Beschreibung
Der „AI Supplier Price & Contract Change Monitor“ überwacht kontinuierlich die Lieferantenpreise und Vertragsbedingungen in Ihren Rechnungen, Bestellungen und Katalogen, um unerwartete Preiserhöhungen, Vertragsabweichungen und Unstimmigkeiten bei den Lieferantenpreisen aufzudecken. Mithilfe von KI vergleicht er die aktuellen Preise mit den Vertragsbedingungen und historischen Referenzwerten und hebt dabei Ausnahmen hervor, die einer Überprüfung bedürfen.
implementi.ai konfiguriert und betreibt die Automatisierung, verbindet die vereinbarten Systeme, überwacht den Betrieb und behebt Probleme, sodass Ihr Team priorisierte, umsetzbare Benachrichtigungen anstelle von Rohdaten erhält. Der Dienst reduziert manuelle Preisüberprüfungen und hilft Ihnen, Möglichkeiten für Neuverhandlungen oder die Einhaltung von Vorschriften früher zu erkennen.
Das Problem
Beschaffungs- und Finanzteams stützen sich in der Regel auf regelmäßige manuelle Überprüfungen, Tabellenkalkulationen und Ad-hoc-Prüfungen, um Lieferantenpreise und die Einhaltung von Verträgen zu überprüfen. Wenn Rechnungen eingehen, müssen die Teams Stückpreise, Vertragsklauseln, genehmigte Preislisten und historische Einkaufspreise gegenprüfen – eine Arbeit, die sich ständig wiederholt, zeitaufwändig ist und bei der leicht Details übersehen werden. Mit wachsendem Lieferantenstamm und steigendem Transaktionsvolumen versagt der manuelle Prozess: Kleine Preisabweichungen bleiben unbemerkt, zulässige Vertragsrabatte werden nicht einheitlich angewendet, und Möglichkeiten, Lieferantenabrechnungen zu korrigieren oder Konditionen neu zu verhandeln, gehen unter. Diese Lücken erhöhen die kontrollierbaren Ausgaben und verursachen zusätzlichen Abstimmungsaufwand am Monatsende.
Was diese Lösung automatisiert
Diese gesteuerte Automatisierung erfasst kontinuierlich Preis- und vertragsbezogene Daten, vergleicht aktuelle Abrechnungsbeträge mit Vertragsregeln und historischen Referenzwerten und gibt priorisierte Ausnahmen zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter aus.
- Rechnungen, Bestellungen und Lieferantenpreislisten automatisch aus ERP- und Buchhaltungssystemen einlesen.
- Vertragsbedingungen und vereinbarte Tarife analysieren und standardisieren, um automatisierte Vergleiche zu ermöglichen.
- Erkennen Sie Abweichungen bei den Tarifen, unerwartete Zuschläge und Unstimmigkeiten gegenüber den genehmigten Preislisten.
- Ordnen Sie die Ausnahmen nach ihren geschätzten finanziellen Auswirkungen und ihrer Häufigkeit.
- Maßnahmenvorschläge generieren: Zur Genehmigung vorlegen, Klärung beim Lieferanten anfordern oder einen Abstimmungsbeleg erstellen.
- Lassen Sie sich Benachrichtigungen und Zusammenfassungen über die von Ihnen ausgewählten Kanäle (E-Mail, Slack, Beschaffungs-Dashboard) zusenden.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere Erkennung von Ausnahmen. Die Automatisierung deckt Preis- und Vertragsabweichungen sofort auf, sobald sie auftreten, und reduziert so den Zeitaufwand für die Suche nach Unstimmigkeiten in verstreuten Systemen.
- Strengere Einhaltung der Vertragsbedingungen. Durch die automatische Anwendung der Vertragsbestimmungen erkennen Teams, wenn die Abrechnungen der Lieferanten von den vereinbarten Bedingungen abweichen, und können diese schneller korrigieren oder beanstanden.
- Arbeitswarteschlange nach Priorität. Die Warnmeldungen werden nach ihren voraussichtlichen finanziellen Auswirkungen und ihrer Häufigkeit geordnet, sodass sich die Teams in der Beschaffung und im Kreditorenbuchhaltungsbereich auf die wichtigsten Probleme konzentrieren können.
- Geringerer Aufwand für die Abstimmung. Die frühzeitige Erkennung von Problemen mit den Tarifen verringert den Aufwand für Notfallmaßnahmen am Monatsende und reduziert die manuelle Nachverfolgung von Rechnungen.
- Fortlaufende operative Verantwortung. implementi.ai überwacht die Automatisierung, behandelt Fehler und führt angemessene Aktualisierungen durch, damit die Lösung auch bei Änderungen an den Datenquellen weiterhin einwandfrei funktioniert.
Ein praktischer Anwendungsfall
Die Einkaufsabteilung eines mittelständischen Herstellers erhält wöchentlich Hunderte von Lieferantenrechnungen aus verschiedenen Werken und einem zentralen ERP-System. Eine neue Lieferantenpreisliste wurde zwar verteilt, jedoch nicht einheitlich angewendet; einige Rechnungen enthalten noch die alten, höheren Preise, während andere Ad-hoc-Zuschläge aufweisen. Der KI-Monitor erfasst die Rechnungen und die Lieferantenpreisliste, erkennt wiederkehrende Preisabweichungen bei Teilen mit hohem Absatzvolumen und eskaliert die Ausnahmen mit den größten Auswirkungen an die Beschaffung, zusammen mit Vorschlägen für die nächsten Schritte (Rechnung beanstanden, korrigierte Rechnung anfordern oder neuen Preis bestätigen). Die Beschaffung behebt die größten Unstimmigkeiten umgehend, reduziert dadurch kontrollierbare Mehrausgaben und verschafft Klarheit über die Preisgestaltung des Lieferanten standortübergreifend.
Für wen ist es gedacht?
- Zentrale Beschaffungsteams in der Fertigung oder im Vertrieb: benötigen eine kontinuierliche Preis- und Vertragsüberprüfung über mehrere Standorte und Lieferanten hinweg.
- Teams in der Kreditorenbuchhaltung mit hohem Rechnungsaufkommen: Erleben Sie weniger Überraschungen und profitieren Sie von einer nach Prioritäten geordneten Ausnahmeliste, um den Abgleich zu beschleunigen.
- Kleine und mittlere Unternehmen mit ausgehandelten Lieferantenverträgen: Stellen Sie sicher, dass die Vertragsbedingungen einheitlich angewendet werden, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst den Betrieb und die Wartung der vereinbarten Automatisierung, einschließlich Systemanbindungen, KI-Verarbeitung zur Erkennung von Anomalien, Überwachung des Automatisierungsbetriebs sowie die Bearbeitung und Behebung von Automatisierungsfehlern. Es umfasst zudem angemessene Konfigurationsaktualisierungen, um die Regeln und Schwellenwerte an Ihre Verträge und Beschaffungspraktiken anzupassen.
- Betriebsautomatisierung und -überwachung
- Mit vereinbarten Systemen konfigurierte Verbindungen
- KI-Analyse und priorisierte Ausnahmen
- Fehlerbehandlung und Wartung
- Jeden Monat angemessene Konfigurationsaktualisierungen
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Für Unternehmen mit sehr geringem Lieferantenvolumen und ohne formelle Verträge können manuelle Überprüfungen weiterhin die einfachere Lösung sein.
- Unternehmen, die keine elektronischen Rechnungen, Bestelldaten oder sonstige Möglichkeiten zum Zugriff auf Vertragsbedingungen bereitstellen können – für einen automatisierten Vergleich sind maschinenlesbare Daten oder vereinbarte Exportverfahren erforderlich.
So funktioniert es
- Datenquellen verbinden. Wir verbinden die vereinbarten Systeme – ERP, Buchhaltung, Beschaffung oder Dateispeicher – miteinander, um Rechnungen, Bestellungen und Lieferantenpreislisten in die Automatisierung einzuspielen und dort regelmäßig zu verarbeiten.
- Extrahieren und normalisieren. Der Dienst extrahiert Stückpreise, Mengen, Rabattpositionen und Vertrags-IDs und standardisiert anschließend Lieferantennamen, Artikelnummern und Währungen, sodass die Datensätze system- und zeitübergreifend vergleichbar sind.
- Vertragsbedingungen analysieren. Bei der KI-gestützten Analyse werden gespeicherte Vertragsdokumente oder Preislisten ausgewertet, um anwendbare Tarife, zulässige Zuschläge und Gültigkeitszeiträume für die automatisierte Regelerstellung zu extrahieren.
- Vergleichen und als Basiswert festlegen. Die aktuellen Rechnungsbeträge werden mit den Vertragsbedingungen und historischen Preisrichtwerten abgeglichen, um Abweichungen, ungewöhnliche Zuschläge oder fehlende Rabatte zu erkennen.
- Bewerten und Prioritäten setzen. Erkannte Ausnahmen werden anhand der voraussichtlichen finanziellen Auswirkungen, der Häufigkeit und der Kritikalität des Lieferanten bewertet, sodass die Teams Probleme mit hohem Wert zuerst sehen.
- Benachrichtigen und Maßnahmen vorschlagen. Das System sendet prägnante Benachrichtigungen mit Vorschlägen für die nächsten Schritte – etwa um Klarstellung bitten, eine Rechnung beanstanden oder eine Preisänderung eines Lieferanten genehmigen – über die von Ihnen gewählten Kanäle.
- Überwachen und optimieren. implementi.ai überwacht die Automatisierungsleistung, behebt Fehler und nimmt angemessene Konfigurationsanpassungen an Schwellenwerten und Parsing-Regeln vor, sobald sich Verträge oder das Verhalten von Lieferanten ändern.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das wöchentlich Rechnungen von drei Logistikdienstleistern erhält und Verträge in einem gemeinsamen Dokumentenarchiv speichert. Es geht eine Rechnung ein, in der für eine bestimmte Strecke ein höherer Kilometerpreis als im Vertrag vereinbart in Rechnung gestellt wird. Die Automatisierung importiert die Rechnung aus dem Buchhaltungssystem, ordnet den Dienstleister und die Artikelnummer dem gespeicherten Vertrag zu, extrahiert den vereinbarten Kilometerpreis und vergleicht diesen mit der Rechnungsposition. Das System kennzeichnet die Abweichung, stuft sie als „hohe Auswirkung“ ein, da es sich um eine Strecke mit hohem Volumen handelt, und sendet eine priorisierte Benachrichtigung an die Beschaffung mit der Empfehlung, eine korrigierte Rechnung anzufordern. Hat der Dienstleister kürzlich seine Preise geändert, ruft die Automatisierung die neue Preisliste ab und markiert den Fall zur manuellen Überprüfung, anstatt ihn automatisch anzufechten.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die Kunden anbinden, gehören ERP- und Buchhaltungssysteme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite), Beschaffungsplattformen und Bestellmodule, Dokumentenablagen oder Vertragsmanagementsysteme sowie E-Invoicing-Feeds. Weitere Systeme können nach Absprache potenziell angebunden werden, darunter E-Commerce- oder Lieferantenportale, die Rechnungs- oder Preislistendaten bereitstellen.
Anschlussarten
Die Anbindungen erfolgen über verfügbare APIs, native Integrationen (sofern unterstützt), sichere Dateiexporte (CSV/Excel), SFTP, die Erfassung von Rechnungs-PDFs über den E-Mail-Posteingang oder strukturierte E-Rechnungs-Feeds sowie den vereinbarten Zugriff auf Vertragsdokumente (Dokumentenarchiv oder API). Die konkrete Vorgehensweise wird im Rahmen der Bedarfsanalyse festgelegt und hängt von den Möglichkeiten Ihrer Systeme ab.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welche Systeme angebunden werden sollen, und vereinbaren Musterrechnungen, repräsentative Bestellungen sowie den Aufbewahrungsort von Vertragsunterlagen oder Preislisten. Außerdem benötigen wir Ihre Entscheidungsregeln dafür, wann eine Ausnahme eskaliert werden soll, Ihre bevorzugten Benachrichtigungskanäle sowie eine Liste der vorrangigen Lieferanten oder SKUs. Die Kompatibilität und die genauen Zugriffsmethoden werden vor der Implementierung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen Systemen lässt sich eine Integration vornehmen?
In der Regel binden wir uns über APIs oder Dateiexporte in ERP-/Buchhaltungs- und Beschaffungssysteme ein. Wir prüfen die genaue Kompatibilität im Rahmen der Projektplanung und nutzen generische Methoden (CSV, SFTP, E-Mail-Import), wenn keine API verfügbar ist.
Woher kennt das System die Vertragssätze?
Die Automatisierung extrahiert Tarife aus Vertragsunterlagen oder genehmigten Preislisten, die von Ihrem Team bereitgestellt werden. Bei komplexen Vertragstexten erstellen wir vereinbarte Extraktionsregeln und sorgen für deren fortlaufende Konfiguration und Pflege.
Wer kümmert sich um Fehlalarme oder Parsing-Fehler?
implementi.ai überwacht die Automatisierung, behandelt Fehler und wendet Korrekturen oder Aktualisierungen an den Parsing- und Abgleichregeln an. Ihr Team prüft die markierten Ausnahmen und gibt Feedback, das wir nutzen, um die Anzahl der Fehlalarme im Laufe der Zeit zu reduzieren.
Kann das System eine Rechnung automatisch ablehnen?
Die Lösung empfiehlt Maßnahmen und kann eine Aufgabe oder ein Ticket in Ihrem Workflow erstellen; eine automatische Ablehnung von Rechnungen oder eine Zahlungssperre wird jedoch nur dann umgesetzt, wenn dies im Rahmen der Projektabgrenzung ausdrücklich vereinbart wurde und entsprechende interne Kontrollmechanismen vorhanden sind.
Wie verändert sich die Preisgestaltung bei steigendem Umfang oder bei zusätzlichen Integrationen?
Die monatlichen Preise richten sich nach den vereinbarten Integrationen, dem Datenvolumen und der Komplexität. Erhebliche Erhöhungen bei den Integrationen oder der Häufigkeit der Datenverarbeitung werden geprüft und können Anpassungen des Leistungsumfangs erforderlich machen; etwaige Änderungen bestätigen wir vor der Umsetzung.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche ERP-, Beschaffungs- und Vertragsverwaltungssysteme Sie derzeit nutzen und wie Rechnungen bei Ihnen eingehen.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
