Description
Ce service géré assure un suivi continu des factures des fournisseurs, des validations et des statuts de paiement afin de mettre en évidence les factures en retard, les doublons présumés et les validations bloquées dans les files d’attente internes. Implementi.ai configure les connexions, effectue des contrôles assistés par l’IA et gère l’automatisation afin que votre équipe chargée du traitement des comptes fournisseurs ne reçoive que les exceptions validées et les recommandations quant aux actions à entreprendre.
Ce service s'adresse aux équipes financières qui ont besoin d'une visibilité quotidienne et consolidée sur les flux ERP, comptables et de facturation électronique, sans avoir à augmenter leurs effectifs. Nous assurons l'exploitation et la maintenance du système d'automatisation, nous corrigeons les erreurs et nous adaptons les règles à mesure que vos processus évoluent.
Le problème
Sans automatisation, les équipes chargées des comptes fournisseurs s’appuient sur des rapports manuels, des tableurs et des vérifications ponctuelles de leur boîte de réception pour identifier les factures fournisseurs en retard. Il en résulte une visibilité fragmentée : des factures passent inaperçues, les validations sont bloquées par les mauvaises personnes, des doublons passent entre les mailles du filet et les remises pour paiement anticipé ne sont pas prises en compte. À mesure que le volume de factures augmente sur plusieurs systèmes, le rapprochement manuel devient plus lent et source d’erreurs, les validations sont retardées et les équipes financières se retrouvent à réagir à des crises plutôt que de gérer un flux régulier et hiérarchisé.
Ce que cette solution automatise
Ce produit automatise le suivi continu des factures, l'évaluation des risques et la remontée des incidents selon des règles prédéfinies, afin que les équipes chargées du paiement des factures n’interviennent que sur les exceptions validées. Le service signale les factures en retard, les doublons potentiels, les divergences entre les données des bons de commande et des factures, ainsi que les validations en attente depuis trop longtemps. Il peut également envoyer des rappels échelonnés et remonter les incidents aux validateurs désignés lorsque les règles configurées sont respectées.
- Importation quotidienne ou en temps réel des factures provenant de l'ERP, du système comptable ou d'e-mails.
- Détection des doublons et vérification de la correspondance entre factures et bons de commande à l'aide de l'IA.
- E-mails ou notifications automatiques de rappel destinés aux responsables de validation et aux fournisseurs.
- Système de notation par priorité et procédures d'escalade pour les factures en souffrance ou d'un montant élevé.
- Les résumés des tableaux de bord et les listes d'exceptions sont transmis aux équipes AP.
Les avantages pour votre entreprise
- Résolution plus rapide des exceptions. Automatise l'identification et la hiérarchisation des factures en souffrance afin que le personnel chargé des comptes fournisseurs puisse se concentrer sur les véritables exceptions plutôt que de devoir effectuer des recherches dans plusieurs systèmes.
- Réduction du risque de doublons et d'incohérences. Les contrôles assistés par l'IA permettent de repérer les factures susceptibles d'être en double et les divergences entre les factures et les bons de commande avant le traitement des paiements, ce qui réduit le travail de rapprochement manuel.
- Amélioration du débit des validations. Les rappels et les escalades basés sur des règles permettent de débloquer les validations en attente et de réduire les relances ponctuelles de la part du personnel financier.
- Une visibilité claire et globalisée. Regroupe l'ancienneté des factures provenant de plusieurs systèmes au sein d'une file d'attente unique et classée par ordre de priorité, afin que les responsables financiers puissent identifier d'un seul coup d'œil les points sensibles.
- Continuité des activités. implementi.ai assure l'exploitation, la surveillance et la maintenance du système d'automatisation, allégeant ainsi la charge de travail liée au support technique interne pour votre équipe.
Un cas d'utilisation concret
Pour un distributeur de taille moyenne recevant des factures provenant de trois plateformes de fournisseurs et d’un ERP, le responsable des comptes fournisseurs avait du mal à repérer les factures en attente de validation et les soumissions en double des fournisseurs, qui étaient à l’origine de litiges de paiement. Depuis la mise en service, le système automatisé importe les flux de factures, compare les données des factures à celles des bons de commande, signale les doublons et génère des rappels classés par ordre de priorité à l’intention des validateurs. Les factures de montant élevé ou dont l’ancienneté dépasse les seuils configurés sont automatiquement transmises à la direction financière. L’équipe chargée des comptes fournisseurs consulte chaque matin une liste unique des exceptions et consacre son temps à résoudre les problèmes plutôt qu’à rassembler les données.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes financières de taille moyenne gérant des factures provenant de plusieurs sources ont besoin d'un suivi consolidé des délais de paiement et d'un système de hiérarchisation des priorités.
- Les entreprises qui utilisent un progiciel de gestion intégré (ERP) ou un logiciel de comptabilité dans le cloud, ainsi que des portails fournisseurs, ont besoin d'une visibilité inter-systèmes.
- Les entreprises confrontées à des demandes fréquentes de la part des fournisseurs ou au risque de factures en double ont besoin d'une détection précoce et d'un traitement cohérent.
- Les entreprises qui souhaitent réduire les tâches manuelles liées au suivi des comptes fournisseurs sans augmenter leurs effectifs.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre les services d'automatisation et d'assistance nécessaires au bon fonctionnement de la solution en production. implementi.ai configure et connecte les systèmes convenus, effectue les contrôles d'IA, surveille l'automatisation et se charge de la correction des erreurs ainsi que de la maintenance courante. Dans le cadre de ce service géré, nous procédons également à des mises à jour raisonnables des paramètres de configuration, notamment les seuils, les calendriers de rappels et les règles d'escalade.
- Fonctionnement de l'automatisation et des traitements planifiés.
- Interconnexions avec les systèmes convenues avant le lancement.
- Traitement par IA pour la classification, la détection des doublons et la hiérarchisation.
- Surveillance, gestion et correction des erreurs d'automatisation, ainsi que mises à jour raisonnables de la configuration.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Les organisations qui reçoivent moins d'une poignée de factures fournisseurs par mois et pour lesquelles un traitement manuel suffit.
- Entreprises ne disposant pas de données de facturation électroniques ni d'aucun moyen pratique d'accès numérique aux factures (pas d'API, d'exportation de fichiers, d'e-mail ou de SFTP disponibles).
Comment ça marche
- Connecter les sources de factures. Nous convenons des systèmes à connecter (ERP, comptabilité, portail fournisseurs, boîte de réception des factures) et mettons en place des méthodes d'importation sécurisées afin que les factures soient transmises au moteur de surveillance.
- Normaliser et indexer les factures. Les enregistrements des factures entrantes sont harmonisés selon un format commun et les champs clés (fournisseur, numéro de facture, bon de commande, montant, dates) sont indexés en vue de contrôles automatisés.
- Validation assistée par l'IA. Les contrôles automatisés comparent les factures aux bons de commande, aux factures antérieures et à l'historique du fournisseur afin de détecter les doublons, les écarts de montant et les validations manquantes.
- Évaluez et classez par ordre de priorité. Chaque exception se voit attribuer un score de risque et d'urgence en fonction de l'ancienneté, de la valeur et du niveau de confiance dans la correspondance, afin que le personnel d'AP puisse traiter en priorité les éléments ayant le plus grand impact.
- Rappels automatiques. Des messages de rappel ou des notifications configurés sont envoyés au responsable de la facture ou à la personne chargée de la valider à intervalles réguliers afin de réduire les relances manuelles.
- Escalade basée sur des règles. Si les rappels ne permettent pas de résoudre le problème dans les délais convenus, le système transmet le dossier aux responsables désignés, conformément à vos règles.
- Suivi et optimisation opérationnels. implementi.ai surveille l'automatisation, corrige les erreurs courantes et adapte les règles de détection et les seuils à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent.
Exemple de flux de travail
Prenons l'exemple d'une entreprise qui reçoit des factures via un ERP, un portail fournisseurs et une boîte de réception comptable. Une facture arrive sans bon de commande et est acheminée vers la file d’attente des comptes fournisseurs ; le système automatisé extrait les champs de la facture, effectue une vérification de correspondance avec les bons de commande et recherche les factures quasi-dupliquées. L’IA la signale comme un doublon potentiel et lui attribue un score de risque moyen, car le montant et le fournisseur correspondent à une soumission récente. Un rappel est envoyé au responsable de validation initial, avec la facture susceptible d’être un doublon en pièce jointe ; si aucune action n’est entreprise dans le délai de vieillissement configuré, le dossier est transmis au responsable des comptes fournisseurs. Il en résulte une détection plus rapide des doublons et une prise en charge adéquate des factures anciennes à haut risque, sans qu’il soit nécessaire de créer manuellement des listes.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes que nous connectons habituellement, on trouve des plateformes ERP et financières telles qu’Oracle NetSuite, SAP ERP ou Microsoft Dynamics 365 Finance, des logiciels de comptabilité en cloud comme Xero ou Sage, ainsi que des portails fournisseurs ou des prestataires de facturation électronique. Nous assurons également l’intégration avec les boîtes de réception d’e-mails ou les flux SFTP utilisés pour la réception des factures. Il s’agit là d’exemples ; la compatibilité définitive est confirmée lors de la phase de cadrage.
Méthodes de connexion
Les méthodes de connexion possibles comprennent les API sécurisées ou les connecteurs natifs lorsqu'ils sont disponibles, les flux Webhook, les transferts de fichiers sécurisés via SFTP pour les fichiers de factures par lots, l'importation par e-mail des factures fournisseurs et les exportations programmées au format CSV ou vers Google Sheets. Nous convenons de la meilleure méthode pour chaque système au cours de la phase de mise en œuvre.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble des systèmes qui alimenteront le système en factures, des exemples de fichiers de factures, des méthodes d'accès (clés API, identifiants SFTP ou redirection de boîte mail), des processus de validation et des contacts à contacter en cas d'escalade. Nous aurons également besoin de vos règles de mise en correspondance des bons de commande, de vos seuils de validation et de vos préférences en matière de gestion des exceptions. La compatibilité et les méthodes d'accès précises sont confirmées avant la mise en œuvre.
FAQ
À quelles sources de factures pouvez-vous vous connecter ?
Nous pouvons nous connecter à des systèmes ERP et comptables, à des portails fournisseurs, à des boîtes de réception d'e-mails et à des flux de fichiers (CSV/SFTP). Lors de la phase de définition du périmètre, nous validons les systèmes concernés et les méthodes de connexion disponibles.
Comment les doublons et les divergences sont-ils gérés ?
Ce service utilise des contrôles basés sur des règles et une détection des similitudes assistée par l'IA pour mettre en évidence les doublons potentiels ou les divergences entre factures et bons de commande. Les cas suspects sont répertoriés comme exceptions et soumis à l'examen du service des comptes fournisseurs ; une validation humaine est requise avant toute décision de paiement.
Peut-on personnaliser la fréquence des rappels et les procédures d'escalade ?
Oui. Les calendriers de rappel, les seuils d'escalade et les listes de validateurs sont configurés lors de la mise en place et peuvent être modifiés dans le cadre du service géré mensuel.
Que se passe-t-il lorsque le processus automatisé rencontre une erreur ?
implementi.ai assure le suivi de l'automatisation et se charge de l'analyse des erreurs ainsi que de leur résolution pour les flux de données convenus. Nous signalons toute exception non résolue à votre équipe chargée des comptes fournisseurs afin qu'elle puisse y remédier manuellement.
Comment la tarification évolue-t-elle en fonction du volume de factures ou des intégrations ?
Le prix mensuel tient compte des intégrations prévues, de la fréquence de traitement et de l'assistance continue. Une augmentation significative du volume de données ou des intégrations supplémentaires pourraient nécessiter une révision de l'abonnement, que nous confirmerons avant d'effectuer toute modification.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont les progiciels de gestion intégrée (ERP), les logiciels de comptabilité et les canaux de réception des factures que vous utilisez, ainsi que votre volume mensuel habituel de factures.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
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