Descripción
Muchas empresas en expansión siguen dedicando mucho tiempo a cotejar cada factura de los proveedores con las órdenes de compra y los albaranes de entrega. Esa tarea es repetitiva, propensa a errores y urgente: los desajustes detectados retrasan los pagos, reducen los márgenes al perder descuentos o dan lugar a pagos duplicados y disputas con los proveedores. Lo que los equipos necesitan es un proceso fiable que se ejecute a diario, que señale únicamente las facturas que realmente requieren intervención humana y que permita mantener unos plazos de pago predecibles.
En qué consiste el servicio
El conciliador de órdenes de compra y facturas basado en IA concilia de forma continua las facturas de proveedores que se reciben con las órdenes de compra y las confirmaciones de entrega de tu empresa. El servicio aplica reglas de coincidencia configurables (número de orden de compra, códigos de artículo, cantidades, tolerancias de precio e identidad del proveedor), utiliza OCR cuando las facturas llegan en formato de imagen o PDF, y consolida los resultados en un informe diario de excepciones. Las coincidencias sencillas se marcan como resueltas y se realiza un seguimiento de ellas; las excepciones se agrupan, se explican y se priorizan para que los empleados del departamento de cuentas por pagar tengan que gestionar un número mucho menor de registros cada día.
¿Qué ocurre en la práctica?
Tras la configuración inicial, el sistema supervisa las fuentes de facturas que ya utilizas —correo electrónico, una carpeta compartida o exportaciones periódicas desde tu sistema de contabilidad—. Cada día laborable recibes un resumen conciso de la conciliación: cuántas facturas se han cotejado automáticamente, una lista priorizada de excepciones con los motivos sugeridos (falta de orden de compra, variación de precio, discrepancia en la cantidad) y los siguientes pasos recomendados para cada excepción. El personal de la contabilidad de proveedores solo tiene que abrir las excepciones, revisar las soluciones sugeridas y confirmar las acciones. El resultado es cuantificable: menos conciliaciones manuales, aprobaciones más rápidas, menos retrasos en los pagos y registros de auditoría más claros.
Lo que obtienes
- Menor carga de trabajo manual: la mayoría de las facturas se concilian automáticamente y se eliminan de la lista de tareas diarias pendientes.
- Menos retrasos en los pagos y recuperación de los descuentos por pago anticipado gracias a un proceso predecible.
- Menores índices de error: las facturas duplicadas y las discrepancias se detectan antes, con pruebas claras adjuntas.
- Gestión clara de excepciones: cada incidencia incluye una causa sugerida y una acción recomendada para resolverla rápidamente.
- Mejora de las relaciones con los proveedores: pagos más rápidos y precisos, y menos disputas.
A quién va dirigido
Este servicio está diseñado para empresas que emiten y reciben órdenes de compra y desean ampliar su departamento de cuentas por pagar sin necesidad de contratar a más personal. Los clientes habituales son mayoristas, distribuidores, fabricantes y empresas de comercio electrónico de tamaño medio que reciben facturas de proveedores de forma habitual y desean reducir el tiempo dedicado a la conciliación manual.
Gestionado por implementi.ai
implementi.ai se encarga de todo el servicio: configuramos las reglas de correspondencia para tu empresa, conectamos las fuentes de documentos necesarias, supervisamos las ejecuciones diarias y nos ocupamos del mantenimiento, las actualizaciones y las correcciones. Si es necesario ajustar las reglas de correspondencia —o si aparece un nuevo formato de proveedor—, adaptamos el proceso por ti. Recibirás el resumen diario y una cola de excepciones; tu equipo solo intervendrá cuando sea necesario el criterio humano.
Suscripción: 99 PLN netos al mes.
Para empezar, necesitas tener acceso a facturas de muestra, al formato de exportación de tus órdenes de compra y a una persona de contacto de tu equipo de contabilidad para la configuración inicial de las reglas. Una vez configurado, dispondrás de un proceso de conciliación que funciona de forma continua y requiere poco mantenimiento, lo que permite que las cuentas por pagar sean predecibles y que tu equipo se centre en resolver las excepciones, en lugar de en tareas repetitivas de cotejo.
