Opis
Usługa ta pozwala zebrać kluczową wiedzę odchodzących pracowników — niezrealizowane zadania, najważniejsze kontakty, dostęp do kont, powtarzające się obowiązki oraz niezbędne dokumenty — a następnie generuje zwięzłe instrukcje dotyczące przekazania obowiązków i kieruje działania następcze do odpowiednich osób. Implementi.ai konfiguruje i obsługuje automatyzację, dzięki czemu proces przebiega niezawodnie po uruchomieniu procedury odejścia.
Zamiast doraźnych wątków e-mailowych, arkuszy kalkulacyjnych i spotkań organizowanych w ostatniej chwili, nasze rozwiązanie zapewnia uporządkowane, umożliwiające wyszukiwanie podsumowania przekazania zadań oraz listę zadań z funkcją śledzenia, która integruje się z systemami kadrowymi i narzędziami do współpracy. Dbamy o utrzymanie i monitorowanie automatyzacji, zajmujemy się sytuacjami wyjątkowymi oraz aktualizujemy reguły w miarę zmian w procesach.
Problem
Kiedy pracownicy odchodzą, informacje są rozproszone po wiadomościach e-mail, czatach, wpisach w systemie CRM, współdzielonych dyskach i osobistych notatkach. Zespoły z trudem próbują ustalić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, którzy klienci lub projekty mogą na tym ucierpieć oraz które uprawnienia dostępu należy cofnąć lub przekazać. Ręczne przekazywanie obowiązków jest niejednolite, zależy od indywidualnej jakości wykonania i często pomija wiedzę nieformalną — co prowadzi do powielania pracy, niedotrzymywania terminów i nieporozumień z klientami. W miarę rozwoju organizacji rośnie liczba odejść oraz złożoność obowiązków między zespołami, co sprawia, że doraźne przekazywanie obowiązków staje się ryzykiem operacyjnym.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje proces gromadzenia danych, sporządzania podsumowań oraz koordynacji zadań związanych z przekazaniem obowiązków w przypadku odejścia pracowników. Wykrywa czynniki wywołujące odejście, gromadzi odpowiednie dane z uzgodnionych źródeł, generuje standardową instrukcję przekazania obowiązków oraz tworzy zadania kierowane do osób odpowiedzialnych lub zespołów w celu ich realizacji i weryfikacji.
- Wykrywanie zdarzeń związanych z odejściem z systemu HRIS lub na podstawie skonfigurowanego wyzwalacza (proces zakończenia zatrudnienia, oznaczenie o rozwiązaniu umowy, złożone wypowiedzenie).
- Zbierz najnowsze wiadomości e-mail, wydarzenia z kalendarza, konta CRM, foldery na dysku współdzielonym oraz historię czatów powiązane z daną osobą.
- Przygotuj zwięzłe podsumowanie dotyczące przekazania spraw, w którym uwzględnisz bieżące projekty, dane kontaktowe klientów, oczekujące na zatwierdzenie sprawy oraz wymagania dotyczące dostępu.
- Twórz i przypisuj zadania do realizacji w narzędziach do zarządzania zadaniami lub narzędziach do współpracy, określając terminy wykonania i osoby odpowiedzialne.
- Należy oznaczyć niekompletne lub wysokiego ryzyka pozycje do weryfikacji przez pracownika i eskalować je zgodnie z ustalonymi zasadami.
Korzyści dla Twojej firmy
- Zachowaj kluczową wiedzę. Automatycznie gromadzi najważniejsze dokumenty, kontakty i informacje kontekstowe, dzięki czemu osoby zastępujące oraz zespoły mogą bez problemu przejąć zadania bez konieczności ponownego ustalania kontekstu.
- Zmniejsz ryzyko niewywiązania się z zobowiązań. Dzięki uporządkowanym instrukcjom przekazywania spraw i przydzielonym zadaniom znacznie zmniejsza się ryzyko przeoczenia zatwierdzeń, przedłużeń lub działań wymaganych od klienta.
- Oszczędź czas menedżerów. Menedżerowie otrzymują gotowe do przejrzenia podsumowanie oraz listę przydzielonych zadań, dzięki czemu nie muszą przeszukiwać różnych systemów i skrzynek odbiorczych.
- Szybsze wdrażanie nowych pracowników zastępczych. Nowi pracownicy lub tymczasowi właściciele zaczynają od listy zadań uszeregowanych według priorytetów, zawierającej informacje o tym, na co należy zwrócić uwagę i gdzie znaleźć materiały pomocnicze.
- Przekazywanie obowiązków podlegające kontroli. Wszystkie wygenerowane raporty, przydzielone zadania i uwagi dotyczące wyjątków są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia przeprowadzanie audytów i usprawnianie procesów.
Praktyczny przykład zastosowania
W średniej wielkości zespole ds. obsługi klienta starszy menedżer ds. obsługi klienta złożył wypowiedzenie z czterotygodniowym okresem wypowiedzenia. Zamiast przeprowadzać serię ręcznych przekazów obowiązków, zespół HR uruchamia proces odejścia w systemie HRIS. Automatyzacja pobiera kalendarz menedżera ds. obsługi klienta, ostatnie wiadomości e-mail od klientów, konta w systemie CRM oraz odpowiednie foldery współdzielone, a następnie generuje jednostronicowe podsumowanie zawierające listę aktywnych klientów, nadchodzących zadań oraz kont wymagających przeniesienia danych dostępowych. Zadania są automatycznie przypisywane nowemu opiekunowi, kierownikowi technicznemu oraz działowi finansowemu w celu sprawdzenia uprawnień dostępu i rozliczeń. Menedżerowie przeglądają i zatwierdzają zestawienie; wszelkie zaznaczone pozycje są przypisywane do natychmiastowej interwencji człowieka. Efektem jest bardziej przejrzyste przekazanie obowiązków, przy mniejszej liczbie pominiętych spraw.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy kadr w rozwijających się organizacjach — potrzebują niezawodnego, powtarzalnego procesu odejścia z pracy, który pozwoli zachować wiedzę organizacyjną.
- Kierownicy operacyjni zespołów obsługujących klientów — ograniczcie ryzyko związane z odejściem kluczowych osób i zapewnijcie ciągłość działania.
- Firmy świadczące usługi profesjonalne — utrzymanie poziomu usług i ciągłości realizacji projektów w okresie rotacji personelu.
- Małe i średnie przedsiębiorstwa o ograniczonych procesach przekazywania obowiązków — wyeliminuj doraźną utratę wiedzy bez zwiększania zatrudnienia.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje konfigurację, obsługę oraz bieżącą konserwację systemu automatyzacji procesu odejścia pracowników. Implementi.ai konfiguruje uzgodnione integracje, uruchamia funkcje podsumowywania oparte na sztucznej inteligencji oraz kierowania zadaniami, monitoruje działanie systemu automatyzacji oraz zajmuje się błędami lub nieudanymi przebiegami. Usługa obejmuje również uzasadnione aktualizacje reguł decyzyjnych i logiki kierowania zadań w miarę zmian w procesach.
- Obsługa i monitorowanie systemu automatyki.
- Połączenia z uzgodnionymi systemami (skonfigurowane przed uruchomieniem).
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji służące do tworzenia streszczeń i klasyfikacji.
- Obsługa i usuwanie błędów związanych z automatyzacją oraz wprowadzanie uzasadnionych zmian w konfiguracji.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które odnotowują mniej niż kilka wyjść rocznie i preferują całkowicie ręczne, wymagające dużego zaangażowania procesy przekazywania spraw, mogą uznać ten produkt za zbyt rozbudowany.
- Zespoły składające się wyłącznie z zewnętrznych wykonawców, w których wiedza jest celowo utrzymywana na zewnątrz i nie jest przekazywana wewnątrz organizacji.
Jak to działa
- Zarejestrowano sygnał wyzwalający wyjście. Zdarzenie związane z odejściem pracownika jest wykrywane na podstawie danych z systemu HRIS, skonfigurowanego webhooka lub autoryzowanego ręcznego wyzwalacza. System rejestruje to zdarzenie i uruchamia nowy proces przekazania obowiązków.
- Agregacja danych z zachowaniem zasad dostępu. System automatyczny gromadzi zatwierdzone źródła danych powiązane z pracownikiem — najnowsze wiadomości e-mail, wydarzenia z kalendarza, rekordy w systemie CRM, foldery na dysku współdzielonym oraz kanały czatu — przy użyciu uzgodnionych metod połączenia.
- Podsumowywanie i klasyfikacja oparte na sztucznej inteligencji. Sztuczna inteligencja wyodrębnia aktywne projekty, nadchodzące terminy realizacji, kluczowe osoby kontaktowe, zaległe zatwierdzenia oraz zależności dotyczące dostępu, a następnie porządkuje je w uporządkowaną instrukcję przekazania zadań.
- Tworzenie zadań i ich przydzielanie. Usługa przekształca otwarte pozycje w zadania do realizacji, przypisuje je do konkretnych osób lub zespołów, ustala sugerowane terminy wykonania oraz umieszcza zadania w skonfigurowanym menedżerze zadań lub narzędziu do współpracy.
- Wykrywanie wyjątków i weryfikacja przez człowieka. Pozycje oznaczone jako „wysokie ryzyko” lub „niekompletne” są zaznaczane do ręcznej weryfikacji; powiadomienia są wysyłane do odpowiedniego kierownika lub osoby kontaktowej z działu kadr w celu zatwierdzenia lub podjęcia działań.
- Śledzenie realizacji i archiwizacja. System automatyzacji śledzi status realizacji zadań oraz przechowuje końcową notatkę przekazową i historię zadania w uzgodnionym repozytorium na potrzeby audytu i przyszłego wykorzystania.
- Trwa proces dostrajania. Implementi.ai monitoruje przebieg procesów, obsługuje błędy, udoskonala reguły klasyfikacji i aktualizuje logikę kierowania zadań w miarę zmian potrzeb Twojej organizacji.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która korzysta z systemu HRIS oraz wspólnego dysku Google Drive. Pracownik składa wypowiedzenie, a system HRIS zaznacza flagę zakończenia zatrudnienia. Automatyzacja pobiera wydarzenia kalendarzowe z ostatnich trzech miesięcy, wątki e-mailowe z klientami oraz rekordy kont w systemie CRM powiązane z tym pracownikiem. Sztuczna inteligencja wskazuje dwa aktywne zlecenia dla klientów, których termin realizacji upływa w ciągu 30 dni, trzy konta wymagające przeniesienia uprawnień oraz zaległości w rozliczeniu niezafakturowanych wpisów czasowych. Generuje podsumowanie przekazania obowiązków i tworzy trzy zadania: przypisanie klienta A do wskazanego współpracownika, przeniesienie uprawnień dostępu do zespołu rozliczeniowego oraz uzgodnienie wpisów czasowych z działem finansowym. Zgłoszona kwestia dotycząca nierozstrzygniętej klauzuli umownej jest przekazywana do działu prawnego w celu ręcznego rozpatrzenia. Zadania i ostateczna instrukcja są przechowywane na firmowym dysku i monitorowane aż do zamknięcia sprawy.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, które można podłączyć, należą platformy HRIS (na przykład Workday, BambooHR lub Personio), systemy CRM (Salesforce, HubSpot), repozytoria dokumentów i dyski w chmurze (Google Workspace, Microsoft OneDrive), narzędzia do współpracy i zarządzania zadaniami (Slack, Microsoft Teams, Asana, Jira, Trello) oraz systemy płacowe lub finansowe służące do fakturowania lub przekazywania uprawnień dostępu. Podane nazwy platform mają charakter przykładowy; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Łączymy się za pomocą dostępnych interfejsów API lub webhooków, wcześniej zatwierdzonych kont usługowych do przechowywania dokumentów, pobierania wiadomości e-mail w razie potrzeby oraz plików CSV lub zaplanowanych eksportów, jeśli interfejs API nie jest dostępny. Możemy również wykorzystać Arkusze Google jako tymczasowe źródło danych do ręcznego wprowadzania danych. Dokładna metoda jest uzgadniana podczas wdrażania i testowana przed uruchomieniem systemu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, który system HRIS będzie dostarczał sygnały wyzwalające zakończenie procesu, do jakich repozytoriów i kont automatyzacja będzie miała dostęp, a także docelowe punkty końcowe zadań/powiadomień dla przekierowywanych elementów. Państwo dostarczą przykładowe dane, listę właścicieli zadań lub mapowanie ról, a także zasady decyzyjne dotyczące eskalacji i zatwierdzeń (na przykład, które elementy wymagają podpisu prawnego). Przed uruchomieniem automatyzacji w środowisku produkcyjnym potwierdzamy i testujemy metodę dostępu, zakresy oraz zgodność.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć w celu uruchamiania zdarzeń związanych z zakończeniem zatrudnienia?
Zazwyczaj łączymy się z systemem HRIS, z którego już korzystacie, aby wykrywać zdarzenia związane z odejściem pracowników. Jeśli system HRIS nie jest dostępny, możemy zaakceptować ręczne wyzwolenie, powiadomienie e-mailowe lub zaplanowany eksport pliku CSV. Kompatybilność z konkretną platformą jest potwierdzana podczas wdrażania.
W jaki sposób traktowane są dane wrażliwe podczas tworzenia podsumowań?
Automatyzacja przetwarza wyłącznie te źródła danych, na które wyraźnie wyrazisz zgodę. Etap tworzenia podsumowań koncentruje się na kontekście biznesowym (projekty, kontakty, zadania) i nie powoduje zmian w systemach źródłowych. Sposób dostępu oraz zakresy danych są uzgadniane przed uruchomieniem.
Czy mogę wprowadzić wymóg zatwierdzenia przez użytkownika przed utworzeniem lub ponownym przypisaniem zadań?
Tak. Można skonfigurować etapy zatwierdzania tak, aby kierownicy lub osoby z działu kadr weryfikowały instrukcję przekazania zadań przed utworzeniem zadań lub powiadomieniem osób, którym mają zostać przydzielone.
Co dzieje się z elementami, których sztuczna inteligencja nie potrafi jednoznacznie sklasyfikować?
Pozycje poniżej skonfigurowanego progu pewności są oznaczane do ręcznej weryfikacji i przekazywane do wybranego weryfikatora. Zapobiega to błędnemu automatycznemu przypisaniu i pozwala menedżerom zachować kontrolę nad niejednoznacznymi przypadkami.
W jakim stopniu można dostosować produkt do własnych potrzeb?
Usługa obsługuje niestandardowe reguły routingu, przypisania ról do właścicieli, edycję szablonów przekazywania spraw oraz progi eskalacji. Firma Implementi.ai zajmuje się konfiguracją i bieżącymi aktualizacjami w ramach miesięcznej usługi.
Co wpływa na cenę miesięczną?
Cena uwzględnia liczbę i rodzaj integracji, przewidywaną liczbę zdarzeń wyjściowych, uzgodniony okres przechowywania historii przekazania oraz bieżące monitorowanie i optymalizację. Ostateczny zakres usług i cenę potwierdzamy w trakcie procesu sprzedaży i wdrażania.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów HRIS, CRM i repozytoriów dokumentów korzysta Państwa firma oraz ile osób, jak szacujecie, odchodzi z pracy każdego miesiąca.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
