Opis
AI Meeting Assistant rejestruje materiały audio i wideo z spotkań online, przekształca je w transkrypcje z możliwością wyszukiwania oraz generuje zwięzłe protokoły zawierające propozycje działań, osoby odpowiedzialne i terminy realizacji. Usługa ta ogranicza liczbę pominiętych decyzji oraz ręczną pracę związaną z przekształcaniem punktów dyskusji w zadania do wykonania.
Implementi.ai co miesiąc konfiguruje i obsługuje system automatyzacji: łączymy uzgodnione systemy, dbamy o prawidłowe działanie integracji, monitorujemy przetwarzanie danych oraz aktualizujemy mapowania, dzięki czemu wyniki spotkań pozostają wiarygodne nawet w miarę zmian w Państwa sposobach pracy.
Problem
Gdy protokoły ze spotkań są sporządzane ręcznie, informacje są rozproszone po notatkach, czatach, e-mailach i wielu różnych narzędziach. Zadania do wykonania są często niejasne, osoby odpowiedzialne nie są konsekwentnie odnotowywane, a terminy nie są dotrzymywane, ponieważ działania następcze trzeba tworzyć ręcznie. Wraz ze wzrostem częstotliwości spotkań i liczby uczestników problem ten się pogłębia: trudniej jest znaleźć potrzebną wiedzę, wdrażanie nowych członków zespołu wymaga więcej informacji kontekstowych, a menedżerowie poświęcają więcej czasu na śledzenie postępów zamiast na podejmowanie decyzji.
Co automatyzuje to rozwiązanie
AI Meeting Assistant automatyzuje cykl od rejestracji do działania w przypadku spotkań online i hybrydowych. Przekształca surowe nagrania ze spotkań w uporządkowane, umożliwiające wyszukiwanie zapisy oraz może tworzyć zadania lub wysyłać powiadomienia o nich w systemach, z których już korzystają Twoje zespoły.
- Automatyczny import nagrań spotkań lub transmisji na żywo z platform konferencyjnych.
- Transkrypcja mowy na tekst oraz generowanie tekstu z uwzględnieniem tożsamości mówcy.
- Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wyodrębniania decyzji, zagrożeń, uwag oraz proponowanych działań wraz z osobami odpowiedzialnymi i sugerowanymi terminami realizacji.
- Opcjonalne tworzenie zadań lub przypomnień w menedżerach zadań i kanałach komunikacyjnych.
- Archiwizacja protokołów i metadanych w wybranej lokalizacji w celu umożliwienia ich późniejszego wyszukiwania i kontroli.
Korzyści dla Twojej firmy
- Pozwala zaoszczędzić czas poświęcany na czynności administracyjne po zakończeniu spotkania. Eliminuje ręczne sporządzanie protokołów i wprowadzanie zadań, dzięki czemu kierownicy projektów i menedżerowie projektów mogą skupić się na priorytetach.
- Zwiększa przejrzystość zadań i poczucie odpowiedzialności za ich realizację. Zadania zawierają propozycje osób odpowiedzialnych oraz terminy realizacji, dzięki czemu obowiązki są jasno określone, a przekazywanie zadań odbywa się w sposób jednoznaczny.
- Centralizuje wiedzę dotyczącą spotkań. Protokoły i nagrania są przechowywane wraz z metadanymi i tagami, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie informacji potrzebnych do podejmowania decyzji oraz kontekstu.
- Dalsze działania w sprawie prędkości. Automatyczne tworzenie zadań i zaplanowane przypomnienia skracają czas między podjęciem decyzji a jej realizacją.
- Ujednolica wyniki spotkań. Spójne formatowanie i struktura pozycji ułatwiają koordynację między zespołami i zwiększają wiarygodność sprawozdań.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku zespołu ds. rozwoju produktu, który organizuje cotygodniowe spotkania planowania sprintów oraz prezentacje międzyfunkcyjne, asystent spotkań oparty na sztucznej inteligencji rejestruje przebieg cyklicznych spotkań online, transkrybuje dyskusje oraz wskazuje zadania do wykonania dla inżynierów, projektantów i interesariuszy. Zadania tworzone automatycznie na tablicy projektowej zespołu ograniczają konieczność ręcznego wprowadzania danych i gwarantują, że każde zadanie ma jasno określonego wykonawcę oraz termin realizacji. Menedżerowie korzystają z archiwum protokołów z funkcją wyszukiwania, aby śledzić decyzje podejmowane w poszczególnych sprintach oraz wdrażać nowych członków zespołu, przedstawiając im zwięzły kontekst historyczny.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Kierownicy projektów i biura zarządzania projektami (PMO) — potrzebują spójnych, rejestrowanych protokołów ze spotkań oraz niezawodnego przekazywania zadań.
- Zespoły sprzedażowe i menedżerowie ds. obsługi klientów — potrzebują jasno określonych zadań do realizacji po rozmowach z klientami, aby uniknąć niedotrzymania zobowiązań.
- Zespoły ds. produktów i inżynierii — potrzebują decyzji z możliwością wyszukiwania, powiązanych z zadaniami do wykonania, aby zapewnić rozliczalność za realizację.
- Agencje i firmy świadczące usługi profesjonalne — korzystajcie z asystenta, aby sporządzać protokoły przeznaczone dla klientów i zapewnić, że wszystkie wyniki pracy zostaną odpowiednio odnotowane.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje obsługę i konserwację uzgodnionej automatyzacji: podłączenie wybranych systemów, uruchamianie transkrypcji i streszczania opartych na sztucznej inteligencji, monitorowanie automatyzacji, obsługę błędów oraz wprowadzanie uzasadnionych aktualizacji konfiguracji w celu dostosowania wyników do Państwa procesów roboczych.
- Bieżące monitorowanie i reagowanie na incydenty związane z automatyzacją.
- W ramach usługi oferujemy przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji służące do generowania transkrypcji i sporządzania podsumowań spotkań.
- Konserwacja oraz drobne aktualizacje konfiguracji mapowań, szablonów i reguł powiadomień.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które rzadko prowadzą nagrywane posiedzenia lub preferują ręczne sporządzanie protokołów — automatyzacja nie jest opłacalna, jeśli częstotliwość korzystania z niej jest bardzo niska.
- Środowiska podlegające ścisłej regulacji, wymagające przeprowadzenia specjalnych analiz prawnych lub weryfikacji zgodności przed rozpoczęciem jakiegokolwiek rejestrowania danych lub zewnętrznego przetwarzania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji — przed uruchomieniem może zaistnieć konieczność wykonania dodatkowych czynności prawnych i związanych z przetwarzaniem danych.
Jak to działa
- Zapis spotkania. Nagrania są pobierane z uzgodnionego źródła — z zaplanowanych nagrań spotkań lub przesłanych plików audio/wideo — i udostępniane systemowi automatyzacji w celu przetworzenia.
- Transkrypcja. Funkcja zamiany mowy na tekst przekształca nagranie audio w transkrypcję opatrzoną znacznikami czasu, z rozróżnieniem mówców, o ile jest to możliwe, tworząc surowy tekst, który jest następnie analizowany przez sztuczną inteligencję.
- Podsumowywanie i wyodrębnianie treści za pomocą sztucznej inteligencji. Usługa wykorzystuje algorytm oparty na sztucznej inteligencji, który identyfikuje kluczowe elementy: decyzje, ryzyka oraz proponowane działania wraz z sugerowanymi osobami odpowiedzialnymi i terminami realizacji, na podstawie składu uczestników i kontekstu.
- Mapowanie i tworzenie zadań. Zgodne z ustalonymi zasadami działania są powiązane z Twoim systemem zadań; automatyzacja może tworzyć zadania, dodawać tagi, ustalać terminy wykonania i wyznaczać osoby odpowiedzialne, a także wysyłać ustrukturyzowane powiadomienia za pośrednictwem Slacka lub poczty elektronicznej.
- Archiwizacja i indeksowanie w celu wyszukiwania. Protokoły, transkrypcje i metadane są przechowywane w wybranym repozytorium i indeksowane, co umożliwia późniejsze wyszukiwanie i pobieranie według projektu, tagu lub daty.
- Powiadomienia i dalsze działania. System automatyczny wysyła do osób odpowiedzialnych podsumowujące powiadomienia oraz zaplanowane przypomnienia; wyjątki lub niejasne pozycje można oznaczyć w celu ręcznej weryfikacji.
- Monitorowanie i konserwacja. implementi.ai monitoruje przetwarzanie danych, usuwa błędy integracji i wprowadza aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić spójność wyników w miarę ewolucji narzędzi lub formatów spotkań.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która co tydzień organizuje międzydziałowe rozmowy planistyczne na platformie Zoom. Po każdej rozmowie nagranie spotkania jest automatycznie dodawane do wspólnego folderu na Dysku Google. Asystent transkrybuje nagranie, wyodrębnia podjęte decyzje i tworzy zadania przypisane do poszczególnych uczestników. Jeśli zadanie jest zgodne z zasadami dotyczącymi backlogu produktu, zostaje utworzone na tablicy ClickUp zespołu wraz z osobą odpowiedzialną i proponowanym terminem realizacji; jeśli nie jest jasne, kto jest za zadanie odpowiedzialny, pozycja ta jest wysyłana jako wiadomość w Slacku do organizatora spotkania w celu przydzielenia zadania. Ostateczny protokół i transkrypcja są archiwizowane i indeksowane, dzięki czemu każdy może wyszukiwać poprzednie decyzje według słów kluczowych lub daty.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, z którymi można się połączyć, należą platformy konferencyjne (Zoom, Microsoft Teams, nagrania z Google Meet), usługi przechowywania danych w chmurze (Google Drive, Dropbox), narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami (Asana, Trello, ClickUp, Microsoft To Do), systemy komunikacyjne i kalendarze (Slack, Kalendarz Google, Gmail) oraz platformy oparte na sztucznej inteligencji służące do transkrypcji i tworzenia streszczeń. Inne systemy firmowe wyposażone w interfejsy API lub funkcje eksportu również mogą zostać zintegrowane po przeprowadzeniu weryfikacji.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane przy użyciu dostępnych interfejsów API oraz, w miarę możliwości, integracji natywnych, albo poprzez przetwarzanie przesłanych nagrań i udostępnionych plików. Inne metody obejmują webhooki, wyzwalacze e-mailowe lub kalendarzowe oraz bezpieczny eksport plików (CSV/MP3/MP4) do uzgodnionych lokalizacji przechowywania. Konkretne metody są wybierane w oparciu o systemy, z których Państwo korzystają, i potwierdzane na etapie określania zakresu projektu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które źródła spotkań i systemy docelowe mają zostać połączone, zasady przypisywania właścicieli, konwencje nazewnictwa i oznaczania oraz wszelkie preferencje dotyczące powiadomień. Zazwyczaj potrzebujemy dostępu lub zgody administratora do wybranych systemów konferencyjnych, systemów przechowywania danych i systemów do zarządzania zadaniami, a także przykładów typów spotkań oraz próbnego nagrania w celu weryfikacji wyników. Ostateczna kompatybilność, metody dostępu oraz zakres usług są potwierdzane i uzgadniane przed rozpoczęciem wdrażania.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi platformami konferencyjnymi można współpracować?
Zazwyczaj integrujemy nagrania z serwisów Zoom, Microsoft Teams i Google Meet, korzystając z dostępnych interfejsów API lub przetwarzając wyeksportowane pliki nagrań. Jeśli Twoja platforma obsługuje nagrania lub umożliwia eksport plików audio/wideo, zazwyczaj możemy je uwzględnić — zgodność jest weryfikowana na etapie określania zakresu projektu.
Czy na naszej tablicy projektowej można automatycznie tworzyć zadania do wykonania?
Tak. Przypisujemy wyodrębnione zadania do Państwa systemu zadań zgodnie z ustalonymi zasadami (przypisanie do projektu, osoby odpowiedzialnej, terminu realizacji). To Państwo decydują, w których narzędziach zadania są tworzone automatycznie, a które wymagają ręcznego zatwierdzenia przed utworzeniem.
W jaki sposób rozpatrywana jest tożsamość mówcy?
Rozróżnianie mówców jest obsługiwane, gdy nagranie źródłowe zawiera metadane dotyczące uczestników (np. listę uczestników spotkania). W przypadku gdy oznaczenie mówców nie jest możliwe, asystent nadal wyodrębnia elementy i może przypisać je konkretnym osobom poprzez dopasowanie nazwisk wymienionych w dyskusji lub korzystając z list uczestników.
Co się dzieje w przypadku niejednoznacznych lub niekompletnych zadań?
System automatyczny zaznacza niejednoznaczne pozycje do ręcznej weryfikacji i może przesłać je jako pozycje w kolejce do wyznaczonego recenzenta lub do organizatora spotkania. Można skonfigurować reguły tak, aby zadania były tworzone automatycznie wraz z sugerowanymi osobami odpowiedzialnymi lub aby ich utworzenie wymagało zatwierdzenia przez użytkownika.
Jak przebiega rozpoczęcie wdrożenia i co obejmuje opłata miesięczna?
Wdrożenie rozpoczyna się od określenia zakresu systemów i reguł, po czym następuje konfiguracja i testowanie na przykładowych spotkaniach. Opłata miesięczna obejmuje obsługę działającego systemu automatyzacji, przetwarzanie transkrypcji i streszczeń za pomocą sztucznej inteligencji, monitorowanie, obsługę błędów oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji. Ostateczny zakres prac i termin uruchomienia są potwierdzane przed rozpoczęciem prac.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakich narzędzi do prowadzenia konferencji, przechowywania danych i zarządzania zadaniami korzysta obecnie Twój zespół.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
