Description
Ce service permet de recenser les connaissances essentielles des collaborateurs qui quittent l’entreprise — tâches en cours, contacts clés, accès aux comptes, responsabilités récurrentes et documents indispensables —, puis génère des notes de passation concises et transmet les actions de suivi aux responsables concernés. Implementi.ai configure et gère l’automatisation afin que le processus se déroule de manière fiable dès qu’un départ est signalé.
Au lieu de fils de discussion par e-mail ponctuels, de tableurs et de réunions de dernière minute, notre solution propose des résumés de passation de fonctions structurés et consultables, ainsi qu'une liste de tâches suivie qui s'intègre à vos systèmes RH et de collaboration. Nous assurons la maintenance et la surveillance de l'automatisation, gérons les exceptions et mettons à jour les règles à mesure que vos processus évoluent.
Le problème
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, les informations sont dispersées entre les e-mails, les discussions en ligne, les dossiers CRM, les disques partagés et les notes personnelles. Les équipes s’efforcent alors de déterminer à qui appartient quoi, quels clients ou projets risquent d’en pâtir, et quels accès doivent être révoqués ou transférés. Les transferts manuels manquent d’uniformité, dépendent des compétences individuelles et omettent souvent les connaissances informelles, ce qui entraîne des doublons, des délais non respectés et des tensions avec les clients. À mesure que les organisations se développent, le nombre de départs et la complexité des responsabilités inter-équipes augmentent, faisant des transferts ponctuels un risque opérationnel.
Ce que cette solution automatise
Ce produit automatise la collecte des informations, la synthèse et la gestion des tâches liées au transfert de dossiers lors du départ d'un collaborateur. Il détecte les événements déclencheurs d'un départ, rassemble les données pertinentes à partir de sources convenues, génère un dossier de transfert standardisé et crée des tâches qui sont transmises aux responsables ou aux équipes concernées pour exécution et vérification.
- Détecter les événements de départ provenant du SIRH ou d'un déclencheur configuré (processus de départ, indicateur de licenciement, préavis déposé).
- Regroupez les e-mails récents, les événements de l'agenda, les comptes CRM, les dossiers du disque partagé et l'historique des discussions liés à cette personne.
- Rédigez un résumé concis de la passation de pouvoir, mettant en avant les projets en cours, les interlocuteurs chez les clients, les validations en attente et les conditions d'accès.
- Créez et attribuez des tâches de suivi dans des outils de gestion des tâches ou de collaboration, en précisant les dates d'échéance et les responsables.
- Signaler les éléments incomplets ou à haut risque pour qu'ils soient examinés par un humain et les transmettre aux instances supérieures conformément aux règles convenues.
Les avantages pour votre entreprise
- Préserver les connaissances essentielles. Sélectionne automatiquement les documents, les contacts et le contexte les plus pertinents afin que les remplaçants et les équipes puissent prendre le relais sans avoir à demander à plusieurs reprises des précisions sur le contexte.
- Réduire le risque de manquement aux obligations. Grâce à des comptes rendus de passation structurés et à des tâches clairement attribuées, le risque d'oublier des validations, des renouvellements ou des actions à mener par les clients est considérablement réduit.
- Faites gagner du temps à vos responsables. Les responsables reçoivent un résumé prêt à être examiné et une liste de tâches réparties, ce qui leur évite d'avoir à fouiller dans différents systèmes et boîtes de réception.
- Une intégration plus rapide pour les remplaçants. Les nouveaux employés ou les propriétaires par intérim commencent par une liste classée par ordre de priorité des points à traiter et des sources d'information correspondantes.
- Transferts vérifiables. Tous les dossiers générés, les tâches attribuées et les notes relatives aux exceptions sont stockés de manière centralisée afin de faciliter les audits et l'amélioration des processus.
Un cas d'utilisation concret
Au sein d'une équipe de services de taille moyenne, un chargé de compte senior a donné son préavis de quatre semaines. Au lieu d’une série de transferts manuels, l’équipe RH déclenche la procédure de départ dans le SIRH. L’automatisation extrait l’agenda du chargé de compte, les e-mails récents avec les clients, les comptes gérés dans le CRM et les dossiers partagés pertinents, puis génère un résumé d’une page répertoriant les clients actifs, les livrables à venir et les comptes nécessitant un transfert d’identifiants. Les tâches sont automatiquement attribuées au nouveau responsable, au chef de projet technique et au service financier pour les vérifications d’accès et de facturation. Les responsables examinent et approuvent le dossier ; tout élément signalé est attribué à une intervention humaine immédiate. Il en résulte une transition plus claire, avec moins d’éléments oubliés.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes RH des entreprises en pleine croissance ont besoin d'un processus de départ fiable et reproductible, qui permette de préserver le savoir-faire de l'entreprise.
- Responsables opérationnels des équipes en contact avec la clientèle : réduisez les risques liés au départ de contacts clés et assurez la continuité des activités.
- Sociétés de services professionnels — maintenir les niveaux de service et la continuité des projets malgré le renouvellement du personnel.
- PME dont les processus de passation de pouvoir sont limités : remédiez à la perte de connaissances ponctuelle sans augmenter les effectifs.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre la configuration, l'exploitation et la maintenance continue du système d'automatisation des départs. Implementi.ai configure les intégrations convenues, exécute la synthèse par IA et l'acheminement des tâches, surveille le fonctionnement du système d'automatisation et gère les erreurs ou les exécutions interrompues. Le service comprend également des mises à jour raisonnables des règles de décision et de la logique d'acheminement à mesure que vos processus évoluent.
- Exploitation et surveillance du système d'automatisation.
- Connexions aux systèmes convenus (configurées avant le lancement).
- Traitement par IA pour la synthèse et la classification.
- Gestion et correction des erreurs d'automatisation, ainsi que mises à jour raisonnables de la configuration.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Les organisations qui enregistrent moins d'une poignée de départs par an et qui privilégient des processus de transfert entièrement manuels et très personnalisés pourraient trouver ce produit trop complet.
- Des équipes composées exclusivement de prestataires externes, dans lesquelles les connaissances sont délibérément conservées en externe et ne sont pas transmises en interne.
Comment ça marche
- Déclencheur de sortie détecté. Un événement de départ est détecté à partir de votre SIRH, d'un webhook configuré ou d'un déclencheur manuel autorisé. Le système enregistre l'événement et lance un nouveau workflow de passation de fonctions.
- Agrégation de données sous autorisation. Le système automatisé recueille les sources de données validées associées au salarié — e-mails récents, événements de l'agenda, comptes CRM, dossiers sur des disques partagés et canaux de discussion — à l'aide des méthodes de connexion convenues.
- Résumé et classification par IA. L'IA extrait les projets en cours, les livrables à venir, les contacts clés, les validations en attente et les dépendances d'accès, puis les organise sous la forme d'un dossier de passation de service structuré.
- Génération et acheminement des tâches. Ce service transforme les points en suspens en tâches concrètes, attribue des responsables ou des équipes, propose des dates d'échéance et publie les tâches dans le gestionnaire de tâches ou l'outil de collaboration configuré.
- Détection des exceptions et vérification humaine. Les éléments classés comme « à haut risque » ou « incomplets » sont signalés pour faire l'objet d'un examen manuel ; des notifications sont envoyées au responsable concerné ou à l'interlocuteur des ressources humaines pour validation ou intervention.
- Suivi de l'avancement et archivage. Le système automatisé assure le suivi de l'état d'avancement des tâches et enregistre le compte rendu final de passation ainsi que l'historique des tâches dans le référentiel convenu, à des fins d'audit et de consultation ultérieure.
- Réglage en cours. Implementi.ai surveille les exécutions, gère les erreurs, affine les règles de classification et met à jour la logique de routage à mesure que les besoins de votre organisation évoluent.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui utilise un SIRH et un Google Drive partagé. Un salarié remet sa démission et le SIRH active un indicateur de départ. Le processus automatisé extrait les événements du calendrier des trois derniers mois, les fils de discussion par e-mail avec les clients et les fiches clients du CRM liées à ce salarié. L’IA met en évidence deux livrables clients en cours dont l’échéance est prévue dans les 30 jours, trois comptes nécessitant un transfert d’accès et un arriéré d’heures non facturées. Elle génère un récapitulatif de passation de fonctions et crée trois tâches : réattribuer le client A à un collègue désigné, transférer l’accès à l’équipe de facturation et rapprocher les relevés d’heures avec le service financier. Un élément signalé concernant une clause contractuelle non résolue est transmis au service juridique pour un traitement manuel. Les tâches et le dossier final sont stockés sur le disque d’entreprise et font l’objet d’un suivi jusqu’à leur clôture.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes couramment connectables, on peut citer les plateformes SIRH (telles que Workday, BambooHR ou Personio), les systèmes CRM (Salesforce, HubSpot), les référentiels de documents et les espaces de stockage dans le cloud (Google Workspace, Microsoft OneDrive), les outils de collaboration et de gestion des tâches (Slack, Microsoft Teams, Asana, Jira, Trello), ainsi que les systèmes de paie ou financiers destinés à la facturation ou aux transferts d’accès. Ces noms de plateformes sont donnés à titre d’exemple ; la compatibilité définitive est confirmée avant le lancement.
Méthodes de connexion
Nous établissons la connexion à l'aide des API ou des webhooks disponibles, de comptes de service pré-approuvés pour les référentiels de documents, de l'ingestion d'e-mails si nécessaire, ainsi que d'exportations au format CSV ou programmées lorsqu'aucune API n'est disponible. Nous pouvons également utiliser Google Sheets comme source de données provisoire pour les saisies manuelles. La méthode exacte est définie lors de la mise en place et testée avant la mise en service.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble du SIRH qui fournira les déclencheurs de sortie, des référentiels et des comptes auxquels l’automatisation pourra accéder, ainsi que des points de terminaison cibles pour les tâches et les notifications concernant les éléments acheminés. Vous devrez fournir des exemples de données, une liste des responsables de tâches ou des correspondances de rôles, ainsi que vos règles de décision en matière d’escalade et d’approbations (par exemple, quels éléments nécessitent une validation juridique). La méthode d’accès, les périmètres et la compatibilité sont validés et testés avant que nous n’activions l’automatisation en production.
FAQ
À quels systèmes pouvez-vous vous connecter pour les déclencheurs de départ ?
En règle générale, nous nous connectons au SIRH que vous utilisez déjà pour détecter les départs. Si aucun SIRH n'est disponible, nous pouvons accepter un déclencheur manuel, une notification par e-mail ou une exportation CSV programmée. La compatibilité avec chaque plateforme est vérifiée lors de la mise en place du service.
Comment les données sensibles sont-elles traitées lors de la synthèse ?
L'automatisation traite uniquement les sources de données que vous approuvez explicitement. L'étape de synthèse se concentre sur le contexte métier (projets, contacts, tâches) et ne modifie pas vos systèmes sources. Les modalités d'accès et les périmètres de données sont définis d'un commun accord avant le lancement.
Puis-je exiger une validation humaine avant la création ou la réattribution de tâches ?
Oui. Vous pouvez configurer des étapes de validation afin que les responsables ou les responsables RH vérifient le compte-rendu de passation avant que les tâches ne soient créées ou que les personnes désignées ne soient informées.
Que devient les éléments que l'IA ne parvient pas à classer avec certitude ?
Les éléments dont le niveau de confiance est inférieur au seuil défini sont signalés pour un examen manuel et transmis au réviseur sélectionné. Cela permet d'éviter toute erreur d'attribution automatique et garantit aux responsables de garder le contrôle sur les cas ambigus.
Dans quelle mesure la personnalisation est-elle possible ?
Le service prend en charge les règles de routage personnalisées, les mappages de rôles vers les responsables, la modification des modèles de transfert et les seuils d'escalade. Implementi.ai se charge de la configuration et des mises à jour régulières dans le cadre du service mensuel.
Qu'est-ce qui détermine le prix mensuel ?
Le prix tient compte du nombre et du type d'intégrations, du volume prévu d'événements de sortie, de la durée de conservation convenue de l'historique des transferts, ainsi que de la surveillance et de l'optimisation continues. Nous confirmons le périmètre définitif et le prix au cours du processus de vente et d'intégration.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH), de gestion de la relation client (CRM) et de gestion documentaire votre entreprise utilise, ainsi que le nombre de départs mensuels que vous prévoyez.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
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