Opis
Ta usługa zarządzana na bieżąco monitoruje salda kredytowe klientów, niezapłacone faktury oraz wartość zaległych zamówień w systemach sprzedaży i finansów. Gdy wartość zaległych zamówień zbliża się do uzgodnionych limitów kredytowych lub je przekracza, system automatycznie wstrzymuje przyjmowanie nowych zamówień, powiadamia osoby odpowiedzialne za kontrolę kredytową oraz tworzy przejrzysty zapis wyjątku do weryfikacji.
implementi.ai zajmuje się konfiguracją, obsługą i konserwacją rozwiązania w Twoim imieniu: integrujemy uzgodnione systemy, dostosowujemy algorytmy oceny ryzyka i przepływy pracy do Twoich zasad kredytowych, monitorujemy działanie systemu i wprowadzamy niezbędne poprawki, dzięki czemu Twój zespół co miesiąc otrzymuje wiarygodne i przydatne w praktyce informacje o wstrzymaniach oraz przekierowaniach w sytuacjach wyjątkowych.
Problem
Wiele firm nadal opiera się na ręcznej weryfikacji zdolności kredytowej w momencie wprowadzania zamówienia lub po wystawieniu faktury. Zespoły porównują faktury, zamówienia i zobowiązania płatnicze, korzystając z arkuszy kalkulacyjnych i doraźnych notatek; wraz ze wzrostem liczby zamówień proces ten staje się powolny i podatny na błędy. Przeoczone sygnały — częściowe płatności, przekroczenia limitów kredytowych lub gwałtowne powtarzanie zamówień — prowadzą do nieoczekiwanego ryzyka, opóźnień w ściąganiu należności i konieczności podejmowania doraźnych działań przez dział finansowy. Ręczne wstrzymywanie płatności jest niespójne, narastają zaległości, a dział sprzedaży traci orientację, gdy klienci szybko zmieniają wzorce zakupowe.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje ciągłe monitorowanie ekspozycji kredytowej, procesy decyzyjne oraz zarządzanie odstępstwami, dzięki czemu zespoły operacyjne i finansowe zajmują się wyłącznie sprawami o wysokiej wartości.
- Weryfikacja nowych zamówień w czasie rzeczywistym na podstawie aktualnych danych dotyczących faktur i płatności.
- Automatyczne wstrzymywanie zamówień lub tymczasowe wstrzymywanie w przypadku przekroczenia konfigurowalnych progów ekspozycji.
- Powiadomienia priorytetowe oraz przekierowane zgłoszenia dotyczące wyjątków do specjalistów ds. kontroli kredytowej lub opiekunów klientów.
- Automatyczne aktualizacje statusu przesyłane z powrotem do systemu zamówień i systemu CRM (przyczyny wstrzymania, kolejne kroki).
- Okresowe raporty dotyczące narażenia oraz podsumowania trendów, służące jako podstawa spotkań przeglądowych.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsza kontrola ryzyka. Automatyczne wstrzymania i przekierowywane wyjątki gwarantują natychmiastowe wstrzymanie zamówień wysokiego ryzyka, co ogranicza konieczność ręcznej weryfikacji i skraca czas reakcji zespołów ds. kredytów.
- Spójne stosowanie polityki kredytowej. Możliwość konfiguracji progów i reguł decyzyjnych oznacza, że do każdego zamówienia stosowane są te same kryteria, co ogranicza liczbę sporów i doraźnych wyjątków.
- Przejrzysta obsługa wyjątków. Każde zablokowane zlecenie generuje rejestr wyjątku wraz z powiadomieniem, dzięki czemu dalsze działania są spójne i podlegają kontroli.
- Zmniejszenie nakładu pracy ręcznej. Działy finansów i sprzedaży poświęcają mniej czasu na weryfikację danych, a więcej na rozwiązywanie rzeczywistych spraw związanych z windykacją lub negocjacjami.
- Przejrzystość operacyjna. Regularnie publikowane podsumowania i powiadomienia zapewniają interesariuszom bieżące informacje na temat rosnącego ryzyka oraz zmieniających się zachowań klientów.
Praktyczny przykład zastosowania
Dystrybutor z segmentu średnich przedsiębiorstw realizuje codziennie setki zamówień za pośrednictwem sklepu internetowego i portalu B2B. Pracownicy działu kontroli kredytowej mają trudności z weryfikacją ekspozycji kredytowej w przypadku dużych, powtarzających się zamówień, a niektórzy klienci składają pilne zamówienia przekraczające uzgodnione limity. Wdrożenie tej usługi pozwala powiązać zamówienia, faktury i płatności, sygnalizować zamówienia, które powodują przekroczenie limitów ekspozycji klienta, automatycznie blokować je oraz tworzyć zgłoszenia dla zespołu ds. kredytów. Zespół ds. kredytów otrzymuje sprawy uszeregowane według priorytetów i może zatwierdzać zamówienia po otrzymaniu płatności, częściowej płatności lub po uzgodnieniu warunków — bez konieczności ręcznego sprawdzania danych w wielu systemach.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły ds. finansów i kontroli kredytowej w przedsiębiorstwach zajmujących się dystrybucją lub handlem hurtowym, które udzielają kredytów na konta i muszą na bieżąco monitorować ekspozycję kredytową.
- Sprzedawcy internetowi posiadający konta B2B, którzy chcą zapobiegać realizacji wysyłek w przypadku zamówień przekraczających limit, nie blokując przy tym sprzedaży detalicznej o niskim ryzyku.
- Kierownicy ds. realizacji zamówień i operacji, którzy potrzebują automatycznego wstrzymywania zamówień, aby uniknąć wysyłki ryzykownych zamówień w ostatniej chwili.
- Firmy korzystające z kombinacji systemów ERP, e-commerce i CRM, w których ręczne weryfikacje powodują opóźnienia i błędy.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje w pełni zarządzaną automatyzację: konfigurację, połączenia z uzgodnionymi systemami, ocenę i dostosowywanie reguł wspomagane przez sztuczną inteligencję, monitorowanie działania, obsługę błędów oraz bieżącą konserwację. Firma implementi.ai obsługuje usługę i wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji niezbędne do utrzymania prawidłowego działania uzgodnionego przepływu pracy.
- Bieżące monitorowanie automatyzacji oraz usuwanie błędów integracyjnych.
- Dostosowywanie progów decyzyjnych i systemu punktacji w miarę zmian potrzeb biznesowych.
- Czynności konserwacyjne mające na celu zapewnienie niezawodnego działania przepływów danych i powiadomień.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Firmy, które akceptują wyłącznie płatności z góry lub nie oferują klientom kredytu — usługa ta nie jest potrzebna, gdy wszystkie zamówienia są opłacane z góry.
- W przypadku bardzo małych sprzedawców o niewielkiej liczbie zamówień i bez formalnej procedury kredytowej — ręczna weryfikacja może nadal być bardziej opłacalna.
Jak to działa
- Połączenie danych i konsolidacja. Łączymy uzgodnione systemy zamówień, fakturowania i płatności oraz konsolidujemy otwarte faktury, nieprzypisane płatności i dane dotyczące nowych zamówień dla poszczególnych klientów w jednym widoku ekspozycji.
- Profil kredytowy i progi. Rejestrowane są limit kredytowy klienta, warunki płatności oraz indywidualne zasady; to właśnie one determinują logikę podejmowania decyzji oraz poziomy priorytetów w przypadku wyjątków.
- Ciągłe kontrole ekspozycji. Każde nowe zlecenie oraz okresowe aktualizacje stanu rachunku są automatycznie porównywane z aktualną ekspozycją i zasadami w celu wykrycia naruszeń lub podwyższonego ryzyka.
- Zautomatyzowane wstrzymanie lub tymczasowe wstrzymanie. Gdy uruchamiają się reguły, system automatyzacji blokuje zamówienie w systemie zamówień lub oznacza je do ręcznej weryfikacji, a następnie rejestruje przyczynę i kolejne kroki.
- Przekierowywanie wyjątków i ustalanie priorytetów. Zatrzymane zlecenia generują powiadomienia z priorytetami oraz zapisy o wyjątkach, które są przekazywane do kontrolerów kredytowych lub zespołów obsługujących konta wraz z odpowiednią historią konta.
- Aktualizacje statusu i rozwiązanie. Po sprawdzeniu pracownicy mogą zwolnić lub anulować blokady; system automatyczny aktualizuje status zamówienia i rejestruje wyniki na potrzeby audytu i sprawozdawczości.
- Monitorowanie i optymalizacja. implementi.ai monitoruje działanie systemu, reaguje na błędy integracji oraz dostosowuje progi lub punktację zgodnie z ustaleniami, aby ograniczyć liczbę fałszywych alarmów i zapewnić niezawodność przepływu danych.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która sprzedaje materiały przemysłowe za pośrednictwem sklepu internetowego oraz oddzielnego portalu B2B. Stały klient biznesowy składa duże zamówienie, które w połączeniu z dwiema niezapłaconymi fakturami przekroczyłoby jego limit kredytowy. System automatyczny odczytuje nowe zamówienie, pobiera dane o niezapłaconych fakturach i ostatnich płatnościach, a następnie oblicza aktualną ekspozycję. Ponieważ ekspozycja przekracza skonfigurowany próg, system nakłada tymczasowe wstrzymanie realizacji zamówienia, rejestruje przyczynę i przekazuje zgłoszenie o wyjątku do kontrolera kredytowego wraz ze zbiorczym zestawieniem zaległych pozycji. Kontroler widzi niedawną obietnicę płatności, autoryzuje częściowe zwolnienie wstrzymania, aktualizuje system, a automatyzacja znosi wstrzymanie i rejestruje rozwiązanie.
Integracje
Typowe systemy
Usługa zazwyczaj integruje się z systemami ERP (np. NetSuite, SAP S/4 lub Microsoft Dynamics), platformami e-commerce (Shopify, Magento, commercetools), systemami CRM (Salesforce, HubSpot) oraz usługami płatniczymi lub bramkami płatniczymi (Stripe, Adyen lub bankowe interfejsy API płatności). Możliwe jest również podłączenie innych systemów księgowych lub systemów obsługi zamówień, które udostępniają interfejs API, webhook lub funkcję eksportu — ostateczna kompatybilność jest potwierdzana na etapie analizy zakresu projektu.
Metody połączeń
Korzystamy z najbardziej odpowiedniej metody uzgodnionej na etapie określenia zakresu projektu: interfejsów API dostawców i webhooków do sprawdzania w czasie rzeczywistym, bezpiecznych, zaplanowanych eksportów danych (CSV) lub bezpośredniego dostępu do bazy danych, jeśli jest to możliwe, a także wiadomości e-mail lub przesyłania plików wyłącznie w przypadkach, gdy korzystanie z interfejsów API nie jest możliwe. Wybór metody zależy od Państwa systemów i jest potwierdzany przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać podłączone, dostęp do przykładowych danych oraz listę zasad kredytowych (limity, warunki, wyjątki, osoby zatwierdzające). Potrzebujemy również przykładowych rekordów zamówień i faktur, osoby kontaktowej odpowiedzialnej za decyzje dotyczące polityki kredytowej oraz preferowanych odbiorców powiadomień o odstępstwach. Sposób dostępu, wymagane pola danych oraz konkretne działania (rodzaj wstrzymania, odbiorcy powiadomień) są potwierdzane i uzgadniane przed rozpoczęciem konfiguracji.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się zintegrować w celu przeprowadzania weryfikacji zdolności kredytowej?
Zazwyczaj integrujemy się z systemami ERP, platformami e-commerce, systemami CRM oraz bramkami płatniczymi, które oferują interfejsy API lub możliwość eksportu danych w ustalonych terminach. Na etapie określania zakresu projektu sprawdzamy kompatybilność oraz wybieramy najlepszą metodę dostępu dla każdego systemu.
Czy mogę dostosować progi kredytowe i procesy zatwierdzania?
Tak. Progi, ścieżki eskalacji oraz zachowania związane z „miękkim” i „ścisłym” wstrzymaniem można konfigurować. implementi.ai wspólnie z Państwem dostosuje reguły i wprowadzi uzasadnione aktualizacje konfiguracji w ramach comiesięcznej usługi.
Co dzieje się z zamówieniami, które zostały wstrzymane?
Zatrzymane zlecenia są oznaczane w systemie zleceń wraz z podaniem przyczyny, a także tworzony jest wpis dotyczący wyjątku. System automatyczny przekazuje ten wpis do wyznaczonych specjalistów ds. kontroli kredytowej lub opiekunów klientów w celu weryfikacji, a także rejestruje ostateczne rozwiązanie na potrzeby audytu.
W jaki sposób radzi się sobie z fałszywymi alarmami i dostrajaniem?
implementi.ai monitoruje wskaźniki zatrzymań i współpracuje z Twoim zespołem w celu dostosowania reguł decyzyjnych oraz systemu punktacji, aby ograniczyć niepotrzebne zatrzymania. Bieżące dostosowywanie i monitorowanie są objęte miesięczną subskrypcją.
Czy potrzebujesz pełnego dostępu do naszych systemów z prawem do odczytu i zapisu?
Poziomy dostępu są ustalane przed wdrożeniem. Potrzebujemy uprawnień do odczytu faktur, płatności i zamówień w celu obliczenia ekspozycji; działania związane z zapisem (wstrzymanie zamówienia, aktualizacja statusu) są uzgadniane i określane wspólnie z Państwa zespołem IT lub operacyjnym.
Jak rozpoczyna się wdrażanie?
Zaczynamy od sesji określającej zakres projektu, podczas której sporządzamy listę systemów, próbek oraz zasad kredytowych, które mają być stosowane. Termin uruchomienia zależy od liczby integracji, metody dostępu do danych oraz zasad podejmowania decyzji; ostateczne terminy są ustalane po zakończeniu sesji określającej zakres projektu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ERP, e-commerce i systemów płatności Państwo obecnie korzystają, a także o podanie typowej miesięcznej liczby zamówień.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
