الوصف
تقوم هذه الخدمة المُدارة تلقائيًّا بتقييم العملاء المحتملين الواردين وتوزيعهم وتوجيههم إلى مندوب المبيعات المناسب بناءً على المنطقة الجغرافية وحجم العمل والمهارات وقواعد العمل. وهي تقضي على بطء التوزيع اليدوي وخرائط المناطق المؤقتة وصناديق البريد الوارد المثقلة بالرسائل، بحيث يتم الاتصال بالعملاء المحتملين بشكل أسرع ومن قِبل المندوب الأنسب.
تقوم implementi.ai بضبط القواعد، وربط الأنظمة المتفق عليها، وتشغيل نظام الأتمتة وصيانته شهريًّا — ونقوم بمراقبة مسارات التوجيه، وإصلاح الأخطاء، وتحديث الإعدادات كلما طرأت تغييرات على نطاق مبيعاتكم أو القواعد المعمول بها.
المشكلة
لا تزال العديد من مؤسسات المبيعات تقوم بتوزيع العملاء المحتملين باستخدام جداول البيانات أو القواعد اليدوية أو صناديق البريد الوارد التي تعمل وفق مبدأ «من يأتي أولاً يخدم أولاً». ويؤدي ذلك إلى عدم اتساق الخدمة: فبعض المناطق تحظى بخدمة زائدة، بينما تفوت مناطق أخرى متابعة مهمة، وقد تتأخر معالجة العملاء المحتملين ذوي الجودة العالية ريثما يقرر مندوبو المبيعات من سيتولى مسؤولية التعامل معهم. ومع تزايد الحجم وإضافة الفرق لمناطق أو منتجات أو قنوات جديدة، تصبح القواعد اليدوية غير فعالة. يجب التحكم في المعلومات المهمة — مثل مصدر العميل المحتمل، والمنطقة، والاهتمام بالمنتج، وتوافر مندوب المبيعات، وحالة الحصة — ودمجها من أجل التخصيص الصحيح، لكن جمع هذه المؤشرات وتطبيقها يدويًّا عملية بطيئة وعرضة للأخطاء.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا المنتج على أتمتة العملية المستمرة لتقييم العملاء المحتملين الواردين وتوزيعهم على أفضل موارد المبيعات وفقًا لقواعد العمل القابلة للتخصيص. وتجمع الخدمة بين بيانات العملاء المحتملين، وتعريفات المناطق، وتوافر مندوبي المبيعات، ومؤشرات الأداء لاتخاذ قرارات التوزيع وتنفيذ إجراءات التوجيه.
- تصنيف النتائج حسب المنطقة، والقيمة، والاهتمام بالمنتج، والمصدر.
- تطبيق القواعد التجارية المتعلقة بالحصص، ومطابقة المهارات/الشرائح، والإنصاف في التوزيع بالتناوب.
- قم بإنشاء سجلات العملاء المحتملين أو تحديثها في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك، وقم بتحديد سبب التخصيص.
- إرسال الإشعارات إلى مندوبي المبيعات عبر مهام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تطبيق Slack أو البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة.
- تتم إعادة توجيه العملاء المحتملين غير المقبولين تلقائيًا بعد انقضاء فترة الانتظار القابلة للتعديل، وإعادة تخصيصهم إلى أول مندوب متاح.
- الاحتفاظ بسجل المهام ومقاييس عبء العمل من أجل التحسين المستمر.
ما الذي ستجنيه شركتك
- اتصال أسرع، وإمكانية تحويل أعلى. يتم توجيه العملاء المحتملين على الفور إلى الشخص المناسب، مما يقلل من أوقات الاستجابة ويسمح لممثلي المبيعات بالتصرف بشأن العملاء المحتملين بينما لا يزال اهتمامهم حاضراً.
- توزيع أكثر إنصافًا ويأخذ عبء العمل في الاعتبار. تأخذ المهام في الاعتبار أحمال العمل الحالية والحصص المحددة لمنع إثقال كاهل الموظفين وضمان اتساق التعامل مع المهام عبر المناطق المختلفة.
- تقليل الأعمال الإدارية اليدوية في عمليات المبيعات. تتم معالجة القواعد والاستثناءات تلقائيًّا، مما يُعفي موظفي العمليات من الحاجة إلى تحديد المسارات باستخدام جداول البيانات وإعادة التخصيص يدويًّا.
- إمكانية تتبع المهام بوضوح. يتم تخزين سبب وتاريخ كل عملية إحالة عميل محتمل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) حتى يتمكن المديرون من مراجعة التغطية وتعديل القواعد.
- قابلة للتوسع مع نمو القنوات. تتكيف عملية الأتمتة مع إضافة قنوات تسويقية أو مناطق جغرافية أو خطوط إنتاج دون أن يؤدي ذلك إلى زيادة المهام اليدوية.
حالة استخدام عملية
على سبيل المثال، يتلقى مورد B2B في قطاع الشركات المتوسطة الحجم نماذج عبر الإنترنت وقوائم من المعارض التجارية وإحالات من الشركاء. وفي الماضي، كانت الفرص الواردة تُرسل عبر البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد جماعي، ويقوم كبار مندوبي المبيعات باختيار الفرص الأكثر أهمية بينما ينتظر الآخرون. بعد النشر، تقوم الأتمتة بقراءة مصدر العميل المحتمل وبيانات العنوان البريدي والهاتف، وتطبق خرائط المناطق وقواعد المهارات المتعلقة بالمنتجات، ثم تخصص كل عميل محتمل إلى مندوب متاح. يتم توجيه العملاء المحتملين ذوي القيمة العالية من الشركات إلى مندوبي المبيعات المعنيين بالشركات مع إخطارات اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) المحددة مسبقًا؛ بينما تذهب الاستفسارات الواردة الأصغر حجمًا إلى قسم المبيعات الداخلية عبر نظام التناوب. يستخدم المديرون سجل التخصيصات لتحديد المناطق غير المتوازنة وتحسين القواعد شهريًّا.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق المبيعات الإقليمية بين الشركات (B2B) — وهي فرق لها مناطق عمل محددة وتحتاج إلى توزيع متسق للعملاء المحتملين وإمكانية تتبعهم.
- فرق عمليات المبيعات — المؤسسات التي ترغب في تقليل عمليات التوجيه اليدوية والتخلص من التوزيع القائم على جداول البيانات.
- قسم المبيعات الداخلية وفرق SDR — فرق تتعامل مع أحجام كبيرة من المكالمات الواردة وتحتاج إلى موازنة أعباء العمل وتصعيد المشكلات بشكل آلي.
- بائعو المنتجات المتعددة أو شركاء القنوات — وهي الشركات التي يتعين عليها مطابقة العملاء المحتملين مع مندوبي المبيعات الذين يتمتعون بالمهارات اللازمة في مجال المنتجات أو الذين يتولون مسؤولية إدارة الشراكة.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري عناصر التشغيل الآلي والخدمات المستمرة اللازمة للحفاظ على سير عملية التوجيه وتوافقها مع التغييرات التي تطرأ على الأعمال. وتقوم Implementi.ai بصيانة مسارات العمل المُعدة مسبقًا، ومراقبة التشغيل، ومعالجة أخطاء التشغيل الآلي وإصلاحها، وتطبيق تحديثات معقولة على الإعدادات كلما طرأت تغييرات على مناطق عملكم أو قواعدكم.
- تشغيل نظام تقييم العملاء المحتملين وأتمتة توجيه الطلبات.
- الربط بالأنظمة المتفق عليها والصيانة المستمرة لتلك عمليات التكامل.
- مراقبة حالة الأتمتة والتعامل مع الأعطال أو استثناءات التوجيه.
- تحديثات التكوين وضبط القواعد ضمن النطاق المتفق عليه.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- الفرق الصغيرة جدًّا (التي تضم أقل من 5 مندوبي مبيعات تقريبًا) والتي تتلقى عددًا ضئيلًا من العملاء المحتملين الواردين — قد يكون التوجيه اليدوي أسهل وأرخص.
- المنظمات التي لا تمتلك نظامًا لإدارة علاقات العملاء (CRM) أو عملية رقمية متفق عليها لاستقبال العملاء المحتملين — يتطلب هذا المنتج بيانات منظمة عن العملاء المحتملين من المصادر المختلفة لكي يكون فعالاً.
كيف يعمل
- ربط مصادر العملاء المحتملين. تتلقى عملية الأتمتة العملاء المحتملين من المصادر المتفق عليها (نماذج الويب، ومنصات الإعلانات، والبيانات التي يرفعها الشركاء، أو ملفات CSV)، وتقوم بتوحيد الحقول الرئيسية اللازمة لتوجيههم.
- تنقيح البيانات والتحقق من صحتها. تضمن عمليات الإثراء الأساسية (البريدية/الهاتفية، والمنطقة المستنتجة) وفحوصات التحقق من الصحة أن كل عميل محتمل يمتلك السمات المطلوبة وفقًا لقواعد المناطق؛ ويتم وضع علامة على العملاء المحتملين غير المكتملين لإخضاعهم للمراجعة اليدوية.
- التقييم وفقًا لمعايير العمل. يستخدم النظام نظام تقييم قابل للتخصيص (مطابقة المنطقة، الاهتمام بالمنتج، تقدير حجم الصفقة، جودة مصدر العميل المحتمل) لتحديد أولويات قرارات توزيع المهام.
- تطبيق قواعد المناطق وحجم العمل. تجمع القواعد التجارية بين خرائط المناطق، ومهارات مندوبي المبيعات، وحجم العمل الحالي، وقيود الحصص، من أجل اختيار المندوب الأنسب أو إدراج الطلب في قائمة الانتظار.
- تنفيذ المهمة وإرسال الإشعار. يتم إنشاء/تحديث العميل المحتمل المختار في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ويتم إرسال إشعار إلى مندوب المبيعات عبر القناة المتفق عليها (مهمة في نظام CRM، أو Slack، أو البريد الإلكتروني). ويتم حفظ سبب التخصيص والبيانات الوصفية لأغراض التدقيق.
- مراقبة مدى القبول وتصعيد الأمر. إذا لم يتم قبول العميل المحتمل خلال فترة الانتظار المحددة، فإن نظام الأتمتة يعيد تخصيصه أو يرفعه إلى مستوى أعلى وفقًا لقواعدك الاحتياطية، ويقوم بتسجيل هذا الإجراء.
- الاحتفاظ بالسجل وإعدادات الضبط. يتم الاحتفاظ بسجل المهام ومقاييس عبء العمل حتى يتسنى لقسم عمليات المبيعات وشركة implementi.ai تعديل القواعد والحدود القصوى بشكل دوري.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تجمع العملاء المحتملين من نموذج على موقع الويب، وإعلانات البحث المدفوعة، والإحالات من الشركاء. يصل عميل محتمل جديد مع معلومات عن الموقع الجغرافي واهتماماته بالمنتجات. تعمل الخدمة على إثراء السجل لتحديد المنطقة، وتمنح العميل المحتمل درجة أعلى لأنه جاء من إحالة أحد الشركاء، ثم تتحقق من توفر مندوب المبيعات وحصته. تقوم الأتمتة بتخصيص العميل المحتمل لأقرب مندوب مبيعات مؤسسي لديه سعة استيعابية، وإنشاء سجل العميل المحتمل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وإرسال إشعار عبر Slack يتضمن التفاصيل الأساسية. إذا لم يقبل المندوب العميل المحتمل في غضون ساعتين، يقوم النظام تلقائيًا بإعادة تخصيصه إلى المندوب التالي المتاح وتسجيل التغيير للمراجعة.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي نقوم بربطها منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Salesforce وHubSpot وPipedrive)، وأنظمة أتمتة التسويق ومصادر العملاء المحتملين (مثل Google Ads وLinkedIn Lead Gen ومنصات التسويق المزودة بوظيفة webhooks)، وأدوات التعاون (مثل Slack)، ومنصات الاتصالات الهاتفية/المكالمات عبر الويب (Twilio أو مزودي خدمات الاتصالات الهاتفية الآخرين) والتقويمات (Google Calendar، Office 365). ويمكن ربط أنظمة أخرى عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو webhook أو تصدير البيانات المتفق عليه.
طرق الاتصال
وتشمل الطرق الشائعة تكامل واجهات برمجة التطبيقات (API) و«ويبهوكس» (webhooks) لتسليم العملاء المحتملين في الوقت الفعلي، وواجهات برمجة تطبيقات CRM الأصلية لإنشاء/تحديث سجلات العملاء المحتملين والمهام، والموصلات لـ Slack، والإشعارات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة (SMS). وفي حالة عدم توفر الوصول المباشر إلى واجهة برمجة التطبيقات (API)، يمكننا استخدام عمليات التصدير الآمنة لملفات CSV، أو جداول بيانات Google، أو تحليل صناديق البريد كبديل متفق عليه. يتم التأكد من التوافق والطرق المختارة قبل بدء التشغيل.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على مصادر العملاء المحتملين وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) التي تستخدمها، ونوفر وصولاً عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو التكامل لتلك الأنظمة (أو نرتب طرق التصدير المتفق عليها)، ونقدم تعريفات المناطق وقوائم العملاء المحتملين والمهارات وأي حصص أو قواعد قبول. كما نحتاج إلى معرفة قنوات الإخطار المفضلة لديك وقواعد تصعيد المشكلات. يتم تأكيد طريقة الوصول وتعيين حقول البيانات والتوافق النهائي أثناء تحديد نطاق العمل وقبل التفعيل.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) ومصادر العملاء المحتملين التي تدعمونها؟
نقوم عادةً بالدمج مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) الشائعة (مثل Salesforce وHubSpot وPipedrive) ومصادر العملاء المحتملين في مجال التسويق والويب عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو webhooks. وفي حال عدم توفر واجهة برمجة تطبيقات (API) في أحد الأنظمة، يمكننا العمل باستخدام ملفات CSV المصدرة أو جداول بيانات Google أو الاستلام عبر البريد الإلكتروني كبديل متفق عليه. ويتم التأكيد على التوافق النهائي خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
ما مدى قابلية قواعد التوجيه للتخصيص؟
تتميز قواعد التوجيه بقدرة عالية على التخصيص: حيث يمكن تعديل كل من خرائط المناطق، ومطابقة المنتجات بالمهارات، وخيارات الحصص والتوزيع بالتناوب، وإعطاء الأولوية لمصادر معينة، وقواعد المهلة الزمنية والتصعيد. وتقوم Implementi.ai بتطبيق هذه القواعد وصيانتها كجزء من الخدمة الشهرية ضمن النطاق المتفق عليه.
ماذا يحدث عندما لا يقبل مندوب المبيعات عميلاً محتملاً؟
يمكن أن تتبع الأتمتة سلوكًا بديلاً تم تكوينه مسبقًا: إعادة التخصيص إلى مندوب آخر، أو وضع الطلب في قائمة انتظار مخصصة لمجموعة من المندوبين، أو تصعيده إلى أحد المديرين بعد انقضاء مهلة زمنية محددة. يتم تسجيل جميع الإجراءات والطوابع الزمنية حتى تتمكن من مراجعة مهلات الانتظار وتعديلها.
كيف يتجنب النظام إثقال كاهل الموظفين الأفضل أداءً؟
تأخذ الخدمة في الاعتبار حجم العمل الحالي والمهام الموكلة مؤخرًا عند اتخاذ القرارات، وتدعم سياسات تراعي الحصص وتضمن التوزيع العادل لمنع إثقال كاهل أي مندوب بمفرده. ويتم الاحتفاظ ببيانات المهام السابقة من أجل ضبط هذه القواعد.
هل يمكن لهذا النظام التعامل مع التوجيه المتعدد المنتجات أو التوجيه الخاص بقنوات معينة؟
نعم. يمكن أن تشمل القواعد المهارات المتعلقة بالمنتجات أو القطاعات، بحيث يتم توجيه العملاء المحتملين لخطوط إنتاج محددة إلى مندوبي المبيعات الذين يتمتعون بالخبرة المناسبة. كما يتم دعم تحديد الأولويات الخاصة بالقنوات (مثل: الإحالات من الشركاء مقابل العملاء المحتملين من حملات التسويق).
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ومصادر العملاء المحتملين والمناطق أو الأقاليم التي تستخدمها شركتك حاليًا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
