Descripción
AI Contract & SLA Monitor extrae automáticamente las cláusulas y fechas clave de los contratos y documentos de servicio, y las convierte en registros estructurados, eventos de calendario, tareas y alertas. Centraliza los compromisos contractuales, de modo que los equipos jurídicos, de compras y de operaciones dejan de depender de búsquedas manuales y recordatorios por correo electrónico.
implementi.ai configura y gestiona la solución como un servicio gestionado mensual: conectamos los sistemas que utilizas, ajustamos las reglas de extracción, mantenemos la automatización y gestionamos las excepciones para que tus equipos reciban recordatorios puntuales y dispongan de una visión actualizada de los contratos sin necesidad de poner en marcha un nuevo proyecto interno.
El problema
Muchas empresas realizan el seguimiento de las obligaciones contractuales de forma manual: abogados, gestores de cuentas o personal de operaciones abren archivos PDF, buscan cláusulas de rescisión, copian fechas en hojas de cálculo y configuran recordatorios puntuales en el calendario. Esto genera puntos únicos de fallo, un registro de datos inconsistente y el incumplimiento de los plazos de preaviso o de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). A medida que crece la cartera de contratos, el enfoque manual resulta cada vez menos eficaz: más documentos, más formatos, más comunicaciones puntuales y un riesgo creciente de multas o renovaciones no deseadas. La extracción centralizada y automatizada, junto con los recordatorios programados, reducen la dependencia de la memoria individual y el seguimiento fragmentado.
Qué automatiza esta solución
El servicio convierte los documentos contractuales recibidos en un registro actualizado y consultable de obligaciones, plazos y condiciones del acuerdo de nivel de servicio (SLA), y a continuación automatiza los recordatorios, la creación de tareas y los procesos de escalado.
- Detecta e importa contratos que llegan por correo electrónico, carpetas de Drive o webhooks.
- Extraer los datos clave: partes, fechas de entrada en vigor y de vencimiento, plazos de preaviso, plazos de renovación, métricas del SLA y cláusulas de penalización.
- Normaliza los campos extraídos en un registro estructurado de una base de datos en Airtable o Notion.
- Crea eventos de calendario, tareas y alertas por Slack o correo electrónico con reglas de escalado para fechas críticas.
- Envía resúmenes semanales y alertas inmediatas sobre plazos inminentes o incumplidos.
Lo que gana tu empresa
- Menor riesgo jurídico y financiero. El seguimiento automatizado de las fechas de vencimiento y los umbrales del SLA reduce la probabilidad de que se pasen por alto obligaciones y de que se produzcan sanciones inesperadas, ya que permite mantener visibles los plazos y garantizar que se cumplan.
- Ahorro de tiempo para el personal. Sustituye la búsqueda manual y la introducción de datos por una extracción estructurada, de modo que los equipos jurídicos y de operaciones puedan centrarse en la negociación y la gestión de excepciones, en lugar de en la clasificación de documentos.
- Registros contractuales coherentes. Los campos normalizados y una vista única en Airtable/Notion reducen las inconsistencias en la forma en que se clasifican y se realiza el seguimiento de los contratos entre los distintos equipos.
- Actuación oportuna y escalado. Los eventos del calendario, la creación de tareas y las alertas por Slack o correo electrónico garantizan que se avise a las personas adecuadas con la antelación suficiente para que puedan preparar las decisiones o las renovaciones.
- Una mejor planificación de las renovaciones. Conocer con antelación las próximas fechas de vencimiento y los plazos de preaviso permite mantener conversaciones proactivas en materia comercial y de contratación, en lugar de renovaciones reactivas.
Un caso práctico
Para una empresa de servicios de tamaño medio que gestiona cientos de contratos con proveedores y clientes, el seguimiento manual de los plazos de renovación y los períodos de medición de los SLA supone una lucha constante contra incendios. Con AI Contract & SLA Monitor, los contratos entrantes se incorporan automáticamente, las fechas de vencimiento y las cláusulas de preaviso se registran como datos estructurados, y se envían recordatorios de calendario y notificaciones de tareas al responsable del contrato. Cuando aparece una cláusula de alto riesgo o una penalización, el sistema escala el asunto a un responsable a través de Slack e incluye el extracto pertinente del contrato para su revisión. Los equipos consiguen un ritmo operativo fiable para las renovaciones, las negociaciones y la corrección de los SLA sin aumentar la carga administrativa.
¿A quién va dirigido?
- Equipos jurídicos de empresas del segmento medio. Necesitamos una visibilidad fiable de los contratos sin tener que contratar a más personal para la revisión de documentos.
- Operaciones y aprovisionamiento. Realiza un seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las fechas de renovación de los proveedores para evitar interrupciones en el servicio y costes imprevistos.
- Responsables de éxito del cliente y gestores de cuentas. Asegúrate de que los compromisos contractuales y los plazos de preaviso se gestionen según lo previsto en lo que respecta a las renovaciones y las respuestas al SLA.
- Equipos de servicios compartidos/PMO. Queremos disponer de una única fuente de información fiable sobre las obligaciones contractuales en todas las unidades de negocio.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre los elementos de automatización operativa y de servicios gestionados necesarios para garantizar el funcionamiento y la precisión de la solución.
- Configuración y mantenimiento de las integraciones acordadas (correo electrónico, unidades de almacenamiento, calendarios, canales de tareas).
- Extracción basada en inteligencia artificial y ajuste continuo de las reglas de extracción y las correspondencias.
- Supervisión, gestión de errores y soluciones cuando fallan las automatizaciones o se producen cambios en el esquema.
- Pequeñas actualizaciones de configuración en las reglas de escalado, los destinatarios de las notificaciones y los campos de los registros, a medida que evolucionan las necesidades de la empresa.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Organizaciones que solo cuentan con unos pocos contratos y prefieren el seguimiento manual: esta automatización gestionada resulta especialmente útil cuando el volumen o la complejidad de los contratos hacen que el control manual resulte costoso.
- Las empresas que necesiten flujos de trabajo jurídicos a medida en sus propias instalaciones o un sistema de archivo jurídico certificado deben comprobar la compatibilidad antes de realizar la compra.
Cómo funciona
- Captura de documentos. La herramienta de automatización supervisa las fuentes acordadas —bandas de entrada de correo electrónico específicas, carpetas de Google Drive u OneDrive o un webhook de subida de archivos— y incorpora los nuevos archivos PDF o DOCX de los contratos al proceso de tramitación.
- Análisis de contenido. La IA examina cada documento para localizar los metadatos contractuales (fechas de entrada en vigor, vencimiento, cláusulas de renovación, acuerdos de nivel de servicio y sanciones) y extrae esos elementos para introducirlos en campos de datos estructurados.
- Normalización y creación de registros. Los campos extraídos se normalizan (fechas, nombres de las partes, tipos de cláusulas) y se guardan como un registro en la vista de la base de datos acordada, por ejemplo, Airtable o Notion, junto con los enlaces a las fuentes y los metadatos.
- Planificación basada en reglas. Las reglas configuradas convierten las fechas y los umbrales del SLA en eventos del calendario, tareas y programaciones de notificaciones para los responsables y los observadores.
- Alertas y escalado. Cuando se acerca una fecha límite o un umbral del SLA, o cuando no se cumple, el sistema envía alertas a los canales configurados (correo electrónico, Slack) y escala el problema según las reglas predefinidas.
- Informes semanales. Un informe resumido periódico recoge los vencimientos próximos, los riesgos activos y las cláusulas detectadas recientemente, para que los equipos puedan planificar las renovaciones y las medidas correctivas.
- Gestión y optimización de excepciones. En caso de extracciones ambiguas o cláusulas inusuales, los registros se marcan para su revisión manual y se ajustan las reglas de la IA con el fin de reducir las excepciones recurrentes.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recibe nuevos contratos de proveedores por correo electrónico y almacena los acuerdos firmados en una carpeta compartida de Google Drive. Cuando llega un nuevo contrato, el sistema automatizado importa el archivo, extrae la fecha de entrada en vigor, la fecha de vencimiento, el plazo de preaviso y las posibles penalizaciones del SLA, y crea un registro estructurado en Airtable con un enlace directo al archivo original. El sistema programa un recordatorio 90 días antes de la fecha de vencimiento para el responsable del contrato y crea una tarea para que el equipo de compras revise las condiciones de renovación. Si el contrato contiene una cláusula con una penalización elevada, el flujo de trabajo envía una alerta a un canal específico de Slack y marca el registro para que lo revise el departamento jurídico. Las cláusulas ambiguas se señalan para que una persona pueda confirmar la clasificación correcta antes de finalizar el registro.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas más habituales se encuentran Google Workspace (Gmail, Drive), Microsoft 365 (Outlook, OneDrive), carpetas de almacenamiento en la nube, Airtable o Notion como almacén de registros estructurados, Google Calendar o Outlook Calendar para eventos, y Slack o el correo electrónico para las notificaciones. Las herramientas de análisis de documentos, como Docparser, o los servicios de extracción de PDF son complementos habituales. Es posible conectar otros sistemas previo acuerdo.
Métodos de conexión
Las conexiones utilizan las API disponibles, integraciones nativas, webhooks, bandejas de entrada de correo electrónico supervisadas o acceso a carpetas de unidades compartidas. Los archivos también pueden enviarse a través de un webhook de carga segura o proporcionarse de forma masiva mediante una exportación en formato CSV para una migración inicial. El método concreto se acuerda y se prueba durante el proceso de incorporación para garantizar una entrega segura y fiable de los documentos y eventos.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué fuentes proporcionarán los documentos, quiénes son los usuarios responsables, los campos de registro de destino deseados y los canales de notificación. Necesitaremos métodos de acceso (claves API o acceso delegado) para los sistemas elegidos, ejemplos de contratos típicos y la definición de quién debe recibir las alertas y las reglas de escalado. La compatibilidad y los niveles exactos de acceso se confirman antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de documento admite el sistema?
Normalmente gestionamos archivos de contratos en formato PDF y DOCX. Podemos procesar documentos enviados por correo electrónico, a través de carpetas compartidas en unidades de red o mediante subidas a través de webhooks. Si utilizas un formato diferente, hablaremos de la conversión durante el proceso de incorporación.
¿Qué grado de precisión tiene la extracción de cláusulas contractuales?
La extracción se adapta a tu corpus de contratos durante el proceso de incorporación. Las cláusulas ambiguas o poco habituales se marcan para su revisión manual y el modelo de extracción se va ajustando con el tiempo para reducir las excepciones.
¿Puede el servicio crear eventos en los calendarios de nuestro equipo?
Sí, la automatización puede crear eventos en Google Calendar o en el calendario de Outlook para los responsables. Los destinos exactos del calendario se configuran y se prueban antes de la puesta en marcha.
¿Qué ocurre con las extracciones ambiguas o controvertidas?
Los registros con extracciones de baja fiabilidad se derivan para su revisión manual. Incorporamos un proceso de gestión de excepciones y aplicamos actualizaciones a las reglas de extracción para que, en el futuro, los elementos similares se gestionen automáticamente.
¿Cómo gestionáis los cambios en las fuentes o los formatos de los documentos?
La supervisión y el mantenimiento de las integraciones acordadas forman parte del servicio mensual. Si cambian las fuentes o los formatos, implementi.ai ajustará los conectores y las asignaciones como parte del servicio gestionado.
¿Qué factores influyen en el precio mensual?
Los precios dependen del número y la complejidad de las integraciones, la frecuencia del procesamiento de documentos, el número de documentos que se procesan al mes y el nivel de ajuste y asistencia continuos que se requieran. Confirmamos el alcance y el nivel de suscripción antes de la activación.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Cuando te pongas en contacto con nosotros, indica las fuentes de documentos que utilizas (correo electrónico, unidades de almacenamiento, otros sistemas) y el volumen mensual aproximado de contratos.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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