Opis
Ta usługa zarządzana automatycznie uzgadnia wpływające płatności z księgą należności, wykorzystując dopasowywanie wspomagane sztuczną inteligencją w celu sugerowania przyporządkowań, księgowania płatności częściowych oraz umieszczania wyjątków w kolejce do weryfikacji. Dzięki temu Twój zespół poświęca mniej czasu na wyszukiwanie szczegółów przelewów, księgowanie płatności oraz sprawdzanie niezaksięgowanych środków.
firmą implementi.ai zajmuje się konfiguracją i obsługą rozwiązania, utrzymywaniem integracji, monitorowaniem codziennego przetwarzania oraz wprowadzaniem poprawek, dzięki czemu Twój zespół finansowy otrzymuje stały strumień dopasowanych płatności oraz krótką, uporządkowaną według priorytetów listę niedopasowań do rozwiązania.
Problem
Działy finansowe często spędzają codziennie wiele godzin na dopasowywaniu transakcji bankowych lub potwierdzeń z bramek płatniczych do faktur. Płatności mogą nie zawierać jasnego numeru referencyjnego, przychodzić w partiach lub jako kwoty częściowe, albo być przekazywane za pośrednictwem wielu dostawców usług płatniczych. Bez automatyzacji staje się to procesem ręcznym, podatnym na błędy: nieprzypisane wpływy pozostają w księdze, widoczność środków pieniężnych jest ograniczona, windykacja zależy od czasochłonnych uzgodnień, a praca na koniec miesiąca jest bardziej uciążliwa. Wraz ze wzrostem wolumenu płatności i liczby kanałów rosną zaległości oraz ryzyko błędnego przypisania środków pieniężnych, co powoduje nieefektywność i luki w uzgodnieniach.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Usługa ta automatyzuje ciągłe dopasowywanie i przypisywanie wpływających płatności do pozycji należności oraz wykonuje rutynowe zadania związane z księgowaniem wpływów, przekazując do weryfikacji przez użytkownika wyłącznie rzeczywiste wyjątki. Może stosować reguły deterministyczne oraz dopasowania sugerowane przez sztuczną inteligencję, księgować przypisania oraz tworzyć zadania badawcze dotyczące nietypowych pozycji.
- Automatyczne dopasowywanie transakcji bankowych i potwierdzeń z bramki płatniczej do faktur i not kredytowych.
- Sugerowane podziały kwot w przypadku płatności częściowych lub rozdzielonych oraz rozliczeń zbiorczych.
- Automatyczne księgowanie prostych transakcji w systemie księgowym (o ile uzgodniono dostęp przez API).
- Zgłaszanie i przekazywanie wyjątków użytkownikom z działu finansowego wraz z sugerowanymi szczegółami dotyczącymi analizy.
- Prowadzenie historii uzgodnień oraz ścieżki audytowej dotyczącej zastosowanych środków pieniężnych na potrzeby kontroli.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze rozliczanie wpływów gotówkowych. Automatycznie dopasowuje i księguje rutynowe płatności, dzięki czemu Twój zespół poświęca mniej czasu na ręczne przypisywanie środków, a więcej na wyjątki wymagające oceny sytuacji.
- Zmniejszenie kwoty niewykorzystanych wpływów. Dopasowywanie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz konfigurowalne reguły zmniejszają liczbę niezrealizowanych płatności pozostających w księdze rachunkowej, poprawiając przejrzystość przepływów pieniężnych i sprawozdawczość.
- Obsługa wyjątków z uwzględnieniem priorytetów. System wyświetla do weryfikacji wyłącznie pozycje o wysokiej wartości lub budzące wątpliwości, co ogranicza ilość zbędnych informacji i sprawia, że procesy weryfikacyjne przebiegają szybciej i są bardziej spójne.
- Przejrzysta ścieżka audytu. Każde dopasowanie, propozycja i ręczna zmiana są rejestrowane, dzięki czemu audytorzy i kontrolerzy mogą prześledzić, w jaki sposób dokonano przydziałów.
- Mniej problemów pod koniec miesiąca. Ciągłe uzgadnianie sald zmniejsza nakład pracy w ostatniej chwili podczas zamykania okresu rozliczeniowego i pomaga zespołom finansowym w utrzymywaniu aktualnych sald należności.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma z branży e-commerce codziennie otrzymuje pliki bankowe i raporty z bram płatniczych od kilku dostawców usług płatniczych. Wielu klientów dokonuje płatności w częściach lub pomija numery referencyjne faktur; niektórzy klienci korporacyjni wysyłają pojedyncze płatności, które powinny zostać rozdzielone na kilka faktur. Narzędzie AI Incoming Payment Reconciler pobiera dane, dopasowuje płatności do faktur za pomocą rozpoznawania wzorców i konfigurowalnych reguł, automatycznie księguje proste transakcje, a pozycje budzące wątpliwości umieszcza w niewielkiej kolejce wyjątków przeznaczonej dla zespołu ds. należności. Zmniejsza to zaległości w pracy ręcznej i poprawia zdolność zespołu do szybkiej identyfikacji opóźnionych płatników oraz rzeczywistych sporów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy finansowe w średnich przedsiębiorstwach o umiarkowanym lub wysokim wolumenie wpływających płatności — w celu ograniczenia ręcznego księgowania wpływów.
- Firmy z branży e-commerce i handlu detalicznego korzystające z wielu bram płatniczych — w celu konsolidacji i zestawiania paragonów z różnych kanałów sprzedaży.
- Zespoły ds. usług wspólnych lub centralne zespoły ds. należności obsługujące płatności z kilku spółek zależnych lub kanałów sprzedaży — w celu zapewnienia spójnych zasad przypisywania płatności.
- Firmy działające w modelu SaaS i na zasadzie subskrypcji, w których występują płatności częściowe i częste operacje związane z notami kredytowymi — w celu zapewnienia prawidłowości stanu należności.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje automatyzację operacyjną oraz bieżącą obsługę zarządzaną niezbędną do zapewnienia codziennego funkcjonowania procesu uzgadniania płatności. Firma implementi.ai konfiguruje i łączy uzgodnione systemy, przeprowadza zautomatyzowany proces dopasowywania i przypisywania transakcji, monitoruje działanie systemu oraz kolejki błędów, zajmuje się rozwiązywaniem problemów związanych z automatyzacją oraz wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić prawidłowe działanie uzgodnionego rozwiązania.
- Ciągłe uzgadnianie danych wspomagane przez sztuczną inteligencję oraz przetwarzanie w zaplanowanych terminach.
- Monitorowanie stanu systemów automatyki oraz kolejek wyjątków.
- Postępowanie w przypadku błędów integracji oraz aktualizacji serwisowych.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Bardzo małe firmy, które mają zaledwie kilka płatności miesięcznie — ta usługa może oferować większą przepustowość niż jest to konieczne.
- Organizacje, które wymagają w pełni ręcznego procesu księgowania wpływów gotówkowych, realizowanego wyłącznie przez księgowych, bez automatycznego księgowania ani sugestii generowanych przez sztuczną inteligencję.
Jak to działa
- Podłącz źródła płatności. Integrujemy uzgodnione przez Państwa źródła danych bankowych, bramki płatnicze oraz księgę należności, dzięki czemu transakcje i faktury są dostępne do uzgodnienia.
- Normalizacja i wzbogacanie przychodzących rekordów. Usługa oczyszcza i ujednolica opisy płatności, wyodrębnia szczegóły przelewów z raportów bramki płatniczej oraz uzupełnia rekordy o metadane faktur, o ile są one dostępne.
- Dopasowywanie wspomagane sztuczną inteligencją. Logika wspomagana przez system automatycznie proponuje powiązania między płatnościami a niezapłaconymi fakturami na podstawie kwot, dat, numerów referencyjnych klientów oraz wzorców historycznych; proste przypadki są rozpatrywane na podstawie reguł deterministycznych.
- Automatyczne przypisywanie i księgowanie. W systemie księgowym rejestruje się jednoznaczne, wysoce wiarygodne dopasowania lub przygotowuje się propozycje wpisów zgodnie z uzgodnioną metodą dostępu i progami zatwierdzania.
- Obsługa płatności częściowych i rozłożonych na raty. Rozwiązanie to wskazuje, w jaki sposób rozdzielić częściowe dowody księgowe między wiele faktur, a także umożliwia tworzenie propozycji alokacji do weryfikacji lub ich automatyczne stosowanie w przypadku spełnienia określonych reguł.
- Przekierowanie wyjątków. Transakcje, których nie da się dopasować z wystarczającą pewnością, są umieszczane w kolejce wraz ze szczegółowymi informacjami kontekstowymi i traktowane priorytetowo w celu weryfikacji przez użytkowników działu finansowego, wraz z sugestiami dotyczącymi dalszych działań.
- Bieżące monitorowanie i konserwacja. implementi.ai monitoruje przetwarzanie danych, usuwa błędy integracji, aktualizuje reguły dopasowywania oraz zapewnia niezawodne działanie procesu uzgadniania danych w dłuższej perspektywie.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która codziennie otrzymuje pliki bankowe i raporty rozliczeniowe ze Stripe. Przychodząca transakcja bankowa bez numeru referencyjnego przelewu jest uzupełniana o informację o partii z bramki płatniczej oraz adres e-mail klienta z rejestru sprzedaży; sztuczna inteligencja wyszukuje dwie otwarte faktury, których łączna kwota odpowiada kwocie transakcji, i proponuje podział kwoty między nie. System automatycznie księguje przypisanie (lub tworzy księgowanie do zatwierdzenia, w zależności od ustawień) i rejestruje tę czynność. Jeśli sztuczna inteligencja nie jest w stanie osiągnąć wysokiego poziomu pewności — na przykład gdy wielu klientów ma podobne nazwiska — transakcja trafia do kolejki wyjątków wraz z sugerowanymi dopasowaniami i dokumentami uzupełniającymi, aby użytkownik działu finansowego mógł ją rozstrzygnąć.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów należą platformy księgowe (na przykład Xero, Sage, NetSuite lub SAP Business One), dostawcy danych bankowych oraz bramki płatnicze, takie jak Stripe, PayPal czy Adyen, a także platformy e-commerce, takie jak Shopify czy WooCommerce, które dostarczają dane dotyczące zamówień i klientów. Istnieje możliwość podłączenia innych systemów, o ile dostępne są interfejsy API, eksport plików lub uzgodnione metody przesyłania danych; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Łączymy się za pomocą dostępnych interfejsów API systemów księgowych, interfejsów API bram płatniczych, bezpiecznego importu plików bankowych (MT940/CSV) lub protokołu SFTP, a raporty otrzymujemy za pośrednictwem webhooków lub zaplanowanych eksportów w formacie CSV. W przypadku braku dostępności interfejsów API można korzystać z uzgodnionych raportów w formacie CSV, w Arkuszach Google lub przesyłanych pocztą elektroniczną. Dokładne metody są ustalane na etapie określania zakresu projektu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które konta bankowe, bramki płatnicze i systemy księgowe zostaną podłączone, dostarczamy przykładowe pliki bankowe i raporty dotyczące przelewów oraz określamy reguły biznesowe dotyczące automatycznego księgowania i progów zatwierdzania. Potrzebujemy również szczegółowych informacji na temat tego, w jaki sposób mają być obsługiwane płatności częściowe, odpisy i rozliczenia zbiorcze. Kompatybilność i sposób dostępu są uzgadniane i potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami księgowymi i płatniczymi można się połączyć?
Odpowiedź: Możemy zintegrować większość nowoczesnych systemów księgowych i bram płatniczych za pośrednictwem interfejsów API lub zaplanowanych importów plików. Na etapie określania zakresu projektu sprawdzamy kompatybilność z konkretnymi dostawcami klienta i uzgadniamy metody połączenia.
W jaki sposób rozliczane są płatności częściowe i rozliczenia zbiorcze?
Odpowiedź: System proponuje podział przypisania w przypadku częściowych wpływów i może oznaczyć rozliczenia zbiorcze do automatycznego podziału na podstawie konfigurowalnych reguł. Niejednoznaczne przypadki są kierowane do kolejki wyjątków wraz z proponowanymi przypisaniami.
Czy muszę zatwierdzać każde dopasowanie?
Odpowiedź: Nie — to użytkownik określa progi pewności. Elementy o wysokim poziomie pewności mogą być automatycznie stosowane, natomiast elementy o niższym poziomie pewności są przekazywane do weryfikacji i zatwierdzenia przez dział finansowy zgodnie z zasadami zarządzania.
Co się dzieje, gdy nie można dopasować płatności?
Odpowiedź: Transakcje, dla których nie znaleziono dopasowania, są umieszczane w kolejce wyjątków uporządkowanej według priorytetów wraz ze szczegółowymi informacjami kontekstowymi (metadane płatności, powiązane zamówienia i sugerowane dopasowania), dzięki czemu Twój zespół może szybko je rozwiązać.
Co wpływa na cenę miesięczną?
Odpowiedź: Ceny uwzględniają liczbę i stopień złożoności integracji, częstotliwość codziennego przetwarzania, prowadzoną historię uzgodnień oraz przewidywane bieżące wsparcie w zakresie dostosowywania reguł dopasowywania i rozwiązywania problemów związanych z integracją.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie informacji na temat systemu księgowego, dostawców usług bankowych i bram płatniczych, z których obecnie korzysta Państwa firma, a także o podanie przykładu typowych wyjątków związanych z płatnościami.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
