Description
De nombreuses entreprises en pleine croissance consacrent encore beaucoup de temps à vérifier chaque facture fournisseur par rapport aux bons de commande et aux bons de livraison. Ce travail est répétitif, source d’erreurs et urgent : les erreurs de correspondance retardent les paiements, réduisent les marges en raison de la perte de remises, ou entraînent des paiements en double et des litiges avec les fournisseurs. Ce dont les équipes ont besoin, c’est d’un processus fiable qui s’exécute quotidiennement, qui signale uniquement les factures nécessitant réellement une intervention humaine et qui garantit la prévisibilité des délais de paiement.
Fonctionnalités du service
L'outil d'harmonisation des bons de commande et des factures basé sur l'IA harmonise en continu les factures fournisseurs entrantes avec les bons de commande et les accusés de réception de livraison de votre entreprise. Le service applique des règles de rapprochement configurables (numéro de bon de commande, codes article, quantités, tolérances de prix et identité du fournisseur), utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) lorsque les factures sont fournies sous forme d’images ou de fichiers PDF, et regroupe les résultats dans un rapport quotidien des exceptions. Les correspondances simples sont marquées comme « réglées » et font l’objet d’un suivi ; les exceptions sont regroupées, expliquées et classées par ordre de priorité, ce qui permet à vos comptables chargés des comptes fournisseurs de traiter un nombre de dossiers bien moindre chaque jour.
Comment cela se passe-t-il concrètement ?
Une fois la configuration initiale effectuée, le système surveille les sources de factures que vous utilisez déjà : e-mail, dossier partagé ou exportations périodiques depuis votre système comptable. Chaque jour ouvré, vous recevez un récapitulatif concis du rapprochement : le nombre de factures rapprochées automatiquement, une liste hiérarchisée des exceptions accompagnée de motifs suggérés (bon de commande manquant, écart de prix, divergence de quantité) et les actions recommandées pour chaque exception. Le personnel chargé des comptes fournisseurs n’a qu’à ouvrir les exceptions, examiner les corrections suggérées et valider les actions. Le résultat est mesurable : moins de rapprochements manuels, des validations plus rapides, une réduction des retards de paiement et des pistes d’audit plus claires.
Ce que vous y gagnez
- Réduction de la charge de travail manuelle : la plupart des factures sont automatiquement rapprochées et ne figurent plus dans la liste des tâches quotidiennes.
- Moins de retards de paiement et récupération des remises pour paiement anticipé grâce à un traitement prévisible.
- Réduction des taux d'erreur : les factures en double et les divergences sont détectées plus tôt, avec des preuves claires à l'appui.
- Une gestion claire des exceptions : chaque problème est accompagné d'une cause suggérée et d'une action recommandée pour une résolution rapide.
- Amélioration des relations avec les fournisseurs : des paiements plus rapides et plus précis, et moins de litiges.
À qui s'adresse-t-il ?
Ce service est destiné aux entreprises qui émettent et reçoivent des bons de commande et qui souhaitent faire évoluer leur service comptabilité fournisseurs sans avoir à embaucher de personnel supplémentaire. Parmi nos clients types, on trouve des grossistes, des distributeurs, des fabricants et des entreprises de commerce électronique de taille moyenne qui reçoivent régulièrement des factures de leurs fournisseurs et qui souhaitent réduire le temps consacré au rapprochement manuel.
Géré par implementi.ai
implementi.ai prend en charge l'intégralité du service : nous configurons les règles de mise en correspondance adaptées à votre activité, connectons les sources de documents nécessaires, surveillons les exécutions quotidiennes et nous chargeons de la maintenance, des mises à jour et des corrections. Si les règles de mise en correspondance doivent être affinées — ou si un nouveau format de fournisseur apparaît —, nous adaptons le processus pour vous. Vous recevez un récapitulatif quotidien et une file d’attente des exceptions ; votre équipe n’intervient que lorsque le jugement humain est nécessaire.
Abonnement : 99 PLN HT par mois.
Pour démarrer, vous devez disposer d'exemples de factures, du format d'exportation de vos bons de commande et d'un interlocuteur au sein de votre équipe comptable pour la configuration initiale des règles. Une fois la configuration effectuée, vous bénéficiez d'un processus de rapprochement fonctionnant en continu et nécessitant peu de maintenance, qui garantit la prévisibilité de vos dettes et permet à votre équipe de se concentrer sur la résolution des exceptions, plutôt que sur des opérations répétitives de rapprochement.
