描述
这项托管服务会持续扫描您的费用数据源、公司卡交易记录、工时记录和项目记录，自动将费用与项目进行匹配，并为客户发票生成可计费项目建议。implementi.ai 负责配置匹配规则、维护自动化流程并监控日常运营，从而让您的财务和项目团队减少查找收据的时间，将更多精力投入到准确开具发票上。.
该解决方案专为项目驱动型企业设计，这类企业常出现计费遗漏和耗时的对账问题。我们以订阅制的方式提供自动化服务：连接双方商定的系统，根据您的计费规则调整匹配逻辑，并随着您需求的变动持续维护和更新该流程。.
问题
在许多代理机构和专业服务公司中，费用和刷卡数据与项目进度安排及工时记录是分离的。团队需要手动收集收据，判断费用是否可计费，查找正确的项目代码，并将账单明细手动录入开票系统。 手动核对不仅耗时，还容易出错：可计费项目可能被遗漏，费用可能被错误地分配到其他项目或未能核对，月末结账时还需进行繁琐的更正。随着公司规模扩大——项目增多、信用卡数量增加、供应商增多——异常情况的数量随之增加，导致发票延迟和费用争议愈发常见，从而降低了现金回收速度。.
该解决方案实现了哪些自动化功能
该服务可自动持续地识别、分类费用并将其与项目进行匹配，同时生成建议的账单明细行，用于开具发票和对账。该托管自动化服务能够：
- 导入公司信用卡交易记录、费用报销单、供应商发票和工时记录导出文件。.
- 利用基于规则和人工智能辅助的匹配功能，将交易分类为可计费、不可计费或部分可计费。.
- 自动建议项目代码、费用类别以及面向客户的发票说明。.
- 在您的会计或计费系统中创建可计费的草稿行，或生成供审批人审核的报告。.
- 将异常和未解决的交易标记出来，以便人工审核，并附上上下文和修复建议。.
您的企业将获得什么
- 追回遗漏的计费金额。. 自动筛选出应向客户开具账单但目前尚未记录的费用和工时条目，从而减少收入损失和人工催收工作。.
- 更快的开票周期。. 通过生成预先准备好的账单明细行并缩短对账时间，可以更快地完成账单处理，同时减少更正次数。.
- 客户描述内容一致。. 由人工智能建议的、标准化的发票描述和类别映射，可减少开票过程中的客户咨询和争议率。.
- 减轻财务工作量。. 自动化和托管服务减少了重复的对账工作，使会计和项目经理能够专注于审批和异常处理。.
- 符合审计要求的追踪记录。. 每条建议的匹配结果都包含源数据和决策依据，使客户计费和内部审计更加快捷、清晰。.
一个实际应用案例
对于一家同时运营数十个项目的中型数字代理机构而言，费用来源包括公司信用卡、顾问的费用报销单以及供应商的临时发票。此前，项目经理会通过电子邮件转发收据，财务部门则在每月开具发票前手动核对费用。 借助这项服务，系统会持续分析交易数据和工时记录；可计费项目会被自动匹配到相应的项目中，并以发票草案明细的形式提交审批。财务部门仅需审核被标记的异常情况，从而加速了开票周期，并减少了以往因疏漏而未向客户收取的费用。.
为谁而设？
- 数字和创意代理机构——频繁的项目开支和多变的计费规则，需要通过自动化对账来避免计费遗漏。.
- 专业服务公司（咨询、工程、法律）——复杂的项目和客户账单需要对费用和工时进行一致的分配。.
- 托管服务/IT 服务提供商——定期项目和分包商成本可通过自动化项目级对账受益。.
- 大型企业内部项目繁重的团队——即希望在不增加人员编制的情况下提高项目会计核算准确性的中央财务团队。.
月度服务包含哪些内容
该月度订阅服务涵盖了确保项目费用匹配功能正常运行且切实有效所需的运营自动化及持续托管服务内容。.
- 您批准的各系统间所商定的自动化连接的配置与运行。.
- 借助人工智能辅助进行交易的分类和日常处理，并监控自动化系统的运行情况。.
- 处理和修复自动化错误，根据计费规则的变化调整匹配规则并合理更新配置。.
- 持续维护连接器并进行调整，以确保建议的账单行与您的会计和项目代码保持一致。.
何时可能不需要此解决方案
- 对于每月交易量很少且无需进行项目级计费的微型企业——手动处理流程可能就足够了。.
- 对于不向客户收取项目费用或不需要进行项目级费用分配的组织——本产品侧重于可计费分配。.
工作原理
- 连接数据源。. 我们通过 API、安全文件传输或双方商定的导出方式，将已商定的系统（包括会计系统、银行卡服务商或费用报销平台、项目管理系统以及工时跟踪系统）相互连接。.
- 采集并规范化交易数据。. 收到的卡片消费、费用报销单、供应商发票和工时记录会被规范化为统一的交易格式，以便与项目记录进行比对。.
- 人工智能辅助分类。. 该服务运用规则和人工智能模型，将每笔交易分类为可计费、不可计费或部分可计费，并建议相应的项目代码和费用类别。.
- 根据项目和客户进行匹配。. 系统会搜索项目记录、工时记录和近期发票，以找出最匹配的结果；如果存在多个可能的匹配项，系统会按优先级排序并附上相关凭证。.
- 生成法案草案的条文。. 已匹配且可开票的项目将转换为发票草稿行或可审核的计费报告，并排队等待财务部门或项目经理的审批。.
- 上报异常。. 无法确信匹配的交易会被标记上原因代码和建议的操作，供人工审核员处理。.
- 持续调整和监控。. implementi.ai 会监控日常运行情况，修复连接器问题，根据反馈调整匹配规则，并在您的流程发生变化时进行合理的配置更新。.
工作流示例
例如，假设有一家公司同时运营多个客户项目，并向项目负责人发放公司信用卡。当一笔用于支付云服务账单的信用卡交易数据传入时，自动化系统会将其与项目工时记录及客户合同代码一并导入。AI分类器识别出供应商后，将该费用归入“Delta项目”，并标记为可向客户收取的费用。 自动化系统会建议一个标准的发票备注，并在会计系统中创建一份账单明细草稿供财务部门审核。如果供应商或金额不符合任何项目规则，该交易将被标记，并转交给项目经理，同时附上建议的项目匹配选项和原始收据。.
集成
典型系统
该服务通常可与会计系统（例如：Xero、QuickBooks Online、Sage Intacct、NetSuite）、项目/PSA（专业服务自动化）和工时跟踪平台 （例如：Harvest、Toggl、Mavenlink）、企业信用卡和费用报销平台（例如：Ramp、Brex、Airbase），以及CRM或计费系统（如果计费流程直接基于这些记录实时运行）。其他系统也可通过协商确定的方式进行连接；最终兼容性将在上线前予以确认。.
连接方法
我们会根据实际情况，在支持的情况下使用现有的 API 和原生集成；对于实时事件，采用安全的 Webhook；若无法使用 API，则通过 CSV/SFTP 进行定时导入。对于手动导出工作流，可选择 Google 表格或安全的文件源。在范围确定阶段，我们会确认所选的连接方式，以确保其与您的系统和安全规范相匹配。.
我们希望贵公司能提供以下内容
在上线前，我们将就需连接的系统、交易和项目数据样本、您的计费和审批规则，以及草稿发票明细或报告的预期存储位置达成一致。此外，我们还需要针对部分可计费项目的决策规则，以及负责审批/例外处理的联系人。在实施前，我们将确认并商定系统兼容性及具体的访问方式。.
常见问题解答
可以连接哪些系统？
我们可以通过 API、Webhooks 或定时文件导入等方式，与大多数现代会计、费用和项目系统对接。在项目范围确定阶段，我们会确认与您所用平台的具体兼容性。.
开具发票前，如何审核比赛记录？
匹配的可计费项目将生成为发票草稿行或可审核的报告。您可以决定是所有建议都需要审批，还是仅对超过设定阈值的例外情况进行审批。.
我可以自定义哪些内容属于可计费项目吗？
是的——计费规则和类别映射是初始配置的一部分，可以随着时间的推移进行调整。implementi.ai 会将合理的配置更新纳入每月服务中。.
未匹配或存在歧义的交易会如何处理？
无法确信匹配的交易会被标记，并附有建议措施和支持证据；这些交易将被转交至指定的审核员进行裁决，而裁决结果将有助于改进未来的匹配工作。.
您是如何处理敏感的财务数据的？
我们在实施前会就访问方式和所需数据达成一致。作为月度订阅服务的一部分，我们将负责自动化系统的运行和监控，并处理连接器的故障修复；具体的安全安排将在入职过程中确认。.
如何开始实施？
我们将首先举行一次范围界定会议，以列出系统、样本数据和计费规则。上线时间取决于集成项目的数量和类型，以及您的计费规则的复杂程度；我们将在范围界定会议期间确认具体时间。.
价格
激活费涵盖商定的自动化范围的初始配置、实施和上线工作。.
月度订阅费用涵盖了自动化服务的日常运行、维护和管理。.
具体范围和最终的月费将在上线前确定。.
准备好将此流程自动化了吗？
请告诉我们贵公司目前使用哪些会计、项目和费用管理系统，并举例说明一次未被计入可计费费用的情况。.
我们将确认该解决方案的接入方式、适用范围以及最终的月度订阅费用。.
