الوصف
يقوم «AI Contract & SLA Monitor» باستخراج البنود والتواريخ الرئيسية تلقائيًا من العقود ووثائق الخدمة، ثم يحولها إلى سجلات منظمة وأحداث تقويمية ومهام وتنبيهات. كما يعمل على تجميع الالتزامات التعاقدية في مكان واحد، مما يتيح لفرق الشؤون القانونية والمشتريات والعمليات التوقف عن الاعتماد على عمليات البحث اليدوية والتذكيرات عبر البريد الإلكتروني.
تقوم شركة implementi.ai بتهيئة الحل وتشغيله كخدمة شهرية مُدارة: فنحن نربط الأنظمة التي تستخدمونها، ونضبط قواعد الاستخراج، ونحافظ على سير الأتمتة، ونتعامل مع الحالات الاستثنائية، حتى تحصل فرقكم على تذكيرات في الوقت المناسب ورؤية محدثة للعقود دون الحاجة إلى تنفيذ مشروع داخلي جديد.
المشكلة
تقوم العديد من الشركات بتتبع الالتزامات التعاقدية يدويًّا: حيث يقوم المحامون أو مديرو الحسابات أو موظفو العمليات بفتح ملفات PDF، والبحث عن بنود الإنهاء، ونسخ التواريخ إلى جداول البيانات، وإعداد تذكيرات تقويمية لمرة واحدة. ويؤدي ذلك إلى ظهور نقاط فشل فردية، وعدم اتساق عملية جمع البيانات، وتجاهل فترات الإشعار أو انتهاك اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA). ومع نمو محفظة العقود، يصبح النهج اليدوي غير قابل للتوسع بشكل كافٍ — فكلما زاد عدد المستندات، وتنوعت التنسيقات، وتزايدت الاتصالات المخصصة، زاد خطر التعرض للغرامات أو التجديدات غير المرغوب فيها. ويقلل الاستخراج المركزي والآلي والتذكيرات المجدولة من الاعتماد على الذاكرة الفردية والتتبع المجزأ.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
تقوم الخدمة بتحويل مستندات العقود الواردة إلى سجل منظم وقابل للبحث يتضمن الالتزامات والمواعيد النهائية وشروط اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، ثم تعمل على أتمتة عمليات التذكير وإنشاء المهام ومسارات التصعيد.
- الكشف عن العقود الواردة عبر البريد الإلكتروني أو محركات الأقراص أو الويب هوكس، واستيعابها.
- استخراج البيانات الأساسية: الأطراف، وتواريخ السريان والانتهاء، وفترات الإشعار، وفترات التجديد، ومقاييس اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، وبنود الغرامات.
- قم بتوحيد الحقول المستخرجة لتصبح سجلًا منظمًا في قاعدة البيانات في Airtable أو Notion.
- قم بإنشاء أحداث في التقويم، ومهام، وتنبيهات عبر Slack أو البريد الإلكتروني مع قواعد تصعيد للتواريخ المهمة.
- تقديم ملخصات أسبوعية وتنبيهات فورية بشأن المواعيد النهائية الوشيكة أو التي فات موعدها.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تقليل المخاطر القانونية والمالية. يقلل التتبع الآلي لتواريخ انتهاء الصلاحية ومؤشرات تفعيل اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) من احتمال إغفال الالتزامات وتكبد غرامات غير متوقعة، وذلك من خلال إبقاء المواعيد النهائية مرئية وضمان اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
- توفير وقت الموظفين. يستبدل البحث اليدوي وإدخال البيانات بعملية استخراج منظمة، مما يتيح لفرق الشؤون القانونية والعمليات التركيز على المفاوضات ومعالجة الحالات الاستثنائية بدلاً من فرز المستندات.
- سجلات عقود متسقة. تساهم الحقول المعيارية وطريقة العرض الموحدة في Airtable/Notion في الحد من التباينات في طرق تصنيف العقود وتتبعها عبر الفرق المختلفة.
- اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب وتصعيد الأمر. تضمن أحداث التقويم وإنشاء المهام وإشعارات Slack والبريد الإلكتروني تذكير الأشخاص المعنيين في وقت مبكر بما يكفي لاتخاذ القرارات أو تجديد العقود.
- تخطيط أفضل لعملية التجديد. إن الاطلاع على تواريخ انتهاء الصلاحية المقبلة وفترات الإشعار يساعد على إجراء مناقشات تجارية ومشتريات استباقية، بدلاً من التجديدات التي تتم بشكل رد الفعل.
حالة استخدام عملية
بالنسبة لشركة خدمات متوسطة الحجم تدير مئات العقود مع الموردين والعملاء، فإن تتبع فترات التجديد وفترات قياس اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) يدويًّا يؤدي إلى مواجهة مشاكل مستمرة. وبفضل أداة «AI Contract & SLA Monitor»، يتم استيعاب العقود الواردة تلقائيًّا، وتسجيل تواريخ انتهاء الصلاحية وبنود الإشعار كسجلات منظمة، كما يتم إرسال تذكيرات التقويم وإشعارات المهام إلى المسؤول عن العقد. وعند ظهور بند عالي المخاطر أو غرامة، يقوم النظام بإحالة الأمر إلى أحد المديرين عبر Slack مع تضمين مقتطف ذي صلة من العقد لمراجعته. وبذلك، تحصل الفرق على إيقاع تشغيلي موثوق به فيما يتعلق بعمليات التجديد والمفاوضات وتصحيح اتفاقيات مستوى الخدمة دون إضافة أعباء إدارية إضافية.
لمن هذا البرنامج؟
- الفرق القانونية في الشركات المتوسطة الحجم. هل تحتاج إلى رؤية موثوقة للعقود دون الحاجة إلى موظفين إضافيين لمراجعة المستندات؟.
- العمليات والمشتريات. تتبع اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) الخاصة بالموردين وتواريخ التجديد لتجنب انقطاع الخدمة والتكاليف غير المتوقعة.
- مديرو نجاح العملاء ومديرو الحسابات. التأكد من الوفاء بالالتزامات التعاقدية ومراعاة فترات الإشعار في مواعيدها المحددة فيما يتعلق بعمليات التجديد والردود المتعلقة باتفاقية مستوى الخدمة (SLA).
- فرق الخدمات المشتركة/مكتب إدارة المشاريع (PMO). هل تريد مصدرًا موثوقًا واحدًا لمعلومات الالتزامات التعاقدية عبر وحدات الأعمال المختلفة؟.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري عناصر أتمتة التشغيل والخدمات المُدارة اللازمة لضمان استمرار عمل الحل ودقة بياناته.
- ربط وصيانة عمليات التكامل المتفق عليها (البريد الإلكتروني، ومساحات التخزين، والتقويمات، وقنوات المهام).
- الاستخراج القائم على الذكاء الاصطناعي، والتحسين المستمر لقواعد الاستخراج وعمليات التعيين.
- المراقبة ومعالجة الأخطاء وإجراء الإصلاحات عند فشل عمليات الأتمتة أو حدوث تغييرات في المخطط.
- تحديثات طفيفة في الإعدادات تتعلق بقواعد التصعيد ومستلمي الإشعارات وحقول السجلات، وذلك تبعًا لتطور احتياجات العمل.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- المنظمات التي لا تمتلك سوى عدد قليل من العقود وتفضل التتبع اليدوي — وتُعد هذه الأتمتة المُدارة ذات قيمة كبيرة في الحالات التي يجعل فيها حجم العقود أو تعقيدها عملية المراقبة اليدوية مكلفة.
- الشركات التي تحتاج إلى سير عمل قانوني مخصص داخل مقرها أو أرشفة قانونية معتمدة — يرجى التأكد من التوافق قبل الشراء.
كيف يعمل
- التقاط المستندات. تراقب عملية الأتمتة المصادر المتفق عليها — صناديق البريد الإلكتروني المحددة، أو مجلدات Google Drive/OneDrive، أو ويبهوك لتحميل الملفات — وتقوم بسحب ملفات PDF/DOCX الخاصة بالعقود الجديدة لإدخالها في عملية المعالجة.
- تحليل المحتوى. يقوم الذكاء الاصطناعي بفحص كل وثيقة لتحديد البيانات الوصفية التعاقدية (تواريخ السريان، وتواريخ انتهاء الصلاحية، وبنود التجديد، واتفاقيات مستوى الخدمة، والغرامات) واستخراج تلك العناصر إلى حقول بيانات منظمة.
- التطبيع وإنشاء السجلات. يتم توحيد الحقول المستخرجة (التواريخ، أسماء الأطراف، أنواع البنود) وحفظها كسجل في عرض قاعدة البيانات المتفق عليه، مثل Airtable أو Notion، مع تضمين روابط المصادر والبيانات الوصفية.
- الجدولة القائمة على القواعد. تقوم القواعد المُعدة بتحويل التواريخ وعتبات اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) إلى أحداث تقويمية، وعناصر مهام، وجداول إخطارات للمسؤولين والمراقبين المعنيين.
- التنبيهات والتصعيد. عندما يقترب موعد الاستحقاق أو الحد الأدنى لاتفاقية مستوى الخدمة (SLA) أو يتم تجاوزهما، يرسل النظام تنبيهات إلى القنوات المُعدة مسبقًا (البريد الإلكتروني، Slack) ويقوم بالتصعيد وفقًا للقواعد المحددة مسبقًا.
- التقارير الأسبوعية. يُدرج تقرير موجز مجدول تواريخ انتهاء الصلاحية المرتقبة، والمخاطر الحالية، والبنود التي تم اكتشافها مؤخرًا، حتى تتمكن الفرق من التخطيط لعمليات التجديد واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
- معالجة الاستثناءات وضبط الأداء. في حالة عمليات الاستخراج الغامضة أو الجمل غير المعتادة، يتم وضع علامة على السجلات لإخضاعها للمراجعة البشرية، ويتم تعديل قواعد الذكاء الاصطناعي للحد من تكرار الاستثناءات.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تتلقى عقود الموردين الجديدة عبر البريد الإلكتروني وتخزن الاتفاقيات الموقعة في مجلد مشترك على Google Drive. وعند وصول عقد جديد، تقوم عملية الأتمتة باستيعاب الملف، واستخراج تاريخ السريان وتاريخ انتهاء الصلاحية وفترة الإشعار وأي غرامات متعلقة باتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، ثم تنشئ سجلاً منظماً في Airtable مع رابط مباشر إلى الملف الأصلي. يقوم النظام بجدولة تذكير قبل 90 يومًا من انتهاء صلاحية العقد لمالك العقد، ويُنشئ مهمة لفريق المشتريات لمراجعة شروط التجديد. إذا كان العقد يحتوي على بند ينص على غرامة عالية، فإن سير العمل ينشر تنبيهًا على قناة مخصصة في Slack ويضع علامة على السجل للمراجعة القانونية. يتم تمييز البنود الغامضة حتى يتمكن أحد الموظفين من تأكيد التصنيف الصحيح قبل إتمام السجل.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية Google Workspace (Gmail، Drive)، وMicrosoft 365 (Outlook، OneDrive)، ومجلدات التخزين السحابية، وAirtable أو Notion كمخزن للسجلات المنظمة، وGoogle Calendar أو Outlook Calendar للأحداث، وSlack أو البريد الإلكتروني للإشعارات. وتُعد أدوات تحليل المستندات مثل Docparser أو خدمات استخراج ملفات PDF أدوات مساعدة شائعة. ويمكن ربط أنظمة أخرى بموجب اتفاق.
طرق الاتصال
تستخدم «Connections» واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة، وعمليات التكامل الأصلية، و«webhooks»، وصناديق البريد الإلكتروني الخاضعة للمراقبة، أو الوصول إلى مجلدات محركات الأقراص المشتركة. كما يمكن تسليم الملفات عبر «webhook» آمن للتحميل، أو توفيرها بكميات كبيرة من خلال التصدير بصيغة CSV لإجراء عملية الترحيل الأولية. ويتم الاتفاق على الطريقة المحددة واختبارها خلال مرحلة الإعداد لضمان تسليم آمن وموثوق للوثائق والأحداث.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على المصادر التي ستزود النظام بالوثائق، والمستخدمين المسؤولين، وحقول السجلات المستهدفة المطلوبة، وقنوات الإخطار. وسنحتاج إلى طرق الوصول (مفاتيح واجهة برمجة التطبيقات أو الوصول المفوض) للأنظمة المختارة، وأمثلة على العقود النموذجية، وتحديد من يجب أن يتلقى التنبيهات وقواعد التصعيد. ويتم التأكد من التوافق ومستويات الوصول الدقيقة قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي تنسيقات المستندات التي يدعمها النظام؟
عادةً ما نتعامل مع ملفات العقود بصيغتي PDF وDOCX. ويمكن معالجة المستندات التي يتم تسليمها عبر البريد الإلكتروني أو مجلدات محركات الأقراص المشتركة أو التحميلات عبر الويب هوك. إذا كنت تستخدم صيغة مختلفة، فسنناقش مسألة التحويل كجزء من عملية التسجيل.
ما مدى دقة استخراج بنود العقد؟
يتم ضبط عملية الاستخراج وفقًا لمجموعة العقود الخاصة بك أثناء عملية الإعداد الأولي. ويتم تمييز البنود الغامضة أو غير الشائعة لإخضاعها للمراجعة البشرية، كما يتم تعديل نموذج الاستخراج بمرور الوقت للحد من الاستثناءات.
هل يمكن لهذه الخدمة إنشاء أحداث في تقويمات فريقنا؟
نعم — يمكن لنظام الأتمتة إنشاء أحداث في «تقويم Google» أو «تقويم Outlook» للمسؤولين المعنيين. ويتم تكوين الأهداف المحددة في التقويم واختبارها قبل بدء التشغيل.
ماذا يحدث في حالة الاستخراجات الغامضة أو المتنازع عليها؟
يتم توجيه السجلات التي تحتوي على استخراجات ذات درجة ثقة منخفضة للمراجعة اليدوية. ونقوم بتضمين عملية معالجة الاستثناءات وتطبيق التحديثات على قواعد الاستخراج بحيث يتم التعامل مع العناصر المماثلة تلقائيًا في المستقبل.
كيف تتعامل مع التغييرات التي تطرأ على مصادر المستندات أو تنسيقاتها؟
تعد مراقبة عمليات التكامل المتفق عليها وصيانتها جزءًا من الخدمة الشهرية. وفي حالة تغير المصادر أو التنسيقات، ستقوم implementi.ai بتعديل الموصلات وعمليات التعيين كجزء من الخدمة المُدارة.
ما الذي يؤثر على السعر الشهري؟
تعكس الأسعار عدد عمليات التكامل ومدى تعقيدها، وتواتر معالجة المستندات، وعدد المستندات التي تتم معالجتها شهريًّا، ومستوى الضبط والدعم المستمر المطلوب. ونقوم بالتأكد من نطاق الخدمة ومستوى الاشتراك قبل التفعيل.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
عند الاتصال بنا، يرجى ذكر مصادر المستندات التي تستخدمها (البريد الإلكتروني، محركات الأقراص، أنظمة أخرى) والحجم التقريبي للعقود شهريًّا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
