Opis
To rozwiązanie do automatyzacji w trybie zarządzanym na bieżąco gromadzi notatki ankieterów, odpowiedzi z formularzy oraz metadane z kalendarza w ramach procesu rekrutacyjnego, ujednolica wyniki i generuje dla każdego kandydata jedną uporządkowaną kartę oceny oraz zwięzłą analizę decyzyjną.
Implementi.ai konfiguruje łączniki, uczy reguły tworzenia streszczeń zgodnie z Twoimi kryteriami rekrutacyjnymi oraz zarządza automatyzacją w ramach usługi miesięcznej — monitorując działanie systemu, obsługując błędy i wprowadzając uzgodnione aktualizacje, tak aby proces rekrutacyjny dostarczał niezawodne, spójne i gotowe do podjęcia decyzji wyniki w każdym cyklu rekrutacyjnym.
Problem
Większość zespołów rekrutacyjnych opiera się na rozproszonych notatkach z rozmów kwalifikacyjnych, zróżnicowanych kryteriach oceny prowadzących rozmowy oraz ręcznym zestawianiu wyników. Informacje zwrotne przychodzą w postaci wiadomości e-mail z tekstem swobodnym, odpowiedzi w formularzach lub notatek w kalendarzu i są przeglądane w ostatniej chwili przez menedżera ds. rekrutacji. Powoduje to niespójną ocenę, opóźnienia w podejmowaniu decyzji oraz dodatkowe rundy wyjaśnień. Wraz ze wzrostem liczby kandydatów i tempa rekrutacji rośnie nakład pracy związany z ręcznym zestawianiem danych, pomijane są ważne sygnały jakościowe, a czas potrzebny do złożenia oferty wydłuża się — co prowadzi do większego nakładu czasu ze strony rekruterów i menedżerów ds. rekrutacji oraz utraty zainteresowania ze strony kandydatów.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje kompleksową konsolidację i podsumowanie informacji zwrotnych z rozmów kwalifikacyjnych w postaci standardowych kart oceny oraz wytycznych dla kadry kierowniczej dotyczących rekrutacji. Automatyczne procesy mogą wyodrębniać oceny i komentarze jakościowe, stosować opracowaną przez użytkownika matrycę oceny, wykrywać sprzeczne sygnały oraz sygnalizować wyjątki do weryfikacji przez człowieka.
- Automatyczne wprowadzanie odpowiedzi z formularzy ankieterów, notatek z kalendarza oraz krótkich wiadomości e-mail do kartoteki kandydata.
- Ujednolicenie wyników liczbowych uzyskanych przez poszczególnych ankieterów i w poszczególnych rubrykach w ramach jednej, zbiorczej karty wyników.
- Podsumowanie jakościowych opinii za pomocą sztucznej inteligencji w formie krótkiego opisu stanowiska, podkreślającego mocne strony, potencjalne zagrożenia oraz zalecane dalsze działania.
- Przekazywanie wyjątków lub przypadków o niskim poziomie pewności do kierowników ds. rekrutacji lub rekruterów w celu ręcznej weryfikacji.
- Okresowe raporty dotyczące spójności oceny kandydatów oraz stanu puli kandydatów.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze cykle decyzyjne. Zaraz po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych przygotuj jeden, gotowy do wykorzystania opis stanowiska i kartę oceny, co pozwoli skrócić czas poświęcany na uzyskiwanie informacji zwrotnych i przyspieszy proces składania ofert pracy.
- Spójna ocena. Znormalizowana punktacja i wspólna matryca oceny ograniczają różnice w ocenach między osobami przeprowadzającymi rozmowy kwalifikacyjne oraz pomagają menedżerom ds. rekrutacji w rzetelnym porównywaniu kandydatów.
- Mniej pracy administracyjnej. Osoby zajmujące się rekrutacją i menedżerowie ds. zatrudnienia poświęcają mniej czasu na przepisywanie, streszczanie i porównawcze zestawianie notatek, dzięki czemu zyskują czas na bardziej wartościowe działania związane z rekrutacją.
- Przejrzysta obsługa wyjątków. System automatyczny sygnalizuje sprzeczne opinie i podsumowania o niskim poziomie wiarygodności, dzięki czemu pracownicy zajmują się wyłącznie sprawami wymagającymi oceny.
- Ciągłość działania. W ramach usługi zarządzanej implementi.ai monitoruje proces, usuwa problemy z łącznikami oraz aktualizuje reguły karty oceny w miarę ewolucji kryteriów rekrutacyjnych.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości firmy technologicznej prowadzącej rekrutację do zespołów inżynieryjnych i produktowych dziesiątki rozmów kwalifikacyjnych generują ogromną ilość informacji zwrotnych w formie tekstu swobodnego oraz zróżnicowanych ocen liczbowych. Rekruterzy spędzają godziny na porządkowaniu notatek, a menedżerowie ds. rekrutacji opóźniają decyzje w oczekiwaniu na wyjaśnienia. Dzięki tej usłudze opinie osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną z każdym kandydatem są automatycznie rejestrowane po każdej rozmowie, oceny są normalizowane zgodnie z kryteriami firmy, a menedżerowi ds. rekrutacji przekazywany jest dwuakapitowy raport rekrutacyjny z zaznaczonymi kwestiami budzącymi wątpliwości oraz zalecanym kolejnym krokiem. Wyjątki — takie jak znacznie rozbieżne oceny osób przeprowadzających rozmowę lub brakujące opinie — są przekazywane do rekruterów wraz z zadaniem do przeglądu, które można wykonać jednym kliknięciem. Dzięki temu oferty są składane na czas, a jakość rekrutacji pozostaje na wysokim poziomie nawet przy rosnącej liczbie kandydatów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Wewnętrzne zespoły ds. rekrutacji w rozwijających się start-upach potrzebują szybszych i spójnych wyników rekrutacyjnych na wiele stanowisk.
- Zespoły ds. operacji rekrutacyjnych — potrzebują rzetelnych raportów z kart wyników i mniej ręcznych zadań związanych z konsolidacją danych.
- Osoby odpowiedzialne za rekrutację w branży usług technicznych lub profesjonalnych potrzebują zwięzłych podsumowań, aby móc szybko porównać kandydatów, którzy przeszli do ostatniego etapu selekcji.
- Agencje i organizacje zajmujące się rekrutacją (RPO) — czerpcie korzyści ze znormalizowanych raportów obejmujących różne kategorie rekrutacyjne klientów.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje wdrożoną automatyzację oraz zarządzanie operacyjne. Firma Implementi.ai konfiguruje i utrzymuje łączniki z uzgodnionymi systemami, obsługuje funkcje tworzenia podsumowań opartych na sztucznej inteligencji oraz generowania kart wyników, monitoruje działanie automatyzacji i usuwa awarie, a także wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić zgodność uzgodnionego rozwiązania z Państwa kryteriami rekrutacyjnymi.
- Bieżące monitorowanie i obsługa błędów związanych z łącznikami i przepływami.
- Konserwacja i dostosowywanie reguł tworzenia streszczeń oraz reguł punktacji.
- Regularne, uzgodnione aktualizacje szablonów i reguł routingu.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które prowadzą rekrutację jedynie sporadycznie (mniej niż kilka osób na kwartał), mogą nie potrzebować usługi zarządzanej w trybie ciągłym.
- Zespoły, które nie dysponują spójnymi kryteriami oceny lub które potrzebują w pełni dostosowanych do indywidualnych potrzeb narzędzi do oceny psychometrycznej wykraczających poza sporządzanie podsumowań, powinny rozważyć skorzystanie ze specjalistycznych platform oceny.
Jak to działa
- Połącz źródła. Łączymy uzgodniony system ATS, kalendarz oraz system formularzy dla osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne, dzięki czemu opinie osób przeprowadzających rozmowy oraz metadane dotyczące spotkań trafiają do ujednoliconego strumienia zdarzeń dotyczących kandydatów.
- Pobieranie i normalizacja danych wejściowych. System automatyczny wyodrębnia ustrukturyzowane odpowiedzi z formularzy, notatki w formie tekstu swobodnego oraz metadane dotyczące czasu i lokalizacji, a następnie przekształca różne skale ocen zgodnie z Twoją standardową matrycą ocen.
- Podsumowanie oparte na sztucznej inteligencji. Usługa wykorzystuje kontrolowany system podsumowujący oparty na sztucznej inteligencji, który przekształca komentarze o charakterze jakościowym w zwięzłe spostrzeżenia, klasyfikuje najważniejsze punkty oraz generuje krótki opis stanowiska zgodny z Twoimi kryteriami oceny.
- Skonsolidowana karta wyników. Dane liczbowe są agregowane, ważone zgodnie z ustalonymi zasadami i łączone z podsumowaniem w celu utworzenia jednej karty wyników kandydata oraz rekomendacji decyzyjnej.
- Przekierowanie wyjątków. Jeśli brakuje informacji zwrotnej, jest ona bardzo niespójna lub poziom pewności AI jest niski, system tworzy zadanie związane z weryfikacją, które jest kierowane do rekrutera lub kierownika ds. rekrutacji.
- Dostawa i archiwizacja. Ostateczna karta wyników i podsumowanie są dołączane do dokumentacji kandydata w systemie ATS i przekazywane wyznaczonym interesariuszom za pośrednictwem poczty elektronicznej lub serwisu Slack; historia kandydata jest przechowywana w celu analizy trendów i wykorzystania w przyszłości.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje trzy raporty z rozmów kwalifikacyjnych dotyczące stanowiska starszego inżyniera. Webhook systemu ATS przesyła każdy raport wraz z metadanymi kalendarza do systemu automatyzacji. System wyodrębnia numeryczne oceny z rubryki oraz uwagi w postaci tekstu swobodnego, przekształca oceny na jednolitą skalę od 1 do 5 oraz uruchamia podsumowanie oparte na sztucznej inteligencji, aby podkreślić mocne strony kandydata (projektowanie systemów, współpraca) oraz potencjalne ryzyka (ograniczone przykłady umiejętności przywódczych). System automatyczny generuje skonsolidowaną kartę oceny zawierającą wynik zbiorczy, dwuakapitową notatkę rekrutacyjną zalecającą przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z kierownikiem technicznym oraz oznaczenie informujące, że jeden z osób przeprowadzających rozmowę przyznał znacznie niższą ocenę. Ten oznaczony przypadek jest przekazywany do rekrutera w celu uzyskania krótkiego komentarza wyjaśniającego, zanim kierownik ds. rekrutacji zapozna się z notatką.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy mogą obejmować systemy śledzenia kandydatów (ATS), takie jak Greenhouse, Lever czy Workable; platformy kalendarzowe, takie jak Google Workspace czy Microsoft 365; systemy HRIS, takie jak BambooHR czy Personio, służące do śledzenia stanowisk i etapów rekrutacji; oraz kanały komunikacyjne, takie jak Slack i poczta elektroniczna, służące do wysyłania powiadomień. Są to jedynie przykłady — ostateczna kompatybilność zostanie potwierdzona podczas ustalania zakresu projektu.
Metody połączeń
Łączymy się za pomocą dostępnych interfejsów API lub webhooków, o ile są one udostępniane przez dostawców systemów rekrutacyjnych (ATS) i kalendarzy. W przypadku braku dostępności interfejsów API uzgodnione alternatywy obejmują bezpieczny eksport plików CSV, import z Arkuszy Google, SFTP lub dane zwrotne analizowane z wiadomości e-mail. Dokładne metody są wybierane podczas wdrażania w oparciu o Państwa systemy i podejście do bezpieczeństwa.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z którym systemem ATS, narzędziem do tworzenia formularzy dla osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne oraz systemem kalendarzowym należy się połączyć, dostarczamy przykładowe zapisy informacji zwrotnych lub pliki eksportowe oraz potwierdzamy Państwa matrycę oceny i zasady przypisywania wag. Określamy również zasady postępowania w przypadku wyjątków oraz ustalamy listę interesariuszy, którzy otrzymają karty oceny. Przed wdrożeniem potwierdzamy kompatybilność, sposób dostępu oraz ostateczną listę systemów.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami ATS i narzędziami jest to zintegrowane?
Współpracujemy z popularnymi platformami ATS i kalendarzowymi za pośrednictwem ich interfejsów API lub webhooków (na przykład Greenhouse, Lever, Workable, Google Workspace i Microsoft 365). Jeśli Twój system nie oferuje bezpośredniej integracji, jako alternatywę możemy skorzystać z importu plików CSV/Arkuszów lub wiadomości e-mail; ostateczna kompatybilność jest uzgadniana na etapie określania zakresu projektu.
Czy są Państwo w stanie dostosować się do naszej obecnej matrycy oceny rozmowy kwalifikacyjnej?
Tak. W trakcie wdrażania dostosowujemy Państwa rubrykę, skale punktacji i zasady ważenia. Podsumowanie wyników i normalizacja punktacji są dostosowywane do Państwa rubryki; uzasadnione aktualizacje są objęte miesięczną usługą.
Co się dzieje, gdy brakuje opinii osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną lub gdy opinie te są sprzeczne?
System automatyczny sygnalizuje brakujące lub bardzo niespójne informacje zwrotne i tworzy zlecenie weryfikacyjne skierowane do rekrutera lub kierownika ds. rekrutacji. Wyjaśnianiem zajmują się ludzie; system automatyczny skupia się na wykrywaniu i ustalaniu priorytetów wyjątków.
Czy to nadal osoby odpowiedzialne za rekrutację podejmują ostateczną decyzję?
Tak. Produkt generuje uporządkowaną kartę oceny oraz zwięzłą notatkę decyzyjną, które służą jako podstawa dla menedżerów ds. rekrutacji; nie zatwierdza on jednak automatycznie ofert pracy. Wszelkie ostateczne zatwierdzenia lub działania związane z ofertami pozostają w gestii Państwa zespołu i zgodnie z Państwa procedurami.
Jak długo trwa konfiguracja i co wpływa na jej koszt?
Czas wdrożenia zależy od liczby i złożoności integracji, dostępności danych przykładowych oraz stopnia dostosowania kryteriów oceny i szablonów do indywidualnych potrzeb. Czynniki wpływające na cenę obejmują liczbę systemów do podłączenia, wymagany zakres dostosowania oraz historię kandydatów podlegającą aktualizacji; zakres prac i harmonogram potwierdzamy na etapie analizy zakresu projektu.
W jaki sposób obsługiwane są błędy i zmiany dotyczące złączy?
W ramach usługi zarządzanej implementi.ai monitoruje stan łączników, zajmuje się rutynowymi błędami i wdraża uzgodnione rozwiązania. Znaczące migracje systemów lub gruntowne przebudowy rubryk są traktowane jako zmiany objęte zakresem umowy o świadczenie usług.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakiego systemu ATS, narzędzia do tworzenia formularzy dla osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne oraz systemu kalendarzowego korzysta obecnie Twój zespół.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
