Opis
Ta usługa zarządzana na bieżąco analizuje napływające zgłoszenia, ocenia kandydatów pod kątem kryteriów związanych ze stanowiskiem oraz automatyzuje planowanie rozmów kwalifikacyjnych w kalendarzu i systemie ATS. Konfigurujemy zasady punktacji, integrujemy system ATS, pocztę elektroniczną i kalendarz, a następnie uruchamiamy automatyzację w ramach usługi świadczonej na bieżąco, dzięki czemu rekruterzy poświęcają mniej czasu na zadania administracyjne, a więcej na bardziej wartościowe działania związane z rekrutacją.
implementi.ai zajmuje się obsługą, monitorowaniem i utrzymaniem automatyzacji po uruchomieniu: zarządzamy połączeniami, dostosowujemy modele selekcji, usuwamy błędy integracji oraz aktualizujemy reguły planowania w miarę ewolucji procesu rekrutacji.
Problem
Bez automatyzacji selekcja kandydatów i ustalanie terminów rozmów to ręczne, rozproszone zadania. Osoby odpowiedzialne za rekrutację otwierają CV z wiadomości e-mail i systemu ATS, ręcznie porównują umiejętności z wymaganiami stanowiska, przepisują terminy z kalendarza do kalendarza, a następnie uzgadniają terminy z menedżerami ds. rekrutacji. Powoduje to powstawanie wąskich gardeł, niespójną ocenę kandydatów, długi czas oczekiwania na ofertę oraz negatywne wrażenia kandydatów. Wraz ze wzrostem liczby rekrutacji te ręczne czynności stają się coraz trudniejsze do skalowania: większa liczba zgłoszeń oznacza więcej powtarzających się czynności, dłuższe łańcuchy ustalania terminów oraz więcej pominiętych terminów rozmów kwalifikacyjnych lub podwójnych rezerwacji. Utrzymanie dokładności kart oceny, dostępności osób przeprowadzających rozmowy oraz historii kandydatów staje się coraz bardziej czasochłonne.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Narzędzie AI Interview Screening & Schedule Manager automatyzuje cały proces selekcji kandydatów i koordynacji rozmów kwalifikacyjnych, zachowując jednocześnie możliwość zatwierdzania decyzji przez ludzi w odpowiednich przypadkach. Przetwarza nowe zgłoszenia, ocenia kandydatów, uruchamia procesy ustalania terminów oraz aktualizuje system ATS lub kalendarz o potwierdzone terminy rozmów kwalifikacyjnych.
- Przetwarzanie i standaryzacja CV, listów motywacyjnych oraz linków do profili publicznych w celu utworzenia ustrukturyzowanych rekordów kandydatów.
- Ocena oparta na sztucznej inteligencji według kryteriów związanych z konkretnymi rolami oraz konfigurowalnych kartach oceny.
- Automatyczne sprawdzanie dostępności ankieterów i propozycje terminów za pośrednictwem integracji z kalendarzem lub pocztą elektroniczną.
- Dwukierunkowa aktualizacja rekordów w systemie ATS o wyniki oceny wstępnej, statusy rozmów kwalifikacyjnych i notatki.
- Powiadomienia o wyjątkowych sytuacjach dotyczących kandydatów oznaczonych jako podejrzani lub o konfliktach terminów są przekazywane do rekruterów lub menedżerów ds. rekrutacji.
- Ciągłe dostosowywanie reguł filtrowania oraz monitorowanie stanu automatyzacji.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze tworzenie listy kandydatów. Zautomatyzowana analiza i ocena zmniejszają czas, jaki rekruterzy poświęcają na wstępną selekcję poszczególnych zgłoszeń, dzięki czemu najlepsi kandydaci są szybciej identyfikowani.
- Niezawodne planowanie. Oferty terminów uwzględniające kalendarz oraz automatyczne potwierdzenia ograniczają konieczność wielokrotnej korespondencji i zmniejszają ryzyko podwójnych rezerwacji lub późnych anulowań.
- Spójna ocena. Karty oceny dostosowane do poszczególnych stanowisk gwarantują, że kandydaci są oceniani według tych samych kryteriów, a wyniki są rejestrowane w systemie ATS w celu zapewnienia możliwości kontroli.
- Lepsze wrażenia kandydatów. Szybsze odpowiedzi i jasne komunikaty dotyczące harmonogramu sprawiają, że proces rekrutacji przebiega w sposób bardziej profesjonalny i terminowy.
- Mniejsze obciążenie administracyjne. Osoby zajmujące się rekrutacją i menedżerowie ds. zatrudnienia poświęcają mniej czasu na koordynację, a więcej na rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami o wysokim potencjale.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma na bieżąco prowadzi rekrutację na szereg stanowisk technicznych i nietechnicznych. Aplikacje napływają za pośrednictwem strony kariery oraz na adresy e-mail rekruterów, a zespół rekrutacyjny korzysta z systemu ATS oraz Kalendarza Google. Rekruterzy potrzebują niezawodnego sposobu na wstępną selekcję dużej liczby aplikacji, przedstawienie menedżerom ds. rekrutacji listy kandydatów uszeregowanych według rankingu oraz ustalanie terminów rozmów kwalifikacyjnych bez konieczności ręcznego dostosowywania kalendarza. Narzędzie AI Interview Screening & Schedule Manager analizuje każdą aplikację, stosuje uzgodnione zasady punktacji, a gdy kandydaci przekroczą próg, proponuje terminy rozmów kwalifikacyjnych zarówno osobom przeprowadzającym rozmowy, jak i samym kandydatom. Rekruterzy zajmują się jedynie wyjątkami i ostatecznymi zatwierdzeniami, co skraca czas poświęcany na koordynację o kilka dni, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad decyzjami rekrutacyjnymi.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy kadr w rozwijających się małych i średnich przedsiębiorstwach, które otrzymują umiarkowaną lub dużą liczbę zgłoszeń i chcą ograniczyć ręczne sortowanie oraz planowanie zadań.
- Agencje rekrutacyjne, które obsługują wiele stanowisk i potrzebują spójnego procesu selekcji kandydatów oraz szybkiego ustalania terminów spotkań dla różnych klientów.
- Osoby odpowiedzialne za rekrutację, które potrzebują niezawodnych narzędzi do sprawdzania dostępności kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną oraz chcą ograniczyć liczbę kolizji terminów.
- Firmy korzystające z systemu ATS w połączeniu z Google Workspace lub Microsoft 365, które chcą zautomatyzować powtarzalne etapy procesu rekrutacji bez konieczności wymiany istniejących systemów.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżące wsparcie operacyjne w zakresie uzgodnionego procesu rekrutacyjnego. Firma implementi.ai utrzymuje połączenia, monitoruje automatyzację, wprowadza rutynowe poprawki oraz w razie potrzeby aktualizuje reguły selekcji lub planowania.
- Obsługa systemu automatyzacji oraz zaplanowanych cykli kontroli.
- Połączenia z systemami uzgodnionymi przed uruchomieniem (ATS, kalendarz, poczta elektroniczna, wideokonferencje – w stosownych przypadkach).
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji służące do analizy składniowej, oceny i generowania komunikatów.
- Monitorowanie działania systemu automatyki oraz rozpoznawanie i usuwanie błędów integracyjnych.
- Konserwacja i uzasadnione aktualizacje konfiguracji, aby rozwiązanie było dostosowane do Państwa procesu rekrutacji.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które prowadzą rekrutację tylko raz na długi czas lub otrzymują bardzo niewiele zgłoszeń, mogą uznać, że kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów rekrutacyjnych nie jest im potrzebne.
- Zespoły, które w trakcie realizacji projektu wolą wymienić swoją platformę ATS lub kalendarzową zamiast integrować istniejące systemy; najpierw należy uzgodnić szczegóły dotyczące uruchomienia.
Jak to działa
- Rejestracja ruchu przychodzącego. Nowe zgłoszenia są gromadzone z uzgodnionych źródeł (webhook systemu ATS, e-maile od rekruterów, formularz kariery) i ujednolicane w postaci rekordu kandydata w celu automatycznej weryfikacji.
- Analiza składniowa wniosku. Usługa wyodrębnia ustrukturyzowane dane z CV, listów motywacyjnych i linków do profili — umiejętności, doświadczenie, wykształcenie i dane kontaktowe — a następnie powiązuje je z ogłoszeniem o pracę.
- Ocena ról. Sztuczna inteligencja stosuje skonfigurowaną przez użytkownika kartę oceny oraz reguły ważenia, aby wygenerować wynik kandydata i jego klasyfikację (np. zakwalifikować, wstrzymać, odrzucić). Osoby odpowiedzialne za rekrutację mogą sprawdzić wyniki przed podjęciem jakichkolwiek działań.
- Oferta dotycząca harmonogramu. W przypadku kandydatów, którzy przekroczyli ustalony próg, system automatycznie sprawdza dostępność osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną i proponuje terminy za pośrednictwem zaproszeń kalendarzowych lub wiadomości e-mail wysyłanych do kandydatów; opcje są zawężane zgodnie z ustalonymi przez Ciebie zasadami (strefy czasowe, czas rezerwowy, typy osób przeprowadzających rozmowę).
- Potwierdzenie i aktualizacja systemu ATS. Gdy kandydat zaakceptuje termin, system potwierdza spotkanie w kalendarzach obu stron oraz zapisuje status rozmowy kwalifikacyjnej, wynik i uwagi w rekordzie systemu ATS.
- Obsługa wyjątków. Kandydaci oznaczeni jako wymagający uwagi lub przypadki konfliktów terminów są przekazywane do rekrutera lub kierownika ds. rekrutacji wraz z opisem sytuacji i propozycją dalszych działań, aby umożliwić podjęcie decyzji przez osobę.
- Bieżące dostrajanie i konserwacja. implementi.ai monitoruje wydajność, usuwa błędy integracji oraz dostosowuje progi selekcji lub reguły planowania zgodnie z ustaleniami.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która ogłasza nabór na stanowisko specjalisty ds. sukcesu klienta i w ciągu tygodnia otrzymuje kilkadziesiąt zgłoszeń. Każde zgłoszenie jest pobierane z formularza rekrutacyjnego oraz z wiadomości e-mail i wprowadzane do systemu automatyzacji. Sztuczna inteligencja analizuje CV, identyfikuje lata odpowiedniego doświadczenia i stosuje skonfigurowaną kartę oceny, która kładzie nacisk na znajomość produktów SaaS oraz zarządzanie kontami. Kandydaci, którzy uzyskają wynik powyżej progu, uruchamiają automatyczny proces planowania: system sprawdza kalendarze trzech wyznaczonych osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną, proponuje kandydatowi trzy terminy za pośrednictwem e-maila, a po zaakceptowaniu jednego z nich tworzy wydarzenia w kalendarzu, dołącza link do spotkania oraz aktualizuje rekord w systemie ATS, dodając wynik i notatki osoby przeprowadzającej rozmowę. Każdy kandydat oznaczony do ręcznej weryfikacji lub z kolidującą dostępnością jest przekazywany do rekrutera wraz z sugerowanymi działaniami.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to systemy do zarządzania kandydatami (np.: Greenhouse, Lever, Workable), platformy HRIS (BambooHR, Personio), dostawcy usług kalendarza i poczty elektronicznej (Google Workspace, Microsoft 365) oraz platformy do wideokonferencji (Zoom, Microsoft Teams). Możemy również zintegrować się z narzędziami do komunikacji, takimi jak Slack, w celu wysyłania powiadomień dla rekruterów. Przykłady te mają charakter poglądowy; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane przy użyciu dostępnych interfejsów API i webhooków, o ile to możliwe. W przypadku braku dostępności interfejsów API usługa może korzystać z bezpiecznego parsowania wiadomości e-mail, zaplanowanych eksportów/importów plików CSV lub Arkuszy Google jako pośrednika. Interakcje z kalendarzem zazwyczaj wykorzystują interfejsy API kalendarza (Google Calendar lub Microsoft Graph), a linki do wideokonferencji są tworzone za pośrednictwem interfejsu API dostawcy usług konferencyjnych lub skonfigurowanych szablonów spotkań.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy ATS, kalendarza i poczty elektronicznej należy podłączyć, przekazujemy dane uwierzytelniające do API lub dostęp z ograniczeniami zakresu, definiujemy karty wyników ról oraz reguły planowania, a także potwierdzamy, które zdarzenia powinny wyzwalać działania automatyczne. Uzgadniamy również sposób obsługi wyjątków oraz wymagany poziom zatwierdzeń ze strony rekruterów. Kompatybilność i metody dostępu są potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Czy to rozwiązanie będzie działać z naszym systemem ATS, jeśli korzystamy z usług mniej popularnego dostawcy?
Tak. Priorytetowo traktujemy integracje oparte na interfejsach API, ale w razie potrzeby obsługujemy również webhooki, import plików CSV lub pozyskiwanie adresów e-mail. Kompatybilność sprawdzamy na etapie określania zakresu projektu i dobieramy odpowiednią metodę połączenia.
W jakim stopniu można dostosować reguły filtrowania?
Proces selekcji można w dużym stopniu dostosować do własnych potrzeb: użytkownik sam określa kartę wyników, kryteria obowiązkowe i pożądane oraz reguły progowe. implementi.ai pomaga w początkowym dostrojeniu systemu i wprowadza uzgodnione aktualizacje w ramach comiesięcznej usługi.
Czy rekruterzy nadal zatwierdzają rozmowy kwalifikacyjne?
Tak. To Państwo decydują, czy planowanie spotkań ma przebiegać automatycznie w przypadku kandydatów spełniających określone kryteria, czy też przed zaproponowaniem terminów konieczne jest zatwierdzenie przez rekrutera. Wyjątki i kandydaci oznaczeni jako wymagający uwagi są zawsze kierowani do ręcznej weryfikacji zgodnie z ustalonymi przez Państwa zasadami.
Co się dzieje, gdy zmieniają się terminy lub spotkanie zostaje odwołane?
System automatyczny monitoruje potwierdzone wydarzenia oraz obsługuje anulacje lub zmiany terminów, proponując alternatywne terminy i aktualizując dane w systemie ATS. Złożone konflikty są przekazywane do rekrutera wraz z propozycjami rozwiązań.
W jaki sposób zapewniacie ochronę prywatności kandydatów i dostęp do danych?
Uzyskujemy dostęp wyłącznie do systemów i danych uzgodnionych podczas określania zakresu projektu. Konkretna metoda dostępu oraz wymagane pola danych są uzgadniane przed uruchomieniem. Firma implementi.ai obsługuje i utrzymuje system automatyzacji zgodnie z tymi uzgodnionymi parametrami.
Jak przebiega wdrażanie i ile czasu zajmuje uruchomienie?
Wdrożenie rozpoczyna się od sesji rozpoznawczej, której celem jest ustalenie systemów, kart wyników i zasad planowania. Termin uruchomienia zależy od liczby i rodzaju integracji, dostępnych danych uwierzytelniających oraz uzgodnionego zakresu prac; harmonogram i kamienie milowe ustalamy na etapie określania zakresu prac.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ATS, kalendarzy i systemów pocztowych Państwo obecnie korzystają, a także o typową miesięczną liczbę zgłoszeń.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
