Description
L'outil « AI Supplier Early-Payment Discount Optimiser » analyse les factures des fournisseurs, les conditions de paiement et votre situation de trésorerie afin de recommander et d'automatiser les décisions de paiement permettant de bénéficier de remises pour paiement anticipé lorsque cela est financièrement avantageux. implementi.ai assure l'exploitation et la maintenance de ce système d'automatisation sous la forme d'un service géré en continu, afin que votre équipe financière reçoive des recommandations de paiement concrètes et un accompagnement à la mise en œuvre sans avoir à gérer le flux de travail.
Cette solution est destinée aux entreprises qui utilisent des plateformes ERP, comptables ou de gestion des comptes fournisseurs et qui souhaitent limiter les occasions manquées de bénéficier de remises, réduire les tâches manuelles de hiérarchisation des priorités et harmoniser la planification des paiements. Avant le lancement, nous déterminons quels systèmes et quelles règles de validation doivent être connectés, ainsi que les modalités d'autorisation des opérations de paiement automatisées.
Le problème
Les équipes chargées des comptes fournisseurs doivent souvent gérer des centaines, voire des milliers de factures, chacune avec des dates d’échéance et des délais de remise différents. En l’absence d’automatisation, ces équipes s’appuient sur des tableurs, leur mémoire ou des recherches manuelles pour déterminer quelles factures payer en avance. Cela entraîne la perte de remises, des relations inégales avec les fournisseurs et des cycles de paiement de dernière minute très chronophages. À mesure que le volume de factures augmente et que les canaux de paiement se diversifient, il devient plus difficile de garder une vue d’ensemble claire des opportunités de remise, de la trésorerie disponible et des règles d’approbation. La hiérarchisation manuelle des priorités accroît également le risque d’erreurs humaines : paiements excédentaires, approbations manquées ou retards de paiement entraînant des pénalités. Il en résulte une perte des économies réalisées auprès des fournisseurs et une planification imprévisible de la trésorerie.
Ce que cette solution automatise
Le service analyse en continu les factures fournisseurs entrantes et en attente de paiement, compare les conditions de paiement et les périodes de remise, attribue une note à chaque facture en fonction de son bénéfice net et de son impact sur la trésorerie, puis recommande ou déclenche les paiements conformément à vos règles. implementi.ai gère l'automatisation, surveille son fonctionnement et traite les exceptions ou procède aux corrections dans le cadre du service géré mensuel.
- Identifiez les factures assorties de conditions de paiement anticipé ou de remise dynamique, puis calculez le bénéfice net.
- Évaluez et classez les factures par ordre de priorité en fonction du montant de la remise, de l'importance du fournisseur et de la disponibilité des liquidités.
- Proposer ou lancer des cycles de paiement conformément aux règles de validation convenues.
- Transmettez les exceptions relatives aux itinéraires et les conditions inhabituelles au service financier pour examen.
- Tenir à jour un historique des décisions de paiement et des synthèses simples des tendances à des fins d'analyse financière.
Les avantages pour votre entreprise
- Récupérer les remises accordées par les fournisseurs. Le système met en évidence les opportunités de réduction à court terme et donne la priorité aux paiements pour lesquels le bénéfice net justifie une sortie de trésorerie anticipée, ce qui permet de limiter les économies manquées grâce à des décisions cohérentes et reproductibles.
- Un traitement des factures plus rapide et moins fastidieux. L'automatisation élimine la gestion des feuilles de calcul et le tri manuel des factures, ce qui allège la charge de travail courante des équipes chargées du paiement des factures et permet au personnel de se concentrer sur les cas exceptionnels complexes.
- Une meilleure visibilité sur la trésorerie. La hiérarchisation tient compte de la situation de trésorerie actuelle et prévisionnelle ; ainsi, les recommandations de paiement permettent de trouver un équilibre entre la valorisation des remises et les besoins de liquidités.
- Une gestion cohérente des fournisseurs. Des règles convenues garantissent un traitement uniforme des factures similaires, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs et facilite la vérification.
- Gestion des opérations et des corrections. implementi.ai assure la surveillance, la maintenance et le dépannage des processus automatisés afin que votre équipe financière n'ait pas à supporter cette charge opérationnelle.
Un cas d'utilisation concret
Un distributeur de taille moyenne reçoit chaque mois des centaines de factures de fournisseurs. Certains fournisseurs proposent des remises de 1 à 3% en cas de paiement sous 10 jours, mais l’équipe chargée des comptes fournisseurs ne dispose pas d’une méthode cohérente pour déterminer quelles remises il est intéressant d’accepter, compte tenu des entrées de trésorerie périodiques de l’entreprise. Grâce à ce produit, le système automatisé analyse les factures entrantes, identifie les périodes de remise, évalue les opportunités en fonction des prévisions de trésorerie et des règles métier, puis prépare des cycles de paiement recommandés. Les cas courants sont traités automatiquement ; tout cas ambigu est transmis à un contrôleur accompagné d’une recommandation concise et d’une justification financière, ce qui réduit le nombre de remises manquées et le travail manuel nécessaire pour les identifier.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes financières des entreprises de taille moyenne qui reçoivent régulièrement des factures de fournisseurs et qui souhaitent bénéficier des remises accordées par ces derniers sans augmenter leurs effectifs.
- Les responsables des comptes fournisseurs qui souhaitent réduire les tâches répétitives liées à la hiérarchisation des factures et mettre en place des politiques de paiement cohérentes.
- Les entreprises utilisant des progiciels de gestion intégrée (ERP) ou des systèmes comptables qui ont besoin d'une automatisation gérée reliant les factures, les systèmes de paiement et les prévisions de trésorerie.
- Les centres de services partagés qui traitent un volume élevé de factures et ont besoin d'un historique et de pistes d'audit pour prendre leurs décisions de paiement.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre l'automatisation opérationnelle et le service géré continu : nous connectons les systèmes convenus, gérons le processus quotidien de hiérarchisation et de recommandation, surveillons l'automatisation et traitons les erreurs ou les corrections, et appliquons les mises à jour de configuration nécessaires. implementi.ai assure également la mise à jour des règles de notation et procède aux ajustements d'intégration nécessaires afin que la solution continue de fonctionner malgré l'évolution de vos systèmes.
- Automatisation des opérations et cycles quotidiens de hiérarchisation des priorités
- Connexions aux systèmes convenues avant le lancement
- Analyse par IA pour l'évaluation et les recommandations
- Surveillance, gestion des erreurs et maintenance courante
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Pour les entreprises dont le volume de factures est très faible et qui ne bénéficient pas de remises fournisseurs liées à des délais, cette automatisation n'est peut-être pas justifiée.
- Les entreprises qui exigent une validation manuelle complète pour chaque paiement à un fournisseur, sans exception, pourraient juger excessive cette automatisation du processus.
Comment ça marche
- Prise en charge des factures. Le système d'automatisation importe les factures fournisseurs ouvertes et nouvellement reçues depuis votre ERP, votre plateforme de gestion des comptes fournisseurs ou toute autre source de fichiers convenue, puis normalise les champs clés tels que la date d'échéance, les conditions de paiement et les périodes de remise.
- Extraction et évaluation des remises. L'IA extrait les clauses de remise et calcule l'avantage financier net lié au paiement anticipé, puis classe les factures en fonction de la valeur de la remise, de la priorité du fournisseur et des besoins de trésorerie.
- Vérification de la trésorerie et des contraintes. Le système se réfère aux données convenues relatives à la situation de trésorerie ou à une règle simple de réserve de trésorerie pour vérifier si un paiement anticipé est autorisé sans compromettre la liquidité.
- Génération de recommandations de paiement. Un cycle de paiement classé par ordre de priorité est généré, indiquant quelles factures doivent être réglées en priorité, lesquelles doivent l'être selon les conditions habituelles et lesquelles nécessitent un examen manuel ; chaque recommandation est accompagnée d'une brève justification.
- Circuit de validation et de signature. Les recommandations sont traitées conformément à vos règles de validation : exécution automatique pour les cas pré-approuvés, ou demande de validation adressée au responsable du traitement pour les autres.
- Gestion des exceptions. Les factures présentant des conditions peu claires, des données contradictoires ou des clauses inhabituelles de la part des fournisseurs sont signalées et transmises au service des comptes fournisseurs, accompagnées d'un résumé et de suggestions quant aux mesures à prendre.
- Historique et suivi. Toutes les décisions, les paiements effectués et les exceptions sont enregistrés afin de pouvoir analyser les tendances et ajuster les règles de notation lors des prochains cycles de maintenance.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui reçoit une facture assortie d’une remise « 2% » en cas de paiement dans les 10 jours. Le système automatisé récupère la facture depuis l’ERP, en extrait les conditions de paiement et calcule que le bénéfice net correspond à la valeur de la remise moins le coût d’opportunité de la trésorerie. Il vérifie la réserve de trésorerie convenue et constate que les fonds sont disponibles ; il attribue alors une note élevée à la facture et l’intègre au prochain cycle de paiement anticipé. Si la facture répond à des critères préapprouvés, son paiement est programmé automatiquement ; dans le cas contraire, une brève demande d’approbation, accompagnée de la justification de la remise, est envoyée au responsable des comptes fournisseurs. Les paiements effectués et les justifications des décisions sont archivés afin que les contrôleurs puissent examiner le nombre de remises obtenues au cours du mois.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes courants, on trouve les plateformes ERP et comptables (par exemple SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics), les outils dédiés à la gestion des comptes fournisseurs (par exemple Tipalti, Tradeshift) et les plateformes bancaires/de paiement ou les prestataires de services de paiement. D'autres systèmes peuvent éventuellement être connectés via une API, une exportation sécurisée de fichiers ou des intégrations avec des passerelles bancaires ou de paiement afin de fournir des données relatives à l'exécution des paiements et à la situation de trésorerie. Nous vérifions la compatibilité exacte avant la mise en œuvre.
Méthodes de connexion
Les connexions sont généralement mises en œuvre à l'aide d'API fournies par les éditeurs ou d'intégrations natives lorsqu'elles sont disponibles, d'exportations CSV/API sécurisées depuis des systèmes ERP ou de gestion des comptes fournisseurs, de webhooks déclenchés par l'arrivée de nouvelles factures, ou d'API convenues avec les banques ou les prestataires de paiement pour l'exécution des opérations. Dans certains cas, un SFTP sécurisé ou une exportation de fichiers programmée est acceptable. Nous convenons de la méthode à adopter pour chaque système au cours de la phase d'intégration.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble du système ERP/AP que vous utilisez, de l’emplacement et du format des enregistrements de factures, de la manière dont vous communiquez les données relatives à votre trésorerie ou à votre solde bancaire, ainsi que de vos règles d’approbation des paiements. Nous devons également confirmer quel prestataire de paiement ou canal bancaire exécutera les paiements automatisés, ainsi que les types de factures éligibles au paiement anticipé. La compatibilité, les niveaux d’accès et les déclencheurs précis sont confirmés et convenus avant la mise en œuvre.
FAQ
Avez-vous besoin d'un accès direct à notre banque ou à notre prestataire de services de paiement ?
Nous avons besoin d'une méthode convenue pour déclencher les paiements ou générer des fichiers d'exécution destinés à votre service de trésorerie ou à votre prestataire de paiement. Il peut s'agir d'une connexion API directe, si elle est disponible, ou d'un format de fichier approuvé que votre équipe chargée des paiements transmettra à la banque. Les droits d'accès précis seront confirmés avant le lancement.
Comment les décisions relatives aux remises sont-elles approuvées ?
Les flux d'approbation sont définis lors de la mise en service. Vous choisissez quels cas peuvent être traités automatiquement, lesquels nécessitent l'approbation d'un responsable et lesquels doivent toujours être traités manuellement. implementi.ai met en œuvre et assure la maintenance de ces règles dans le cadre de son service géré.
Quels types de conditions de facturation l'IA est-elle capable d'interpréter ?
L'IA extrait les conditions courantes de paiement anticipé et de remise dynamique intégrées dans les champs des factures ou dans les fichiers PDF. Les clauses ambiguës ou non standard sont signalées et transmises au service des comptes fournisseurs pour être examinées par un humain, plutôt que d'être appliquées automatiquement.
Comment cette solution permet-elle de préserver la trésorerie ?
Les recommandations de paiement prévoient une étape de vérification des disponibilités de trésorerie, qui s'appuie soit sur une règle simple de marge de sécurité convenue, soit sur les données de trésorerie en temps réel issues de vos systèmes. Les recommandations qui entraîneraient un dépassement de cette marge de sécurité sont déclassées en priorité ou mises en attente d'une validation manuelle.
Ce système peut-il fonctionner si nous utilisons uniquement les exportations CSV de notre ERP ?
Oui. Si l'accès à l'API n'est pas disponible, nous pouvons travailler à l'aide d'exportations CSV programmées ou de transferts de fichiers sécurisés. Nous confirmons les formats de fichiers requis et les calendriers avant le lancement.
Qu'est-ce qui détermine le prix mensuel ?
Le montant de l'abonnement mensuel tient compte du nombre et de la complexité des intégrations, de la fréquence des traitements, de la surveillance continue ainsi que de la nécessité de maintenir les règles de notation et l'historique des décisions. Un nombre accru de systèmes connectés et des volumes de factures plus importants entraînent une augmentation de la charge opérationnelle et, par conséquent, du prix.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont les systèmes ERP, de gestion des comptes fournisseurs et de paiement actuellement utilisés par votre entreprise, ainsi que le nombre approximatif de factures fournisseurs que vous traitez chaque mois.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
Réservez un appel de 30 minutes
| Envoyez-nous un e-mailcontact@implementi.ai | Appelez-nous+48 660 983 178 |
