描述
该服务可收集离职员工的关键知识——包括未完成的任务、重要联系人、账户访问权限、常规职责以及重要文件——随后生成简明扼要的交接摘要，并将后续行动分配给相关负责人。Implementi.ai 负责配置和运行该自动化流程，确保在触发离职流程时，整个流程能够稳定可靠地运行。.
该产品摒弃了临时性的邮件讨论串、电子表格和临时召集的会议，提供结构化且可搜索的交接摘要，以及与您的人力资源和协作系统集成的可追踪任务列表。我们会维护和监控自动化流程，处理例外情况，并随着您流程的变化及时更新规则。.
问题
当员工离职时，信息会分散在电子邮件、聊天记录、CRM记录、共享驱动器和个人笔记中。团队不得不匆忙确认信息归属、哪些客户或项目可能受到影响，以及哪些访问权限必须撤销或转移。 手动交接往往缺乏一致性，依赖于个人的工作质量，且经常遗漏非正式知识——这导致工作重复、错过截止日期以及与客户产生摩擦。随着组织规模的扩大，离职事件的数量和跨团队职责的复杂性也在增加，使得临时性的交接成为一种运营风险。.
该解决方案实现了哪些自动化功能
该产品可自动处理员工离职时的信息采集、总结及交接任务协调工作。它能检测离职触发条件，从约定数据源汇总相关数据，生成标准化的交接简报，并创建任务，将任务分派给负责人或团队以供完成和核验。.
- 检测来自 HRIS 或已配置触发器（离职工作流、解雇标记、已提交离职通知）的离职事件。.
- 汇总与该人员相关的近期电子邮件、日历事件、CRM客户信息、共享驱动器文件夹和聊天记录。.
- 生成一份简明扼要的交接摘要，重点列出正在进行的项目、客户联系人、待审批事项以及访问权限要求。.
- 在任务管理或协作工具中创建并分配后续任务，并设定截止日期和负责人。.
- 对不完整或高风险的项目进行标记，以便人工审核，并根据商定的规则上报。.
您的企业将获得什么
- 保存关键知识。. 自动捕获最相关的文档、联系人及背景信息，以便替补人员和团队能够直接接手工作，而无需反复询问背景情况。.
- 降低未能履行义务的风险。. 通过结构化的交接简报和分配的任务，大大降低了批准、续约或客户行动被遗漏的可能性。.
- 节省经理的时间。. 经理们会收到一份可供审阅的摘要和一份已分发的任务清单，而无需在各个系统和收件箱中四处查找。.
- 新员工入职流程更快。. 新员工或临时负责人上任时，会收到一份按优先级排序的清单，其中列出了需要关注的事项以及相关支持材料的查找途径。.
- 可追溯的交接流程。. 所有生成的简报、分配的任务和异常记录均集中存储，以支持审计和流程改进。.
一个实际应用案例
某中型服务团队的一名高级客户经理提交了四周的离职通知。 人力资源团队无需进行一系列手动交接，而是通过HRIS系统启动离职流程。自动化系统会提取该客户经理的日程表、近期客户邮件、CRM系统中的客户账户以及相关共享文件夹，随后生成一份一页纸的摘要，列出活跃客户、即将交付的工作以及需要转移登录凭证的账户。 各项任务会自动分配给新负责人、技术负责人以及财务部门，以便进行访问权限和账单核查。经理们审核并批准该简报；任何被标记的项目都会被分配给相关人员，以便立即采取人工处理措施。最终实现了更清晰的交接流程，减少了遗漏事项。.
为谁而设？
- 处于快速扩张阶段的企业中，人力资源团队需要一种可靠且可重复的离职流程，以保留机构知识。.
- 面向客户的团队运营经理——降低关键联系人离职带来的风险，并确保业务连续性。.
- 专业服务公司——在人员流动期间保持服务水平和项目连续性。.
- 交接流程不完善的中小企业——无需增加人手，即可消除因临时性工作导致的知识流失。.
月度服务包含哪些内容
月度订阅服务涵盖离职流程自动化的配置、运行和持续维护。Implementi.ai 将配置双方商定的集成方案，运行 AI 摘要生成和任务分发功能，监控自动化流程的运行状况，并处理错误或运行异常的情况。此外，随着您业务流程的变化，该服务还包括对决策规则和分发逻辑的合理更新。.
- 自动化系统的运行与监控。.
- 与已商定的系统建立连接（在启动前已配置完毕）。.
- 用于摘要生成和分类的人工智能处理。.
- 处理和修复自动化错误，并进行合理的配置更新。.
何时可能不需要此解决方案
- 对于每年退出案例不足寥寥数例，且更倾向于完全手动、高度个性化交接流程的组织而言，该产品可能显得过于复杂。.
- 严格由外部承包商组成的团队，其知识被有意保留在外部，而不向内部转移。.
工作原理
- 已捕获退出触发器。. 系统通过您的HRIS、已配置的Webhook或经授权的手动触发器检测到离职事件。系统将该事件记录在案，并启动新的交接工作流。.
- 许可式数据聚合。. 该自动化流程会通过商定的连接方式，收集与该员工关联的已批准数据源——包括最近的电子邮件、日历事件、CRM 客户归属信息、共享驱动器文件夹以及聊天频道。.
- AI摘要生成与分类。. 该人工智能系统会提取正在进行的项目、即将交付的成果、关键联系人、待审批事项以及访问权限依赖关系，并将它们整理成一份结构化的交接简报。.
- 任务生成与路由。. 该服务将待办事项转化为可执行的任务，分配给负责人或团队，设定建议的截止日期，并将任务发布到已配置的任务管理器或协作工具中。.
- 异常检测和人工审核。. 标记为“高风险”或“不完整”的项目会被标记出来以供人工审核；系统会向相关经理或人力资源联系人发送通知，以便其进行审批或干预。.
- 进度跟踪与归档。. 该自动化系统会跟踪任务完成状态，并将最终的交接简报和任务历史记录存储在约定的存储库中，以供审计和日后参考。.
- 正在进行调整。. 随着贵组织需求的不断变化，Implementi.ai 会监控运行情况、处理错误、优化分类规则并更新路由逻辑。.
工作流示例
例如，设想一家公司同时使用人力资源信息系统（HRIS）和共享的Google Drive。当员工提交离职申请后，HRIS会标记“离职”状态。自动化系统会提取该员工最近三个月的日历事件、客户邮件往来以及关联的CRM客户记录。 人工智能会突出显示两项将在30天内到期的活跃客户交付成果、三个需要转移访问权限的客户账户，以及积压的未开票工时记录。它会生成一份交接摘要，并创建三项任务：将客户A重新分配给指定的同事、将访问权限转移给计费团队，以及与财务部门核对工时记录。 关于一项未解决的合同条款的标记事项被上报至法务部门进行人工处理。各项任务及最终工作简报均存储在公司云盘中，并持续跟踪直至完成。.
集成
典型系统
可连接的典型系统包括人力资源信息系统（HRIS）平台（例如 Workday、BambooHR 或 Personio）、 CRM系统（如Salesforce、HubSpot）、文档存储库和云盘（如Google Workspace、Microsoft OneDrive）、协作与任务管理工具（如Slack、Microsoft Teams、Asana、Jira、Trello），以及用于账单处理或权限交接的薪资或财务系统。上述平台名称仅为示例；最终兼容性将在上线前予以确认。.
连接方法
我们通过现有的 API 或 Webhook 进行连接，使用预先批准的文档存储服务账户，根据需要进行电子邮件数据采集，若 API 不可用，则采用 CSV 格式或定时导出。此外，我们还可以将 Google 表格用作临时数据源，用于手动交接输入。具体方法将在入职过程中商定，并在正式上线前进行测试。.
我们希望贵公司能提供以下内容
在上线前，我们将商定由哪个人力资源信息系统（HRIS）提供离职触发条件，自动化流程可访问哪些存储库和账户，以及路由项的目标任务/通知端点。您需提供样本数据、任务负责人列表或角色映射，以及关于升级和审批的决策规则（例如哪些事项需要法律签字）。 在启用生产环境自动化之前，我们将确认并测试访问方式、权限范围及兼容性。.
常见问题解答
您可以连接哪些系统来触发离职流程？
我们通常会连接您现有的HRIS系统来检测离职事件。如果没有HRIS系统，我们也可以接受手动触发、电子邮件通知或定时CSV导出。具体的平台兼容性将在入职过程中确认。.
在摘要生成过程中，敏感数据是如何处理的？
该自动化流程仅处理您明确批准的数据源。汇总步骤侧重于业务背景（项目、联系人、任务），且不会更改您的源系统。访问方式和数据范围将在启动前达成一致。.
我能否要求在创建或重新分配任务之前必须经过人工审批？
是的。您可以配置审批流程，以便在创建任务或通知任务负责人之前，由经理或人力资源审核人员核验交接说明。.
对于AI无法确信地分类的项目，会发生什么情况？
低于配置的置信度阈值的项目会被标记为需人工审核，并转交给选定的审核员。这可以防止自动分配出现错误，并确保经理能够对存在歧义的案例保持控制权。.
可以进行多少定制？
该服务支持自定义路由规则、角色与所有者映射、交接模板编辑以及升级阈值。Implementi.ai 会作为月度服务的一部分，负责配置及后续更新工作。.
是什么因素影响了月度价格？
价格取决于集成数量和类型、预计的退出事件量、商定的交接记录保留期限以及持续的监控/调优服务。我们将在销售和入职过程中确认最终范围和价格。.
价格
激活费涵盖商定的自动化范围的初始配置、实施和上线工作。.
月度订阅费用涵盖了自动化服务的日常运行、维护和管理。.
具体范围和最终的月费将在上线前确定。.
准备好将此流程自动化了吗？
请告知我们贵公司使用哪些HRIS、CRM和文档存储系统，以及预计每月离职人数是多少。.
我们将确认该解决方案的接入方式、适用范围以及最终的月度订阅费用。.
| 给我们发电子邮件contact@implementi.ai | 请致电我们+48 660 983 178 |
