Descripción
Este servicio recopila la información crítica de los empleados que abandonan la empresa —tareas pendientes, contactos clave, acceso a cuentas, responsabilidades recurrentes y documentos esenciales— y, a continuación, genera resúmenes concisos para el traspaso de funciones y deriva las acciones de seguimiento a los responsables. Implementi.ai configura y gestiona la automatización para que el proceso se ejecute de forma fiable cuando se active una baja.
En lugar de cadenas de correos electrónicos improvisadas, hojas de cálculo y reuniones de última hora, el producto ofrece resúmenes de traspaso estructurados y con función de búsqueda, así como una lista de tareas con seguimiento que se integra con tus sistemas de RR. HH. y de colaboración. Nos encargamos de mantener y supervisar la automatización, gestionar las excepciones y actualizar las reglas a medida que cambian tus procesos.
El problema
Cuando los empleados abandonan la empresa, la información queda dispersa entre el correo electrónico, el chat, los registros del CRM, las unidades compartidas y las notas personales. Los equipos se apresuran a identificar quién es el responsable de cada cosa, qué clientes o proyectos podrían verse afectados y qué accesos deben revocarse o transferirse. Los traspasos manuales son inconsistentes, dependen de la calidad de cada persona y, con frecuencia, pasan por alto el conocimiento informal, lo que da lugar a duplicidades en el trabajo, incumplimiento de plazos y problemas con los clientes. A medida que las organizaciones crecen, aumenta el número de bajas y la complejidad de las responsabilidades entre equipos, lo que convierte los traspasos ad hoc en un riesgo operativo.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza la coordinación de las tareas de recopilación, resumen y traspaso de responsabilidades en los casos de baja de empleados. Detecta los factores desencadenantes de la baja, recopila los datos pertinentes de las fuentes acordadas, elabora un informe de traspaso estandarizado y crea tareas que se asignan a los responsables o equipos correspondientes para su realización y verificación.
- Detectar eventos de salida procedentes del sistema de información de recursos humanos (HRIS) o de un desencadenante configurado (flujo de trabajo de baja, indicador de despido, notificación presentada).
- Recopila los correos electrónicos recientes, los eventos del calendario, las cuentas de CRM, las carpetas de unidades compartidas y el historial de chat vinculados a esa persona.
- Elabora un resumen conciso del traspaso en el que se destaquen los proyectos en curso, los contactos de los clientes, las aprobaciones pendientes y los requisitos de acceso.
- Crea y asigna tareas de seguimiento en herramientas de gestión de tareas o de colaboración, con fechas de vencimiento y responsables.
- Marcar los elementos incompletos o de alto riesgo para que sean revisados por una persona y escalarlos según las normas acordadas.
Lo que gana tu empresa
- Conserva los conocimientos esenciales. Recopila automáticamente los documentos, contactos y contexto más relevantes para que los sustitutos y los equipos puedan retomar el trabajo sin necesidad de volver a solicitar información sobre el contexto.
- Reducir el riesgo de incumplir las obligaciones. Gracias a los informes de traspaso estructurados y a las tareas asignadas, es mucho menos probable que se pasen por alto las aprobaciones, las renovaciones o las acciones de los clientes.
- Ahorra tiempo al responsable. Los responsables reciben un resumen listo para revisar y una lista de tareas asignadas, en lugar de tener que buscar en distintos sistemas y bandejas de entrada.
- Incorporación más rápida de los nuevos empleados que sustituyen a otros. Los nuevos empleados o los propietarios interinos comienzan con una lista ordenada por prioridades de lo que requiere atención y dónde encontrar el material de apoyo.
- Traspasos auditables. Todos los informes generados, las tareas asignadas y las notas sobre excepciones se almacenan de forma centralizada para facilitar las auditorías y la mejora de los procesos.
Un caso práctico
Un equipo de servicios de tamaño medio cuenta con un gestor de cuentas sénior que ha presentado su preaviso de cuatro semanas. En lugar de una serie de traspasos manuales, el equipo de RR. HH. activa la baja en el sistema de información de RR. HH. (HRIS). La automatización extrae el calendario del gestor de cuentas, los correos electrónicos recientes de los clientes, las cuentas gestionadas en el CRM y las carpetas compartidas pertinentes, y a continuación genera un resumen de una página en el que se enumeran los clientes activos, las entregas pendientes y las cuentas que requieren la transferencia de credenciales. Las tareas se asignan automáticamente al nuevo responsable, al jefe técnico y al departamento financiero para que comprueben los accesos y la facturación. Los responsables revisan y aprueban el informe; cualquier elemento marcado se asigna para que un empleado se ocupe de él de inmediato. El resultado es una transición más clara con menos tareas olvidadas.
¿A quién va dirigido?
- Los equipos de RR. HH. de las organizaciones en expansión necesitan un proceso de salida del personal fiable y repetible que permita conservar el conocimiento institucional.
- Responsables de operaciones de equipos de atención al cliente: reduzcan el riesgo que supone la marcha de personas de contacto clave y garanticen la continuidad.
- Empresas de servicios profesionales: mantener los niveles de servicio y la continuidad de los proyectos durante la rotación de personal.
- Pymes con procesos de traspaso limitados: elimina la pérdida de conocimientos puntuales sin aumentar la plantilla.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la configuración, el funcionamiento y el mantenimiento continuo de la automatización del proceso de baja. Implementi.ai configura las integraciones acordadas, ejecuta el resumen mediante IA y el enrutamiento de tareas, supervisa el funcionamiento de la automatización y gestiona los errores o las ejecuciones fallidas. El servicio también incluye actualizaciones razonables de las reglas de decisión y la lógica de enrutamiento a medida que cambien tus procesos.
- Funcionamiento y supervisión del sistema de automatización.
- Conexiones a los sistemas acordados (configurados antes del lanzamiento).
- Procesamiento con IA para la síntesis y la clasificación.
- Gestión y resolución de errores de automatización, así como actualizaciones razonables de la configuración.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Las organizaciones que registran menos de un puñado de salidas al año y prefieren traspasos totalmente manuales y muy personalizados pueden considerar que este producto es excesivo.
- Equipos formados exclusivamente por contratistas externos, en los que los conocimientos se mantienen deliberadamente fuera de la empresa y no se transfieren a nivel interno.
Cómo funciona
- Se ha detectado el evento de salida. Se detecta un evento de baja a partir de tu sistema de información de recursos humanos (HRIS), un webhook configurado o un activador manual autorizado. El sistema registra el evento e inicia un nuevo flujo de trabajo de traspaso.
- Agregación de datos con autorización. La automatización recopila las fuentes de datos autorizadas vinculadas al empleado —correos electrónicos recientes, eventos del calendario, registros de CRM, carpetas de unidades compartidas y canales de chat— utilizando los métodos de conexión acordados.
- Resumen y clasificación mediante IA. La IA extrae los proyectos activos, las entregas previstas, los contactos clave, las aprobaciones pendientes y las dependencias de acceso, y los organiza en un informe de traspaso estructurado.
- Generación y asignación de tareas. El servicio convierte las partidas pendientes en tareas que se pueden llevar a cabo, asigna responsables o equipos, establece fechas límite recomendadas y publica las tareas en el gestor de tareas o la herramienta de colaboración configurados.
- Detección de excepciones y revisión humana. Los elementos marcados como de alto riesgo o incompletos se señalan para su revisión manual; se envían notificaciones al responsable correspondiente o a la persona de contacto de RR. HH. para su aprobación o intervención.
- Seguimiento de la finalización y archivo. El sistema automatizado realiza un seguimiento del estado de finalización de las tareas y almacena el informe final de traspaso y el historial de las tareas en el repositorio acordado, para su auditoría y futura consulta.
- Ajuste en curso. Implementi.ai supervisa las ejecuciones, gestiona los errores, perfecciona las reglas de clasificación y actualiza la lógica de enrutamiento a medida que evolucionan las necesidades de tu organización.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que utiliza un sistema de información de recursos humanos (HRIS) y un Google Drive compartido. Un empleado presenta su renuncia y el HRIS activa una alerta de baja. La automatización recopila los eventos del calendario de los últimos tres meses, los hilos de correo electrónico con los clientes y los registros de cuentas del CRM vinculados a ese empleado. La IA destaca dos entregables activos para clientes con vencimiento en los próximos 30 días, tres cuentas que requieren una transferencia de credenciales y un retraso en las entradas de horas no facturadas. Genera un resumen del traspaso y crea tres tareas: reasignar el cliente A a un compañero concreto, transferir el acceso al equipo de facturación y conciliar las entradas de horas con el departamento financiero. Un elemento marcado relativo a una cláusula contractual sin resolver se remite al departamento jurídico para su gestión manual. Las tareas y el informe final se almacenan en la unidad de la empresa y se realiza un seguimiento de las mismas hasta su cierre.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas más habituales que se pueden conectar se incluyen las plataformas de gestión de recursos humanos (HRIS) (por ejemplo, Workday, BambooHR o Personio), sistemas CRM (Salesforce, HubSpot), repositorios de documentos y unidades de almacenamiento en la nube (Google Workspace, Microsoft OneDrive), herramientas de colaboración y gestión de tareas (Slack, Microsoft Teams, Asana, Jira, Trello), y sistemas de nóminas o financieros para la facturación o la transferencia de accesos. Estos nombres de plataformas son ejemplos; la compatibilidad definitiva se confirma antes del lanzamiento.
Métodos de conexión
Nos conectamos mediante las API o los webhooks disponibles, cuentas de servicio preaprobadas para almacenes de documentos, importación de correo electrónico cuando sea necesario y exportaciones en formato CSV o programadas si no hay ninguna API disponible. También podemos utilizar Google Sheets como fuente de datos provisional para la introducción manual de datos. El método exacto se acuerda durante la incorporación y se prueba antes de la puesta en marcha.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordaremos qué sistema de información de recursos humanos (HRIS) proporcionará los desencadenantes de salida, a qué repositorios y cuentas podrá acceder la automatización, y los puntos finales de tareas o notificaciones de destino para los elementos enrutados. Deberá proporcionar datos de muestra, una lista de responsables de tareas o asignaciones de roles, así como sus reglas de decisión para la escalación y las aprobaciones (por ejemplo, qué elementos requieren la firma de un responsable jurídico). El método de acceso, los ámbitos de aplicación y la compatibilidad se confirman y se prueban antes de habilitar la automatización en producción.
Preguntas frecuentes
¿A qué sistemas te puedes conectar para activar los procesos de baja?
Normalmente nos conectamos al sistema de información de recursos humanos (HRIS) que ya utilizas para detectar los casos de baja. Si no dispones de un HRIS, podemos aceptar un activador manual, una notificación por correo electrónico o una exportación programada en formato CSV. La compatibilidad específica con cada plataforma se confirma durante el proceso de incorporación.
¿Cómo se gestionan los datos sensibles durante el proceso de resumen?
La automatización solo procesa las fuentes de datos que usted apruebe explícitamente. La fase de síntesis se centra en el contexto empresarial (proyectos, contactos, tareas) y no modifica sus sistemas de origen. El método de acceso y los ámbitos de datos se acuerdan antes de la puesta en marcha.
¿Puedo exigir que se solicite la aprobación de una persona antes de crear o reasignar tareas?
Sí. Puedes configurar los controles de aprobación para que los responsables o los revisores de RR. HH. verifiquen el informe de traspaso antes de que se creen las tareas o se notifique a los responsables.
¿Qué ocurre con los elementos que la IA no puede clasificar con certeza?
Los elementos que se sitúan por debajo del umbral de confianza configurado se marcan para su revisión manual y se envían al revisor seleccionado. De este modo, se evitan errores de asignación automática y se garantiza que los responsables mantengan el control sobre los casos ambiguos.
¿Hasta qué punto se puede personalizar?
El servicio admite reglas de enrutamiento personalizadas, asignaciones de roles a titulares, modificaciones de plantillas de traspaso y umbrales de escalación. Implementi.ai se encarga de la configuración y de las actualizaciones periódicas como parte del servicio mensual.
¿Qué factores influyen en el precio mensual?
El precio depende del número y el tipo de integraciones, el volumen previsto de eventos de salida, el plazo acordado para la conservación del historial de traspasos y la supervisión y el ajuste continuos. Confirmamos el alcance y el precio definitivos durante el proceso de venta e incorporación.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de información de recursos humanos (HRIS), de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de almacenamiento de documentos utiliza tu empresa, y cuántas bajas mensuales prevés que haya.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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