Opis
Ta usługa zarządzana na bieżąco monitoruje faktury dostawców, procesy zatwierdzania oraz statusy płatności, aby wykrywać zaległe pozycje, potencjalne duplikaty oraz zatwierdzenia utknięte w wewnętrznych kolejkach. Implementi.ai konfiguruje połączenia, przeprowadza kontrole wspomagane sztuczną inteligencją oraz zarządza automatyzacją, dzięki czemu zespół ds. rozliczeń zobowiązań otrzymuje wyłącznie zweryfikowane wyjątki i zalecane dalsze działania.
Usługa ta jest przeznaczona dla zespołów finansowych, które potrzebują codziennego, skonsolidowanego wglądu w dane z systemów ERP, księgowości i e-faktur, bez konieczności zwiększania zatrudnienia. Zajmujemy się obsługą i konserwacją systemu automatyzacji, usuwaniem błędów oraz dostosowywaniem reguł w miarę zmian w Państwa procesach.
Problem
Bez automatyzacji zespoły ds. zobowiązań polegają na ręcznych raportach, arkuszach kalkulacyjnych i sporadycznym sprawdzaniu skrzynek odbiorczych w celu wykrycia zaległych faktur od dostawców. Powoduje to fragmentaryczny wgląd w sytuację: faktury są pomijane, procesy zatwierdzania utknęły u niewłaściwych osób, pojawiają się duplikaty, a rabaty za przedterminową płatność nie są wykorzystywane. Wraz ze wzrostem liczby faktur w wielu systemach ręczne uzgadnianie staje się coraz wolniejsze i podatne na błędy, zatwierdzanie się opóźnia, a zespoły finansowe reagują na kryzysy zamiast zarządzać stabilną, uszeregowaną według priorytetów kolejką zadań.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje ciągłe monitorowanie faktur, ocenę ryzyka oraz eskalację opartą na regułach, dzięki czemu zespoły ds. rozliczeń dostawców podejmują działania wyłącznie w przypadku zweryfikowanych wyjątków. Usługa sygnalizuje zaległe faktury, potencjalne duplikaty, niezgodności danych między zamówieniami a fakturami oraz zbyt długo oczekujące na zatwierdzenie dokumenty. Może również wysyłać stopniowe przypomnienia i eskalować sprawy do wyznaczonych osób zatwierdzających w przypadku spełnienia skonfigurowanych reguł.
- Codzienne lub w ciągu dnia pobieranie faktur z systemów ERP, księgowych lub ze źródeł e-mailowych.
- Wykrywanie duplikatów wspomagane sztuczną inteligencją oraz kontrole zgodności faktur z zamówieniami.
- Automatyczne wiadomości e-mail z przypomnieniami lub powiadomienia wysyłane do osób zatwierdzających i dostawców.
- Ocena priorytetów i ścieżki eskalacji dla zaległych lub o wysokiej wartości faktur.
- Podsumowania z pulpitu nawigacyjnego oraz listy wyjątków przekazywane zespołom ds. AP.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze rozwiązywanie problemów związanych z wyjątkami. Automatyzuje identyfikację i ustalanie priorytetów zaległych faktur, dzięki czemu pracownicy działu rozliczeń mogą skupić się na rzeczywistych odstępstwach od normy, zamiast przeszukiwać wiele systemów.
- Zmniejszone ryzyko powtórzeń i niedopasowań. Kontrole wspomagane przez sztuczną inteligencję pozwalają wykryć potencjalne duplikaty faktur i niezgodności w zamówieniach zakupu jeszcze przed zrealizowaniem płatności, co zmniejsza nakład pracy związany z ręcznym uzgadnianiem danych.
- Zwiększona wydajność procesu zatwierdzania. Przypomnienia i procedury eskalacji oparte na regułach przyspieszają procesy zatwierdzania, które utknęły w martwym punkcie, oraz ograniczają konieczność doraźnego przypominania przez pracowników działu finansowego.
- Przejrzysty, ujednolicony obraz sytuacji. Łączy informacje o terminach płatności faktur z wielu systemów w jedną, uszeregowaną według priorytetów kolejkę, dzięki czemu kierownictwo działu finansowego może od razu dostrzec problematyczne obszary.
- Ciągłość działania. implementi.ai zajmuje się obsługą, monitorowaniem i konserwacją systemów automatyzacji, zmniejszając tym samym obciążenie Twojego zespołu związane z wewnętrznym wsparciem technicznym.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości dystrybutora, który otrzymuje faktury z trzech platform dostawców oraz systemu ERP, kierownik działu rozliczeń dostaw miał trudności z wykrywaniem faktur oczekujących na zatwierdzenie oraz zduplikowanych zgłoszeń od dostawców, co powodowało spory dotyczące płatności. Po uruchomieniu rozwiązania automatyzacja pobiera strumienie faktur, porównuje dane z faktur i zamówień zakupu, zaznacza duplikaty oraz generuje uporządkowane według priorytetów przypomnienia dla osób zatwierdzających. Faktury o wysokiej wartości lub faktury, których termin płatności przekroczył skonfigurowane progi, są automatycznie przekazywane do kierownictwa działu finansowego. Zespół ds. rozliczeń zobowiązań codziennie rano otrzymuje jedną listę wyjątków i poświęca czas na rozwiązywanie problemów, a nie na gromadzenie danych.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Średniej wielkości zespoły finansowe, które otrzymują faktury z wielu źródeł — potrzebują skonsolidowanego zestawienia terminów płatności oraz ustalenia priorytetów.
- Firmy korzystające z systemów ERP lub księgowości w chmurze w połączeniu z portalami dla dostawców potrzebują wglądu obejmującego różne systemy.
- Firmy, które często otrzymują zapytania od dostawców lub są narażone na ryzyko wystawienia podwójnych faktur, potrzebują wczesnego wykrywania takich sytuacji i spójnego postępowania w takich przypadkach.
- Organizacje, które chcą ograniczyć ręczne działania związane z monitorowaniem zobowiązań, nie zwiększając przy tym liczby pracowników.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje obsługę automatyzacji oraz usługi wsparcia niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania rozwiązania w środowisku produkcyjnym. Firma implementi.ai konfiguruje i łączy uzgodnione systemy, przeprowadza kontrole sztucznej inteligencji, monitoruje automatyzację oraz zajmuje się usuwaniem błędów i rutynową konserwacją. W ramach usługi zarządzanej wprowadzamy również uzasadnione aktualizacje konfiguracji dotyczące progów, harmonogramów przypomnień i reguł eskalacji.
- Działanie systemu automatyki oraz przetwarzanie zaplanowane.
- Powiązania z systemami uzgodnione przed uruchomieniem.
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu klasyfikacji, wykrywania duplikatów i ustalania priorytetów.
- Monitorowanie, obsługa i usuwanie błędów automatyzacji oraz wprowadzanie uzasadnionych aktualizacji konfiguracji.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które otrzymują miesięcznie zaledwie kilka faktur od dostawców, w przypadku których wystarcza ręczna obsługa.
- Firmy, które nie dysponują danymi faktur w formie elektronicznej ani nie zapewniają żadnego praktycznego dostępu cyfrowego do faktur (brak interfejsu API, możliwości eksportu plików, wysyłki e-mailem lub dostępu przez SFTP).
Jak to działa
- Podłącz źródła faktur. Uzgadniamy, które systemy należy podłączyć (ERP, księgowość, portal dostawców, skrzynka odbiorcza faktur), a następnie ustalamy bezpieczne metody pobierania danych, dzięki czemu faktury trafiają do modułu monitorującego.
- Należy znormalizować i zindeksować faktury. Dane dotyczące przychodzących faktur są ujednolicane do wspólnego formatu, a kluczowe pola (dostawca, numer faktury, numer zamówienia, kwota, daty) są indeksowane w celu przeprowadzenia automatycznych kontroli.
- Walidacja wspomagana sztuczną inteligencją. W ramach kontroli wspomaganych komputerowo faktury są porównywane z zamówieniami, wcześniejszymi fakturami oraz historią dostawców w celu wykrycia duplikatów, rozbieżności w kwotach oraz brakujących zatwierdzeń.
- Oceń i ustal priorytety. Każdy wyjątek otrzymuje ocenę ryzyka i pilności na podstawie wieku, wartości oraz stopnia pewności dopasowania, dzięki czemu pracownicy działu AP widzą w pierwszej kolejności pozycje o największym znaczeniu.
- Automatyczne przypomnienia. Skonfigurowane wiadomości przypominające lub powiadomienia są wysyłane do właściciela faktury lub osoby zatwierdzającej w ustalonych odstępach czasu, co pozwala ograniczyć konieczność ręcznego przypominania o płatnościach.
- Eskalacja oparta na regułach. Jeśli przypomnienia nie doprowadzą do rozpatrzenia sprawy w ramach uzgodnionych limitów, system przekazuje sprawę do wyznaczonych osób zatwierdzających zgodnie z ustalonymi zasadami.
- Monitorowanie działania i optymalizacja. implementi.ai monitoruje proces automatyzacji, usuwa rutynowe błędy oraz dostosowuje reguły wykrywania i progi w miarę zmian potrzeb biznesowych.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje faktury za pośrednictwem systemu ERP, portalu dostawców oraz skrzynki odbiorczej działu księgowości. Faktura przychodzi bez zamówienia zakupu i trafia do kolejki rozliczeń zobowiązań; system automatyczny wyodrębnia pola faktury, przeprowadza kontrolę zgodności z zamówieniem zakupu oraz wyszukuje faktury, które mogą być duplikatami. Sztuczna inteligencja oznacza ją jako potencjalny duplikat i przypisuje średni poziom ryzyka, ponieważ kwota i dostawca są zgodne z niedawno zgłoszoną fakturą. Do pierwotnej osoby zatwierdzającej wysyłane jest przypomnienie z załączonym potencjalnym duplikatem; jeśli w ciągu skonfigurowanego limitu czasu nie zostanie podjęte żadne działanie, sprawa jest eskalowana do kierownika działu rozliczeń z dostawcami. W rezultacie duplikaty są wykrywane szybciej, a przeterminowane faktury wysokiego ryzyka otrzymują odpowiednią uwagę bez konieczności ręcznego tworzenia list.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to platformy ERP i finansowe, takie jak Oracle NetSuite, SAP ERP czy Microsoft Dynamics 365 Finance, pakiety księgowe w chmurze, np. Xero lub Sage, a także portale dostawców i dostawcy usług e-fakturowania. Integrujemy się również ze skrzynkami e-mailowymi lub kanałami SFTP służącymi do odbioru faktur. Są to jedynie przykłady — ostateczna kompatybilność jest potwierdzana na etapie ustalania zakresu projektu.
Metody połączeń
Możliwe metody połączenia obejmują bezpieczne interfejsy API lub natywne łączniki (o ile są dostępne), kanały webhooków, przesyłanie plików SFTP/bezpieczne przesyłanie plików z fakturami zbiorczymi, pobieranie faktur dostawców za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz zaplanowane eksporty do plików CSV lub Arkuszy Google. Najlepszą metodę dla każdego systemu uzgadniamy na etapie wdrażania.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z jakich systemów będą pochodzić faktury, udostępniamy przykładowe pliki faktur, ustalamy metodę dostępu (klucze API, dane logowania do SFTP lub przekierowanie skrzynki pocztowej), procesy zatwierdzania oraz osoby kontaktowe w przypadku eskalacji. Będziemy również potrzebować Państwa zasad dopasowywania zamówień zakupu, progów zatwierdzania oraz wszelkich preferencji dotyczących postępowania w sytuacjach wyjątkowych. Kompatybilność i dokładne metody dostępu są potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi źródłami faktur można się połączyć?
Możemy połączyć się z systemami ERP i księgowymi, portalami dostawców, skrzynkami e-mailowymi oraz źródłami plików (CSV/SFTP). Na etapie określania zakresu projektu ustalamy konkretne systemy oraz dostępne metody połączenia.
W jaki sposób traktowane są duplikaty i niezgodności?
Usługa wykorzystuje kontrole oparte na regułach oraz wykrywanie podobieństw wspomagane sztuczną inteligencją w celu zidentyfikowania potencjalnych duplikatów lub niezgodności między fakturami a zamówieniami. Podejrzane przypadki są wykazywane jako wyjątki do weryfikacji przez dział księgowości; przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji o płatności wymagana jest zgoda pracownika.
Czy można dostosować częstotliwość przypomnień i ścieżki eskalacji?
Tak. Harmonogramy przypomnień, progi eskalacji oraz listy osób zatwierdzających są konfigurowane podczas wdrażania i można je dostosowywać w ramach comiesięcznej usługi zarządzanej.
Co się dzieje, gdy w procesie automatyzacji wystąpi błąd?
implementi.ai monitoruje proces automatyzacji oraz zajmuje się analizą błędów i ich usuwaniem w odniesieniu do uzgodnionych przepływów danych. Wszelkie nierozwiązane wyjątki przekazujemy do zespołu ds. rozliczeń dostawców (AP) w celu ręcznej obsługi.
W jaki sposób zmieniają się ceny w zależności od liczby faktur lub integracji?
Cena miesięczna uwzględnia przewidywane integracje, częstotliwość przetwarzania oraz bieżące wsparcie techniczne. Znaczny wzrost ilości danych lub dodatkowe integracje mogą wymagać zmiany planu abonamentowego, co potwierdzamy przed wprowadzeniem zmian.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ERP, programów księgowych i kanałów odbioru faktur Państwo korzystają, a także o wskazanie typowej miesięcznej liczby faktur.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
