينات البيانات وقواعد الفوترة. يعتمد موعد الإطلاق على عدد عمليات التكامل ونوعها، بالإضافة إلى مدى تعقيد قواعد الفوترة الخاصة بكم؛ ونقوم بتأكيد الموعد خلال جلسة تحديد نطاق المشروع.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة المحاسبة والمشاريع والمصروفات التي تستخدمها شركتك حاليًا، وقدم مثالاً على مصروف قابل للفوترة لم يتم تسجيله.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
