Opis
Narzędzie AI Contract & SLA Monitor automatycznie wyodrębnia kluczowe klauzule i daty z umów oraz dokumentów dotyczących usług, a następnie przekształca je w uporządkowane zapisy, wydarzenia kalendarzowe, zadania i powiadomienia. Centralizuje ono zobowiązania umowne, dzięki czemu zespoły prawne, ds. zamówień i operacyjne nie muszą już polegać na ręcznym wyszukiwaniu informacji i przypomnieniach wysyłanych pocztą elektroniczną.
implementi.ai konfiguruje i obsługuje to rozwiązanie w ramach miesięcznej usługi zarządzanej: łączymy systemy, z których korzystasz, dostosowujemy reguły pozyskiwania danych, dbamy o automatyzację i zajmujemy się sytuacjami wyjątkowymi, dzięki czemu Twoje zespoły otrzymują terminowe przypomnienia i mają dostęp do aktualnych informacji o umowach bez konieczności uruchamiania nowego projektu wewnętrznego.
Problem
Wiele firm śledzi zobowiązania umowne ręcznie: prawnicy, menedżerowie ds. klientów lub pracownicy operacyjni otwierają pliki PDF, wyszukują klauzule dotyczące wypowiedzenia, przepisują daty do arkuszy kalkulacyjnych i ustawiają jednorazowe przypomnienia w kalendarzu. Powoduje to powstanie pojedynczych punktów awarii, niespójność gromadzonych danych oraz przeoczenie terminów wypowiedzenia lub naruszenia umów SLA. Wraz z rozwojem portfela umów ręczne podejście staje się coraz mniej skuteczne — pojawia się więcej dokumentów, więcej formatów, więcej doraźnej komunikacji oraz rośnie ryzyko kar lub niechcianych przedłużeń umów. Scentralizowane, zautomatyzowane pozyskiwanie danych oraz zaplanowane przypomnienia zmniejszają zależność od indywidualnej pamięci i fragmentarycznego śledzenia.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Usługa przekształca otrzymane dokumenty umowne w uporządkowany, umożliwiający wyszukiwanie rejestr zobowiązań, terminów i warunków umowy SLA, a następnie automatyzuje wysyłanie przypomnień, tworzenie zadań oraz ścieżki eskalacji.
- Wykrywaj i pobieraj umowy przychodzące pocztą elektroniczną, z dysków lub za pośrednictwem webhooków.
- Wyodrębnij kluczowe dane: strony umowy, daty wejścia w życie i wygaśnięcia, okresy wypowiedzenia, terminy przedłużenia, wskaźniki SLA oraz klauzule karne.
- Znormalizuj wyodrębnione pola, tworząc uporządkowany rekord w bazie danych w Airtable lub Notion.
- Twórz wydarzenia w kalendarzu, zadania oraz powiadomienia w Slacku lub e-mailowe z regułami eskalacji dla ważnych terminów.
- Przesyłaj cotygodniowe podsumowania oraz natychmiastowe powiadomienia o zbliżających się lub przekroczonych terminach.
Korzyści dla Twojej firmy
- Zmniejszone ryzyko prawne i finansowe. Automatyczne śledzenie terminów wygaśnięcia umów i warunków uruchamiających SLA zmniejsza ryzyko przeoczenia zobowiązań i niespodziewanych kar, zapewniając widoczność terminów i umożliwiając podejmowanie odpowiednich działań.
- Oszczędność czasu pracowników. Zastępuje ręczne wyszukiwanie i wprowadzanie danych ustrukturyzowanym procesem pozyskiwania danych, dzięki czemu zespoły prawne i operacyjne mogą skupić się na negocjacjach i rozwiązywaniu nietypowych sytuacji zamiast na selekcjonowaniu dokumentów.
- Spójna dokumentacja umów. Znormalizowane pola i ujednolicony widok w Airtable/Notion ograniczają niespójności w klasyfikowaniu i śledzeniu umów w różnych zespołach.
- Terminowe działania i eskalacja. Wydarzenia w kalendarzu, tworzenie zadań oraz powiadomienia w Slacku i przez e-mail gwarantują, że odpowiednie osoby otrzymają przypomnienie z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mogły przygotować się do podjęcia decyzji lub przedłużenia umów.
- Lepsze planowanie odnowy. Wgląd w zbliżające się terminy wygaśnięcia umów i okresy wypowiedzenia pozwala prowadzić proaktywne rozmowy handlowe i dotyczące zamówień, zamiast reagować dopiero w momencie przedłużania umów.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości firmy usługowej zarządzającej setkami umów z dostawcami i klientami ręczne śledzenie terminów odnowienia oraz okresów pomiaru SLA wiąże się z ciągłym gaszeniem pożarów. Dzięki rozwiązaniu AI Contract & SLA Monitor nowe umowy są automatycznie wprowadzane do systemu, daty wygaśnięcia i klauzule dotyczące wypowiedzenia są rejestrowane jako uporządkowane zapisy, a do osoby odpowiedzialnej za umowę wysyłane są przypomnienia kalendarzowe oraz powiadomienia o zadaniach. W przypadku pojawienia się klauzuli wysokiego ryzyka lub kary system eskaluje sprawę do kierownika za pośrednictwem Slacka, dołączając odpowiedni fragment umowy do wglądu. Zespoły zyskują niezawodny rytm operacyjny w zakresie przedłużania umów, negocjacji i działań naprawczych dotyczących umów SLA bez zwiększania obciążenia administracyjnego.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły prawne w średnich przedsiębiorstwach. Potrzebujesz niezawodnego wglądu w umowy bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników do sprawdzania dokumentów.
- Działalność operacyjna i zaopatrzenie. Śledź umowy SLA dostawców oraz terminy ich odnowienia, aby uniknąć przerw w świadczeniu usług i nieprzewidzianych kosztów.
- Specjaliści ds. sukcesu klienta i menedżerowie ds. obsługi klientów. Należy zadbać o to, by zobowiązania umowne i okresy wypowiedzenia były realizowane zgodnie z harmonogramem w przypadku przedłużeń umów oraz odpowiedzi w ramach umowy SLA.
- Zespoły ds. usług wspólnych/PMO. Chcemy mieć jedno wiarygodne źródło informacji na temat zobowiązań umownych w różnych jednostkach biznesowych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje elementy automatyzacji operacyjnej oraz usługi zarządzane niezbędne do zapewnienia ciągłości działania i dokładności rozwiązania.
- Podłączanie i utrzymywanie uzgodnionych integracji (poczta elektroniczna, dyski, kalendarze, kanały zadań).
- Ekstrakcja oparta na sztucznej inteligencji oraz ciągłe dostosowywanie reguł ekstrakcji i mapowań.
- Monitorowanie, obsługa błędów i wprowadzanie poprawek w przypadku niepowodzenia automatyzacji lub zmian w schemacie.
- Niewielkie aktualizacje konfiguracji dotyczące reguł eskalacji, odbiorców powiadomień i pól rekordów w miarę zmian potrzeb biznesowych.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które mają zaledwie kilka umów i preferują ręczne śledzenie — ta zarządzana automatyzacja jest najbardziej przydatna tam, gdzie liczba lub złożoność umów sprawia, że ręczne zarządzanie staje się kosztowne.
- Firmy, które potrzebują dostosowanych do indywidualnych potrzeb lokalnych procesów obsługi spraw prawnych lub certyfikowanej archiwizacji dokumentów prawnych — przed zakupem powinny sprawdzić zgodność rozwiązania.
Jak to działa
- Digitalizacja dokumentów. System automatyczny monitoruje uzgodnione źródła — wyznaczone skrzynki e-mailowe, foldery w Google Drive/OneDrive lub webhook do przesyłania plików — i pobiera nowe pliki PDF/DOCX zawierające umowy w celu ich przetworzenia.
- Analiza treści. Sztuczna inteligencja analizuje każdy dokument w celu zidentyfikowania metadanych umownych (daty wejścia w życie, wygaśnięcia, klauzule dotyczące przedłużenia, umowy SLA oraz kary) i wyodrębnia te elementy do ustrukturyzowanych pól danych.
- Normalizacja i tworzenie rekordów. Wyodrębnione pola są normalizowane (daty, nazwy stron, typy klauzul) i zapisywane jako rekord w uzgodnionym widoku bazy danych, np. w Airtable lub Notion, wraz z linkami do źródeł i metadanymi.
- Planowanie oparte na regułach. Skonfigurowane reguły przekształcają daty i progi SLA w wydarzenia kalendarzowe, pozycje zadań oraz harmonogramy powiadomień dla odpowiedzialnych osób i obserwatorów.
- Powiadomienia i eskalacja. Gdy zbliża się termin lub próg SLA albo nie zostaną one dotrzymane, system wysyła powiadomienia na skonfigurowane kanały (e-mail, Slack) i eskaluje sprawę zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami.
- Raporty tygodniowe. W generowanym zgodnie z harmonogramem raporcie podsumowującym wymieniono nadchodzące terminy wygaśnięcia, aktywne zagrożenia oraz niedawno wykryte klauzule, dzięki czemu zespoły mogą zaplanować przedłużenia umów i działania naprawcze.
- Obsługa wyjątków i optymalizacja. W przypadku niejednoznacznych wyników lub nietypowych klauzul rekordy są oznaczane do weryfikacji przez człowieka, a reguły sztucznej inteligencji są dostosowywane w celu ograniczenia powtarzających się wyjątków.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje nowe umowy z dostawcami pocztą elektroniczną i przechowuje podpisane umowy we wspólnym folderze na Google Drive. Gdy pojawia się nowa umowa, system automatyczny pobiera plik, wyodrębnia datę wejścia w życie, datę wygaśnięcia, okres wypowiedzenia oraz ewentualne kary wynikające z umowy SLA, a następnie tworzy uporządkowany wpis w Airtable wraz z bezpośrednim linkiem do oryginalnego pliku. System planuje przypomnienie dla właściciela umowy na 90 dni przed wygaśnięciem oraz tworzy zadanie dla zespołu ds. zamówień, aby ten przejrzał warunki przedłużenia. Jeśli umowa zawiera klauzulę przewidującą wysoką karę, przepływ pracy wysyła alert na dedykowany kanał w Slacku i oznacza rekord do weryfikacji prawnej. Niejasne klauzule są oznaczane, aby osoba mogła potwierdzić prawidłową klasyfikację przed sfinalizowaniem rekordu.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów należą: Google Workspace (Gmail, Dysk), Microsoft 365 (Outlook, OneDrive), foldery w chmurze, Airtable lub Notion jako ustrukturyzowane repozytorium danych, Kalendarz Google lub Kalendarz Outlooka do zarządzania wydarzeniami oraz Slack lub poczta elektroniczna do powiadomień. Powszechnie stosowanymi narzędziami pomocniczymi są narzędzia do analizy dokumentów, takie jak Docparser, lub usługi ekstrakcji danych z plików PDF. Inne systemy można potencjalnie podłączyć po uzgodnieniu.
Metody połączeń
Połączenia wykorzystują dostępne interfejsy API, integracje natywne, webhooki, monitorowane skrzynki e-mailowe lub dostęp do folderów na dyskach współdzielonych. Pliki można również dostarczać za pośrednictwem bezpiecznego webhooka do przesyłania danych lub przekazywać zbiorczo poprzez eksport do pliku CSV w ramach wstępnej migracji. Dokładna metoda jest uzgadniana i testowana podczas wdrażania, aby zapewnić bezpieczne i niezawodne dostarczanie dokumentów i zdarzeń.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z jakich źródeł będą pochodzić dokumenty, kto jest za nie odpowiedzialny, jakie pola rekordów mają być uwzględnione oraz jakie kanały powiadomień mają być wykorzystane. Będziemy potrzebować metod dostępu (kluczy API lub dostępu delegowanego) do wybranych systemów, przykładów typowych umów oraz określenia, kto powinien otrzymywać powiadomienia, a także zasad eskalacji. Kompatybilność i dokładne poziomy dostępu są potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie formaty dokumentów obsługuje system?
Zazwyczaj obsługujemy pliki umów w formatach PDF i DOCX. Możemy przetwarzać dokumenty dostarczone pocztą elektroniczną, udostępnione w folderach na dyskach współdzielonych lub przesłane za pomocą webhooków. Jeśli korzystasz z innego formatu, omówimy kwestię konwersji w ramach procesu wdrażania.
Jak dokładne jest wyodrębnianie klauzul umownych?
Podczas wdrażania proces ekstrakcji jest dostosowywany do korpusu umów użytkownika. Niejednoznaczne lub rzadko występujące klauzule są oznaczane do weryfikacji przez człowieka, a model ekstrakcji jest z czasem dostosowywany w celu ograniczenia liczby wyjątków.
Czy ta usługa może tworzyć wydarzenia w kalendarzach naszego zespołu?
Tak — automatyzacja może tworzyć wydarzenia w Kalendarzu Google lub Kalendarzu Outlooka dla odpowiednich osób odpowiedzialnych. Dokładne ustawienia kalendarza są konfigurowane i testowane przed uruchomieniem.
Co się dzieje w przypadku niejednoznacznych lub budzących wątpliwości ekstrakcji?
Rekordy zawierające dane wyodrębnione z niskim poziomem pewności są przekazywane do ręcznej weryfikacji. Wdrażamy proces obsługi wyjątków i aktualizujemy reguły wyodrębniania danych, tak aby podobne pozycje były w przyszłości przetwarzane automatycznie.
Jak radzicie sobie ze zmianami w źródłach lub formatach dokumentów?
Monitorowanie i konserwacja uzgodnionych integracji wchodzą w zakres comiesięcznej usługi. W przypadku zmiany źródeł lub formatów firma implementi.ai dostosuje łączniki i mapowania w ramach usługi zarządzanej.
Co wpływa na cenę miesięczną?
Ceny zależą od liczby i złożoności integracji, częstotliwości przetwarzania dokumentów, miesięcznej liczby przetwarzanych dokumentów oraz zakresu niezbędnych bieżących dostosowań i wsparcia. Przed aktywacją usługi potwierdzamy zakres usług oraz poziom abonamentu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Skontaktuj się z nami, podając źródła dokumentów, z których korzystasz (e-mail, dyski, inne systemy), oraz przybliżoną miesięczną liczbę umów.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
