Description
Le service « AI PO-to-Invoice Reconciler » est un service géré qui analyse les factures entrantes, les compare à vos bons de commande et à vos accusés de réception, puis transmet chaque jour à votre équipe chargée des comptes fournisseurs un récapitulatif concis du rapprochement. Implementi.ai configure les règles de rapprochement, connecte les sources de documents convenues et exécute le processus automatisé chaque jour ouvrable, afin que votre équipe n’ait à examiner que les véritables exceptions.
Au lieu de vérifier manuellement chaque facture, votre équipe chargée du traitement des factures fournisseurs reçoit une liste d'exceptions classées par ordre de priorité, accompagnées de motifs suggérés et de recommandations sur les actions à entreprendre. Implementi.ai assure l'exploitation et la maintenance du service, adapte les règles à mesure que les formats des fournisseurs évoluent et surveille les traitements quotidiens afin que l'automatisation continue de réduire la charge de travail routinière sans nécessiter de maintenance interne.
Le problème
La plupart des entreprises qui utilisent des bons de commande s'appuient encore sur du personnel pour comparer les factures des fournisseurs avec les bons de commande et les bons de réception. Cela génère un travail répétitif et urgent : les employés recherchent les numéros de bon de commande correspondants, vérifient les quantités et les prix, et relancent les confirmations de livraison manquantes. À mesure que le volume augmente, ces processus manuels ralentissent les validations, risquent d'entraîner la perte de remises ou des paiements en double, et compliquent la constitution des pistes d'audit. Les variations dans les formats de factures, les livraisons partielles et les documents manuscrits multiplient les exceptions, de sorte que l’équipe chargée du paiement des factures consacre la majeure partie de son temps à des opérations de rapprochement routinières plutôt qu’à la résolution de véritables litiges.
Ce que cette solution automatise
Ce service automatise les tâches de rapprochement courantes qui mobilisent les ressources du service des comptes fournisseurs et ralentissent les paiements. Il prend en charge la saisie des documents, le rapprochement automatisé avec les bons de commande et les bons de livraison, et génère une file d'attente quotidienne des exceptions accompagnée de diagnostics suggérés et des actions à entreprendre.
- Numérisation et reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures au format PDF ou image.
- Correspondance basée sur des règles concernant le numéro de bon de commande, l'identité du fournisseur, les références (SKU) ou codes d'article, les quantités et les tolérances de prix.
- Règlement automatique des opérations simples et suivi des opérations réglées.
- Regroupement et hiérarchisation des exceptions (bon de commande manquant, écart de prix, divergence de quantité, signalement de facture en double).
- Un résumé quotidien des opérations de rapprochement et une liste concise des exceptions à examiner manuellement.
- Des mesures correctives suggérées sont associées à chaque exception afin d'accélérer la résolution du problème.
Les avantages pour votre entreprise
- Réduction de la charge de travail manuel. La plupart des factures sont rapprochées automatiquement et retirées de la liste quotidienne des tâches à effectuer, ce qui permet au personnel chargé du service des comptes fournisseurs de se concentrer uniquement sur les cas exceptionnels nécessitant un jugement.
- Des cycles de paiement plus prévisibles. Un traitement automatisé régulier permet de réduire les pics de charge de travail imprévus et contribue à garantir la prévisibilité des délais de paiement, ce qui facilite la gestion des remises et des conditions accordées par les fournisseurs.
- Moins d'erreurs et de doublons. Le recoupement systématique et la détection des doublons réduisent le risque d'omissions de paiement, de perte de remises ou de paiements en double aux fournisseurs, et simplifient la préparation des audits.
- Gestion claire des exceptions. Chaque facture signalée est accompagnée d'une suggestion de cause et d'une recommandation sur la marche à suivre, ce qui accélère la résolution du problème et réduit les échanges avec les fournisseurs.
- Une continuité opérationnelle sans contrainte de maintenance. Implementi.ai gère, surveille et assure la maintenance de l'automatisation ; vous n'avez donc pas besoin d'outils internes ni de développement continu pour garantir le bon fonctionnement du processus.
Un cas d'utilisation concret
Pour un distributeur régional recevant chaque semaine des centaines de factures de fournisseurs, le rapprochement manuel constituait un goulot d’étranglement récurrent : le personnel passait des heures chaque matin à rechercher les bons de commande et les accusés de réception. Après le déploiement de l’outil de rapprochement, les factures correspondant exactement aux bons de commande et aux bons de livraison étaient validées automatiquement. L’équipe chargée des comptes fournisseurs n’examinait plus que les exceptions regroupées — écarts de prix, livraisons partielles ou factures ne comportant pas de référence de bon de commande —, chacune accompagnée de suggestions quant aux étapes suivantes. Il en a résulté des validations plus rapides, moins de demandes de précisions de la part des fournisseurs et une piste d’audit plus concise, implementi.ai se chargeant de l’ajustement des règles et de la mise à jour des sources à mesure que les formats évoluaient.
À qui s'adresse-t-il ?
- Grossistes et distributeurs : la facturation régulière des fournisseurs et le grand nombre de bons de commande entraînent un volume important de tâches répétitives de rapprochement.
- Fabricants : les bons de commande multi-lignes et les livraisons partielles bénéficient d'un rapprochement automatisé des quantités et des livraisons.
- Entreprises de commerce électronique de taille moyenne : factures fréquentes des fournisseurs et formats variables, où le rapprochement automatisé permet de réduire les effectifs nécessaires pour les tâches manuelles.
- Les équipes financières de services partagés — des services centraux de gestion des comptes fournisseurs qui traitent les factures de plusieurs entités opérationnelles et ont besoin d'un processus de rapprochement cohérent.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre le service de rapprochement géré par implementi.ai. Nous nous chargeons de l'automatisation, connectons les sources de documents convenues, effectuons le traitement et le rapprochement des documents à l'aide de l'IA, surveillons les exécutions quotidiennes et gérons les corrections et la maintenance.
- Configuration et ajustement des règles de correspondance selon les besoins.
- Traitement automatisé quotidien et résumé des exceptions transmis à votre équipe chargée des comptes fournisseurs.
- Surveillance, gestion des erreurs et maintenance courante afin d'assurer le bon fonctionnement de la solution convenue.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Pour les entreprises qui n'utilisent pas de bons de commande ou qui reçoivent très peu de factures de fournisseurs, un traitement manuel peut déjà suffire.
- Aux entreprises qui ont besoin d'une planification et d'une prévision approfondies et personnalisées des achats, pilotées par un progiciel de gestion intégré (ERP), dans le cadre d'une même mission : ce produit est axé sur le rapprochement entre les factures et les bons de commande plutôt que sur la planification des stocks.
Comment ça marche
- Intégration et configuration des règles. Nous recueillons des exemples de factures, le format d'exportation de vos bons de commande et les confirmations de livraison, puis nous convenons des seuils de tolérance et des règles de rapprochement avec votre interlocuteur comptable.
- Connecter les sources de factures. Le service se connecte aux sources de documents que vous utilisez déjà (boîte aux lettres sécurisée, dossier partagé, exportation depuis votre système comptable) et commence à récupérer les factures en vue de leur traitement.
- Capture et extraction de documents. Les factures reçues au format PDF ou sous forme d'images sont traitées par OCR afin d'en extraire les champs clés (fournisseur, numéro de facture, numéro de bon de commande, lignes de commande, quantités et montants).
- Correspondance automatique. Le système applique les règles configurées pour faire correspondre les factures aux bons de commande et aux accusés de réception, en s'appuyant sur l'identité du fournisseur, les numéros de bon de commande, les codes article et les contrôles de tolérance.
- Regroupement des exceptions et recommandations. Les lignes non concordantes sont regroupées par motif (bon de commande manquant, écart de prix, divergence de quantité, doublon) et une suggestion de suite à donner est proposée pour chaque exception, à l'intention du service des comptes fournisseurs.
- Résumé quotidien des exceptions. Chaque jour ouvrable, votre équipe reçoit un résumé concis du rapprochement ainsi qu'une liste des anomalies classées par ordre de priorité, qu'elle doit examiner et traiter ; les correspondances évidentes sont marquées comme « réglées » dans le système.
- Réglages et maintenance continus. Implementi.ai surveille les exécutions, corrige les erreurs liées au format et adapte les règles à mesure que le comportement des fournisseurs évolue, afin que l'automatisation ne cesse de s'améliorer.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui reçoit les factures de ses fournisseurs par e-mail et qui exporte également ses bons de commande depuis son ERP. Une facture au format PDF envoyée par e-mail est automatiquement capturée ; la technologie OCR extrait les champs de la facture, puis le responsable du rapprochement recherche le bon de commande correspondant dans le flux d’exportation. Si les codes article et les quantités correspondent dans les limites des tolérances convenues, la facture est marquée comme validée et incluse dans le récapitulatif quotidien de rapprochement. En cas de divergence de prix ou de bon de commande manquant, la facture apparaît dans la file d’attente des exceptions avec le motif suggéré et l’action à entreprendre. Le comptable chargé des comptes fournisseurs n’ouvre que ces exceptions, confirme la résolution, et le système enregistre le statut « validé » à des fins d’audit.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes avec lesquels nous assurons généralement l'intégration, on trouve les plateformes comptables et ERP (par exemple : NetSuite, SAP, Sage ou Xero), les modules d'approvisionnement, les systèmes de commerce électronique ou de gestion des commandes permettant d'exporter des bons de commande, ainsi que les sources standard (e-mail, SFTP ou dossiers partagés) pour les factures des fournisseurs. D'autres systèmes peuvent éventuellement être connectés s'ils permettent l'exportation de bons de commande, la confirmation de livraison ou la transmission sécurisée de documents.
Méthodes de connexion
Nous pouvons importer les données relatives aux factures et aux bons de commande via une boîte mail sécurisée, un serveur SFTP ou un dossier partagé, des exportations périodiques au format CSV ou XML depuis votre système comptable ou ERP, ou encore via une API ou un webhook lorsque cela est possible. La méthode de connexion exacte est définie lors de la mise en place du service, en fonction de vos systèmes et de vos exigences en matière de sécurité.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous vous demandons généralement de nous fournir des exemples de factures dans les formats que vous recevez, une méthode d'exportation ou d'accès aux données des bons de commande, des exemples de confirmations de livraison ou d'enregistrements de réception des marchandises, ainsi qu'un interlocuteur unique au service comptable afin de valider les règles de mise en correspondance et les tolérances. Nous convenons également des sources de documents privilégiées et des éventuelles conventions de nommage ou d'acheminement. La compatibilité et la méthode d'accès sont validées avec vous avant la mise en œuvre.
FAQ
À quels systèmes comptables ou ERP pouvez-vous vous connecter ?
Nous nous connectons généralement aux principaux systèmes comptables et ERP via des exportations, des API ou un accès aux bases de données, lorsque cela est possible. Parmi les exemples courants, on peut citer NetSuite, SAP, Sage et Xero. La compatibilité exacte est vérifiée lors de la définition du périmètre du projet et de la mise en place.
Comment les exceptions sont-elles gérées et transmises à notre équipe ?
Les exceptions sont regroupées par motif et classées par ordre de priorité ; chacune d'entre elles comporte une suggestion de cause et une recommandation quant à la marche à suivre. Votre équipe reçoit un récapitulatif quotidien et a accès à une liste concise des exceptions afin d'examiner et de valider les actions à mener.
Les règles de mise en correspondance peuvent-elles être adaptées à notre activité ?
Oui. Implementi.ai configure les règles initiales à partir de vos exemples et ajuste les tolérances, la mise en correspondance des références et les mappages des fournisseurs selon les besoins. L'optimisation des règles fait partie de la maintenance continue incluse dans l'abonnement.
Que deviennent les factures qui nous parviennent sous forme d'images numérisées ?
Les factures numérisées ou sous forme d'images sont traitées à l'aide de la technologie OCR afin d'en extraire les champs clés. Si la qualité de l'extraction est insuffisante, la ligne est placée dans la file d'attente des exceptions en vue d'un traitement manuel, et nous travaillons avec vous pour améliorer la saisie ou le formatage du document source.
Comment les tarifs varient-ils en fonction du volume ou des intégrations ?
Le forfait mensuel tient compte de la complexité prévue de l'intégration, de la fréquence quotidienne des traitements et des ajustements nécessaires. Les clients traitant des volumes importants ou nécessitant plusieurs intégrations complexes peuvent entraîner une augmentation de la charge de travail opérationnelle et du prix ; le périmètre et le prix définitifs sont confirmés avant le lancement.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quel système comptable, quelle méthode d'exportation des bons de commande et quelles sources de factures (e-mail, SFTP ou dossier partagé) votre entreprise utilise.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
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