Opis
Kate to asystentka oparta na sztucznej inteligencji, która działa na Twojej stronie internetowej i w wewnętrznych portalach, odpowiadając na pytania dotyczące księgowości i finansów zadawane przez klientów oraz członków zespołu. Rozumie typowe zagadnienia księgowe — fakturowanie, podatek VAT, terminy składania dokumentów i archiwizację dokumentów — i udziela spójnych, dostosowanych do kontekstu odpowiedzi, gdy użytkownicy zwracają się o pomoc.
Implementi.ai konfiguruje, obsługuje i utrzymuje Kate w ramach stałej usługi: łączymy uzgodnione systemy, dostosowujemy jej wiedzę do procesów Twojej firmy oraz monitorujemy działanie, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na zadaniach o większej wartości, zamiast zajmować się powtarzalnymi pytaniami i odpowiedziami.
Problem
Wiele zespołów księgowych poświęca sporo czasu na odpowiadanie na te same pytania klientów i pracowników: jak składać faktury, jaki kod VAT ma zastosowanie, gdzie przechowywane są zarchiwizowane dokumenty lub jaki jest najbliższy termin. Bez automatyzacji odpowiedzi różnią się w zależności od osoby i kanału komunikacji, pomijane są kluczowe szczegóły, a wdrażanie nowych klientów lub pracowników wymaga wielokrotnych ręcznych szkoleń. Wraz ze wzrostem liczby klientów niespójność i opóźnienia powodują wzrost liczby zgłoszeń do pomocy technicznej oraz pochłaniają czas partnerów lub kadry kierowniczej, który można by poświęcić na doradztwo.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Kate automatyzuje rutynowe działania doradcze i wsparcie w ramach procesów księgowych, dzięki czemu pracownicy otrzymują mniej powtarzających się zapytań, a klienci – szybsze i spójne odpowiedzi. Implementi.ai udostępnia Kate jako zarządzaną, stałą usługę łączącą sztuczną inteligencję, integrację z systemami oraz monitorowanie operacyjne.
- Natychmiastowe odpowiedzi na pytania klientów i pracowników dotyczące fakturowania, podatku VAT, składania dokumentów oraz procedur związanych z dokumentacją.
- Procesy wdrażania nowych klientów lub pracowników z listami kontrolnymi zawierającymi instrukcje krok po kroku.
- Zalecenia dotyczące narzędzi do automatyzacji oraz kolejne kroki dostosowane do procesów księgowych.
- Aktualizacje treści i dostosowania dokonywane przez implementi.ai w celu uwzględnienia zasad i szablonów obowiązujących w Państwa firmie.
- Trasowanie awaryjne oraz wytyczne dotyczące eskalacji do osób z personelu w sytuacjach, gdy pytania wymagają oceny eksperta.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze odpowiedzi od klientów. Klienci i pracownicy otrzymują natychmiastowe, spójne odpowiedzi poza godzinami pracy, co pozwala ograniczyć liczbę e-maili z prośbą o uzupełniające informacje oraz skrócić czas oczekiwania.
- Zmniejszenie obciążenia pracą powtarzalną. Partnerzy i doświadczeni członkowie zespołu poświęcają mniej czasu na rutynowe zapytania i mogą skupić się na zadaniach doradczych.
- Konsekwentne przestrzeganie procedur. Kate opiera się na ustalonych zasadach i listach kontrolnych, dzięki czemu proces wdrażania nowych pracowników oraz rutynowe procedury przebiegają za każdym razem według tych samych kroków.
- Mniej przypadków niedotrzymania terminów. Dzięki przekazywaniu jasnych i aktualnych wskazówek dotyczących terminów składania dokumentów i wystawiania faktur Kate ogranicza ryzyko operacyjne związane z zaniedbaniem określonych czynności.
- Elastyczne wsparcie. Asystent radzi sobie z rosnącą liczbą zapytań bez konieczności proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników, a firma implementi.ai zajmuje się utrzymaniem i optymalizacją usługi.
Praktyczny przykład zastosowania
W biurze rachunkowym, które obsługuje coraz większą liczbę małych przedsiębiorstw, Kate zajmuje się typowymi zapytaniami, które w innym przypadku trafiałyby do młodszych pracowników. Gdy klient pyta, jak przesłać faktury elektroniczne i jakiego kodu VAT użyć, Kate udziela mu szczegółowych wskazówek krok po kroku i kieruje go do właściwego miejsca, gdzie można je przesłać. Jeśli pytanie wymaga oceny opartej na specyfice firmy, Kate sugeruje kolejne kroki i przekazuje zapytanie wraz z kontekstem do odpowiedniego pracownika. Ogranicza to wymianę wiadomości, przyspiesza proces wdrażania nowych klientów i zapewnia spójność odpowiedzi dla całej bazy klientów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Małe i średnie firmy księgowe — potrzebują stałego wsparcia dla klientów bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.
- Wewnętrzne zespoły finansowe w średnich przedsiębiorstwach — potrzebują szybkich odpowiedzi na pytania dotyczące procesów i zgodności z przepisami.
- Firmy, które często przyjmują nowych klientów lub pracowników tymczasowych — potrzebują powtarzalnego, ustrukturyzowanego procesu dla nowych użytkowników.
- Biura rozważające wdrożenie automatyzacji — poszukują rekomendacji dotyczących narzędzi do automatyzacji dostosowanych do procesów księgowych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje dostęp do asystenta działającego w trybie na żywo, jego zarządzanie oraz zadania operacyjne niezbędne do zapewnienia jego prawidłowego działania i aktualności. Implementi.ai zajmuje się obsługą automatyzacji, połączeniami systemowymi uzgodnionymi przed uruchomieniem, przetwarzaniem odpowiedzi przez sztuczną inteligencję, monitorowaniem asystenta, konserwacją oraz uzasadnionymi aktualizacjami konfiguracji.
- Monitorowanie działania i regularne dostosowywanie reakcji.
- Postępowanie w przypadku rutynowych błędów automatyzacji i ich usuwanie.
- Aktualizacje treści odpowiedzi i procesów wdrażania nowych użytkowników w miarę zmian w zasadach firmy.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które potrzebują jedynie jednorazowego skryptu lub szablonu — Kate to usługa zarządzana o cyklicznym charakterze.
- Zespoły, które potrzebują szczegółowych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb prognoz ERP lub planowania zapasów — ten asystent skupia się raczej na doradztwie i wsparciu w zakresie procesów księgowych niż na zaawansowanym prognozowaniu.
Jak to działa
- Odkrycie i zakres. Analizujemy najczęściej zadawane pytania, ścieżki użytkowników (klienci, pracownicy, wdrażanie nowych pracowników) oraz systemy, które należy ze sobą połączyć. Na tej podstawie określamy zakres bazy wiedzy oraz zasady eskalacji.
- Wiedza i konfiguracja treści. Implementi.ai przenosi Twoje zasady, szablony i standardowe odpowiedzi do bazy wiedzy Kate oraz konfiguruje zatwierdzone wzorce odpowiedzi i warunki eskalacji.
- Połączenia systemowe. Łączymy uzgodnione systemy (czat na stronie internetowej, dostęp do oprogramowania księgowego, lokalizacje dokumentów), aby Kate mogła podczas udzielania odpowiedzi odwoływać się do właściwych kanałów przesyłania danych i linków do dokumentów.
- Testy i szkolenia. Kate jest testowana przy użyciu prawdziwych przykładowych pytań, przypadków granicznych oraz odpowiedzi sprawdzonych przez ludzi. Na tym etapie dopracowujemy sformułowania i progi eskalacji.
- Uruchomienie i monitorowanie. Po uruchomieniu usługa implementi.ai monitoruje interakcje, usuwa błędy i aktualizuje treści, dostosowując je do nowych procesów lub typowych wzorców pytań.
- Trwa proces dostrajania. Comiesięczne dostosowania pozwalają nam na bieżąco dostosowywać platformę Kate do zmieniających się zasad Twojej firmy, a my wprowadzamy ulepszenia w oparciu o dane dotyczące użytkowania oraz nowe możliwości automatyzacji.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która rejestruje się i umieszcza Kate na swojej publicznej stronie internetowej oraz w portalu dla klientów. Klient pyta, jak złożyć skorygowaną fakturę. Kate rozpoznaje temat (korekta faktury), sprawdza skonfigurowane zasady firmy, przedstawia instrukcje krok po kroku – w tym informację, gdzie należy przesłać skorygowany plik – oraz sugeruje opcje kodu VAT. Jeśli sytuacja klienta wydaje się wyjątkowa, Kate tworzy podsumowujące zgłoszenie i przekazuje je specjaliście ds. rozliczeń w firmie wraz z historią rozmowy. Klient otrzymuje szybką odpowiedź, a firma otrzymuje jedynie zgłoszenia wyjątkowe, które wymagają weryfikacji przez człowieka.
Integracje
Typowe systemy
Kate jest zazwyczaj połączona ze stroną internetową firmy/modułem czatu, systemem księgowym oraz platformą do przechowywania dokumentów lub portalem dla klientów. Przykłady obejmują platformy księgowe, takie jak Xero lub Sage, rozwiązania do przechowywania danych, takie jak Google Drive lub SharePoint, oraz popularne narzędzia CRM lub portale klienckie, takie jak HubSpot lub hostowany portal kliencki. Nazwy te mają charakter przykładowy — ostateczna kompatybilność i wybrane platformy są potwierdzane przed wdrożeniem.
Metody połączeń
Implementi.ai może nawiązać połączenie za pomocą dostępnych interfejsów API lub integracji natywnych (o ile są obsługiwane), webhooków z czatu na Państwa stronie internetowej, bezpiecznych lokalizacji plików lub uzgodnionych eksportów danych w formacie CSV. W przypadku braku dostępnego interfejsu API możemy korzystać z eksportów CSV, współdzielonych folderów dokumentów lub metody integracji z portalem klienta uzgodnionej podczas ustalania zakresu projektu. Opcje połączenia są potwierdzane przed uruchomieniem usługi.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem prosimy o potwierdzenie, z jakich systemów Państwo korzystają, o dostarczenie przykładowych pytań i dokumentów dotyczących zasad, o wskazanie typowych ścieżek eskalacji oraz o określenie, kto zatwierdza zmiany w treści. Potrzebujemy również danych dostępowych do systemów uzgodnionych podczas ustalania zakresu projektu oraz wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za przeglądy wiedzy. Sposób dostępu, dokładne dane oraz kwestie kompatybilności są uzgadniane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Jak szybko Kate będzie mogła zacząć odpowiadać na pytania klientów?
Termin uruchomienia zależy od wymaganych integracji, ilości treści specyficznych dla danej firmy oraz uzgodnionego zakresu prac. Termin ten potwierdzamy na etapie ustalania zakresu prac, po uzgodnieniu systemów i dostępu do danych.
Co się dzieje, gdy Kate nie potrafi odpowiedzieć na pytanie?
Kate postępuje zgodnie ze skonfigurowanymi regułami eskalacji: może przedstawić podsumowanie i przekazać zgłoszenie wyznaczonemu pracownikowi lub poprosić użytkownika o dodatkowe informacje. Schematy eskalacji są definiowane podczas konfiguracji.
Czy Kate może zapoznać się z naszymi firmowymi zasadami i szablonami?
Tak. Podczas konfiguracji wprowadzamy Państwa zasady, szablony i standardowe odpowiedzi do bazy wiedzy Kate, dzięki czemu udzielane odpowiedzi są zgodne z wytycznymi Państwa firmy. Firma Implementi.ai zajmuje się utrzymaniem i aktualizacją tych treści w ramach miesięcznej usługi.
Jakie systemy można podłączyć?
Typowe integracje obejmują moduł czatu na stronie internetowej, systemy księgowe, repozytoria dokumentów oraz systemy CRM. Konkretne systemy i metody integracji są uzgadniane na etapie określania zakresu projektu i potwierdzane przed uruchomieniem.
W jaki sposób rozliczany jest ten produkt i co wpływa na jego cenę?
Ceny są ustalane w ramach miesięcznej subskrypcji z obsługą techniczną. Czynniki wpływające na złożoność to między innymi liczba i rodzaj integracji, wymagane dostosowania, przewidywana liczba zapytań oraz bieżące potrzeby w zakresie optymalizacji. Ostateczną wysokość opłaty za subskrypcję potwierdzamy przed wdrożeniem.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakiego systemu księgowego, portalu dla klientów i narzędzi do czatu korzysta obecnie Twoja firma oraz ilu aktywnych klientów obsługujesz.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
