Descripción
Este servicio gestionado puntúa, asigna y deriva automáticamente los clientes potenciales entrantes al comercial adecuado en función del territorio, la carga de trabajo, las competencias y las normas de la empresa. Elimina la lenta distribución manual, los mapas de territorios improvisados y las bandejas de entrada sobrecargadas, de modo que los clientes potenciales son contactados más rápidamente y por el comercial más adecuado.
implementi.ai configura las reglas, conecta los sistemas acordados, gestiona la automatización y se encarga de su mantenimiento mensual: supervisamos el enrutamiento, corregimos los errores y actualizamos la configuración a medida que cambian tu cobertura comercial o tus reglas.
El problema
Muchas organizaciones de ventas siguen distribuyendo los clientes potenciales mediante hojas de cálculo, reglas manuales o bandejas de entrada que funcionan por orden de llegada. Esto genera un servicio desigual: algunas regiones reciben una atención excesiva, en otras se omite un seguimiento fundamental y los clientes potenciales de alta calidad pueden sufrir retrasos mientras los comerciales deciden a quién asignárselos. A medida que aumenta el volumen y los equipos incorporan nuevas regiones, productos o canales, las reglas manuales se vuelven poco fiables. La información importante —la fuente del cliente potencial, la región, el interés por el producto, la disponibilidad del comercial y el estado de la cuota— debe controlarse y combinarse para realizar la asignación correcta, pero recopilar y aplicar estos datos manualmente es un proceso lento y propenso a errores.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza el proceso continuo de evaluar los clientes potenciales entrantes y asignarlos al mejor recurso de ventas según unas reglas de negocio configurables. El servicio combina los datos de los clientes potenciales, las definiciones de territorios, la disponibilidad de los comerciales y los indicadores de rendimiento para tomar decisiones de asignación y ejecutar acciones de enrutamiento.
- Clasificación de los clientes potenciales por territorio, valor, interés en el producto y fuente.
- Aplica reglas de negocio para la asignación de cuotas, la correspondencia de competencias y segmentos, y la equidad en la distribución por rotación.
- Crea o actualiza los registros de clientes potenciales en tu CRM y asigna una etiqueta con el motivo de la asignación.
- Envía notificaciones a los comerciales a través de tareas del CRM, Slack, correo electrónico o SMS.
- Escalar automáticamente los clientes potenciales no aceptados tras un tiempo de espera configurable y reasignarlos al siguiente comercial disponible.
- Mantener el historial de asignaciones y las métricas de carga de trabajo para un ajuste continuo.
Lo que gana tu empresa
- Contacto más rápido, mayor potencial de conversión. Los clientes potenciales se derivan inmediatamente a la persona adecuada, lo que reduce los tiempos de respuesta y permite a los comerciales actuar mientras el interés aún está fresco.
- Una distribución más equitativa que tenga en cuenta la carga de trabajo. Las asignaciones tienen en cuenta las cargas de trabajo y las cuotas actuales para evitar la sobrecarga de los representantes y garantizar un tratamiento uniforme en todos los territorios.
- Reducción de las tareas administrativas manuales en las operaciones de ventas. Las reglas y excepciones se gestionan automáticamente, lo que libera al personal operativo de tener que gestionar las rutas mediante hojas de cálculo y de realizar reasignaciones manuales.
- Trazabilidad clara de las tareas. Cada asignación de cliente potencial se almacena en el CRM junto con el motivo y el historial, de modo que los responsables puedan supervisar la cobertura y ajustar las reglas.
- Escalable a medida que crecen los canales. La automatización se adapta cuando se añaden canales de marketing, regiones o líneas de productos sin que ello suponga un aumento de las tareas manuales.
Un caso práctico
Por ejemplo, un proveedor B2B del segmento medio del mercado recibe formularios web, listas de ferias comerciales y recomendaciones de socios. Tradicionalmente, los clientes potenciales entrantes se enviaban por correo electrónico a una bandeja de entrada compartida y los comerciales con más experiencia seleccionaban los más interesantes, mientras que los demás tenían que esperar. Tras la implementación, el sistema de automatización lee la fuente del cliente potencial y los datos postales y telefónicos, aplica mapas de territorios y reglas de competencia en productos, y luego asigna cada cliente potencial a un comercial disponible. Los clientes potenciales empresariales de alto valor se derivan a los comerciales especializados en grandes empresas con notificaciones de SLA preestablecidas; las consultas entrantes de menor importancia se dirigen al equipo de ventas internas mediante un sistema de rotación equitativa. Los responsables utilizan el historial de asignaciones para detectar desequilibrios territoriales y ajustar las reglas mensualmente.
¿A quién va dirigido?
- Equipos regionales de ventas B2B: equipos con territorios definidos que necesitan una distribución coherente de los clientes potenciales y la posibilidad de realizar un seguimiento de los mismos.
- Equipos de operaciones de ventas: organizaciones que desean reducir las tareas manuales de distribución y eliminar la asignación basada en hojas de cálculo.
- Equipos de ventas internas y de SDR: equipos con un elevado volumen de llamadas entrantes que necesitan un sistema automatizado de distribución de carga y escalado.
- Vendedores de múltiples productos o socios de canal: empresas que deben asignar los clientes potenciales a los comerciales que cuenten con los conocimientos sobre los productos o que sean responsables de los socios.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada y los servicios continuos necesarios para que el sistema de enrutamiento siga funcionando y se adapte a los cambios del negocio. Implementi.ai se encarga del mantenimiento de los flujos de trabajo configurados, supervisa el funcionamiento, gestiona y corrige los errores de automatización, y aplica las actualizaciones de configuración pertinentes a medida que cambian tus territorios o reglas.
- Funcionamiento del sistema de puntuación de clientes potenciales y de automatización del enrutamiento.
- Conexiones con los sistemas acordados y mantenimiento continuo de dichas integraciones.
- Supervisión del estado de la automatización y gestión de fallos o excepciones de enrutamiento.
- Actualizaciones de la configuración y ajuste de las reglas dentro del alcance acordado.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Equipos muy pequeños (con menos de unos 5 comerciales) y con un número mínimo de clientes potenciales entrantes: el enrutamiento manual puede resultar más sencillo y económico.
- Organizaciones que no dispongan de un CRM ni de un proceso digital acordado para la captación de clientes potenciales: para que este producto sea eficaz, es necesario contar con datos estructurados sobre los clientes potenciales procedentes de diversas fuentes.
Cómo funciona
- Conecta las fuentes de clientes potenciales. El sistema de automatización recibe los clientes potenciales procedentes de las fuentes acordadas (formularios web, plataformas publicitarias, archivos subidos por socios o archivos CSV) y normaliza los campos clave necesarios para su distribución.
- Enriquecer y validar los datos. Los controles básicos de enriquecimiento (datos postales/telefónicos, región deducida) y de validación garantizan que cada cliente potencial cuente con los atributos exigidos por las normas del territorio; los clientes potenciales incompletos se marcan para su revisión manual.
- Puntuación según criterios empresariales. El sistema aplica un sistema de puntuación configurable (coincidencia de territorio, interés por el producto, estimación del volumen de la operación, calidad de la fuente del cliente potencial) para priorizar las decisiones de asignación.
- Aplica las normas relativas al territorio y a la carga de trabajo. Las reglas de negocio combinan los mapas de territorios, las competencias de los comerciales, la carga de trabajo actual y las restricciones de cuotas para seleccionar al comercial o la cola más adecuados.
- Ejecutar la asignación y notificarla. Se crea o actualiza el contacto del CRM seleccionado y se envía una notificación al comercial a través del canal acordado (tarea del CRM, Slack, correo electrónico). El motivo de la asignación y los metadatos se almacenan para fines de auditoría.
- Supervisar la aceptación y escalar el problema. Si un cliente potencial no se acepta dentro del plazo de espera configurado, el sistema de automatización lo reasigna o lo deriva según tus reglas de reserva y registra la acción.
- Mantener el historial y la puesta a punto. Se conservan el historial de asignaciones y las métricas de carga de trabajo para que el equipo de operaciones de ventas y implementi.ai puedan ajustar periódicamente las reglas y los umbrales.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recopila clientes potenciales a través de un formulario de su página web, anuncios de búsqueda de pago y recomendaciones de socios. Llega un nuevo cliente potencial con información sobre su ubicación y sus intereses en cuanto a productos. El servicio completa el registro para determinar la región, le asigna una puntuación más alta al cliente potencial porque procede de una recomendación de un socio y, a continuación, comprueba la disponibilidad y la cuota del comercial. La automatización asigna el cliente potencial al comercial de empresa más cercano que tenga disponibilidad, crea el registro de cliente potencial en el CRM y envía una notificación por Slack con los datos clave. Si el comercial no acepta el cliente potencial en un plazo de dos horas, el sistema lo reasigna automáticamente al siguiente comercial disponible y registra el cambio para su revisión.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales a los que nos conectamos se incluyen plataformas de CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), herramientas de automatización de marketing y fuentes de clientes potenciales (Google Ads, LinkedIn Lead Gen, plataformas de marketing con webhooks), herramientas de colaboración (Slack), plataformas de telefonía o llamadas web (Twilio u otros proveedores de telefonía) y calendarios (Google Calendar, Office 365). Es posible conectar otros sistemas mediante API, webhooks o exportación de datos acordada.
Métodos de conexión
Los métodos más habituales son las integraciones mediante API y los webhooks para la entrega de clientes potenciales en tiempo real, las API nativas de CRM para crear o actualizar registros de clientes potenciales y tareas, y los conectores para Slack, las notificaciones por correo electrónico o SMS. Cuando no se dispone de acceso directo a la API, podemos utilizar exportaciones seguras en formato CSV, Hojas de cálculo de Google o el análisis de buzones de correo como alternativa acordada. La compatibilidad y los métodos elegidos se confirman antes del lanzamiento.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué fuentes de clientes potenciales y sistemas CRM utilizas, proporcionamos acceso a la API o a la integración para dichos sistemas (o organizamos los métodos de exportación acordados) y facilitamos las definiciones de territorios, las listas de clientes potenciales, las competencias y cualquier norma relativa a cuotas o aceptación. También necesitamos conocer tus canales de notificación preferidos y las normas de escalado. El método de acceso, la asignación de campos de datos y la compatibilidad final se confirman durante la fase de definición del alcance y antes de la activación.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas CRM y fuentes de clientes potenciales sois compatibles?
Normalmente nos integramos con los principales sistemas CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) y con fuentes de clientes potenciales de marketing o web a través de API o webhooks. Si un sistema no dispone de API, podemos trabajar con exportaciones en formato CSV, Hojas de cálculo de Google o la recepción de datos por correo electrónico como alternativa acordada. La compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del proyecto.
¿Hasta qué punto se pueden personalizar las reglas de enrutamiento?
Las reglas de distribución son altamente configurables: se pueden ajustar los mapas de territorios, la asignación de productos según competencias, las opciones de cuotas y de distribución por rotación, la prioridad para determinadas fuentes y las reglas de tiempo de espera y escalado. Implementi.ai aplica y mantiene dichas reglas como parte del servicio mensual dentro del alcance acordado.
¿Qué ocurre cuando un comercial no acepta un cliente potencial?
La automatización puede seguir el comportamiento de reserva configurado: reasignar a otro agente, poner en cola para un grupo de trabajo o escalar a un responsable tras un tiempo de espera establecido. Todas las acciones y marcas de tiempo se registran para que puedas auditar y ajustar los tiempos de espera.
¿Cómo evita el sistema sobrecargar a los empleados con mejor rendimiento?
El servicio tiene en cuenta la carga de trabajo actual y las asignaciones recientes a la hora de tomar decisiones, y admite políticas que tienen en cuenta las cuotas y garantizan una distribución equitativa para evitar que un solo agente se vea sobrecargado. Se conservan los datos históricos de asignaciones para ajustar estas reglas.
¿Es capaz de gestionar el enrutamiento multiproducto o específico por canal?
Sí. Las reglas pueden incluir conocimientos sobre productos o segmentos, de modo que los clientes potenciales de líneas de productos específicas se deriven a los comerciales con la experiencia adecuada. También se admite la priorización específica por canal (por ejemplo, clientes potenciales remitidos por socios frente a clientes potenciales de marketing).
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué CRM, fuentes de clientes potenciales y regiones o territorios utiliza actualmente tu empresa.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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