Opis
Ta usługa zarządzana na bieżąco analizuje Twoje niezapłacone faktury, historię płatności klientów oraz korespondencję, aby ustalić priorytety działań windykacyjnych i śledzić zobowiązania do zapłaty. implementi.ai odpowiada za automatyzację procesu, monitoruje jego sprawność oraz zajmuje się zmianami konfiguracyjnymi, dzięki czemu Twój zespół otrzymuje gotowe do wykorzystania, aktualne listy zadań zamiast surowych arkuszy kalkulacyjnych.
Rozwiązanie to skraca czas poświęcany na podejmowanie decyzji, z którymi podmiotami należy się skontaktować, dostarcza propozycje działań przygotowane przez sztuczną inteligencję oraz prowadzi podlegającą audytowi historię zobowiązań i wyników windykacji. Przed uruchomieniem usługi potwierdzane są ostateczne możliwości połączeń, zakres działania oraz systemy, które mają zostać zintegrowane.
Problem
Większość zespołów zarządza windykacją za pomocą ręcznie sporządzanych raportów dotyczących przeterminowanych należności, wątków e-mailowych i doraźnych przypomnień. Wraz ze wzrostem liczby spraw konta wysokiego ryzyka mogą zostać pominięte, podczas gdy windykacja należności o niskiej wartości pochłania czas pracowników. Statusy „obietnic spłaty” i sporów są śledzone w sposób niejednolity w arkuszach kalkulacyjnych i notatkach w systemie CRM, przez co działania następcze nie są podejmowane w uzgodnionych terminach, a eskalacje następują zbyt późno. Powoduje to niepewność co do przepływów pieniężnych i odwraca uwagę kadry kierowniczej od spraw, które można by uniknąć. Potrzebny jest niezawodny, stale aktualizowany system ustalania priorytetów i śledzenia zobowiązań do spłaty, aby przekształcić rozproszone dane w rzetelną codzienną pracę windykacyjną.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Usługa ta automatyzuje bieżącą analizę i obsługę operacyjną należności w celu tworzenia listy zadań windykacyjnych uszeregowanych według priorytetów oraz śledzenia zobowiązań płatniczych.
- Codzienne zestawianie niezapłaconych faktur, historii płatności oraz ostatnich kontaktów z klientami.
- Ocena ryzyka związanego z fakturami przeprowadzana przez sztuczną inteligencję oraz zalecane działania (np. przypomnienie, eskalacja, działania następcze w sprawie sporu).
- Tworzenie szkiców wiadomości e-mailowych/SMS-owych lub zadań w systemie CRM oraz rejestrowanie wysłanych wiadomości.
- Centralne śledzenie zobowiązań do zapłaty, przewidywanych terminów płatności oraz automatyczne przypomnienia o niezrealizowanych zobowiązaniach.
- Powiadomienia o eskalacji w przypadku kont wysokiego ryzyka lub sporów, które od dawna pozostają nierozstrzygnięte.
Korzyści dla Twojej firmy
- Jasno określone priorytety. Ocena oparta na sztucznej inteligencji pozwala zidentyfikować faktury, w przypadku których podjęcie natychmiastowych działań przyniesie największe korzyści, dzięki czemu pracownicy działu windykacji mogą skupić się na zadaniach, które poprawiają wyniki finansowe, zamiast zajmować się należnościami o niskiej wartości.
- Ograniczenie ręcznych, rutynowych czynności. Przygotowane z wyprzedzeniem komunikaty informacyjne i automatyczne przypomnienia pozwalają skrócić czas poświęcany na pisanie e-maili i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych, dzięki czemu pracownicy mają więcej czasu na negocjacje i rozwiązywanie sporów.
- Niezawodne śledzenie obietnic. Zobowiązania płatnicze są automatycznie rejestrowane, monitorowane i ponownie zgłaszane, co ogranicza liczbę niezrealizowanych zobowiązań i powtarzających się ręcznych działań następczych.
- Ciągłe eskalacje. Usługa zapewnia przestrzeganie uzgodnionych zasad eskalacji, dzięki czemu konta wysokiego ryzyka są niezwłocznie zgłaszane kierownictwu lub zespołom prawnym.
- Ciągłość działania. implementi.ai monitoruje proces automatyzacji oraz wprowadza rutynowe poprawki i aktualizacje konfiguracji, dzięki czemu proces działa nieprzerwanie nawet w obliczu zmian w systemach lub zasadach biznesowych.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości dostawca z sektora B2B wystawia co miesiąc setki faktur stałym klientom. Zespół ds. kredytów spędza wiele godzin na ręcznym sortowaniu raportów dotyczących przeterminowanych należności i sporządzaniu upomnień; zobowiązania do zapłaty są rejestrowane wyłącznie w korespondencji e-mailowej. Po wdrożeniu tej usługi codzienna analiza należności generuje uszeregowaną listę zadań. System wskazuje kluczowego klienta, który wielokrotnie dokonywał częściowych płatności, sugeruje zaplanowanie rozmowy telefonicznej, sporządza wiadomość e-mailową z eskalacją do opiekuna klienta oraz rejestruje zobowiązanie do zapłaty wraz z automatycznym przypomnieniem w przypadku upływu terminu. Pracownicy działu windykacji korzystają z jednego wiarygodnego źródła informacji, a spory są wykrywane na wcześniejszym etapie.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły ds. finansów i kredytów w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz firmach średniej wielkości, które chcą zwiększyć efektywność windykacji należności i ograniczyć ręczne zarządzanie należnościami.
- Firmy wystawiające cykliczne faktury B2B i obsługujące średnią lub dużą liczbę należności, które potrzebują codziennego ustalania priorytetów działań windykacyjnych.
- Organizacje, które zarządzają procesami związanymi z zobowiązaniami do zapłaty i sporami za pośrednictwem poczty elektronicznej i systemu CRM oraz pragną dysponować jednym, śledzonym rejestrem.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje bieżącą zarządzaną automatyzację oraz rutynowe zadania operacyjne niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania. Firma implementi.ai konfiguruje uzgodnione integracje, obsługuje system automatyzacji, monitoruje jego działanie, zajmuje się błędami automatyzacji i je usuwa, a także wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji.
- Codzienne przetwarzanie i ustalanie priorytetów pozycji należności.
- Monitorowanie i konserwacja integracji oraz procesów roboczych.
- Dostosowywanie zasad punktacji i szablonów komunikatów w miarę zmian potrzeb biznesowych.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Firmy o bardzo niewielkim wolumenie, wystawiające miesięcznie zaledwie kilka faktur, w których ręczne przetwarzanie jest już wydajne.
- Firmy, które wymagają, by cała korespondencja windykacyjna była obsługiwana wyłącznie wewnętrznie oraz aby automatyczne przypomnienia podlegały ścisłym ograniczeniom prawnym bez udziału podmiotów zewnętrznych.
Jak to działa
- Podłącz swoje źródła danych. Łączymy się z Twoimi systemami księgowymi/ERP, CRM i płatniczymi (lub akceptujemy zaplanowane eksporty danych), dzięki czemu system automatyczny ma dostęp do faktur, płatności, warunków handlowych klientów oraz najnowszej korespondencji.
- Zaimportuj i znormalizuj rekordy. Faktury, noty kredytowe, pokwitowania i oznaczenia sporów są konsolidowane i ujednolicane w jeden zbiór danych dotyczących należności w celu przeprowadzenia analizy.
- Oceń i ustal priorytety. Sztuczna inteligencja analizuje każdą niezapłaconą fakturę pod kątem czasu zaległości, historii płatności, sygnałów spornych oraz zachowań klienta, aby stworzyć uszeregowaną listę zadań wraz z zalecanymi kolejnymi działaniami.
- Projekt działań informacyjnych i zadań. Usługa generuje propozycje treści wiadomości e-mail lub SMS-ów oraz tworzy pozycje w systemie CRM lub zadania dla pracowników windykacyjnych; szablony odzwierciedlają styl komunikacji i zasady eskalacji.
- Śledź obietnice i wyniki. Gdy klient ustala termin płatności, informacja ta jest rejestrowana, a system planuje automatyczne przypomnienia i działania następcze w przypadku niedotrzymania terminu.
- Powiadom i przekaż sprawę wyżej. Konta wysokiego ryzyka lub długotrwałe, nierozstrzygnięte spory powodują wysłanie powiadomień do menedżerów lub uruchomienie z góry określonej ścieżki eskalacji w celu podjęcia działań przez pracowników.
- Monitorowanie i konserwacja. implementi.ai na bieżąco monitoruje proces automatyzacji, usuwa pojawiające się błędy oraz aktualizuje konfigurację lub szablony zgodnie z ustaleniami.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która co tydzień wystawia faktury dla kilkudziesięciu dystrybutorów. Duża faktura jest zaległa od 60 dni, a z wiadomości e-mail od klienta wynika, że toczy się spór dotyczący dostawy. System automatyczny importuje fakturę i korespondencję, przypisuje jej ocenę wysokiego ryzyka oraz zaleca wykonanie telefonu w celu podjęcia dalszych działań oraz wysłanie prośby o uzgodnienie sald. Tworzy zadanie w systemie CRM, sporządza wiadomość e-mail podsumowującą punkty sporu oraz rejestruje zobowiązanie do zapłaty, jeśli klient zgodzi się na termin rozliczenia. Jeśli upłynie wyznaczony termin, a płatność nie zostanie zrealizowana, system wysyła przypomnienie i przekazuje sprawę do kierownika ds. kredytów w celu przeprowadzenia windykacji telefonicznej.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, które można podłączyć, to między innymi platformy księgowe i ERP (na przykład Xero, Sage, NetSuite), systemy CRM (na przykład Salesforce, HubSpot), bramki płatnicze i pliki płatności, a także systemy pomocy technicznej lub poczty elektronicznej, w których prowadzone są wątki dotyczące sporów. Inne systemy można potencjalnie podłączyć za pomocą API, webhooków, zaplanowanego eksportu plików CSV lub integracji pośredniej uzgodnionej przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Połączenia realizowane są za pośrednictwem dostępnych interfejsów API lub, w miarę możliwości, integracji natywnych, a także za pomocą webhooków dla zdarzeń w czasie rzeczywistym lub bezpiecznych, zaplanowanych eksportów danych w formacie CSV, gdy interfejsy API nie są dostępne. Analiza wiadomości e-mail lub tworzenie zadań w systemie CRM to również powszechnie stosowane metody rejestrowania działań komunikacyjnych. Dokładna metoda dla każdego systemu jest uzgadniana przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, przykładowe dane (faktury, historia płatności, notatki dotyczące sporów), zasady eskalacji oraz preferowane szablony komunikatów. Potrzebujemy również osoby kontaktowej odpowiedzialnej za decyzje dotyczące reguł biznesowych oraz listy użytkowników, którzy będą otrzymywać listy zadań. Kompatybilność oraz ostateczna metoda dostępu są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu i przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac konfiguracyjnych.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami księgowymi i CRM można się połączyć?
Zazwyczaj łączymy się z popularnymi systemami księgowymi/ERP i CRM za pośrednictwem ich interfejsów API; w przypadku braku natywnego interfejsu API możemy korzystać z zaplanowanych eksportów plików CSV lub kanałów webhook. Ostateczna kompatybilność jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
Czy system może bezpośrednio wysyłać e-maile lub SMS-y dotyczące windykacji?
Tak — po uzgodnieniu automatyzacja może generować i wysyłać wiadomości za pośrednictwem Twojego dostawcy poczty elektronicznej lub zintegrowanej usługi SMS. Szablony wiadomości i reguły wysyłania są konfigurowane tak, aby odpowiadały Twojemu stylowi komunikacji i zasadom eskalacji.
W jaki sposób monitoruje się i egzekwuje zobowiązania do zapłaty?
Zobowiązania są rejestrowane centralnie wraz z przewidywanymi terminami płatności; system automatycznie generuje przypomnienia i sygnalizuje zaległe zobowiązania w celu przekazania sprawy przełożonemu. W razie potrzeby nadal istnieje możliwość interwencji człowieka w celu przeprowadzenia negocjacji lub rozstrzygnięcia sporu.
Jakie opcje dostosowywania są dostępne w przypadku reguł ustalania priorytetów?
Zasady punktacji można dostosować tak, aby odzwierciedlały priorytety biznesowe — na przykład poprzez powiązanie wyników z limitem kredytowym klienta, wartością faktury lub kontami strategicznymi. Implementi.ai wprowadza odpowiednie aktualizacje konfiguracji w ramach comiesięcznej usługi.
Jak rozpoczyna się wdrażanie?
Zaczynamy od spotkania w celu ustalenia zakresu projektu, podczas którego potwierdzamy systemy, próbki danych oraz czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Termin uruchomienia zależy od integracji i zakresu projektu i jest ustalany przed wdrożeniem.
Co się dzieje, gdy w procesie automatyzacji wystąpi błąd?
W ramach subskrypcji usługa implementi.ai monitoruje proces automatyzacji oraz zajmuje się obsługą i usuwaniem błędów. Poważne problemy są przekazywane do wyznaczonej przez Państwa osoby kontaktowej w celu podjęcia decyzji lub uzyskania dodatkowych informacji.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów księgowych, CRM i systemów płatności korzysta obecnie Państwa firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
